[分享] Windows導讀軟體入門第三版-第四章 outlook

你是否希望可以使用 outlook 收信而不必隨著網頁的介面更新而重新適應
你知道怎麼使用 outlook 的行事歷與提醒通知嗎
你知道有更快速直覺的方式來處理附加檔案嗎

第四章 outlook

outlook 是 office 套裝軟體中用於閱讀和傳送電子郵件的程式。你也可以儲存連絡人、安排約會和會議，以及建立自訂資料夾來存放郵件。雖然有許多替代程式（包括 windows 郵件應用程式、網頁郵件、手機上的電子郵件等），但原作者發現 outlook 比這些替代方案更容易使用、更有效率，而且更加一致且可預測。

其實我自己慣用的收信軟體是 thunder bird，因為有些收信主機不提供 web mail，那就只好使用收信軟體來收發信件了。

安裝完 microsoft office 之後，你需要將現有的電子郵件帳號載入到 outlook。當原作者幫學生進行這項設定時，有時候可以順利完成，但有時候會失敗。雖然這個程序不至於完全無法使用，但常常無法通過可用性測試。打電話給 microsoft 無障礙服務中心通常是完成這項工作的最佳選擇。在打電話之前，請確保你知道自己的電子郵件地址和密碼。如果你忘記密碼，無障礙服務中心應該可以協助你建立新的密碼。但若你的電子郵箱是在一些 linux 主機上的話，可能得自己想辦法或聯絡主機的管理員來協助你修改或重設密碼。

4.1 訊息基礎

4.1.1 閱讀和刪除訊息

當你第一次開啟 outlook 時，焦點會移至收件匣中訊息清單的最上方訊息。預設情況下，訊息是按照時間順序排列，最近收到的訊息在清單最上方，最舊的訊息在最下方。使用上方向鍵或下方向鍵可以瀏覽每則訊息的相關資訊。這些資訊包括寄件者名稱、主旨、日期和訊息大小。如果訊息附加一個或多個檔案，也會顯示這項資訊。

使用 enter 開啟訊息。焦點會被放在訊息內文的最上方。使用標準的閱讀按鍵來閱讀和瀏覽訊息內文。

要瀏覽郵件中的其他欄位，使用 shift + tab。這樣你就能瀏覽主旨、日期、收件者和副本等欄位。在不同版本的 outlook 之間，這些欄位的排序並不一致，至少我還沒有發現任何規律。不過，如果有附件的話，從郵件內文最上方使用一次 shift + tab，一定都會到達附件清單（關於附件的部分稍後會說明）。

為什麼這些其他欄位中的資訊也很有用呢？除了你自己之外，知道誰收到了這封郵件也很重要，不論是在「收件者」或「副本」欄位中。如果這封郵件只寄給你，或是寄給你和少數幾個人，很可能寄件者期待你回覆。但如果你只是眾多收件者中的一員，或是你只是被副本，那麼通常這封郵件只是要讓你知道相關資訊，可能不需要你回覆。

讀完訊息後，按一下 escape 鍵。這通常會讓你回到收件匣。我說「通常」是因為有時按 escape 會讓你離開 outlook 並跳到其他視窗。這種情況經常發生在你處理含有附加檔案的郵件時。當這種情況發生時，使用 alt + tab 一到兩次就能讓焦點回到收件匣視窗。

如果你現在想要從收件匣刪除郵件，只要使用 delete 鍵，郵件就會被移到你的「已刪除的郵件」或「資源回收筒」資料夾。系統不會要求你確認。請謹慎地刪除你不再需要的郵件。如果收件匣累積了數千封郵件，你在尋找真正需要的郵件時，效率就會受到影響。

另外，要小心訂閱太多商業郵件清單。在極端的情況下，我遇過學生每小時收到 40 到 50 封郵件，其中大部分都是完全無用的垃圾郵件。這嚴重影響他們找到一兩封真正重要郵件的能力。在這種情況下，可以考慮建立一個新的電子郵件帳號，不再使用這個有問題的帳號。或者，你也可以取消訂閱不想要的大量郵件清單，但這會很耗時。對某些清單來說，寄件者會刻意讓取消訂閱變得困難。

4.1.2 準備訊息

你通常會從收件匣開始準備新郵件。不過，你也可以從其他包含郵件清單的資料夾來進行這項操作，包括寄件備份、刪除的郵件、草稿資料夾，以及任何你之前建立的自訂資料夾。

準備新郵件：

使用 control + n，游標會移至「收件者」欄位。
輸入收件者的電子郵件地址。如果你要寄給多個收件者，在每個地址後加上分號來分隔。
使用 tab 鍵移至「副本」欄位，輸入你想要副本寄送的收件者地址。
使用 tab 鍵移至「主旨」欄位，輸入能反映郵件內容的文字。
使用 tab 鍵移至「郵件內容」欄位，撰寫你的郵件。
使用 alt + s 或 control + enter 來傳送郵件。

當你第一次使用 control + enter 傳送訊息時，會開啟一個對話方塊詢問你是否要使用這個按鍵組合作為傳送訊息的快速鍵。使用 tab 鍵移至「不要再顯示此訊息」核取方塊，並使用空白鍵勾選。然後使用 tab 鍵移至「是」按鈕並按下 enter。這個對話方塊之後就不會再出現。

訊息傳送後，焦點會回到你開始準備訊息的資料夾。在準備訊息的任何時候，你都可以使用 shift + tab 回到各個欄位。我前面提到，當你使用 tab 和 shift + tab 瀏覽收到的訊息時，順序是不一致的。不過，當你在準備訊息時，tab 的順序是一致且可預期的。

以下是關於電子郵件禮儀的建議。花點時間在主旨欄位中填入能確實反映郵件內容的文字。舉例來說，如果你在科技討論群組中，不要輸入「一個問題」或「outlook 的問題」這類模糊的內容。相反地，應該具體地輸入「建立 outlook 資料夾的問題」。如果你總是在主旨欄位中輸入模糊的文字，收件者會認為你不懂得該怎麼做。

4.1.3 回覆及轉寄郵件

回覆收到的訊息有兩種方式：只回覆給原始寄件者，或是回覆給原始寄件者和所有其他收件者。若要只回覆給寄件者：

開啟郵件並使用 control + r。
這會將你帶到郵件內文，而主旨會以 re: 開頭，表示這是一封回覆郵件。輸入你的訊息。
使用 alt + s 或 control + enter 來傳送。

若要回覆給寄件者和所有其他收件者，使用 control + shift + r，並重複上述步驟 2 和 3。這就是所謂的「回覆所有人」。

以下是關於使用「回覆給所有人」的建議。在傳送之前，特別是當你認為你的訊息可能帶有敏感性或負面意涵時，一定要使用 shift + tab 確認「收件者」和「副本」欄位中的地址。如果你是資深的電子郵件使用者，你一定聽過一些可怕的故事，像是不小心把郵件寄給不該收到的人，或是收到一些明顯不是要讓你看到或聽到的訊息。光是想到這些就會讓人想起不好的回憶並感到噁心。在最好的情況下，這種失誤只是造成一點小困擾。但不幸的是，我也知道有些情況造成了非常糟糕的後果。所以在傳送前一定要再次確認。更好的做法是，如果你覺得某個訊息可能會冒犯到別人，那就不要傳送。即使你很認真地再三確認收件者，也要記住這些收件者可能不像你這麼謹慎，在下一輪的回覆中可能會造成問題。如果你真的覺得需要發洩一些積壓的不滿，不如使用電話這種傳統的科技。電子郵件雖然是許多情況下有效的溝通工具，但解決人際衝突並不是個唯一方式。

收到訊息後，你可能想要轉寄給其他人。請依照以下步驟：

使用方向鍵瀏覽到訊息清單中的訊息，或開啟該訊息。
使用 control + f，游標會移至收件者欄位。
輸入預定收件者的電子郵件地址。
如果你想要加入自己的訊息，使用 tab 鍵移至訊息內文，然後輸入。
使用 alt + s 或 control + enter 傳送訊息。

主旨欄位會以 fw: 開頭，表示這是一封轉寄的郵件。

4.1.4 密件副本欄位

使用密件副本或 bcc 欄位來隱藏收件者之間的地址。這通常是為了保護隱私和機密性。如你所知，在未經他人同意的情況下分享他人的電話號碼是不恰當的。電子郵件地址也是如此。如果你曾收到一封顯示「from john smith to john smith」的訊息，這就表示寄件者使用了 bcc 欄位來準備這封郵件。

預設不會顯示密件副本欄位。你需要自行新增。要新增密件副本欄位，你必須先開啟郵件撰寫視窗。新增密件副本欄位的步驟如下：

使用 control + n 開始準備新郵件。
使用 alt 開啟上方功能區，並使用右方向鍵移至「選項」索引標籤。
使用 tab 移至「密件副本」按鈕並使用 enter。快速鍵是 alt + p + b。

密件副本欄位現在會出現在副本和主旨欄位之間。你在這裡輸入的地址不會被收件者看到。密件副本欄位會出現在所有未來的郵件中。如果要移除它，請重複上述步驟。

4.1.5 選取地址相關問題

在「收件者」、「副本」和「密件副本」欄位中，你可以用不同方式輸入電子郵件地址。如果你之前從未與特定收件者交換過電子郵件，就需要輸入完整的電子郵件地址。如果你之前曾經與收件者交換過訊息，只要輸入該人電子郵件地址的第一個字母或前幾個字母，就可能會自動帶出該人的電子郵件地址。如果在輸入時聽到想要的地址，使用 enter 鍵或 tab 鍵即可輸入該地址。完成後，建議使用 tab 鍵移至下一個欄位，然後再使用 shift + tab 回到原處，確認輸入的地址是否正確。

假設你記憶體中有好幾個以 m 開頭的地址，而你想要傳送訊息給 mary jones。如果你按下 m 並聽到其他人的地址，使用下方向鍵查看清單中是否有 mary jones。如果有的話，按下 enter 或 tab 鍵來插入該地址。如果她的地址沒有出現，按下 alt + k 可能會展開更多以 m 開頭的地址清單。

outlook 的地址自動填入功能以及完整地址清單的取得，以前都能正常運作。但在最近幾年，這些功能似乎出現了問題。有時候會顯示你很少聯絡的人的地址，而經常聯絡的人的地址卻沒有出現在清單中。使用 alt + k 可能會展開清單，但也不保證能找到想要的地址。

為了確保你不會遺失地址，請務必將地址加入到你的聯絡人資料夾中。即使你和某人有過通訊記錄，地址也不會自動加入。關於如何新增聯絡人，請參考第 4.7 章。

在準備郵件時，有幾種方式可以瀏覽聯絡人資料夾中的地址。我比較喜歡的兩種方式都需要先瀏覽到聯絡人資料夾。最快的方式是在 outlook 中的任何位置使用 control + 3。當你進入聯絡人資料夾後，如果你有 microsoft 365 帳號，就可以使用以下技巧。

使用字首搜尋找到你想要使用的聯絡人姓氏。請注意，你只能按一次字首，然後需要使用下方向鍵瀏覽其他相同字首的姓氏，直到找到你要的聯絡人。
使用 enter 鍵開啟聯絡人對話方塊。
使用 alt h e 將訊息傳送給該聯絡人。你會進入主旨欄位，而收件者欄位已自動填入該聯絡人的地址。
完成訊息並傳送。

如果這個方法對你不管用：

重複上述步驟 1 和 2。
使用 tab 鍵移至電子郵件編輯區。
選取電子郵件地址並使用 control + c 複製。
使用 esc 鍵離開連絡人對話方塊並返回收件匣。
使用 control + n 準備新郵件。
使用 control + v 在「收件者」欄位貼上地址。
完成郵件並傳送。

原作者說，我發現我的 iphone 在記住我有通信往來記錄的完整收件者清單方面更可靠。如果上述步驟無效，我會在原生郵件應用程式中搜尋，通常就能找到我要找的電子郵件地址。儘管我並不常將電子郵件地址輸入到 iphone 的聯絡人中，這個方法仍然有效。

4.2 檔案附件

人們常常覺得處理附件很複雜且令人困惑。特別是在儲存附件和將附件加到新郵件時，因為這可能需要瀏覽功能區並開啟一個有時令人困惑的對話方塊。

雖然這是一種方法，但我要跳過這個方法，向你展示一個更簡單快速的方式，也就是選取、複製和貼上檔案。在這個章節中，我會說明如何在不儲存的情況下開啟附加檔案、如何儲存收到的附加檔案，以及如何在準備郵件時附加檔案。我也會討論如何處理多個附加檔案。

4.2.1 開啟附件

要在不儲存的情況下開啟附加檔案：

開啟含有附件的電子郵件。
使用 control + home 將游標移至郵件區域的左上角。
使用 shift + tab 一次將焦點移至附加檔案並按 enter（注意在這裡按空白鍵是沒有作用的）。
你會先停在儲存按鈕上，使用 tab 兩次移至開啟按鈕，然後按 enter 或空白鍵。

附加檔案現在會在另一個視窗中開啟，你可以閱讀其中的內容。當你讀完後，使用 alt + f4 關閉視窗。如果這是你第一次開啟 word、excel 或 powerpoint 檔案，你會聽到檔案正處於「受保護的檢視」中。關閉這個功能非常重要，否則檔案的運作會不正常。請參考第 2.5.3 章了解如何關閉「受保護的檢視」。

4.2.2 儲存附件

從收到的訊息中儲存附件最快速且最簡單的方式就是選取、複製和貼上。步驟如下：

開啟含有附加檔案的郵件。
使用 shift + tab 一次，移至附加檔案。這樣就會選取該檔案。
使用 control + c 將檔案複製到剪貼簿。
瀏覽到你想要儲存的位置，然後使用 control + v 將檔案貼上。

4.2.3 附加檔案

要將電腦中文件資料夾或其他資料夾的檔案附加到你正在準備的郵件中，只需要反向操作前一節的儲存步驟即可。步驟如下：

在你電腦中存放檔案的資料夾裡，使用上方向鍵或下方向鍵，或是使用字首搜尋找到你要附加的檔案。任一方式都可以選取檔案。
使用 control + c 將檔案複製到剪貼簿。
開啟 outlook 並準備一封郵件，依照上方第 4.1.2 章節所列的步驟，在「收件者」欄位中輸入一個或多個地址。
將游標放在郵件內文的任何位置，使用 control + v 來附加檔案。你必須在郵件內文中才能執行這個動作。
使用 shift + tab 一次來確認附件是否存在。
使用 alt + s 或 control + enter 來傳送郵件。

請務必在主旨欄位、訊息內文或兩者都加入提及附件的文字，讓收件者知道有附件。另外請注意，你可以附加多個檔案。如果這些檔案都在同一個資料夾中，你可以使用第 2.6.2 章節所述的檔案選取按鍵來選取和複製它們。如果檔案不是都在同一個資料夾中，你就必須分別選取它們。

4.2.4 多個附件

你可能會收到含有多個附件的郵件，或是想要在郵件中附加多個檔案。要瀏覽收到的郵件中的多個附件，請開啟郵件並使用 shift + tab 一次。焦點會移至第一個附加檔案。你會聽到檔案名稱以及「第一個，共五個附件」，或是其他總數。使用右方向鍵移至第二個附件，以此類推。在這裡無法使用上下方向鍵。

當你將焦點放在個別檔案上時，你可以使用上述步驟來開啟或儲存它。你也可以將所有附件儲存到你的電腦。建議新增一個資料夾並將它們儲存在那裡。如果你只是將它們儲存到你的文件資料夾，它們會依照字母順序分散開來。至少一開始，你可能會想要將它們放在一起。步驟如下：

開啟包含多個附件的郵件。
使用 shift + tab 一次，將焦點移至第一個附件。
使用 control + a 選取所有檔案。注意：執行此操作後，你可能聽不到任何回應，或是聽到不一致的回應，但不用擔心。
使用 control + c 將檔案複製到剪貼簿。
瀏覽到你想要儲存檔案的資料夾，然後使用 control + shift + n 新增子資料夾。
輸入適當的資料夾名稱並使用 enter 鍵。
再次使用 enter 鍵，將焦點移至新資料夾內。
使用 control + v 將檔案貼上到新資料夾中。

如果你想要在準備的郵件中附加多個檔案：

依照 2.6.2 章節的步驟選取連續或非連續的檔案。
使用 control + c 將檔案複製到剪貼簿。
在電子郵件訊息的內文中，使用 control + v 貼上檔案。
使用 shift + tab 一次來確認檔案是否已經貼上。
使用 alt + s 或 control + enter 來傳送訊息。

4.3 使用樹狀檢視瀏覽資料夾

在本章到目前為止，我只談到收件匣資料夾。還有其他重要的資料夾你會想要瀏覽，包括寄件備份、刪除的郵件或垃圾桶、草稿、行事曆、連絡人、寄件匣，以及你自己建立的自訂資料夾。還有更多資料夾，但這些是最重要的。你可以透過樹狀檢視來瀏覽這些資料夾。

樹狀檢視呈現你的電子郵件帳號的資料夾階層結構。從左到右，資料夾階層會以 0、1、2 等層級顯示。使用右方向鍵開啟或展開資料夾，使用左方向鍵關閉或摺疊資料夾，使用上方向鍵和下方向鍵在同一層級的資料夾間移動。

資料夾結構的確切性質會依據你的帳號供應商 (gmail、microsoft、comcast 等) 以及帳號類型 (imap 或 pop3) 而有所不同

imap (internet message access protocol) 是一種存取電子郵件的方法，它會將郵件下載到你的電腦，但同時也會在伺服器上保留副本。如果你在電腦上刪除郵件，這個動作也會同步到伺服器上。

另一個常見的電子郵件協定稱為「pop3」。使用 pop3 時，郵件會下載到電腦中，但你在電腦上執行的任何操作都不會反映在伺服器上。使用 imap 郵件伺服器的優點是，使用者可以從多個裝置 (電腦和智慧型手機) 查看郵件，而且總是能看到相同的郵件內容。簡單來說，這會同步你所有裝置上的郵件，而 pop3 則沒有這個功能。

不論你使用哪一個信箱服務和帳號類型，最重要的是要了解你的樹狀檢視結構的邏輯。因為這是一個很常見的配置，我將以 gmail imap 帳號為例。

有兩種方式可以瀏覽 outlook 的樹狀檢視。你可以使用 control + y 或是 shift + f6 來開啟。現在我們將使用 control + y 來瀏覽一個虛構的帳號 john.smith@gmail.com。

從收件匣開始，使用 control + y，你的導讀軟體會說「前往資料夾對話方塊樹狀檢視、未讀郵件數量、收件匣」。在「收件匣」之後，如果你有建立自訂資料夾，你可能還會聽到「已收合」（稍後會有更多說明）。
使用一次左方向鍵。你會聽到「層級 0 john.smith@gmail.com 已展開」，表示帳戶資料夾仍然可見且已展開，但你已經向左移動到層級 0。
再使用一次左方向鍵。你會聽到「john.smith@gmail.com 已收合」，表示帳戶資料夾現在已收合。你位於層級 0，且已經到最左邊。
在層級 0，如果你使用上方向鍵，你會聽到「待辦事項清單」。如果你使用下方向鍵，你會聽到你加入 outlook 的每個帳戶都會列在層級 0 欄位中。
使用上方向鍵或下方向鍵回到「john.smith@gmail.com 已收合」。
使用一次右方向鍵，你會聽到「john.smith@gmail.com 已展開」，表示你已展開帳戶，現在可以看到各種資料夾。
使用一次下方向鍵會聽到「層級一收件匣」。你也會聽到這個資料夾中未讀郵件的數量。如果收件匣資料夾右側有層級二的資料夾，你可能也會聽到「已收合」這個詞。
繼續使用下方向鍵瀏覽這個電子郵件帳戶的層級 1 欄位。你會聽到的資料夾名稱包括：gmail 已收合、行事曆、連絡人、草稿、寄件匣，以及其他許多資料夾。
使用上方向鍵回到「gmail 已收合」，然後使用一次右方向鍵，你會聽到「gmail 已展開」。
使用一次下方向鍵，你會聽到「層級 2 草稿」，表示你已移動到列出 gmail 資料夾的層級 2 欄位。這裡重要的資料夾包括草稿、寄件備份、垃圾桶、重要和垃圾郵件。

讓我們暫時在這裡停下來。如果你有 gmail imap 帳號，了解如何開啟或展開這個第二層區域是非常重要的。否則，你將無法瀏覽這些重要的資料夾。此外，這個資料夾結構有個奇怪的地方，你可能會在樹狀檢視的第一層看到重複的草稿和已刪除項目資料夾。我不知道為什麼會有這些重複的資料夾，它們似乎只是為了讓你感到困惑。所以，假設你儲存了一封草稿郵件，然後到第一層的這個重複的草稿資料夾查看，卻發現是空的。如果你不知道你的草稿郵件一定會存放在第二層的草稿資料夾中，你會以為它不見了，然後就會慌張起來。

雖然這個資料夾結構看起來似乎過於複雜，但經過一些練習後你很快就會習慣的。

當你展開第一層和第二層資料夾後，你可以使用字首搜尋快速移動，然後使用 enter 進入該資料夾。例如，從收件匣開始，使用 control + y 然後按 s 可以快速瀏覽到寄件備份。使用 enter 進入該資料夾。再次使用 control + y，然後按 c 可以瀏覽到行事曆或連絡人資料夾，依此類推。

如上所述，你可以在 outlook 中新增多個電子郵件帳號。我目前在 outlook 中載入了四個帳號：工作帳號、個人 gmail 帳號、microsoft 帳號（我很少使用）以及 bay state council of the blind 主席帳號。隨著時間推移，我發展出一些策略來有效瀏覽我的樹狀檢視，並避免混淆我目前所在的資料夾。這些策略包括：

善用字首搜尋功能，包括在樹狀檢視的第零層找到我各個電子郵件地址的字首。這讓我能快速移動到想要瀏覽的帳號。另外，如果我使用右方向鍵一次來開啟或展開該帳號的第一層，當我按下字母 i 或「收」時，我就能確定這是該帳號的收件匣。
關閉或摺疊我目前沒在使用的帳號的樹狀檢視層級。如果我在樹狀檢視中只開啟四個帳號中的兩個的第一層，我就可以減少按字母 i 的次數來到達我想瀏覽的收件匣。我通常會摺疊 microsoft 和 bay state 的帳號，這樣我就能在更常使用的兩個帳號之間更快速移動——我的工作和個人帳號。
使用收件匣資料夾中未讀訊息的數量作為快速判斷哪個收件匣對應哪個帳號的線索。雖然我不能說這是刻意設計的，但我的工作帳號收件匣中的未讀訊息習慣性地比個人帳號少得多。所以如果我按 i 並聽到「收件匣 17 封未讀訊息」，然後是「收件匣 78 封未讀訊息」，我就知道第一個是我的工作帳號收件匣，第二個是我的個人帳號。
將最常使用的收件匣設定為 outlook 的起始資料夾。按照第 4.11.10 章節的步驟來變更你開啟 outlook 時的預設資料夾。
使用以下按鍵在資料夾之間快速移動：
- alt + 左方向鍵：回到上一個資料夾。
- alt + 右方向鍵：前進到下一個資料夾。
- control + 1：移動到你最後瀏覽的含有訊息清單的資料夾。這可能是收件匣、寄件備份、刪除的郵件或草稿資料夾。
- control + 2：移動到行事曆資料夾。
- control + 3：移動到連絡人資料夾。

4.4 自訂資料夾

你可以建立自己的資料夾來整理並輕鬆找回重要的郵件。在建立自訂資料夾後，你可以輕鬆地將郵件移動或複製到該資料夾。這比將郵件留在收件匣要好，因為隨著郵件數量增加，在收件匣中會更難找到它們。你也可以建立規則，自動將郵件移動到這些自訂資料夾中。

4.4.1 新增和管理自訂資料夾

所有自訂資料夾相關的操作都在功能區的資料夾索引標籤中執行。有時候，當你使用右方向鍵時，資料夾索引標籤不會出現。它應該要在「傳送/接收」和「檢視」索引標籤之間。outlook 有傳統和簡化兩種功能區檢視。簡化檢視不包含資料夾索引標籤。導讀軟體使用者應該使用傳統檢視。要切換到傳統檢視：

從收件匣中，使用 alt 開啟上方功能區。
使用快顯鍵，使用下方向鍵移至「使用傳統功能區」，然後按 enter。
重新開啟上方功能區，現在會出現資料夾索引標籤。

以下步驟都無法在精簡功能區檢視中執行。

你在哪裡開始新增自訂資料夾的程序，會決定它在樹狀檢視中的位置。如果你從收件匣內部開始，自訂資料夾會成為位於第一層收件匣右側的第二層資料夾。如果你從收件匣開啟樹狀檢視，你會聽到「收件匣已收合」，表示你在第一層收件匣的右側有一個或多個已收合的第二層資料夾。

如果你從帳號名稱所在的第 0 層開始操作，你的自訂資料夾會出現在第 1 層，也就是收件匣、gmail 已關閉等項目所在的層級。在以下的範例中，我們會從收件匣內部開始。

在收件匣訊息的清單檢視中，使用 alt 開啟上方功能區，然後使用右方向鍵移至資料夾索引標籤。
使用 tab 移至新增資料夾按鈕並按下 enter (快速鍵是 control + shift + e)。
輸入自訂資料夾名稱並按下 enter。

新資料夾已建立完成，並回到收件匣。

有幾種方法可以從包含訊息清單的資料夾（收件匣、寄件備份、草稿、刪除的郵件/垃圾桶）複製或移動訊息到自訂資料夾。我將展示其中一種方法。以收件匣為例，步驟如下：

在收件匣的郵件清單中，使用方向鍵移動到要選取的郵件。如果要選取多個連續的郵件，先使用方向鍵移動到第一封郵件，按住 shift 鍵再使用下方向鍵選取其他郵件。如果要選取不連續的郵件，在第一封要選取的郵件上按下 control 鍵，使用下方向鍵跳過不要的郵件，然後在想要選取的郵件上按下空白鍵。在整個選取過程中，必須一直按住 control 鍵。

使用 control + c 複製或 control + x 剪下選取的郵件。大多數情況下，你會想要剪下，因為建立自訂資料夾的其中一個原因就是要清理收件匣的雜亂。
使用 control + y 開啟樹狀檢視。你會聽到「收件夾收合」或「收件夾展開」，這取決於與它相關的第二層資料夾是收合或展開的狀態。
如果你聽到「收件夾收合」，使用右方向鍵展開它，然後使用下方向鍵或字首搜尋瀏覽到自訂資料夾。如果你聽到「收件夾展開」，使用下方向鍵或字首搜尋瀏覽到它。
使用 enter 進入自訂資料夾。
使用 control + v 將郵件貼到自訂資料夾中。

你可以對現有的自訂資料夾執行四種操作：重新命名、複製、移動和刪除。要執行任何一種操作，你的焦點必須在資料夾內。

重新命名自訂資料夾：

從你要重新命名的資料夾內部開始，使用 alt 開啟上方功能區，然後使用右方向鍵移動到資料夾分頁。
使用 tab 鍵數次移動到下方功能區的重新命名資料夾按鈕，然後按 enter。
輸入資料夾的新名稱並按 enter。重新命名後的資料夾會依照字母順序重新排列在同一層的樹狀檢視中。

為什麼你會想要複製或移動資料夾呢？我能想到你想要複製資料夾的唯一原因，是當你在 outlook 中新增了多個帳號，而你想要將資料夾複製到其他帳號中。至於移動資料夾，則可能是因為你想要調整資料夾在結構中的層級。舉例來說，你可能決定要將某個第一層的資料夾，移動到收件匣下成為第二層的子資料夾。在這裡，我只會說明移動資料夾的步驟。

從資料夾內部開始，使用 alt 開啟上方功能區，然後使用右方向鍵移至資料夾分頁。
使用 tab 鍵數次移至下方功能區的移動資料夾按鈕，然後按 enter。
你會進入一個包含樹狀檢視的對話方塊。使用方向鍵或字首搜尋，找到你想要將此資料夾設為子資料夾的目標資料夾。
使用 tab 鍵移至確定按鈕，然後按 enter。

如果你不再需要某個自訂資料夾，你可以刪除該資料夾及其所有內容。如果你不想刪除資料夾中的某些訊息，請在刪除資料夾前將這些訊息複製或移動到其他資料夾。若要刪除自訂資料夾：

從資料夾內部開始，使用 alt 開啟上方功能區，然後使用右方向鍵移至資料夾索引標籤。
使用 tab 鍵數次移至下方功能區的刪除資料夾按鈕，然後按 enter。
系統會詢問你是否要將資料夾移至已刪除的項目資料夾。使用空白鍵按下「是」按鈕以確認。這個資料夾現在會成為已刪除的項目或資源回收筒資料夾的子資料夾。

4.4.2 建立規則以移動郵件至自訂資料夾

你可以建立規則，自動將郵件移動到指定的資料夾。舉例來說，如果你是每天有大量郵件的討論群組成員，將這些郵件自動移動到自訂資料夾以便稍後閱讀會很有幫助。這樣可以避免收件匣變得太過雜亂。

你可以設定幾種移動郵件的規則。作為範例，我將設定一個規則，把所有來自討論群組的郵件移動到我的自訂資料夾。步驟如下：

在收件匣中，將焦點放在相關寄件者的郵件上。
使用快顯鍵，使用下方向鍵移至規則子功能表並按 enter。
你會到達「永遠移動來自 [寄件者名稱] 的郵件」按鈕。在此按 enter。
這會將你帶到 outlook 資料夾的樹狀檢視。瀏覽樹狀檢視找到你想要移動此寄件者所有郵件的自訂資料夾，然後按 enter。

這個寄件者所有之前和未來的郵件都會自動移至這個自訂資料夾。

你可以建立許多其他類型的規則。若要探索這些規則，在上述步驟 2 提到的規則子功能表中，使用下方向鍵移至「新增規則」，然後按 enter 鍵。這會開啟「新增規則」對話方塊，其中有一系列的核取方塊，用來指定其他類型的規則，包括當訊息因規則而移動時發出聲音通知的規則。

如果你決定要刪除現有的規則，請執行以下步驟：

從相關帳號的其中一個資料夾開始，開啟檔案索引標籤中的資訊索引標籤，使用 tab 鍵移至「管理規則及通知」，然後按 enter 鍵（快速鍵是 alt + f + i + r）。
使用 tab 鍵數次移至顯示現有規則的清單方塊，然後使用下方向鍵移至你想要刪除的規則。
按下 delete 鍵。系統會詢問你是否確定要刪除該規則。按下 enter 鍵或空白鍵確認。

請注意，當你使用 tab 鍵瀏覽時，會在清單方塊前看到一個刪除按鈕。你可以使用這個按鈕來刪除規則，但只能刪除最近新增的規則。如果你已經新增了多個規則，建議忽略這個按鈕，直接使用上述的清單方塊會比較簡單。

對於將重要寄件者的郵件移動到其他資料夾的規則設定要特別小心。如果你這麼做，就必須記得定期查看這個資料夾。我不會這麼做是因為我不相信自己會記得查看。但你可能跟我不一樣。你可以考慮新增一個優先或 vip 的自訂資料夾，然後設定規則將特定重要寄件者的郵件自動移動到該資料夾。

4.5 訊息排序或整理

預設情況下，郵件是按照時間順序排列或排序，最近收到的郵件會在清單頂端，而最舊的郵件則在底部。你可以用許多不同的方式重新排列郵件。我經常按照「寄件者」重新排列，這樣郵件就會依照字母順序排列，寄件者地址以 a 開頭的會在清單頂端，以 z 開頭的則在底部。這樣我就可以使用字首搜尋，或是快速輸入寄件者名稱的前幾個字母。如果我想找到大約三週前收到的 john smith 的郵件，按照寄件者重新排列會比使用下方向鍵找尋來得快。要在收件匣中以這種方式重新排列郵件：

在收件匣中，使用 alt 開啟上方功能區。
使用右方向鍵移至「檢視」索引標籤。
使用 tab 鍵在下方功能區移動數次，直到找到「排列方式」按鈕，然後使用 enter 或空白鍵。你會停在「日期」按鈕上，這是用來依時間順序排列郵件的。
使用右方向鍵移動一次到「寄件者」按鈕並使用 enter。你也可以直接使用 f 鍵。郵件現在會依照寄件者的字母順序從 a 到 z 排列。
使用 home 鍵確認 a 開頭的郵件在清單最上方，而 z 開頭的郵件在最下方。如果電子郵件地址是以數字開頭，它會出現在 a 開頭郵件的上方。

這只會重新排列你目前所在資料夾中的郵件，而不會影響其他郵件清單資料夾。當你找到想要尋找的郵件後，可以重複上述的步驟一到三，並在日期按鈕上按 enter，或是按 d，即可將清單恢復為預設的時間順序排列。

要將排序順序變更為「寄件者」檢視的功能區快速鍵組合為 alt + v + a + b + f (代表「檢視」、「排列方式」和「寄件者」)。要變回「日期」檢視，請使用按鍵順序 alt + v + a + b + d。

這需要按很多次按鍵。因為我每天都要使用這個命令好幾次，所以我把這個命令加到快速存取工具列來加快操作。關於快速存取工具列的說明，請參考第 13.3.2 章。

還有許多其他的郵件排序方式（依收件者、主旨、大小、附件等）。如果我在「寄件備份」資料夾中，我會依「收件者」來排序，也就是我寄給誰的郵件。有時候，如果我想要找出特定的郵件串，我會依主旨來排序。我覺得其他的排序選項都不是特別有用。

4.6 搜尋與進階搜尋

outlook 提供簡易搜尋和進階搜尋功能。outlook 簡易搜尋的可靠度這些年來起伏很大。有好幾年，我都不浪費時間在 outlook 搜尋訊息上。我會嘗試搜尋，明明知道資料夾裡有符合搜尋條件的郵件，但常常什麼都找不到。在 iphone 上搜尋反而效果好很多。老實說，我最近才開始使用進階搜尋，所以這個工具可能一直都很可靠。至少在 outlook 365 上，簡易搜尋的可靠度現在似乎好多了。

所有 outlook 資料夾都可以進行搜尋，但我主要會將討論限制在郵件上，並從收件匣開始。要執行簡單的搜尋，一起按下 control + e，輸入你的搜尋關鍵字，然後按 enter。搜尋結果的數量會被朗讀出來。使用下方向鍵瀏覽這些結果，你可以對這些郵件執行任何一般郵件清單可以執行的操作（閱讀、刪除、回覆、轉寄等）。

簡易搜尋可以在你目前所在的電子郵件帳號中，搜尋所有訊息欄位、訊息資料夾和附件中的指定文字。當你檢視完搜尋結果後，使用 escape 鍵即可返回到你啟動搜尋時所在資料夾的完整訊息清單。

通常你只想要在目前所在的資料夾中搜尋，而不是搜尋所有資料夾。使用 control + alt + k，輸入你想要搜尋的文字，然後按 enter。

使用進階搜尋功能來執行更精確的搜尋。按下 control + e，使用 tab 鍵移動一次到進階搜尋按鈕，然後按下 enter。

你會先進入搜尋的下拉式方塊，其中有一個資料夾選項的清單可供搜尋。選項包括：

目前信箱：目前帳戶中所有訊息清單資料夾。
所有信箱：你的 outlook app 中所有帳戶的訊息清單資料夾。
所有 outlook 項目：你的 outlook app 中所有帳戶的所有資料夾類型（訊息清單、連絡人、行事曆等）。
目前資料夾：只包含你目前所在資料夾中的訊息。

請注意這不像一般的下拉式方塊。使用上方向鍵或下方向鍵選擇你要的選項後按 enter。使用空白鍵或 tab 鍵並不會確認你的選擇。

現在使用 tab 鍵瀏覽一些篩選欄位來調整你的搜尋。請注意這些欄位的順序不一定符合邏輯。欄位包括：

附件：如果你想要在搜尋中包含 microsoft office (word、excel 和 powerpoint) 附件，使用上或下方向鍵移至「是」按鈕。這些搜尋會同時搜尋檔名和附件的文字內容。在你的選擇上按 enter。然後使用 tab 鍵移至「附件包含」編輯區並輸入你的搜尋文字。
寄件者：輸入電子郵件地址或名稱以搜尋特定寄件者。此欄位不區分大小寫。
內文：在此輸入以搜尋電子郵件訊息內文中的特定文字。
收件日期起訖日期選擇器：你可以指定訊息收到的起始和結束日期。這些是格狀配置。使用上下方向鍵往前或往後一週。使用左右方向鍵一天一天往前或往後。在你的選擇上按空白鍵。
主旨：在此輸入以搜尋電子郵件訊息主旨欄位中的特定文字。
收件者：輸入電子郵件地址或名稱以搜尋特定收件者。此欄位不區分大小寫。
新增選項：按空白鍵以瀏覽一系列核取方塊來進一步縮小你的搜尋範圍。其他選項包括副本和密件副本欄位、重要性等多個選項。
完成指定篩選條件後，使用 tab 鍵移至搜尋按鈕並按 enter。這是一個相當長的對話方塊，所以有時使用 shift + tab 回到搜尋按鈕可能會比較快。

多做幾次實驗來熟悉進階搜尋。進行幾次搜尋來找出最適合你的方式。有時候，簡單的搜尋就能快速得到你想要的結果。有時候，使用進階搜尋來縮小範圍會更好。請注意，你也可以在行事曆和連絡人資料夾中進行簡單搜尋。如果你知道要在這些資料夾中搜尋，直接進入這些資料夾後再進行簡單搜尋會比較容易。

如需聆聽由波士頓地區視障者使用者群組 (vibug) 成員所示範的進階搜尋功能簡短語音說明，請點選以下連結：

outlook 進階搜尋示範，vibug，2022 年 5 月

4.7 聯絡人

你可以為個別的電子郵件收件者以及群組建立連絡人。在這個章節中，我會討論這兩種方式。

4.7.1 個別聯絡人

我以前在維護聯絡人資料夾中的電子郵件地址時相當隨便。當我在「收件者」欄位輸入地址的前幾個字母時，完整的地址就會可靠地出現，所以我不需要輸入完整的地址。接著我只要使用 enter 或 tab 鍵就能鎖定地址。但在最近幾年，要讓我想要的地址出現變得比較不可靠。因此，我開始更認真地維護我的聯絡人清單。這並不會花太多時間，而且也比遺失地址後還要向別人詢問來得好。

有兩種方式可以新增連絡人。你可以從頭開始新增，或是從收到的訊息中擷取。後者比較快速且容易。

從頭建立連絡人：

使用 control + y 開啟聯絡人資料夾，使用 c 鍵直到聽到「聯絡人」，然後按 enter。你也可以使用 control + 3 更快速地到達。
使用 control + n 開啟新增聯絡人對話方塊。
輸入聯絡人的完整姓名。這是必填欄位。
跳過兩個非必填欄位（公司和職稱）後，使用 tab 鍵移至「另存新檔」編輯下拉式方塊。預設情況下，聯絡人會以姓氏優先的方式儲存。你可以將其改為名字優先，或是輸入其他內容。如果聯絡人是一個由三個或更多字組成的人名或公司名稱，而你想確保以正確的字作為開頭，這個選項就很有用。
使用 tab 鍵數次移至電子郵件編輯區，並輸入電子郵件地址。
再使用一次 tab 鍵移至顯示名稱編輯區，並輸入你希望在寄送郵件時顯示的地址。這很有用，因為當地址正確自動填入時，會根據你在這裡輸入的內容進行填入。
要儲存聯絡人，按一下 escape 鍵，系統會詢問你是否要儲存變更。按空白鍵確認。

你可以填寫更多欄位，但我在這裡只限於電子郵件地址。

如果你收到某人的訊息，從訊息中取得地址來新增聯絡人會更快更容易。操作方式如下：

開啟由你想要加入連絡人清單的寄件者所傳送的郵件。
使用 shift + tab 移至寄件者欄位，該欄位會顯示寄件者的名稱和/或電子郵件地址。請注意，即使你只聽到寄件者的名稱，接下來的步驟仍然有效。
選取名稱或電子郵件地址，你可以使用 control + a，或是使用 home 鍵移至寄件者欄位的開頭，然後使用 shift + end 選取地址。
使用快顯鍵，使用下方向鍵移至「新增至 outlook 連絡人」，然後按 enter。或者，在按下快顯鍵後，按 d 可以更快進入以下對話方塊。
你會進入全名編輯區，該欄位已預先填入寄件者的名稱。如果顯示的不是全名，請進行編輯。
按下 escape 鍵，系統會詢問你是否要儲存連絡人。按 enter 或空白鍵確認。

或者，你也可以使用 alt + s 來儲存並關閉連絡人。就是這麼簡單。電子郵件編輯區和顯示名稱欄位已經填好了。你會回到訊息中原本選取地址的位置。使用 escape 鍵來離開訊息。

這不僅快速，而且你不需要擔心輸入名字和電子郵件地址時會打錯。我有一個朋友的姓氏很難拼寫，至少對我來說是這樣。要正確地輸入她的名字和電子郵件地址，我可能要花上好一段時間。但如果我是從她已經寄給我的郵件中新增她的聯絡人，我就不需要擔心這個問題了。

4.7.2 在 outlook 中新增連絡人群組

你可以為一群人建立單一個聯絡人，這樣就不用花時間尋找一堆個別的地址，再辛苦地一個一個輸入到收件者欄位。以下的方法適用於五到十人的小型群組。這些群組應該要是穩定的，成員很少會進出群組。這是因為要修改現有的聯絡人群組相當複雜。對於較大且成員異動較頻繁的群組，我強烈建議使用下一節所描述的 excel 方法。

建立連絡人群組有困難和簡單兩種方式。我只會說明簡單的方式。

如果你已經寄送訊息給所有你想加入聯絡人群組的人，請在「寄件備份」資料夾中找到這封訊息。或者，如果你在收件匣中收到一封包含所有這些電子郵件地址的訊息，請準備回覆給所有人的訊息，將原始主旨欄位的文字改為「test – please disregard」。寄出訊息後，在「寄件備份」資料夾中找到這封訊息。如果你都沒有上述情況，請寫一封新訊息給所有這些人，在主旨欄位輸入「test – please disregard」，寄出後在「寄件備份」資料夾中找到這封訊息。接下來的步驟是：

開啟郵件，使用 shift + tab 移至「收件者」欄位，裡面包含了所有的電子郵件地址。
使用 control + a 選取所有地址，然後使用 control + c 將它們複製到剪貼簿。
使用 escape 離開郵件。
使用 control + 3 進入「連絡人」資料夾。
使用 alt 移至連絡人資料夾上方功能區的「常用」索引標籤。
使用 tab 移至「新增連絡人群組」按鈕並按 enter。
在「未命名連絡人群組」編輯區中，輸入你要給這個連絡人群組的名稱。
使用 tab 移至「成員清單」並按 enter。
使用 tab 數次移至「選取成員連絡人」並使用 control + v 貼上地址。
使用 tab 移至「確定」按鈕並按 enter。
按 escape，系統會詢問你是否要儲存變更。按空白鍵確認。
若要測試，準備一封新郵件，輸入連絡人群組名稱的前幾個字母，確認「收件者」欄位會自動填入該群組。

4.7.3 從 excel 建立連絡人群組

如果要寄送 outlook 郵件給較大的群組，而且群組成員經常有人加入或離開，使用 excel 來保存電子郵件地址清單會比使用 outlook 連絡人群組更方便。你可以從 excel 複製地址，然後貼到 outlook 的其中一個地址欄位中。這只需要基本的 excel 知識即可。步驟如下：

開啟 excel 檔案，其中一欄包含相關的電子郵件地址。
將游標移至第一個地址的儲存格。
同時使用 control + shift + 下方向鍵，選取從這個地址到該欄最後一個地址。或者，你也可以重複使用 shift + 下方向鍵來選取每個個別地址。
使用 control + c 複製這些地址。
如果 outlook 已經開啟，使用 alt + tab 切換到 outlook 收件匣。否則，開啟 outlook。
使用 control + n 準備新郵件。
使用 control + v 將地址貼到「收件者」欄位。或者，使用 tab 鍵切換到「密件副本」欄位後使用 control + v 貼上（關於如何新增「密件副本」欄位，請參考 4.1.4 章節）。請注意，系統會自動在地址之間加入分號來分隔。
完成郵件的其他部分。完成後，使用 alt + s 或 control + enter 傳送郵件。

4.8 行事曆

你可以使用 outlook 行事曆來安排活動。在這個章節中，我會使用以下的術語。活動是約會和會議的統稱。約會是你只為自己安排的活動。會議則是你和其他人一起安排的活動。在某些工作場所（像是我工作的 carroll center for the blind），使用 outlook 行事曆來安排會議是必要的。如果你有智慧型手機，你也可以將活動同步（簡稱「sync」）到手機上。我會先說明如何瀏覽行事曆來查看你已經安排的活動。之後，我會討論如何安排活動。

4.8.1 瀏覽行事曆

你可以透過樹狀檢視瀏覽到行事曆資料夾，或是使用 control + 2。對於視力正常的使用者來說，有四種不同的行事曆檢視方式會呈現在螢幕上。這些包括：

日檢視：畫面會顯示單日的內容，並以 30 分鐘為間隔顯示時間（上午 8:00 到上午 8:30、上午 8:30 到上午 9:00 等）。這個檢視的快速鍵是 control alt 1。
工作週檢視：畫面包含週一到週五五個窗格，每個窗格都以 30 分鐘為間隔顯示時間。快速鍵是 control alt 2。
整週檢視：畫面包含一週七天的窗格，每個窗格都以 30 分鐘為間隔顯示時間。快速鍵是 control alt 3。
月檢視：以網格方式呈現五列七天（週日到週六）。日期內不會顯示時間間隔。快速鍵是 control alt 4。

對導讀軟體使用者來說，瀏覽日、工作週和整週檢視的方式都完全相同。在單日內，使用上方向鍵和下方向鍵可以以 30 分鐘為單位向前或向後移動。使用左方向鍵和右方向鍵則可以向前或向後切換日期。

在月檢視中，以天為單位移動的方式和其他檢視相同：使用左方向鍵和右方向鍵分別往前一天和往後一天。不過，使用上方向鍵和下方向鍵則是分別往前一週和往後一週。而使用 page up 和 page down 則分別往前五週和往後五週。

在任何這些檢視中，你可以使用 tab 鍵前進到下一個事件，使用 shift + tab 回到上一個事件。當你這麼做時，你會聽到事件名稱、時間和日期，以及主辦人的名稱。如果這是重複性的事件，也會一併朗讀。

如果你想要刪除約會，可以先用 tab 鍵移到該約會，然後使用 delete 鍵刪除。系統不會要求確認，約會會直接消失，所以在執行刪除前要特別小心。刪除會議的步驟則不同，會在下面說明。

當你使用 tab 鍵移動到事件後按下 enter 鍵，你會進入事件的對話方塊，然後就可以進行編輯。編輯完成後，按下 escape 鍵，再按下 enter 鍵確認你要儲存修改。

4.8.2 新增約會

如上所述，約會是你只為自己安排的事件。有幾種方式可以做到這一點。我將介紹其中兩種方式。

開啟行事曆資料夾，使用 control + alt + 1 瀏覽日檢視。你也可以選擇工作週或整週檢視，但在這裡我會使用日檢視。
使用左右方向鍵以天為單位移動，使用上下方向鍵在一天內以時間間隔移動，瀏覽到會議的日期和時間。舉例來說，我要在 5 月 23 日下午 1:00 安排一個約會。
使用 control + n 開啟約會對話方塊。
你會先進入標題編輯區。輸入你的約會名稱。
使用 tab 鍵移至開始日期欄位，這裡已經自動填入你在日檢視中瀏覽到的日期。
使用 tab 鍵移至開始時間欄位，這裡已經自動填入你在日檢視中瀏覽到的時間。如果你想要更改，可以使用下方向鍵以半小時為單位調整。如果時間不是 30 分鐘的間隔，你可以直接輸入，例如輸入 145 代表下午 1:45。你不需要輸入冒號。outlook 通常能夠判斷是上午還是下午。但你也可以輸入 p 或 a 來指定下午或上午，例如輸入 145p 代表下午 1:45。你也可以只輸入小時，例如輸入 3，欄位會自動填入下午 3:00。
使用 tab 鍵移至結束日期欄位，這裡已經自動填入相同的日期。
使用 tab 鍵移至結束時間欄位，這裡已經自動填入比開始時間晚 30 分鐘的時間。更改這個時間的方式與開始時間欄位相同。
使用 tab 鍵跳過定期按鈕（在較早的 outlook 版本如 2016 可能沒有這個按鈕，我會在之後說明定期事件），移至地點編輯下拉式方塊。如果需要的話可以輸入地點。請注意，約會的地點是選填的。
使用 tab 鍵移至可以輸入備註的編輯區。這個欄位的朗讀方式會依據你使用的導讀軟體和 outlook 版本而有所不同。這個欄位是選填的。請注意，如果你想要回到對話方塊中的其他欄位，必須使用 shift + tab。在這裡使用 tab 鍵只會在文字內容中插入縮排符號。
使用 alt + s 或 escape 鍵。如果你使用 escape 鍵，系統會詢問你是否要儲存變更。使用空白鍵確認。這樣約會就已經輸入到你的行事曆中了。

第二種方法需要手動輸入開始日期和時間。步驟如下：

在 outlook 的任何位置，使用 control + shift + a 開啟約會對話方塊。
你會先進入標題編輯區。輸入約會的名稱。
使用 tab 鍵一次移至開始日期下拉式方塊，此處已預設為今天的日期。如果約會不是今天，請以 mm/dd/yy 格式輸入日期。如果日期不是太遠的未來，你也可以使用下方向鍵一天一天地移動到想要的開始日期。
使用 tab 鍵移至開始時間編輯區，然後輸入時間，例如輸入 315p 代表下午 3:15。
完成上述步驟八到十一。

4.8.3 排定會議

簡單來說，排定會議就是建立約會並將其轉換成電子郵件發送給受邀者。雖然有許多方法可以做到，但我只會介紹最快的方式，也就是使用快速鍵開啟會議對話方塊。步驟如下：

在 outlook 的任何位置，使用 control + shift + q 開啟會議對話方塊。
你會先停在標題編輯區。輸入會議名稱。
使用 tab 鍵移至必填欄位。輸入會議受邀者的電子郵件地址。這些電子郵件地址會出現在你即將發送的電子郵件的「收件者」欄位中。
使用 tab 鍵移至選填欄位，輸入非必要出席者的地址。大多數情況下，你可能不會使用這個欄位。這些收件者會出現在「副本」欄位中。
再按一次 tab 鍵移至開始日期下拉式方塊，預設為今天的日期。如果約會不是今天，請以 mm/dd/yy 格式輸入日期。如果日期離現在不太遠，你也可以使用下方向鍵一天一天調整到想要的開始日期。
使用 tab 鍵移至開始時間編輯區，輸入時間，例如輸入 315p 代表下午 3:15。
使用 tab 鍵移至結束時間下拉式方塊，以類似方式輸入時間。
使用 tab 鍵移至地點下拉式方塊。雖然這在技術上是選填的，但基於常識，你應該要指定地點，讓受邀者知道會議在哪裡舉行。
使用 tab 鍵移至編輯區，這會成為電子郵件邀請的內文。你可以輸入歡迎詞、插入會議議程、zoom 邀請連結和電話號碼，或其他相關資訊。如果受邀者已經有所需的資訊，你也可以將此欄位留空。
使用 alt + s 或 control + enter 發送電子郵件邀請給受邀者。

4.8.4 回應會議邀請

當你收到會議邀請時，有幾種方式可以回覆會議主持人。最快速且最簡單的方式是：

使用上或下方向鍵瀏覽收件匣中的郵件而不開啟它。當你的導讀軟體說「會議要求」時，表示這不是一般的電子郵件。
按下快顯鍵，使用下方向鍵移至「接受」，然後按 enter 鍵。其他選項包括「暫訂」和「拒絕」。
按下「接受」後，你會停在「確定」按鈕上。如果你不想撰寫回覆訊息就直接傳送確認，可以在此按 enter 鍵。
否則，按兩下 tab 鍵會到達三個選擇鈕，你可以使用上或下方向鍵選擇另外兩個選項：編輯回覆後再傳送，或是不傳送回覆。如果你選擇第一個選項，你會進入一個編輯區，可以在其中輸入回覆內容並傳送。如果你選擇第二個選項，會議將會被加入你的行事曆，但不會通知會議召集人。舉例來說，如果這是主管召開的必要會議，而你不想用不必要的確認訊息塞滿他的收件匣，你可能會選擇這個選項。

當你接受邀請後，會議資訊就會移至你的 outlook 行事曆。

或者，在訊息內你可以使用 shift + tab 多次移動到接受按鈕，然後使用 enter 鍵。

如果會議地點和/或日期時間沒有在會議邀請訊息的主旨或內文中提到，你當然會想在接受邀請前先知道這些資訊。要做到這一點，請開啟訊息並使用 shift + tab 幾次來聽取會議地點。再使用一次 shift + tab 來聽取建議的日期和時間。

如上所述，如果你接受會議邀請，該邀請會自動轉移到你的行事曆中，而通知訊息會從收件匣中移除。如果你希望邀請訊息不要從收件匣中刪除，請執行以下步驟：

使用 alt + f + t 開啟「outlook 選項」，然後使用下方向鍵一次移至「郵件」類別。
使用 tab 鍵多次移至「回應後從收件匣刪除會議要求和通知」核取方塊，然後使用空白鍵取消勾選。要更快到達這裡，可以使用 alt + d 兩次。
再使用 tab 鍵多次移至「確定」按鈕並使用 enter 鍵。要更快到達那裡，可以使用 alt + o 幾次移至「其他」，然後再使用 tab 鍵幾次移至「確定」按鈕。

4.8.5 重複事件

要安排定期重複的約會或會議，你可以設定週期性排程，而不用一個一個設定。為了節省篇幅，我只會說明如何使用 control + shift + q 快速鍵來安排會議。我會設定每週一次會議的週期性模式。

使用 control + shift + q 開啟會議對話方塊。
依照上述說明填寫會議名稱、受邀者、開始和結束日期時間、地點以及訊息內容等欄位。
如果你使用的是 outlook 365，且已填寫上述資訊，游標位於訊息內容編輯區時，使用 shift + tab 回到「設定週期性」按鈕，並使用空白鍵開啟週期性對話方塊。
如果你使用的是 outlook 2019 或更早的版本，在對話方塊中的任何位置，使用 alt 開啟上方功能區。你會進入「會議」索引標籤。使用 tab 進入下方功能區的「週期性」按鈕，並使用 enter 開啟此對話方塊。
使用 tab 移至週期性模式選擇鈕，預設為每週。你可以使用上或下方向鍵選擇其他選項，包括每月、每年和每日。在這個例子中我們選擇每週。
使用 tab 移至「週期間隔」編輯區，預設值為 1。如果你希望會議每兩週或三週舉行一次，可以輸入 2 或 3。這裡我們保持 1。
使用 tab 瀏覽一週七天的週期性核取方塊。對於你想選取的日期，使用空白鍵勾選。
使用 tab 移至週期範圍選擇鈕，並使用上或下方向鍵選擇。選項包括：結束日期 - 可選擇結束日期；結束於 - 可選擇總次數；以及無結束日期 - 雖然聽起來像是永遠，但一年後就會到期，之後你需要重新建立約會/會議。
如果你選擇結束日期，使用 tab 後，會顯示預設日期（根據你的 outlook 版本，從開始日期起算 10 或 25 次）。如果這不是你想要的日期，可以輸入新的日期。如果你選擇結束於，使用 tab 後，會顯示預設的 10 或 25 次。如果你想要不同的次數，可以輸入新的數字。
輸入一個不同於預設的數字。
使用 tab 移至「確定」按鈕並使用 enter 確認週期性模式。
使用 alt + s 或 control + enter 傳送會議邀請給受邀者。

如何設定每月固定的重複事件呢？我是視障與盲人使用者群組 (vibug) 的成員，這是一個波士頓地區的團體，每個月第二個星期六下午 1:00 到 3:00 會面。要設定這樣的重複模式。

在依照上述步驟輸入下一次活動資訊後，進入週期性對話方塊。
使用 tab 鍵移至週期性模式選擇鈕，並使用下方向鍵選擇每月。
使用 tab 鍵移至兩個選擇鈕的選項：「日期」或「第幾個星期幾」。「日期」表示每月的特定日期，例如 12 日或 15 日。「第幾個星期幾」表示每月的第三個星期四或第二個星期六。在這個例子中，我們要選擇「第幾個星期幾」，所以使用上或下方向鍵選擇它。
使用 tab 鍵移至下拉式方塊，其選項包括第一、第二、第三、第四和最後一個。在這個例子中，使用下方向鍵選擇第二。
使用 tab 鍵移至列出星期幾的下拉式方塊，並使用下方向鍵選擇星期六。
使用 tab 鍵移至編輯區，預設值為 1，表示這個活動每月發生一次。如果活動要每兩個月或三個月發生一次，你可以在這裡輸入 2 或 3。
重複上述第八到第十一步驟來設定結束日期、儲存約會，如果你是在安排會議，則發送邀請。

如果重複模式是每個月的第二個和第四個星期六，你需要將這些建立為兩個獨立的事件。無法將其建立為單一的重複事件。

4.8.6 取消或刪除事件

取消約會、會議以及週期性事件的步驟略有不同。

要取消單一約會，在其中一個行事曆檢視中使用 tab 或 shift + tab 移至該約會，然後使用 delete 鍵。系統不會提示確認，約會會直接從你的行事曆中刪除。

取消週期性約會：

在其中一個行事曆檢視中，使用 tab 或 shift + tab 移至約會項目，然後使用 delete 鍵。
你會停在一個確定按鈕上，並聽到以下提示：「你要刪除週期性約會的所有項目，還是只刪除這一個？」
若要只刪除這一個項目，使用空白鍵。
若要刪除整個系列，使用 tab 鍵兩次移至「刪除這個項目」選擇鈕，使用上方向鍵或下方向鍵一次移至「刪除系列」選擇鈕，然後使用 enter 鍵。

上述過程可能會造成混淆，因為當你第一次使用 tab 鍵時，會停在「取消」按鈕上。不過，這個取消是用來取消這個程序，而不是用來取消事件本身。

取消會議的流程會稍微複雜一點，因為需要通知受邀者會議已取消。

取消單一會議：

在其中一個行事曆檢視中，使用 tab 或 shift + tab 移至會議，然後使用 delete 鍵。
使用 escape 鍵。你會聽到提示：「你要取消這個會議嗎？」
這裡要小心。你會停在一個容易誤導的確定按鈕上。在這裡使用空白鍵不會取消會議。
要真正取消會議，使用 tab 鍵兩次移至「否，不要取消」選擇鈕，使用上方向鍵或下方向鍵一次移至「是，傳送取消通知」選擇鈕，然後使用 enter 鍵。

取消週期性會議中的單一會議：

在其中一個行事曆檢視中，使用 tab 或 shift + tab 移至你想要取消的會議，然後按下 delete 鍵。
按下 escape 鍵。你會收到提示：「你要刪除所有週期性約會，還是只刪除這一次？」
若要只刪除這一次，按下空白鍵。
這裡要小心。你還沒完成。按一下 escape 鍵。你會停在「確定」按鈕上。
使用 tab 鍵按兩下移至「否，不要取消」選擇鈕，使用上方向鍵或下方向鍵移至「是，傳送取消通知」選擇鈕，然後按下 enter 鍵。

會議受邀者將會收到一封電子郵件，通知他們會議已取消。

要取消整個系列的週期性會議：

在其中一個行事曆檢視中，使用 tab 或 shift + tab 移至系列會議中的任一個會議，然後使用 delete 鍵。
使用 escape 鍵。你會收到提示：「你要刪除週期性約會的所有項目，還是只刪除這一個？」
使用 tab 鍵兩次移至「刪除此項目」選擇鈕，然後使用上或下方向鍵一次移至「刪除整個系列」選擇鈕並使用 enter 鍵。
使用 escape 鍵一次。你會停在「確定」按鈕上，並被詢問是否要取消這個系列。
使用 tab 鍵兩次移至「否，不要取消」選擇鈕，使用上或下方向鍵一次移至「是，傳送取消通知」選擇鈕並使用 enter 鍵。

受邀者現在會收到一封電子郵件，通知他們會議系列已被取消。

4.8.7 關閉事件提醒

當你的行事曆中有一個或多個約會或會議時，開啟 outlook 時，即將到來的事件以及過去的事件都會跳出提醒。如果你不關閉這些提醒，過去事件的重複提醒會不斷累積並打擾你。要關閉提醒，在提醒跳出時，使用 tab 鍵移至單一事件的關閉按鈕，或是多個事件的全部關閉按鈕，然後使用空白鍵來關閉它們。

4.9 其他資料夾

在本章中，我已經討論了收件匣、寄件備份和連絡人資料夾。其他值得介紹的重要資料夾包括草稿、垃圾郵件，以及刪除的郵件或資源回收筒。使用 control + y 開啟 outlook 資料夾的樹狀檢視，並依照第 4.3 章所述的方式瀏覽你的樹狀檢視。

4.9.1 草稿資料夾

如果你已經開始準備一封郵件，但沒有時間完成並寄出，你可以使用 escape 鍵將它儲存到草稿資料夾。系統會詢問你是否要儲存變更。使用 enter 或空白鍵選擇「是」按鈕，就能將郵件儲存到草稿資料夾。之後，你可以瀏覽到草稿資料夾來完成郵件並寄出。

如同上述第 4.3 章所提到的，如果你使用的是 gmail imap 帳號，你可能會遇到兩個草稿資料夾：一個是在樹狀檢視第一層的空白多餘資料夾，另一個是在你開啟 gmail 資料夾後，第二層的「真正」草稿資料夾。你的草稿郵件就會在這個第二層的資料夾中。

我盡量避免使用 gmail 的草稿資料夾。對許多人來說，包括我在內，gmail 的草稿資料夾功能不正常，而且這個問題已經存在多年了。當我開啟草稿郵件、進行修改並嘗試傳送時，總是會收到「無法執行此操作，因為郵件已被修改」的訊息。這當然完全不合理，因為我開啟草稿郵件的目的就是要修改它！收到這個訊息後，我只能關閉 outlook 再重新開啟，才能擺脫這個訊息。這似乎是 gmail 帳號特有的問題。在花太多時間撰寫草稿之前，建議你先檢查自己的電腦是否也會出現這種情況。

當我的 gmail 帳號發生這種情況時，為了完成草稿訊息並寄出，我會使用一個奇怪的替代方法。我不會直接開啟並進行修改，而是在草稿訊息上使用 enter 鍵，然後立即使用 escape 鍵，期間不按任何其他按鍵。接著我再次使用 enter 鍵，進行修改，然後寄出。這個方法通常有效，但不是每次都管用。在 google 修復這個長期存在的問題之前，最好的策略就是完全避免使用 gmail 的草稿資料夾。

我也覺得編輯郵件有點不方便。我比較喜歡在 word 中準備郵件內容並儲存在那裡，特別是當郵件內容較長且需要適當的格式時。當我準備要寄出郵件時，我會開啟一封新郵件、輸入主旨、從我的 word 文件複製並貼上文字到郵件內容中，然後寄出。

如果你要使用草稿資料夾，還有一件事需要注意。由於你尚未寄出訊息，最新建立的草稿訊息不一定會出現在草稿資料夾清單的最上方。不要保留太多草稿，否則你可能很難找到想要的那一份。請刪除大部分不再需要的草稿。如果你已經在草稿訊息中填寫收件者，你可以依「收件者」排序訊息，也就是依照訊息要寄給誰來排序，然後使用字首搜尋找到預定的收件者。

4.9.2 已刪除項目或資源回收筒

google 將這個資料夾稱為「垃圾桶」，而其他大多數的電子郵件服務提供者則稱之為「已刪除的郵件」。當你在郵件上使用刪除鍵時，郵件會被移至這個資料夾。這些郵件並不會被永久刪除。如果你想要取回已刪除的郵件，可以透過樹狀檢視瀏覽到這個資料夾，然後將郵件複製或移動回想要的資料夾。

在使用 gmail 時，就像草稿一樣，在樹狀檢視的第一層可能會有一個多餘的已刪除項目資料夾，而在你的 gmail 資料夾第二層才是「真正的」已刪除項目資料夾。

你可以依照下列步驟清空已刪除的項目資料夾：

使用 alt + f + i 開啟資訊頁籤。
使用 tab 鍵移至列出你已安裝在 outlook 帳戶的下拉式方塊。使用上方向鍵或下方向鍵選擇你要刪除所有訊息的帳戶，然後按 enter 鍵選取。
使用 tab 鍵移至「信箱設定」群組工具子功能表，然後按 enter 鍵。
使用下方向鍵移至「清空垃圾桶或已刪除的項目資料夾」，然後按 enter 鍵。你的導讀軟體會提示：「垃圾桶或已刪除的項目資料夾中的所有項目都會被刪除。是否繼續？是按鈕。」按 enter 鍵或空白鍵確認。

為了避免需要記住這些步驟，我更喜歡在快速存取工具列中設定一個快速鍵來執行這個功能（請參考第 13.3.2 章）。

4.9.3 gmail 重要資料夾和 outlook 焦點收件匣

對於 gmail 和 microsoft (outlook.com、live.com、hotmail.com) 帳號來說，你可以過濾掉訊息清單中大量的商業雜訊。即使你已經很認真地將這些訊息重新導向到垃圾郵件或垃圾資料夾（請參考下一節關於如何操作的說明），或是取消訂閱，但仍然會有許多訊息進入你的收件匣。

如上所述，重要資料夾位於 gmail 帳號資料夾結構的第二層。根據 google 的說法，訊息被標示為重要是「根據 google 對你的興趣和優先順序的自我調適理解」。這大概與你長期以來開啟或立即刪除而不開啟訊息的使用模式有關。就我的情況來說，重要資料夾只列出來自真實人物、我經常閱讀的討論群組，以及來自 amazon 和公用事業公司的帳單資訊的訊息。這些訊息仍然存在於收件匣中。如果我從重要資料夾中刪除它們，它們不會從收件匣中被刪除。為了讓重要資料夾保持最新狀態，我每隔幾週就會刪除其中的所有訊息。

焦點收件匣在 outlook 中為 microsoft 帳戶類型提供類似的功能，但僅適用於 outlook 2021 和 365 版本。若要啟用此檢視：

在收件匣的郵件清單中，使用 alt 開啟上方功能區，然後使用右方向鍵移至「檢視」索引標籤。
使用 tab 鍵移至下方功能區的「專注收件匣」核取方塊，然後使用空白鍵勾選。

你的收件匣郵件清單現在將只會顯示來自類似上述 gmail 重要資料夾中提到的寄件者的郵件。重複上述步驟即可返回完整的收件匣郵件清單。

4.9.4 垃圾郵件資料夾

outlook 會自動將判定為垃圾的郵件重新導向到你的垃圾郵件或垃圾信件資料夾。gmail 帳戶將此資料夾稱為「垃圾信件」，而大多數其他類型的帳戶則稱之為「垃圾郵件」。有時候，outlook 可能會錯誤地將你想要保留在收件匣的郵件放到那裡。建議你每隔幾天就檢查一次垃圾郵件或垃圾信件資料夾，確認重要郵件是否被誤判為垃圾郵件。你也應該刪除所有不需要的郵件來清理這個資料夾。

對於你不想讓訊息被轉移到垃圾郵件資料夾的寄件者，有一些選項可以防止這種情況。你也可以封鎖某些你不想讓訊息進入收件匣的寄件者。你可以在收件匣、刪除的郵件或垃圾郵件資料夾中執行這項操作。步驟如下：

使用上或下方向鍵移至相關寄件者的郵件。
按下快顯鍵，使用下方向鍵移至「垃圾郵件」子功能表，然後按 enter 開啟。即使你的帳戶類型將其稱為「spam」，這個子功能表仍稱為「垃圾郵件」。
使用下方向鍵移至適當的選項並按 enter。選項包括封鎖寄件者、永不封鎖寄件者、永不封鎖寄件者的網域，以及永不封鎖此群組或通訊清單。如果你在垃圾郵件資料夾中，「非垃圾郵件」是另一個選項。如果你選擇這個最後的選項，系統會要求你確認是否要將郵件移回收件匣。

我發現這些設定並不能完全保證未來不會出現問題。對於你不想封鎖的寄件者，採取最嚴格的策略可能是明智的做法。請選取全部三個選項：「永不封鎖寄件者」、「永不封鎖寄件者網域」以及「永不封鎖此群組或通訊清單」。也可以試試「非垃圾郵件」的選項。即使這樣做了，也不要認為它一定會永遠有效。最好的策略是每隔幾天就檢查這個資料夾，確保來自重要的個人寄件者和通訊清單的郵件不會被轉移到那裡。

4.10 在不同裝置間同步 outlook 帳號資料

同步帳戶資料讓你可以使用電腦（或多台電腦）和智慧型手機來管理電子郵件、行事曆活動以及電話和電子郵件聯絡人。在一台裝置上閱讀、準備和刪除電子郵件，並在其他裝置上看到這些變更，這樣非常方便。

使用 iphone 時，你可以快速且輕鬆地請 siri 安排行程，這些行程就會顯示在內建的行事曆 app 中。因為我的 iphone 總是隨身攜帶，所以我可以在任何地方收到即將到來的行程提醒，並查看我的行事曆。在電腦上，我比較喜歡使用 outlook 行事曆來邀請他人參加會議、接受邀請，以及在行事曆中加入 zoom 會議連結。

在不同裝置間同步你的電子郵件聯絡人也很有好處。這樣可以更方便地撥打電話、準備電子郵件，同時也是將聯絡人備份到雲端的好方法，這樣當你換新電腦或手機時就不會遺失聯絡人資料。

要弄清楚如何讓這一切正確運作可能令人困惑和沮喪。我在這裡將討論限制在 outlook 帳號、google 帳號和 iphone。以下是一些你需要知道的重要事項，以便成功同步資料。

首先，資料夾資料同步的行為會有所不同。對於電子郵件資料夾（「收件匣」、「寄件備份」、「垃圾郵件」、自訂資料夾等），如果你在 outlook 中使用 microsoft exchange 帳戶，這些資料會自動儲存到雲端。這包括你的 microsoft 帳戶，以及 hotmail 和 live.com 帳戶。如果你將 gmail 帳戶以 imap 方式新增到 outlook 中，也是如此。行事曆和連絡人資料夾的資料則有不同的運作方式。在下一小節中，我會說明 outlook 的同步需求。接著會討論 iphone 的同步程序。

4.10.1 outlook 同步注意事項

要在裝置間同步日曆活動和聯絡人，你必須在 outlook 中新增 microsoft 帳戶，因為只有 microsoft exchange 類型的帳戶才能在裝置間進行同步。如果你和許多人一樣，只在 outlook 中新增了 gmail、comcast 或其他非 office 帳戶，你就需要新增這個帳戶。對於非 microsoft office exchange 帳戶，你會發現在樹狀檢視第一層的行事曆和聯絡人資料夾會顯示「僅限此電腦」，這表示無法進行同步。某些帳戶甚至不會有第一層的行事曆資料夾，這些帳戶也無法進行同步。

這個規則有一些例外情況。如果你使用付費的 google workspace 帳號，gmail 行事曆資訊可以在不同裝置之間同步。這就是我的情況。當我接受來自工作和個人 gmail 收件匣的會議邀請時，它們會同時出現在我的線上 google 工作和個人行事曆中，以及我的 iphone 上。

你也可以購買第三方軟體來同步行事曆，但我在這裡不會討論這個部分。

你可以考慮以下選項：

將你的 microsoft office 帳號加入 outlook，並使用其行事曆和連絡人資料夾來儲存這些資訊，如此就能在不同裝置間同步。
如果你有付費的 google workspace 帳號，可以使用其第一層級的行事曆和連絡人資料夾作為這些資訊的儲存庫。其行事曆可以處理你在工作和個人 gmail 收件匣中收到的會議邀請。
如果你使用線上版 google 行事曆（請參考第 12.5 章）並想要繼續使用，那麼 outlook 行事曆可能就不值得費心。你可以選擇使用線上 gmail 帳號接受會議邀請，或是將 outlook 的會議資訊複製並貼上到你在 gmail 線上建立的活動中。
如果你主要使用的電子郵件客戶端是 outlook，可以考慮將你的 microsoft 帳號加入 outlook，以便將你的連絡人保存在雲端，並能在 iphone 上存取這些資訊。

4.10.2 在 iphone 上同步

要成功與你的 iphone 同步，你需要將你決定要用於 outlook 的電子郵件帳號，加入到郵件、行事曆和聯絡人的設定中。

要在 mail 中新增帳號，請開啟「設定」/「mail」/「帳戶」/「新增帳戶」。接著選擇正確的帳號類型。選項包括 microsoft exchange、google 以及其他幾種類型。然後輸入你的電子郵件地址和密碼。新增完成後，你可以開啟或關閉郵件、連絡人、行事曆以及其他幾個功能。這個步驟必須先完成。

如果你開啟聯絡人，你現在可以在聯絡人應用程式的其中一個清單中找到它們，也可以在電話應用程式的聯絡人分頁中找到。

假設你已經在上方開啟了行事曆，要將帳號加入原生的 iphone 行事曆 app，請開啟這個 app 並在螢幕底部的行事曆按鈕上點兩下。如果帳號出現在這裡，點兩下選取它。如果沒有出現，在螢幕底部附近有一個新增行事曆按鈕。點兩下該處並新增它。

如果你跟我一樣，喜歡使用 siri 快速在 iphone 上新增事件，而不是打開行事曆應用程式慢慢輸入資訊，請前往「設定」/「行事曆」/「預設行事曆」，然後選擇與上述相同的電子郵件帳號。當你請 siri 安排事件時，這些事件現在應該會出現在你所有的裝置上。在你的 iphone 上，每個會議都會標示建立事件時使用的帳號。

完成這些步驟後，試著在 outlook 中新增測試活動和聯絡人，看看是否會顯示在你的 iphone 上。接著再反向新增測試活動和聯絡人。請 siri 在你的 iphone 上建立活動，看看是否會同時顯示在 iphone 和 outlook 行事曆中。

4.10.3 其他同步問題

如果你在 outlook 中有多個帳號，而你收到並接受了一個會議邀請，但會議資訊沒有移動到你想要的 outlook 行事曆資料夾中，請到你接受邀請的那個電子郵件帳號的垃圾桶或「刪除的郵件」資料夾中，找到已刪除的邀請郵件，將它複製並貼到與你想要的行事曆相關聯的帳號收件匣中，然後在那裡接受邀請。這樣會議資訊就應該能夠正確地同步到你的所有裝置上了。

如果你的 outlook 同時有工作和個人帳號，請務必從正確的帳號準備和發送會議邀請，以便區分工作和個人事務。此外，如果同步問題似乎與工作帳號有關，請向你的網路管理員尋求協助。這可能與授予檢視和編輯行事曆的權限，以及工作和個人行事曆的管理方式有關。

這裡有兩篇實用的文章，可以讓你更了解同步和帳戶資料備份的來龍去脈。第一篇來自 microsoft 支援：

同步處理基礎：可以同步和無法同步的項目

以及一篇由 svetlana cheusheva 撰寫的完整部落格文章：

如何自動或手動備份 outlook 電子郵件

4.11 其他實用工具和命令

4.11.1 偵測訊息清單中的訊息數量

以前要開啟狀態列並聽取收件匣或其他包含郵件清單的資料夾中的郵件數量是很容易的。這個方法對某些人來說可能還是有用，但對其他人來說就不太可靠。我發現最簡單且最可靠的方法，就是將焦點放在郵件清單中的某封郵件上，然後使用以下按鍵：

jaws 和 narrator：insert + 上方向鍵、insert + tab 鍵，或是 insert + 數字鍵盤 5。最後一個組合只能用 caps lock + 數字鍵盤 5。
nvda：insert + tab 鍵或 caps lock + 數字鍵盤 5（和 narrator 一樣，insert 無法當作特殊鍵使用）。

只有一個例外，當你使用下方向鍵瀏覽訊息清單時，你會先聽到所有一般資訊（寄件者名稱、主旨、日期和時間）。接著你會聽到訊息編號，最後是清單中的訊息總數（例如：第 1 封，共 150 封）。

唯一的例外是當你在 jaws 中使用 insert + 數字鍵盤 5 時。在這種情況下，你只會聽到目前郵件的已讀/未讀狀態和編號，以及清單中的郵件總數（例如：郵件已讀，第 10 封，共 405 封）。

4.11.2 關閉預覽窗格

閱讀窗格會造成訊息清單出現幾種異常的行為。它可能會在視覺上隱藏部分訊息，導致朗讀錯誤。使用下方向鍵可能會讓未讀訊息標籤消失，即使你尚未開啟這些訊息。如果你遇到這些問題，你可能會想要關閉閱讀窗格。要關閉閱讀窗格：

使用 alt 開啟上方功能區，然後使用右方向鍵移至「檢視」索引標籤。
使用 tab 移至「閱讀窗格」子功能表並按 enter (快速鍵是 alt v p n)。
使用下方向鍵移至「關閉」並按 enter 或空白鍵取消勾選。如果已經取消勾選，按 enter 或空白鍵不會取消勾選。

4.11.3 關閉新訊息通知

根據預設，每當收件匣有新郵件時，你的導讀軟體會朗讀寄件者和主旨。這可能會造成干擾，而且如果附近的人聽到朗讀內容，也會影響你的隱私。若要關閉這個功能：

使用 alt + f + t 開啟「選項」分類功能表
在分類清單中，使用下方向鍵移動一次到「郵件」（不要按 enter）。
使用 tab 鍵數次移動到「郵件抵達音效」核取方塊，這個預設是勾選的。我建議保持開啟，這樣當郵件抵達時你會聽到「咚」的一聲。
使用 tab 鍵移動到「在工作列顯示信封圖示」核取方塊，並使用空白鍵取消勾選。
使用 tab 鍵移動到「顯示桌面警示」核取方塊，並使用空白鍵取消勾選。
使用 shift + tab 回到「確定」按鈕並按下空白鍵。你也可以使用 tab 鍵，但這是個非常長的對話方塊，使用 shift + tab 會快得多。

4.11.4 訊息預覽

outlook 的郵件預覽模式讓你在瀏覽郵件清單時，除了標準的郵件標頭資訊（寄件者、主旨、日期和時間，以及郵件大小）之外，還能聽到郵件內文的前幾行。這樣你就能快速了解郵件內容。這個功能也能節省許多時間，因為你不需要開啟短郵件就能閱讀內容，也不會浪費時間開啟那些你看到內容一部分就會刪除的郵件。

啟用訊息預覽需要在訊息清單表格中新增一個欄位。啟用訊息預覽的步驟如下：

在你想要啟用預覽模式的資料夾訊息清單中，開啟「檢視」索引標籤，使用 tab 鍵移至「新增欄位」按鈕，然後按 enter 鍵。功能區的快速鍵是 alt + v + a + c。
使用 tab 鍵移至「自動轉寄」，這是訊息欄位清單中的第一個項目。
使用字首搜尋移至「訊息」。
使用 tab 鍵移動兩次到「新增」按鈕並按 enter 鍵，這樣就會在你的訊息清單中的每一行新增一個額外的欄位。
使用 tab 鍵移至「確定」按鈕並按 enter 鍵。

新的郵件預覽欄位已經加入了，但當你聆聽時，你會發現一個問題。郵件預覽在朗讀順序中是最後一個，這表示你必須先聽完所有其他郵件標題資訊，才能聽到預覽內容。如果保持這樣的順序，要聽到預覽內容就得花費令人困擾的長時間，這樣就違背了原本的目的。要解決這個問題，請回到加入欄位對話方塊，並調整預覽在朗讀順序中的位置。我個人偏好把它放在第三個位置，也就是寄件者和主旨之後。以下是變更的步驟：

使用 alt + v + a + c 開啟新增欄位對話方塊。
使用 tab 鍵移至「not selected importance」，這是目前顯示欄位清單中的第一個項目（因為我們先前已新增 message，所以現在它會出現在這個清單中）。
使用下方向鍵或進行字首搜尋以找到訊息。
使用 tab 鍵移至「上移」按鈕並按 enter 鍵。
使用 tab 鍵然後再使用 shift + tab 回到「上移」按鈕，再按一次 enter 鍵。
使用 tab 鍵移至「確定」按鈕並按 enter 鍵。

現在聆聽清單中的郵件，閱讀順序應該是寄件者、主旨、郵件預覽、日期和時間，以及郵件大小。如果你想要在聽完寄件者後就聽到預覽內容，那麼就需要按照上面第 5 步驟的說明，額外使用 tab 鍵和 shift + tab 鍵。此外還有一個向下移動的按鈕可以用來調整欄位順序。你可以多加嘗試來找出最適合你的設定。

如果你想要將這個檢視套用到其他資料夾，步驟如下：

在你新增訊息預覽的資料夾中，移至「檢視」索引標籤，使用 tab 鍵移至「目前檢視」子功能表，然後按下 enter 鍵。
使用下方向鍵移至「將目前檢視設定套用至其他資料夾」，然後按下 enter 鍵。
這會開啟一個樹狀檢視，顯示你的資料夾結構，每個資料夾和子資料夾都有核取方塊。對於你想要套用包含訊息預覽的新檢視的資料夾，按下空白鍵。
下一個 tab 可以讓你將這個檢視套用到已勾選資料夾的所有子資料夾。但請參考下方說明，了解為什麼你不應該這麼做。
使用 tab 鍵移至「確定」按鈕，然後按下 enter 鍵。
瀏覽至你認為已選擇的其中一個資料夾，確認預覽現在已經出現。

不要選擇「套用目前檢視到所有子資料夾」這個選項，因為你很可能是從收件匣開始這個過程，而在收件匣中「寄件者」欄位是第一個標題欄位。如果將收件匣的檢視套用到其他帳戶的子資料夾，會搞亂你的「寄件備份」資料夾。「寄件者」欄位會取代「收件者」欄位，而你只會看到所有郵件都是由你寄出的，這樣完全沒有用。因此，你可以在樹狀檢視中審慎地勾選正確的核取方塊，或是一次只在一個資料夾中新增郵件預覽欄位。

如果你決定不想再使用已啟用訊息預覽的資料夾，請依照以下步驟移除：

使用 alt + v + a + c 開啟「新增欄位」對話方塊。
使用 tab 鍵移至「未選取的重要性」，然後使用字首搜尋找到「訊息」。
使用 shift + tab 移至「移除」按鈕並按下 enter。
使用 tab 鍵移至「確定」按鈕並按下 enter。

郵件預覽功能是一個真正的突破性改變，因為在每天處理收件匣時，任何可以節省時間和按鍵次數的功能都值得一試。

4.11.5 標記訊息

就像我一樣，你可能也會告訴自己某個訊息很重要，要留著之後再讀或是採取後續行動，但最後卻忘記去做。為訊息加上標記，之後在有空時再篩選出來查看，這樣可以幫助你改掉這個壞習慣。相關的按鍵可以在功能區和快顯鍵中找到。

要將郵件標示為待辦追蹤，當你的焦點在收件匣中該郵件上時，使用功能區快速鍵 alt + h + u + m。或者，你也可以使用快顯鍵，使用下方向鍵移至「追蹤」子功能表，然後按兩次 enter 鍵（需要按兩次是因為「標示郵件」是這個子功能表的第一個項目）。現在當你使用上方向鍵或下方向鍵瀏覽收件匣時，導讀軟體會朗讀「紅色旗標」。

要取消已標示的郵件，功能區的快速鍵組合是 alt + h + u + e。如果使用快顯鍵，開啟上述的追蹤子功能表，使用下方向鍵一次移至清除標示，然後按 enter。

要在收件匣中取得已加上標幟的郵件清單，需要使用功能區「常用」索引標籤中的篩選命令。功能區的快速鍵組合是 alt + h + l + f。當你完成篩選清單的瀏覽後，使用 esc 鍵即可返回未篩選的收件匣。

4.11.6 新增簽名

簽名檔是出現在你所發送的每封郵件底部的文字。在工作場合中，簽名檔通常用來顯示聯絡資訊。有些人會在簽名檔中加入幾行最喜歡的歌詞，或是加入一些個人特色。我個人不太喜歡後者這種類型的簽名檔，因為通常太過矯情了。同一個人重複使用這種簽名檔很快就會讓人感到厭煩。在專業和學術場合中，千萬不要使用這類的簽名檔。

雖然可以直接在簽名對話方塊中格式化文字並插入，但先在 word 中準備會容易得多。以下是步驟：

在 word 中準備好你的文字，使用 control + a 全選，再使用 control + c 將文字複製到剪貼簿。
開啟 outlook，使用 alt + f + t 開啟「選項」類別清單。
在類別清單中，使用下方向鍵一次移至「郵件」。
使用 tab 鍵數次移至「簽名」按鈕並按空白鍵。這會開啟「簽名」對話方塊。
使用 tab 鍵移至「新增」按鈕並按空白鍵。焦點會移至名稱編輯區。
輸入簽名的名稱（例如，如果是為工作建立的，可以輸入「工作」），然後按 enter。
使用 tab 鍵移至「新增郵件」下拉式方塊。使用下方向鍵移至你新建的簽名名稱。這裡通常會有延遲，所以你可能需要使用下方向鍵數次直到聽到該名稱。這會在你準備的所有新郵件底部插入簽名。
使用 tab 鍵移至「回覆與轉寄」下拉式方塊。使用下方向鍵移至你新建的簽名名稱。這裡也可能會有些許延遲。這會在你準備的所有回覆和轉寄郵件底部插入簽名。
使用 tab 鍵數次移至編輯簽名編輯區，忽略所有格式設定選項。它就在「確定」按鈕之前。
使用 control + v 將你的簽名貼上到這個編輯區。
使用 tab 鍵移至「確定」按鈕並按空白鍵。焦點會回到「選項」對話方塊。
按 escape 離開這個對話方塊。

要測試你的簽名檔是否已經新增，使用 control + n 準備一封新郵件。使用 tab 鍵移至郵件內文，然後使用下方向鍵。簽名檔現在應該會出現在郵件的底部。

4.11.7 儲存訊息

對於你認為特別重要的郵件，最好將它們儲存到電腦中，存放在 outlook 以外的位置。雖然自訂的 outlook 資料夾也是存放郵件以供日後使用的好地方，但我不完全信任郵件能永久保存在那裡。太多次，郵件都莫名其妙地從我的自訂資料夾中消失了。將它們儲存到其他地方是避免這些不愉快意外的最佳方式。

你可以用不同的檔案格式儲存郵件，最常見的是 .msg 和 .txt。msg 格式只會以 html 格式儲存郵件內文。相對的，txt 格式會儲存完整的郵件，包含郵件標頭（寄件者和收件者的電子郵件地址、時間戳記和主旨列），以及郵件內文。這是我偏好的 outlook 郵件儲存格式。以下是操作步驟：

在開啟的郵件或郵件清單（收件匣、寄件備份等）中，將焦點放在郵件上，使用 f12 開啟「另存新檔」對話方塊。
你會進入檔名編輯區，其中會顯示郵件主旨以及預設的 .msg outlook 副檔名。
使用 tab 鍵移至「存檔類型」下拉式方塊，然後使用上方向鍵選擇「純文字檔 (*.txt)」。
使用 shift + tab 確認副檔名已經變更。
使用 enter 鍵儲存至預設資料夾位置，或如第 2.10.1.2 章節所述，使用 shift + tab 變更儲存位置。

當你瀏覽到 txt 檔案並按下 enter 鍵時，檔案會在記事本中開啟，這是開啟這種檔案格式的預設應用程式。如果你想要在 word 中開啟，可以使用快顯鍵來開啟「開啟方式」命令。

4.11.8 反向排序

預設情況下，像收件匣或寄件備份資料夾這類的郵件清單，都是按照時間順序排列，最新的郵件在清單頂端，最舊的郵件在底部。不過，有時你可能會發現收件匣的順序莫名其妙「顛倒」了。如果發生這種情況，你可以使用功能區「檢視」索引標籤中的反向排序命令來快速修正。使用 alt 開啟上方功能區，使用右方向鍵移至「檢視」索引標籤，使用 tab 鍵移至反向排序按鈕（快速鍵：alt + v + r + s），然後按 enter。有些人偏好將最舊的郵件排在清單頂端。如果你是這些少數人之一，可以使用反向排序命令來達到你想要的排序方式。

4.11.9 展開和摺疊群組

基於兩個原因，了解這個命令是很有用的。第一，如果你某天開啟 outlook 發現今天的郵件被「摺疊」了，你會想知道如何還原才能瀏覽這些郵件。第二，這可以是一個實用的整理工具，加快刪除大量不需要的郵件的速度。

有時候你開啟收件匣時會聽到「今天已摺疊」。接著使用下方向鍵，卻只找到昨天或更早以前的郵件。幸好這個問題很容易解決。使用 enter 或空白鍵就能展開。這樣你就可以使用下方向鍵瀏覽今天的郵件並閱讀了。

展開/摺疊群組的命令可以加快清除資料夾中不需要的郵件的速度。預設情況下，郵件清單是展開的。

收合群組：

使用 alt 開啟上方功能區，然後使用右方向鍵移至「檢視」索引標籤。
使用 tab 鍵移至「展開/摺疊群組」子功能表（快速鍵是 alt v e）並按 enter。四個子功能表選項分別是：「摺疊此群組」、「展開此群組」、「摺疊所有群組」和「展開所有群組」。
使用下方向鍵移至「摺疊所有群組」並按 enter。

摺疊群組的顯示方式取決於它們最初的排序方式。如果是依日期排序，而今天剛好是星期二，摺疊群組會依照以下順序列出：今天、昨天、星期日、上週、兩週前、三週前、上個月，以及更早之前。

如果你想要刪除特定資料夾中超過一個月以上的所有郵件，可以使用下方向鍵移動到較舊的摺疊群組，按下 delete 鍵，然後按下 enter 鍵確認將它們移至「已刪除的郵件」或「資源回收筒」資料夾。

如果郵件清單一開始是依照寄件者排序（請參考第 4.5 章了解如何設定），郵件會依照寄件者名稱的字母順序摺疊，並顯示寄件者名稱、總郵件數量，以及群組中未讀郵件的數量。例如，當你使用下方向鍵時，你會聽到：寄件者：amazon.com：6 封郵件，5 封未讀；寄件者：andrew jones：11 封郵件；依此類推。

我最喜歡的例子是幾年前的一個學生，他的收件匣累積了大約 20,000 封郵件。我們先將他的郵件依照寄件者排序，然後摺疊所有群組。接著他瀏覽到已摺疊的 facebook 群組，裡面包含了約 8,000 封郵件。只需要一兩個按鍵，他就把所有這些郵件移到垃圾桶資料夾。整個過程花了大約十分鐘，因為要將如此大量的郵件從一個資料夾移到另一個資料夾需要一些時間，但這比一封一封刪除要好得多。

當你完成依寄件者排序，或是收合所有群組後，重複上述步驟即可回到預設狀態，也就是展開所有群組並依日期排序。

4.11.10 變更 outlook 的啟動資料夾

如果你在 outlook 中使用多個電子郵件帳號，並且想要變更開啟應用程式時最初顯示的收件匣，請執行以下步驟：

使用 alt + f + t 開啟「選項」。
使用下方向鍵或按 a 移至「進階」類別。
使用 tab 鍵移至「Outlook 啟動與結束瀏覽」，然後按 enter 鍵。
你會進入 Outlook 資料夾的樹狀檢視。使用上方第 4.3 章節所述的按鍵，瀏覽至想要的資料夾，然後按 enter 鍵。
使用 shift + tab 鍵返回數次至「確定」按鈕，然後按 enter 鍵。
若要確認 Outlook 開啟時是在新資料夾，使用 alt + f4 結束 Outlook 然後重新開啟應用程式。
※最後更新時間：2025-05-02 09:32:03 From：211.23.21.202 By：特種兵

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