[分享] Windows導讀軟體入門第三版-第三章 word - 討論區

word 的功能那麼多，到底哪些是我們常用的
在全盲的情況下，要怎麼做出一份跟明眼人一樣美觀整齊的文件
在 word 中，jaws 有什麼比 nvda 厲害的地方
為什麼一定要學 word，記事本輸在哪

第三章 word

本章我們要對功能區來做個概述，也會涉及到所有 office 應用程式的基本觀念，基礎文件格式與存檔對話方塊，還有一些常用的工具，至於拼字檢查和校對則是會在第九章再來介紹。

在教程中，功能區就是新式的帶狀功能表，若是舊式的傳統功能表，有必要時會特別提醒大家。

3.1 功能區

對於功能區的概述、瀏覽與基本操作方式，在 2.4.1.1 已經介紹，這一節我們會專注在 word 功能區的細節部分，在功能區是由數個索引標籤所組成，每個索引標籤也有其對應的快速鍵方便使用者快速到達，word 的上方功能區索引標籤列表大致如下：

檔案 (alt f)
常用 (alt h)
插入 (alt n)
設計 (alt g)
版面配置 (alt p)
參考資料 (alt s)
郵件 (alt m)
校閱 (alt r)
檢視 (alt w)
說明 (alt y)

當游標停在圖片、表格等特定內容上時，欲進行編輯，此時使用 alt 功能表，向右移動會看到多出的一些特定索引標籤，例如將游標停在表格內按 alt 鍵，就會多出表格工具相關的選單，像是「表格設計 (alt y j t)」與「版面配置 alt y j l」。

至於何時該使用功能區、快速鍵或快顯功能表，簡短的回答就是必須適情況而定，以下提供一些基本認知與說明實際的狀況。

為什麼會引入新式的功能區架構？這與明眼人的使用習慣有關。以前傳統的功能表一定要將滑鼠移到大項目拉開索引標籤才能看到該大項內的功能有什麼。

新式的功能區在索引標籤的下方就有一個功能表，他的寬度與整個功能表的索引標籤一樣，他會顯示被選定的某個索引標籤內容，就算沒有特別選定，也有預設的常用內容。在功能區，由左到右的將功能分為不同組別，每個組別會直接顯示重要的功能，這使得明眼人就算是在本文區進行編輯，也可以很容易的直接移動滑鼠點擊想要執行的功能。

例如光是在常用索引標籤內就有40個功能，直接顯示的情況下，讓明眼人一目了然，想要什麼功能就直接拉滑鼠過去點擊。對於使用導讀軟體的使用者而言，可能需要大量的 tab 鍵才能移到該功能，此時，使用快速鍵或快顯功能表就顯得方便而快速，我們以使用字型與邊界這兩個功能來做比較，就能很明顯了解操作方式的差異。

想要開啟字型的對話方塊有三種方式：透過常用索引標籤下方的功能區、透過快顯功能表與透過快速鍵。我們從最沒效率到最有效率分別說明操作方式。

首先，透過功能區是最沒效率的，步驟如下：

按 alt 進入功能表，如果沒有停在常用索引標籤的話，就要按幾次左方向鍵移到常用上。
按 control 右方向鍵兩次移到「字型」編輯區群組。
按十幾下 tab 鍵移到「字型... alt h f n」，並按下 enter 來開啟該對話方塊。

整個過程，總共要按 20 幾個按鍵，效率確實很低。

比較快速的方式是透過快顯功能表來開啟此功能：

按快顯功能鍵，沒有的話，就按 shift F10。
按幾次下方向鍵移到「字型...」，並按 enter 開啟此功能。

整個過程大概就是按 5 次按鍵左右，比功能區的操作快很多。

當然，最快的方式就是直接按 control d 這組快速鍵來直接開啟「字型」功能的對話方塊。

通常來說，任何操作方式都不會快過直接按下快速鍵，但這也不表示我們就必須要熟記大量的快速鍵。如果你要變更字型方面的設定，直接使用快顯功能表來選擇字型功能的操作就可以了。當你經常需要做字型方面的相關設定，你自然而然的會記住直接呼叫他的快速鍵，關於字型設定的詳細介紹請看 3.2.2 章節。

現在我們討論一下叫出「邊界」對話方塊這個功能。他只有兩種方法，分別是功能區與快速鍵 alt p m，因為他不會出現在快顯功能表中。

按 alt 進入上方的功能區。
如果你是停在「常用」索引標籤的話，就按右方向鍵移到「版面配置」索引標籤。
按幾次 tab 鍵移到下方功能區的「邊界 +」子功能表並按 enter 鍵執行。

整個過程大概需要 10 個按鍵以內，幸好邊界位於版面配置中的前幾個項目，不像字型位在常用索引標籤的深處。

關於邊界更詳細的操作請見 3.2.4 章節。

總結一下，當我們想執行某個功能十，應該有哪些方向去選擇使用 alt 功能區、快顯功能表還是快速鍵：

使用功能區的操作會需要按多少個按鍵？
這個功能本身在快顯功能表中找不找得到？
直接呼叫他的快速鍵容不容易被記憶？
使用到這個功能的頻率高不高？

我想，當你使用 word 一段時間後，就會記住愈來愈多的快速鍵，也可以知道什麼操作方式對你而言是最好的選擇。

3.2 基本的格式設定

本節介紹 word 文件主體的基本格式設定，如果熟悉這些功能，你將可以建立一個擁有專業外觀的 word 檔。這對於沒有視覺的使用者也很重要，畢竟所做出來的檔案是希望明眼人或視障者都能夠通用的。

多數重要的格式設定都集中在「字型」與「段落」這兩個對話方塊中，我們也將從這些對話方塊中談起。

3.2.1 使用 insert f 來確認格式資訊

insert f (f 就是 format 格式的單字) 這組快速鍵在 nvda 與 jaws 都是通用且重要的功能，你會先聽到關於字型的資訊，接著是段落格式。但如果是在 narrator 的話，就只會有字型方面的資訊。

字型方面的資訊包括：

屬性：粗體、斜體、底線等。
字體名稱：新細明體、標楷體、arial等。
前景與背景顏色：白底黑字、黑底白字等。

在 nvda 或 jaws 能讀到的段落資訊如下：

行距：單行間距、2倍行高等。
縮排：各種 tab 或空格的縮排等。
對齊方式：靠左、靠右、置中、左右對齊與分散對齊等。

如果你在沒有選取文字的 word 中按下 insert f，那麼所聽讀的內容就是你游標所在的那個位置的格式資訊。當你移動游標在文件的各個地方，所讀取到的格式資訊就會隨著實際的情況而有所不同。

如果你在按下 insert f 之前先選取了文字，那麼所聽讀的格式資訊就是被選取文字範圍的資訊。如果選擇範圍內的資訊格式不統一，那麼可能會聽讀到混合性的字體、字型、段落等資訊。

當你想要修改這些格式資訊時，一定要先按 insert f 來確認當前的資訊，修改後也最好再按一次來確保最後格式的正確性。

如果你是使用這個快速鍵的新手，一下子聽讀到的資訊量可能會太多，在 jaws 與 nvda 都可以按住 insert 後連按兩次 f 鍵，他會用一個對話方塊，讓你可以使用上或下方向鍵來逐一閱讀相關的格式資訊，閱讀完畢後，只要按下 esc 鍵(跳離鍵) 就可以關閉該對話方塊。這樣就比較不會遺漏相關的資訊細節。

3.2.2 字型對話方塊

在這一章的開頭，我們舉了關於開啟字型對話方塊的三種方法，像是快速鍵 control d，或者開啟快顯功能表並使用下方向鍵移到字型後按 enter 等。

在這個對話方塊中，你可以修改很多東西，但是我們先聚焦在字型、樣式、大小及顏色這四個部分的討論，步驟如下：

選取你想要修改字型格式的文字。
按下快速鍵 control d 來開啟字型對話方塊，或者使用快顯鍵的方式也可以。
你會停在中文字型的編輯區，他是一個可編輯的下拉選單，你可以直接輸入所需字型的前幾個字，並搭配上或下方向鍵來進行選擇。
按一下 tab 鍵會到達字型，這是英文字型，操作方式與中文字型相同。
按一下 tab 鍵會到達字型樣式的下拉編輯區，直接使用上或下方向鍵來選取即可，包括標準、粗體、斜體、粗斜體等。
按一下 tab 鍵會到達大小的下拉編輯區，直接使用上或下方向鍵來選取數字，也可以直接輸入你想要的點數大小，這個數字代表的就是俗稱的幾號字體。
如果已經修改完成，就直接按 enter 來確認，對話方塊會關閉。
按 insert f 來確認格式資訊是否已經按照我們剛才的修改進行了變動。

如果還想修改文字的顏色，那麼就從大小的下拉編輯區再按一次 tab 鍵到達字型色彩按鈕。按下空白鍵會開啟色彩選擇器的功能表。

色彩選擇器的操作方式比較特別，如下所述：

剛剛提到，在顏色按鈕上，按空白鍵。這裡不要按 enter 鍵，因為這樣會讓你不清楚游標的位置。
這會開啟顏色選擇器面板，其瀏覽方式如下。如果你按 home 鍵或是一直按上方向鍵，你的導讀軟體會說「自動」，這表示前景色是黑色。如果你現在按一下下方向鍵，你會停在一個顏色上並聽到「輔色 1」、「輔色 2」等。這些「輔色」是該顏色的不同色調，從淺色到深色。你可以按左右方向鍵尋找其他顏色。如果你只想要黑色，可以按上方向鍵直到聽到「自動」，或是按一下 home 鍵。當你聽到想要的顏色時，按 enter 鍵。即使你的導讀軟體可能會提示你按空白鍵，也不要這麼做，因為在某些版本可能會無法離開顏色選擇器。
離開後，你不會聽到任何變化。例如，如果在你嘗試做變更前它說的是輔色 1，它仍然會說輔色 1 而不是自動。幸運的是，這只是錯覺。按一下 tab 鍵然後再按 shift + tab 回來，你就會聽到你實際上已經做出了變更。
現在按幾次 tab 鍵到「確定」按鈕，然後按 enter 鍵或空白鍵來套用你的變更。

再次提醒，這個顏色按鈕雖然有點不穩定，但只要按對按鍵就一定會成功。另外，一定要按下 insert f 來確認顏色資訊。在不同版本的 jaws 可能有不同的朗讀方式，例如 2021 會朗讀「black on white」也就是白底黑字，但在之前的版本可能是「default on default」或「blaack on black」，當然這是荒謬的。在預設的情況下，除非你去修改，否則都是白底黑字。

雖然可以在字型對話方塊來改變字體的樣式，例如粗體或斜體等，但使用之前提供的快速鍵直接進行修改會更有效率，首先，必須選取要修改的文字後，以下是可以使用的快速鍵：

control b: 粗體，開或關
control i: 斜體，開或關
control u: 底線，開或關

這些都是切換開關，按一下是開，再按一下就是關，例如 nvda 會朗讀「粗體開啟」或「粗體關閉」，斜體與底線也是一樣。

3.2.3 段落對話方塊

重要的格式選項包括：

對齊方式：靠左、靠右、置中、左右對齊或分散對齊等
左和右縮排
特殊，參考每一段的第一行縮排，也就是凸排(懸掛縮排)
段落間距：每個段落間前後的間距
行距：單行間距、2倍行高、多行等

在該對話方塊中，還有其他更多的選項，我們僅先討論上面列出的項目就好。

首先，選取你想調整段落設定的文字，如果要針對整份文件，就按 control a 來全選文字。

段落對話方塊位在常用功能區，但與字體對話方塊一樣，直接瀏覽alt功能區比較不好找，他的快速鍵是 alt h p g，或者直接利用快顯功能表，使用下方向鍵移到段落後按 enter 開啟他。

你位於第一個位置是對齊方式的下拉式方塊，使用上或下方向鍵來移動這五個選擇，分別是：

靠左對齊：將文字往左邊界靠齊，這是預設值。
置中對齊：將文字中間對齊，通常用在標題，或者章節、表頭等。
靠右對齊：將文字往右邊界靠齊，這比較少用，有時會用在撰寫序文、前言最後留下的日期、地點或作者姓名。
左右對齊：將文字同時靠左和靠右對齊。
分散對齊：會將每個字之間的間距調成相等，這只有中文環境才會有，因為中文每個字的大小相同，如果是英文字母，本來寬度就不同，強制這樣排列反而會破壞閱讀。

使用上或下方向鍵選擇後，按 tab 鍵移至縮排的「左」編輯區。如果你想要縮排整個段落或是多個段落，可以按上或下方向鍵移動到想要的數值，或是直接輸入數值（中文版是多少字元，英文版是多少英寸）。

按一下 tab 鍵向右縮排，並以與左縮排相同的方式輸入你的數值。

tab 到特殊區，預設選項是無。如果你想要每個段落的第一行縮排，按一下下方向鍵到「第一行」。現在按一下 tab 鍵，你會聽到「位移點數」「2」個字元，你可以用上方向鍵或下方向鍵來改變這個數值，通常你會維持這個設定。

人們經常在每個段落的第一行手動按一下 tab 鍵，或者更糟的是按五下空白鍵。除了這樣做很耗時之外，如果你是視障者，在編輯時移動一些文字，可能會不小心在段落中散布一些 tab 和隨機的空格。在段落對話方塊中設定首行縮排，是一個更有效率且更乾淨的做法。

按下 tab 鍵直到聽到「與前段距離」。你可能也會聽到「0 行」，因為對一般文字來說，0 行（或無間距）是段落前間距的預設值。一般文字不應該更改這個設定。在後面討論標題和樣式時，我們會看到標題的段落前間距預設值會大於 0 行。

現在按 tab 鍵直到聽到「與後段距離」。這個預設值也是 0 行。由於一般視力讀者使用的標準字型大小是 11 或 12 號字，設定多少距離就要估算，通常是設定為 0 行。

使用導讀軟體的視障使用者需要記住一個重要的注意事項。我們許多人（包括我自己）在結束段落時常常會按兩次 enter：第一次 enter 是每個人在段落結尾都會按的換行符號，第二次 enter 則是手動在段落之間加入空白行。這樣做可以讓視障使用者更容易聽出一個段落的結束和下一個段落的開始，因為導讀軟體會在段落之間的空白行朗讀「空白」。如果這是你的習慣，你可以繼續這麼做。不過，請務必將段落後的間距設定為 0 行。如果你沒有進行這項調整，你會在段落之間產生過多的間距。請務必避免這種不美觀的錯誤。

現在按 tab 鍵移至行距下拉式方塊。預設值為單行間距。如果要改為雙行間距，按兩下下方向鍵選擇2倍行高。

現在按 tab 鍵移至「確定」按鈕，然後按 enter 或空白鍵來套用這些變更。

回到本文區，按下 insert + f 再次確認你的變更是否已經生效是個好習慣。在聽到字型資訊後，如果你已經做了上述的段落格式變更，你的導讀軟體可能會說類似「靠左對齊第一行縮排 2 個字元行距 2 倍行高」這樣的內容。要檢查段落前後間距，你有兩種選擇。你可以回到段落對話方塊並按下 tab 鍵檢視你選擇的數值是否仍然存在。或者你可以在功能區的「版面配置」索引標籤中瀏覽段落前後間距選項。這些選項的快速鍵分別是 alt + p + s + b 和 alt + p + s + a。

3.2.4 設定邊界

邊界是指頁面實體邊緣到開始列印處的空白區域。在 word 中，預設的邊界尺寸是從頁面的上、下、左、右邊緣各一英吋。

若要知道目前在 jaws 中的邊界設定，你可以按下 insert + f1，這會開啟一個包含螢幕相關說明的虛擬檢視器。你會聽到許多資訊，最後會聽到左、右、上、下邊界的尺寸。如果 jaws 朗讀的速度太快而無法聽清邊界設定，你可以使用上下方向鍵逐行閱讀文字。完成後，請務必按下 escape 鍵離開 jaws 的螢幕相關說明並返回文件。如果你正在以 word 檔閱讀本書，現在就按下 insert + f1 來聽取邊界尺寸。

nvda 和 narrator 都沒有這樣的輔助工具，因此你需要進入邊界子選單來檢查目前的設定。我們稍後將會說明如何操作。

你可以透過功能區或使用快速鍵 (alt + p + m) 來存取邊界子功能表。邊界位於「版面配置」索引標籤下方功能區的左上角，所以當你使用左右方向鍵移動到「版面配置」索引標籤時，只需按幾下 tab 鍵就能到達邊界子功能表，然後按下 enter 鍵即可。

現在你會聽到「上次自訂邊界設定」或「標準」。標準是上、下一英吋(2.54公分)、左、右 3.18 公分。當你使用下方向鍵瀏覽其他選項時，你會聽到「窄」（四周都是 1.27 公分）、「中等」以及其他幾個選項。當你移到想要的選項時，按 enter 或空白鍵。如果文件只有一個區段，這會將整份文件的邊界都變更；如果是在某個區段中，則只會變更該區段的邊界（關於區段的更多資訊請參考第 3.9.2 章）。

如果你想要設定不同於上述預設配置的邊界尺寸，你需要設定自訂邊界。請依照以下步驟：

如上所述開啟邊界子功能表。
按一次 shift + tab 到自訂邊界並按 enter。
你會進入上邊界的微調方塊。目前的頂端邊界值會顯示出來。按上方向鍵或下方向鍵可以每次調整 0.1 公分，或是直接輸入你要的新數值。
按 tab，然後輸入你想要的下邊界。
按 tab 到左邊界並輸入數值。
按 tab 到右邊界，輸入數值，然後按 enter。
使用 jaws 時，再按一次 insert + f1 可以聽到你的新邊界尺寸。

如上所述，nvda 和 narrator 沒有類似 insert + f1 這樣的快速鍵可以快速查看目前的邊界設定。你必須改為瀏覽到自訂邊界對話方塊，然後按 tab 鍵來移動並聽取各項尺寸。

3.2.5 變更預設字型、段落和邊界設定

變更預設字型：

在「字型」對話方塊中，依照上方 3.2.2 章節的指示進行變更。常見的預設英文字型設定可能是 times new roman、arial 或 calibri，中文字型可能是細明體、新細明體、微軟正黑體等，樣式為一般，大小為 11 或 12 號字，顏色為黑色（自動）。
按 tab 鍵數次移至「設為預設值」按鈕。按 enter 鍵或空白鍵。
這裡要特別小心，因為語音回饋可能會產生誤導。你會停在一個「確定」按鈕上，聽起來似乎按下它就會變更預設值。請不要在這裡按 enter 鍵。
請改按兩次 tab 鍵移至「只有這份文件嗎」選擇鈕。按上方向鍵移至「以 Normal.dotm 為範本的所有文件」選擇鈕，然後按 enter 鍵。
若要測試，請按 control + n 開啟新文件，再按 insert + f 檢查格式設定。你現在應該會聽到新的預設字型設定。

變更段落預設值：

按下 alt + h + p + g，或使用快顯功能表進入段落對話方塊，進行所需的變更（最重要的是對齊方式、首行縮排、段落前後間距，以及行距）。
按下 tab 鍵數次直到「設為預設值」按鈕。按下 enter 或空白鍵。如同上面設定預設字型一樣，由於語音回饋可能有誤導性，在此要特別小心。
按兩下 tab 鍵，然後按上方向鍵選取「以 Normal.dotm 為範本的所有文件」選擇鈕，再按 enter 鍵。
若要測試，請按下 ctrl + n 開啟新文件，然後按下 insert + f 檢查格式設定。現在應該會聽到新的預設段落設定。

變更邊界預設值的方法：首先，請注意你可能永遠不需要這麼做，因為最常見且被廣泛接受的邊界預設值是英文環境四邊都是一英吋，中文環境為上述提到的標準邊界。但如果你確實需要變更，請依照以下步驟：

按 alt + p + m 開啟邊界子功能表。
按一次 shift + tab 移至自訂邊界對話方塊，然後按 enter。
在四個微調方塊（上、下、左、右）中，輸入你想要的預設邊界。
按幾次 tab 移至「設為預設值」按鈕，然後按 enter。
再次按 enter 確認你要變更預設邊界。請注意，這不像變更字型和段落預設值那麼複雜。
若要使用 jaws 測試，請按 control + n 開啟新文件，然後按 insert + f1 檢查邊界。若使用 nvda 和 narrator，請開啟新文件，重新開啟自訂邊界對話方塊，然後按 tab 瀏覽上、下、左、右邊界，聆聽新的預設邊界值。
按 esc 鍵離開對話方塊。

3.3 項目符號與編號清單

在 word 文件中，你常常會想要建立項目清單，以便將它們與標準文字區分開來。當清單中的項目順序或排序不重要時，就會使用項目符號。當順序很重要時，則會使用編號。項目符號清單和編號清單也分別被稱為無序清單和有序清單。食譜就是一個很好的例子。你會使用項目符號來列出食材，因為它們的順序並不重要。你會使用編號來列出烹飪步驟，因為順序顯然很重要。

我會從項目符號開始，透過功能區瀏覽到對話方塊。步驟如下：

選取要加上項目符號的文字。
按下 alt 開啟功能區。如果不在「常用」索引標籤，請使用左方向鍵移至該處。
按下 control + 右方向鍵三次，移至下方功能區的「段落」群組。你會停在「項目符號」分割按鈕上。
如果要使用預設的項目符號格式（黑色圓點，大約是相鄰文字大小的一半），在此按下 enter 或空白鍵。這會讓你回到文件，且所選文字會加上項目符號。
如果想要查看其他項目符號選項，按下 alt + 下方向鍵展開分割按鈕選項，這些選項會以格狀呈現。
使用四個方向鍵在各種選項間移動，在想要的選項上按下 enter 或空白鍵。其他選項包括空心圓點、勾選符號、實心方形等。

如果改用快速鍵（alt + h + u），這會開啟項目符號分割按鈕，你可以使用四個方向鍵來瀏覽選項。在你的選擇上按 enter 或空白鍵。

如果你想要在清單中間加入新的項目符號，請瀏覽到上一行的尾端並按下 enter。新的一行會出現項目符號。如果你在清單的底部想要新增另一個項目，將游標放在行尾，按一下 enter，就會出現新的項目符號。如果再按一次 enter，項目符號就會結束，文字會回到一般的格式。

如果你想要移除項目符號，有兩種方式可以做到。首先，選取有項目符號的文字。如果你使用 word 365，瀏覽到下方功能區的項目符號分割按鈕時，你會聽到目前選取的項目符號格式（在較早的版本中，你只會聽到它已被勾選）。按下 enter 或空白鍵取消項目符號的勾選，就會移除項目符號。

第二種方式，你可以按下快速鍵 (alt h u)，然後用方向鍵移到「無」按鈕。按下 enter 或空白鍵，同樣也能移除項目符號。

如果你想使用預設的實心圓點作為項目符號，這裡有一個更簡單的方式來建立項目符號清單。選取文字後按下 control + shift + l 就可以了！

然而，這並非切換功能，所以按下 control + shift + l 並不會移除項目符號。若要清除項目符號，你需要依照上述步驟回到功能區，找到「無」按鈕才行。

建立編號清單的步驟與建立項目符號清單的步驟非常相似。

選取要製作成有序清單的文字。
按下 alt 開啟功能區。如果不在「常用」索引標籤，請使用左方向鍵移動過去。
按下 control + 右方向鍵移至下方功能區的「段落」群組，你會先停在「項目符號」分割按鈕。按一下 tab 移至「編號」分割按鈕。
如果要使用預設的編號格式（即 1.、2.、3. 等），在此按下 enter 或空白鍵。
如果要查看其他編號選項，按下 alt + 下方向鍵展開分割按鈕選項。
使用右方向鍵瀏覽各種選項，在想要的選項上按下 enter 或空白鍵。其他選項包括字母、羅馬數字等。

如果改用快速鍵 (alt h n)，這會開啟編號分割按鈕，你可以用方向鍵瀏覽選項，在想要的選項上按 enter 或空白鍵。

若要在編號清單中間加入新項目，請瀏覽到上一行的尾端並按 enter。新的一行會出現下一個編號。清單中所有後續項目都會自動重新編號。如果你在清單底部想要新增另一個項目，按一下 enter，就會出現序列中的下一個編號。再按一次 enter，編號就會結束，回到一般的格式。

最後，有兩種方式可以移除編號。首先，選取已編號的文字。如果你使用 word 365，在下方功能區瀏覽到編號分割按鈕時，你會聽到目前選取的編號格式（較早版本只會聽到已勾選）。按下 enter 或空白鍵取消編號的勾選，就會移除編號。

第二種方式，你可以按快速鍵 alt + h + n，然後用方向鍵移到「無」按鈕。按 enter 或空白鍵就可以移除編號。

3.4 頁首與頁尾（包含頁碼）

頁首位於頁面實體頂端與頁面上邊界之間。如果你的上邊界設定為一英吋，你的頁首文字會位於距離頁面頂端半英吋處，中文環境只是尺寸上稍有不同而已。當你插入頁首時，預設會在文件的每一頁頂端重複出現。頁首可以包含頁碼、簡短的文字，或小型圖形（如公司標誌）。

頁尾位於頁面下邊界與頁面實體邊緣之間。和頁首一樣，預設會在每一頁重複出現。

頁碼可以插入在頁首或頁尾。當你在頁首或頁尾頁框時，word 有一個好用的快速鍵可以新增頁碼到頁首和頁尾，按住 alt + shift + p 即可。

jaws 也提供了一個方便的方式讓你檢查文件中是否有頁首或頁尾。按下 insert + f1 鍵可開啟 jaws 的螢幕相關說明（我們先前用過這個功能來偵測邊界尺寸）。如果文件中有頁首或頁尾，在 jaws 開始朗讀邊界尺寸之前，它會說類似「header: 1」或「footer: 1」這樣的內容，這表示存在含有頁碼的頁首或頁尾。請注意，不論你目前在哪一頁，它都只會顯示數字 1。

如果頁首或頁尾也有文字，jaws 也會朗讀這些內容。如果頁首同時包含文字和頁碼，你會聽到類似這樣的內容：「header：accessibility report 1。」

nvda 和 narrator 沒有這樣的工具。你需要開啟頁首或頁尾子功能表的編輯區，並使用左右方向鍵來確認是否有任何內容。頁首編輯和頁尾編輯的快速鍵分別是 alt + n + h + e 和 alt + n + o + e。

3.4.1 頁首和頁尾插入

建立頁首和頁尾的步驟是相互對應的。開啟頁首子功能表的快速鍵是 alt + n + h，頁尾則是 alt + n + o。若要透過功能區瀏覽這些對話方塊：

按下 alt 開啟上方功能區，如果是從「常用」索引標籤開始，按一下右方向鍵移至「插入」索引標籤。
按下 control + 右方向鍵移至頁首及頁尾群組。你會先停在頁首子功能表，再按一下 tab 鍵就能找到頁尾子功能表。

我將只用頁首來說明剩下的步驟，因為這些步驟對頁首和頁尾都是相同的。此外，在 word 中頁首的使用頻率比頁尾高。舉例來說，在附錄三所涵蓋的三種學術格式指南中，都需要使用頁首。

在頁首子功能表中，按 enter 開啟。
你會先停在空白按鈕上，按 enter 來新增新的頁首。
這會讓你停在頁首頁框的最左側。如果你想要在頁首放置靠左對齊的文字，就在這裡輸入。
按一下 tab，游標會移到中間。你的導讀軟體通常會說「多少個字元」，表示你正位於某元寬的頁面正中央。在這裡輸入文字會自動置中對齊。當你輸入時，它會自動調整。
再按一下 tab，游標會移到頁首頁框的右側。在這裡輸入文字會靠右對齊。通常這裡會放頁碼。如果要放頁碼，按 alt + shift + p 插入頁碼。然後按左右方向鍵，你就會聽到頁碼。
按 escape 離開頁首頁框，按一次下方向鍵回到文件的主要內容區。
如果使用 jaws，按「insert + f1」確認頁首已經設定完成。你會在聽到邊界尺寸之前聽到這個資訊。

3.4.2 移除和編輯頁首及頁尾

理論上，你可以透過「頁首及頁尾」子功能表中的編輯區來修改頁首或頁尾。但實際上，這種方式有時候在導讀軟體上的運作並不理想。通常完全移除頁首或頁尾再重新設定會比較容易。在這裡，我們只討論頁首，因為頁尾的處理方式是一樣的。

如上所述開啟頁首子功能表。
按上方向鍵數次移至「移除頁首」按鈕，然後按 enter 或空白鍵。
如果要重新設定頁首或頁尾，現在就可以重新設定。

alt + n + h + r 可以移除頁首，而 alt + n + o + r 則可以移除頁尾。

請確保你的頁首和頁尾與文件主體使用相同的字型格式。以頁首為例，最簡單的方法如下：

進入頁首頁框（快速鍵：alt + n + h + e）。
按下 control + a 選取頁首頁框中的所有文字。
按下 control + d 開啟字型對話方塊，進行變更後按下 enter。
按下 escape 離開頁首頁框，瀏覽至其他頁面，再次按下 alt + n + h + e 進入該頁的頁首頁框。
按下 insert + f 確認字型格式已正確變更。

請注意，如果你的第一頁有不同的頁首或頁尾，你必須對該頁重複執行上述步驟 1 到 3。

3.4.3 第一頁使用不同的頁首或頁尾

通常，你可能不希望在文件的第一頁出現頁首或頁尾，或者你可能想要第一頁的頁首／頁尾文字與後續頁面不同。在這兩種情況下，你都需要知道如何在第一頁設定不同的頁首或頁尾。以下是頁首的設定步驟：

開啟頁首子功能表後，按幾次上方向鍵移至「編輯頁首」並按 enter 鍵（或使用快速鍵：alt + n + h + e 進入此編輯區）。
按 alt 鍵開啟功能區。如果你使用 word 365，會進入「頁首及頁尾」索引標籤（在其他版本的 word 中則是「設計」索引標籤）。
按幾次 control + 右方向鍵移至選項群組，然後按空白鍵勾選「第一頁不同」核取方塊。
將游標置於文件第一頁，開啟頁首頁框（快速鍵：alt + n + h）。
如果要保持頁首空白，按 esc 鍵然後使用下方向鍵回到文件主體。
如果要在第一頁的頁首插入文字，請依照上述步驟操作。然後按 esc 鍵和下方向鍵回到文件主文。
現在移至文件第二頁。插入頁首，這會顯示在除第一頁以外的所有頁面上。
重複建立頁首的步驟，插入你想要在第二頁之後顯示的文字和頁碼。
按 esc 鍵和下方向鍵回到主文。

3.4.4 不同區段中的不同頁首或頁尾

你也可以為文件的不同區段建立不同的頁首和頁尾。如果文件中某些頁面格式需要變更，就必須使用分節符號。第 3.9.2 章節會說明何時需要分節以及如何插入分節符號。

在較大且較複雜的文件中，常常需要分節符號。一個常見的例子是文件中的頁碼格式需要變更。一份文件可能包含：標題頁和目錄（頁首或頁尾沒有頁碼）、摘要（使用羅馬數字）、以及正文（使用標準頁碼）。在這種情況下，你會想要將這些內容指定為不同的區段，並為每個區段設定不同的頁首或頁尾。以下是設定頁首的步驟：

在你的文件中，依照第 3.9.2 章節所述，在適當的位置插入分節符號。
假設你想要第二節的頁首與第一節不同，請將游標移至第二節的任何位置，並為該節建立頁首。
當游標仍在頁首頁框時，按下 alt 開啟功能區。如果你使用的是 word 365，會進入「頁首及頁尾」索引標籤（在其他版本的 word 中則是「設計」索引標籤）。
按下 control + 右方向鍵數次移至「導覽」群組，按 tab 鍵移至「連結至上一節」按鈕，然後按下空白鍵取消勾選。
如果使用 jaws，在這一節和上一節按下 insert + f1 檢查每一節是否有不同的頁首。如果使用 nvda，按下 alt + n + h + e 進入頁首頁框，然後使用方向鍵查看頁首內容。

若要存取已存在的頁首頁尾標籤，請按 alt + n + h + e 進入頁首頁框。接著，重複上述步驟三到五，以解除此區段的頁首與前一區段的連結。

3.5 標題與樣式

樣式是確保文件格式一致性以及輔助瀏覽的強大工具。標題則用於組織和格式化文字。

標題可以區分不同類型的內容，並幫助讀者找到資訊。你可以定義不同層級的標題（第一級、第二級等），以清楚建立文件的階層結構。較低層級的標題會從屬於或巢狀於較高層級之下。可以想像一本書，所有第一級標題是書的各個部分，第二級標題是各部分中的章節，而第三級標題則是章節中的小節。

樣式是一組完整的字型和段落格式選項，用來決定標題或一般文字的外觀。一般文字是指構成文件主體的文字。還有其他類型的樣式（用於表格、註腳、標題頁等），但這裡的討論僅限於標題和一般文字。

使用樣式的價值在準備大型文件時特別重要。想像你正在撰寫一份 15 頁的學期報告或是 75 頁的顧問報告。你從多個層級的大綱開始著手。你想要為各個章節設定標題格式。你瀏覽整份文件尋找章節標題，一個一個設定格式。你試著在腦中記住每個標題屬於哪個層級。根據你需要設定格式的標題數量以及你的打字能力，整個過程可能需要花費 30 分鐘到幾個小時不等。不幸的是，你在過程中可能會犯一些錯誤。而且很有可能之後你會想要調整格式，那你就必須再重複一次這個繁瑣的過程。

使用標題和樣式可以讓這個過程變得快速且容易，不論是第一次使用或是之後的修改都是如此。自動化可以將格式錯誤和不一致的情況降到最低。這對於明眼的寫作者來說是如此，對視障寫作者來說更是加倍重要。畢竟，明眼的寫作者可以用眼睛掃視文件來發現格式錯誤，但視障寫作者無法這麼做，這使得使用標題和樣式變得更加有利。

任何適合大綱結構的文件，不論是長篇文件或是短篇文章、兩頁的履歷表，都可以使用標題和樣式來進行格式化。

我會先討論如何使用標題來瀏覽文件。接著我們會看如何在文件中插入標題。之後，我會介紹樣式作為格式設定工具的強大功能。

3.5.1 使用導讀軟體瀏覽標題

在 jaws 中，有兩種方式可以瀏覽 word 文件中的標題。第一種方式是按下 insert + f6，這會顯示標題清單。使用上方向鍵或下方向鍵可以在標題間移動，或使用字首搜尋找到想要的標題。按下 enter 鍵會將游標移至文件中的該標題位置。你也可以分別使用 home 和 end 鍵移至清單中的第一個和最後一個標題。這些功能在 narrator 中也同樣適用。

第二種方式，只有在使用 jaws 時，你可以按下 insert + z，這會讓你離開編輯模式並進入虛擬模式。jaws 會朗讀「quick keys on」。接著你可以按 h 移至下一個標題，或按 shift + h 移至上一個標題。你也可以按大鍵盤數字列的 1 移至下一個第一級標題，按 2 移至下一個第二級標題，以此類推。insert + z 是一個切換鍵，再按一次就會回到編輯模式。jaws 會朗讀「quick keys off」。

在 nvda 中，也有兩種方式可以瀏覽標題。這兩種方式都需要先切換到瀏覽模式，這相當於 jaws 的快速鍵模式。要取得標題清單：

同時按下 insert 鍵和空白鍵以切換至瀏覽模式。
按下 insert + f7，開啟元素清單。
按一次 shift + tab 會到一組選擇鈕，這些選擇鈕是用來選擇 nvda 在 word 文件中可以瀏覽的元素類型，包括連結、標題、註解、錯誤和圖表。
使用上下方向鍵移至標題。
按一次 tab 鍵，現在你位於標題的樹狀檢視中。你可以使用上下方向鍵或字首搜尋來進行瀏覽。

很不幸地，這種呈現標題的方式令人困惑，因為樹狀檢視的層級結構和標題的層級結構不同。對於第一級標題，nvda 會說「第零級」，因為它是在識別樹狀檢視階層中的層級，而不是標題階層中的層級。樹狀檢視階層中的第一層代表的是第二級標題，以此類推。因此，原作者比較偏好使用 jaws 或 narrator 來存取標題清單。

你也可以像上面提到的，在 nvda 中使用「瀏覽模式」或在 narrator 中使用「掃描模式」（按 insert + 空白鍵啟用）來瀏覽標題。接著你可以按 h 和 shift + h 來移動到下一個和上一個標題，也可以使用大鍵盤數字 1、2、3 等數字鍵來依標題層級瀏覽。

瀏覽模式對 nvda 和掃描模式對 narrator 都是可切換的功能。nvda 在啟用時會發出一種聲音，關閉時則會發出另一種聲音。narrator 則會說「掃描」和「掃描關閉」。

3.5.2 新增標題

這個方法又快又簡單。若要新增第一、二或三級標題，只要將游標放在想要設為標題的那一行，然後按下以下按鍵：

control + alt + 1：用於標題 1。
control + alt + 2：用於標題 2。
control + alt + 3：用於標題 3。

舉例來說，如果你想要將標題 1 改成標題 2，只要將游標放在有標題 1 格式的那一行，然後按下 control + alt + 2 就可以將它變成等級 2 的標題。

若要移除標題格式，請將游標放在想要移除的標題上，然後按下 control + shift + n。這會移除標題並將其變更為一般文字。

3.5.3 什麼是樣式？

樣式是特定文字區段中所有字型和段落格式的總和。你可以在文件中為許多不同項目建立樣式，但最重要的是標題層級以及文字的主體部分，也就是所謂的「標準」樣式。

標題樣式有助於在視覺上將文字與文件的其他部分區分開來。標題 1 的文字可能會以粗體呈現、使用較大的字型、採用黑色以外的顏色，並置中對齊。段落前的間距可能高達 24 號字，在視覺上將其與前面的文字分開。

標題的格式設計不應該與其他層級的標題樣式或一般文字樣式分開考慮。樣式格式的決定需要被視為一個整體，以建立視覺層級，因為較低層級的標題從屬於較高層級的標題。換句話說，第一級標題在視覺上應該比第二級標題更為「重要」。第二級標題應該比第三級標題更為「重要」。而所有標題都應該與一般文字有明顯的區別。

以下是一個階層的範例：

一級標題：粗體、times new roman、16 點、黑底白字、置中對齊、段落前間距 24 點、段落後間距 0 點
二級標題：粗體、times new roman、14 點、黑底白字、靠左對齊、段落前間距 10 點、段落後間距 0 點
三級標題：粗體、times new roman、13 點、黑底白字、靠左對齊、段落前間距 6 點、段落後間距 0 點
一般文字：標準、times new roman、12 點、黑底白字、靠左對齊、段落前間距 0 點、段落後間距 8 點

如上述範例所示，標題層級和一般文字樣式主要是透過字體大小、粗體、顏色、對齊方式，以及段落前後間距來區分。

本章前面已經討論過最重要的字型和段落格式設定。在此再次列出如下。

字型格式化的考量包括：

字型名稱或設計：times new roman、arial、calibri 等。
屬性：粗體、斜體、底線或一般。
點數大小，就是所謂的幾號字。
字型顏色。

段落格式考量包括：

對齊方式（靠左、置中、左右對齊、靠右、分散對齊）。
左右縮排。
只有一般文字才有首行縮排。
段落前間距（第一級標題可能會隨著較大的字型尺寸而變化，第二、三、四級等標題則逐漸遞減，一般文字永遠是 0 點）。
段落後間距：標題為 0 點，一般文字則可變動（關於一般文字的特殊考量請參考上方段落對話方塊章節）。
行距（標題為單行間距，一般文字通常為單行間距或2倍行高）。

3.5.4 變更單一文件的樣式

這個程序適用於所有標題層級以及一般文字。我們將以二級標題樣式為例說明。步驟如下：

瀏覽至文件中目前的二級標題並選取整行或多行。若要選取單行，我建議按下 home 鍵移至行首，然後按下 shift + end 選取該行。這比按下 shift + 下方向鍵來選取更安全。這樣可以確保游標焦點完全停留在二級標題所在行，而不會移至下一行。如果焦點偏離標題所在行，後續步驟將無法正常運作。
開啟字型對話方塊，可以透過快顯鍵瀏覽或使用快速鍵 (control + d) 開啟，並進行修改。
游標仍停留在二級標題上時，開啟段落對話方塊，可以透過快顯鍵瀏覽或使用快速鍵 (alt + h + p + g) 開啟，並進行修改。
游標仍停留在二級標題上時，開啟樣式子功能表。快速鍵是 alt + h + l。如果要透過功能區瀏覽，它位於「常用」索引標籤中。你可以按幾次 control + 右方向鍵移至樣式群組。這是該群組的第一個命令。
你會停在「標題 2」按鈕上。這時不要按 enter 或空白鍵。請按快顯鍵，你會停在「更新標題 2 以符合選取範圍」。按下 enter 確認。這會將文件中所有其他二級標題的格式變更為符合你在選取文字上所做的修改。
若要測試，瀏覽至文件中的任何其他二級標題，並按下 insert + f 確認字型和段落格式是否已變更。

當你完成上述正常文字的步驟後，當你進入樣式子功能表時，你的導讀軟體會說「正常文字按鈕」。當你按下快顯鍵時，你會聽到「更新正常文字以符合選取範圍」。

3.5.5 變更未來文件的預設樣式

你可能不喜歡電腦內建的預設樣式，而想要更改它們。不過，你只能變更新文件的預設值，無法變更已儲存文件的預設值。若要在已儲存的文件中變更樣式，請依照上一節的步驟進行。

若要了解特定標題層級或一般文字目前的預設樣式，請開啟一份空白的 word 文件。對於一般文字，按下 insert + f，導讀軟體就會朗讀預設的字型和段落格式。對於標題層級，按下該標題層級的快速鍵（control + alt + 1、2、3 等）。接著按下 insert + f 就會朗讀該標題層級的預設字型和段落設定。

以下是如何變更預設樣式，我們再次以第二級標題為例：

開啟新的空白文件。這一步非常重要。如果你在已存在的文件中嘗試，以下步驟都將無法運作。
輸入一些文字後，按下 home 鍵然後按下 shift + end 選取該行。
按下 control + alt + 2 將選取的文字標記為第二級標題。
重複前一節的第 2 到第 6 步。這只會變更目前文件的第二級標題格式。
再次開啟樣式子功能表（快速鍵：alt + h + l）。這會將游標移至「標題 2」按鈕。
按下快顯鍵，按一下下方向鍵移至「修改」，然後按 enter。這會開啟「標題 2」內容對話方塊。
按幾次 shift + tab 移至「只套用至此文件」選擇鈕。按一下上或下方向鍵移至「套用至以此範本為基礎的新文件」選擇鈕。
按兩次 tab 移至「確定」按鈕並按 enter。
若要測試，按下 control + n 開啟新文件。然後按下 control + alt + 2 將其設為第二級標題，再按下 insert + f 確認預設格式變更已生效。

3.5.6 設定較低層級標題的快速鍵

word 只有為第一、二、三層級標題預設快速鍵。理論上你可以使用到第九層級的標題。話雖如此，在加入太多額外層級之前要三思，因為這會讓你的文件在閱讀和撰寫上變得更具挑戰性。建議很少使用超過四個層級的標題。

標示較低層級標題的其中一種方式，是按下 alt + shift + 右方向鍵，並持續按右方向鍵直到聽到想要的標題層級。或是按下 alt + shift + 左方向鍵來降低標題層級。

你也可以為較低層級的標題定義快速鍵。以下是設定第四級標題快速鍵的步驟：

開啟空白或現有的 word 文件，按 alt + shift + 右方向鍵直到聽到「標題 4」。
開啟樣式子功能表。再次提醒，快速鍵是 alt + h + l。這會讓你停在「標題 4」按鈕上。
按快顯鍵，然後下方向鍵一次到「修改」，然後按 enter。這會開啟「標題 4」的「內容對話方塊」。
按 shift + tab 三次到「格式」按鈕並按 enter。請注意這裡必須按 enter：空白鍵無法作用。
使用上或下方向鍵到「快速鍵」按鈕並按 enter。
這會開啟一個編輯區讓你輸入快速鍵。按 control + alt + 4 來設定這個組合為第四級標題的快速鍵。
tab 到「指定」按鈕並按空白鍵。
tab 到「關閉」按鈕並按空白鍵。
再次 tab 到「確定」按鈕並按 enter 或空白鍵。
要測試這個設定，輸入一些文字，按 control + alt + 4，確認它有建立第四級標題。

只要這個 word 版本還在你的電腦上，這就會一直是你的第四級標題的快速鍵。若要指定第五級以上標題的快速鍵，請使用相同的步驟。

3.5.7 標題和樣式的更多功能

3.5.7.1 選取相似文字標記為標題

假設你收到一份文件，作者用格式模仿標題的樣式，但並未真正標記為標題。我最近收到一份文件，其中章節標題被標示為粗體，而子章節則使用斜體，但都沒有套用標題格式。我認為加入標題格式可以讓文件瀏覽更容易，也有助於更好地理解文件的結構和內容。

在這種情況下，你可以快速地將所有粗體文字設定為二級標題，將所有斜體文字設定為三級標題，而不必費力地搜尋整份文件來找出這些文字並手動指定標題。首先，如果你想要保留作者的格式，請記住作者對要設定為標題的文字所使用的字型和段落格式。接著執行以下步驟：

選取其中一行你想要標記為標題的文字。在這個例子中，選取其中一行粗體文字，這些文字最後會被標記為第二級標題。
開啟功能區的「常用」索引標籤，按 control + 右方向鍵移至「編輯」群組，按 enter 展開，使用下方向鍵移至「選取」，然後按 enter 鍵展開。
使用下方向鍵移至「選取格式設定類似的所有文字」，然後按 enter 鍵。在這個例子中，文件中所有粗體文字都會被選取。
要將所有選取的文字設定為第二級標題，按 alt + h + l，你可能會先停在「標準」按鈕上。按幾次右方向鍵移至「標題 2」按鈕並按 enter 鍵。這會將所有粗體文字設定為文件目前樣式的第二級標題。
按 insert + f6 開啟標題清單，確認你現在已經有一些第二級標題。
要將第二級標題的樣式變更為符合作者原始的格式，選取其中一個第二級標題，並將作者的字型和段落格式套用到該選取範圍。
按 alt + h + l 開啟樣式子功能表。你應該會停在「標題 2」按鈕上。
按快顯鍵，然後在「更新標題 2 以符合選取範圍」上按 enter 鍵。
對於任何你想要標記為其他層級標題的文字，重複上述步驟即可。

3.5.7.2 調整標題層級

有時候，你可能想要在文件中將所有標題層級向上或向下調整。例如，你可能想要將所有第一級標題變成第二級標題，第二級標題變成第三級標題，依此類推。或者你可能想要向上調整，讓所有第二級標題變成第一級標題，所有第三級標題變成第二級標題，依此類推。當我需要將多個文件合併成單一文件，並且需要調整標題層級時，我就會這麼做。

雖然你可以一個一個修改所有標題層級，但其實有更快的方法。我以一個文件為例，裡面有一個第一級標題，以及數個第二級和第三級標題。我想要把第一級標題改成第二級、第二級標題改成第三級、第三級標題改成第四級。在這種情況下，從最低層級開始往上修改是很重要的。如果從相反方向開始，標題層級就會變得混亂。步驟如下：

將游標放在目前的三級標題上。
按下 alt + h + l 開啟樣式子功能表，使用右方向鍵讓游標停在三級標題按鈕上。
按快顯鍵，使用下方向鍵選擇「全選」，然後按下 enter。這會選取文件中所有相同格式的文字，也就是所有目前的三級標題。
再次按下 alt + h + l，然後按一下右方向鍵移至四級標題按鈕。
按快顯鍵，然後按下 enter 選擇「更新標題四以符合選取範圍」。所有原本的三級標題現在都變成四級標題。
將游標放在目前的二級標題上，重複上述步驟將所有二級標題變更為三級標題。
假設原本只有一個一級標題。將游標放在該標題上，按下 control + alt + 2 將其變更為二級標題。

若要將標題層級往另一個方向調整，請務必從最高的標題層級開始，逐步往下調整。

3.6 表格

如果能比單純使用文字更清楚且簡潔地呈現資訊，就應該使用表格。但請記住，你仍然需要在文件內文中摘要說明重點。

如果你要建立的表格包含數字和計算，最好先在 excel 建立表格。這是因為在 excel 中進行計算再將資料匯入 word 會比較直接。關於如何從 excel 匯入表格資料，請參考下方章節 3.6.5。如果你的表格主要是文字，建議直接在 word 建立會比較好，因為 word 處理文字編輯的功能比 excel 更好。一般來說，表格的欄位數量最好不要超過五或六個較窄的欄位，否則表格會因為無法配合頁面大小而變得凌亂。

就原作者的看法而言，一般來說，在處理表格時，jaws 比起 nvda 和 narrator 提供了明顯更好的使用體驗。使用 jaws 時，在表格中瀏覽時的語音回饋更清晰且一致，同時也提供了更多有用的格式資訊。

3.6.1 在表格內及表格間瀏覽

在 word 中有幾種方式可以在表格內瀏覽。第一，你可以使用 control + alt 加上四個方向鍵在直欄和橫列間移動。第二，你可以按 tab 和 shift + tab 在儲存格間向前和向後移動。請注意，這樣做也會選取儲存格內容。若要取代儲存格內的文字，按 tab 或 shift + tab 移動到下一個或上一個儲存格，然後直接輸入新的文字即可覆蓋原有內容。

jaws 有一種使用分層模式的額外表格瀏覽方式，這提供了更多的靈活性。當游標在表格內時，同時按住 insert + 空白鍵，你會聽到一個點擊聲。按下 t 鍵，jaws 會說「table layer」。現在你可以使用以下按鍵在表格中瀏覽：

左、右、上、下方向鍵：移至左側、右側、上方及下方的儲存格。
control + 左、右、上、下方向鍵：移至該列的第一個和最後一個儲存格，以及該欄的最上方和最下方儲存格。
home 和 end：另一種移至該列第一個和最後一個儲存格的方式。
control + home 和 control end：移至表格左上角和右下角的儲存格。

若要離開這個分層模式，可以按 escape 鍵（會聽到提示音），或是按 alt + tab 切換離開目前的視窗。

以下是在表格中移動的其他實用按鍵：

control + alt + home：移至第一個儲存格，也就是移至左上角的儲存格。
control + alt + end：移至最後一個儲存格，也就是移至右下角的儲存格。
alt + windows + 點：僅適用於 jaws，朗讀目前的欄。
alt + windows + 逗號：僅適用於 jaws，朗讀目前的列。

在 jaws 中，當焦點位於表格時，你也可以按下 insert + f1 取得螢幕相關說明。這會提供許多關於表格格式和按鍵操作的實用資訊。

在 word 文件中有幾種方式可以在表格之間瀏覽。使用 jaws 時，按下 insert + z 開啟快速鍵模式。接著按下 t 和 shift + t 分別可以移動到下一個或上一個表格。完成瀏覽後，再次按下 insert + z 關閉快速鍵模式並返回編輯模式。

在 jaws 中，你也可以按下 control + insert + t 來取得表格清單。使用上方向鍵或下方向鍵移動到想要瀏覽的表格，然後按下 enter。

使用 nvda 和 narrator 時，分別按下 insert + 空白鍵來開啟「瀏覽模式」和「掃描模式」。接著按下 t 和 shift + t 可以在表格間向前或向後移動。完成瀏覽後，再次按下 insert + 空白鍵即可返回編輯模式。nvda 和 narrator 並沒有列出表格的按鍵指令。

3.6.2 朗讀欄位和列標題

當你在 word 表格內容中逐格瀏覽時，jaws 和 nvda 不僅會朗讀特定儲存格中的資料，還會朗讀對應的欄位和列標題。這讓導讀軟體使用者能更快速且容易地理解表格內容。

欄標題是表格最上方列中包含的儲存格資料。列標題是最左方欄中包含的儲存格資料。

假設你有一個月度帳單費用的表格。帳單類型（房租、電費等）列在第一欄，而月份（一月、二月等）則橫跨在第一列。帳單費用則呈現在表格的主體中。「房租」被稱為列標題，因為其對應列中的所有資料都與房租費用有關。「一月」被稱為欄標題，因為其欄位中的所有資料都與一月的費用有關。

如果 jaws 運作正常，當你水平移動瀏覽表格列時，你會先聽到欄位標題，然後才是游標所在儲存格的資料。舉例來說，如果你在租金那一列，當你按右方向鍵時，jaws 會說：「一月、1,000 元、二月、1,250 元」，以此類推。

現在，當你在欄位中上下移動時，你會先聽到列標題，然後才是游標所在儲存格的資料。舉例來說，如果你在 january 欄位中，當你使用下方向鍵時，jaws 會說：「房租，$1,000、電費，$300」，以此類推。

nvda 在讀取欄位和列標題的行為與 jaws 類似。唯一的差異是當你在 word 表格中瀏覽時，nvda 也會指出欄位和列的座標。

如果 jaws 無法正確朗讀欄位和列標題，請參考第 8.1.2.5 章節了解如何在「quick settings」中修正此問題。

就原作者所知，目前 narrator 無法朗讀 word 表格標題。

稍後你會看到 excel 有一個極為實用的相同功能，稱為「定義標題」（請參閱第 5.2.2 章），而類似的閱讀行為也是網頁表格無障礙的重要準則。

3.6.3 建立表格

表格最多可以包含三個部分：頂部的標題或說明文字、中間的欄列資料、以及底部的來源註記。

3.6.3.1 表格內容

第一步是建立表格的主體。要做到這一點，請開啟功能區的「插入」索引標籤，按幾次 tab 鍵移至表格群組，然後按 enter 鍵（快速鍵：alt + n + t）。

這會帶你進入一堆格子的地方，你的導讀軟體會說「1x1 表格」，意思是一欄一列。按右方向鍵增加欄數，用下方向鍵增加列數。當你設定好想要的欄列數後，按 enter 或空白鍵確認。如前所述，由於 word 頁面的實際寬度有限，欄數不應超過五或六欄。

在你建立表格後，游標會被放在表格的左上角儲存格中。你的導讀軟體會告訴你目前所在的列數和欄數（例如：「第 1 列，共 4 列；第 1 欄，共 5 欄」）。使用上述的瀏覽按鍵，你現在可以在表格中移動，在最上方的列中加入欄位標題、在最左邊的欄中加入列標題，以及在其他儲存格中輸入你的資料。

在 word 文件中插入的表格預設會在所有儲存格周圍加上細格線，使表格與其他文字區隔開來。邊框格線環繞整個表格，而水平和垂直格線則環繞所有個別儲存格。所有格線的預設大小和顏色都是 0.5 點的黑色。

當你看不到格線時，要如何確認格線是否存在？使用 jaws 可以輕鬆做到。將游標放在表格內，按下 insert + f1 鍵叫出 jaws 的螢幕相關說明（我們先前已經用過這個功能來檢查邊界尺寸，以及頁首和頁尾的存在）。jaws 會開始朗讀許多資訊。如果有格線，你會在聽到「table padding」之後聽到格線的相關說明。如果是使用預設值，jaws 會說：「cell border: surrounding single line with width of 0.5 points. table border: surrounding single line with width of 0.5 points」。如果在「table padding」之後沒有聽到任何儲存格或表格邊框的資訊，就表示沒有格線。

你可能想要變更格線的配置。你可以選取整個表格或單一列，然後變更該選取範圍的格線配置。由於變更格線的方式有許多種，我會先從移除所有格線開始，讓整個過程更容易理解。以下是步驟：

將游標放在表格中的任意位置。
按下 alt 開啟功能區，並按右方向鍵移至「表格工具設計」索引標籤。請注意，當你在表格中開啟功能區時，最右側會出現兩個新的表格工具索引標籤：設計索引標籤和版面配置索引標籤。請勿與功能區左側的設計和版面配置索引標籤混淆，那些是用於整體文件格式設定的。
在「表格工具版面配置」索引標籤中，按幾下 tab 鍵移至選取子功能表（快速鍵：「alt j l k」），然後按 enter。
用下方向鍵移至選取表格，然後按 enter。
再次開啟功能區，並按一下左方向鍵移至功能區上方的「表格工具設計」索引標籤。
按 tab 鍵移至下方功能區的框線及網底按鈕（快速鍵：「alt j t o」），然後按 enter。
這會開啟表格及框線對話方塊，你會先進入一個選擇鈕清單。按上或下方向鍵移至「無」，然後按 enter。這將移除目前存在的所有格線。
如果要變更整個表格的格線，請將游標放在表格中的任意位置。如果只要變更特定列的格線，請將游標放在該列中。
返回「表格工具版面配置」索引標籤中的選取子功能表。用下方向鍵移至表格或列，然後按 enter 選擇要變更的項目。
現在返回「表格工具設計」索引標籤的框線及網底對話方塊。
按 tab 鍵移至上框線，如果要顯示格線，請勾選它。請注意，在此對話方塊中必須按 enter 來勾選或取消勾選核取方塊。按空白鍵無效，這與核取方塊的一般運作方式不一致，但在這裡就是如此。
按 tab 鍵移至下框線並勾選或取消勾選。
按 tab 鍵移至左框線並勾選或取消勾選。
按 tab 鍵移至右框線並勾選或取消勾選。
按 tab 鍵移至確定按鈕，然後按 enter 或空白鍵。

誠然，這是很複雜的。如果你覺得搞砸了，最簡單的方法就是重新選取表格，然後在「表格及框線」對話方塊中，在「無」選擇鈕上按 enter 鍵來清除所有現有的格線，然後重新開始。

你可以新增或刪除額外的列或欄。最簡單的方式是透過快顯鍵開啟快顯功能表。將游標移到你想要插入額外列或欄的位置，按下快顯鍵，使用下方向鍵移到「插入」子功能表，然後按 enter。你可以選擇：向左插入欄、向右插入欄、向上插入列、向下插入列。在你的選擇上按 enter 即可。

若要在表格底部新增更多列，請瀏覽至表格右下角的最後一個儲存格。jaws 會說：「last cell in table. warning: pressing tab here adds an extra row」。nvda 和 narrator 不會朗讀任何內容，但在此按下 tab 鍵會有相同的效果。

快顯功能表中的刪除選項列出四個選擇鈕：向左移動儲存格、向上移動儲存格、刪除整列，以及刪除整欄。按 enter 鍵選擇你要的選項。

3.6.3.2 標題或說明文字

你應該在表格上方加入標題。雖然可以直接在表格上方輸入文字，但最好是使用功能區「參考資料」索引標籤中的「標號」命令。這樣不僅能確保格式和編號的一致性，也能讓整個建立表格的過程更加輕鬆。

要為表格新增標題，首先請確認游標位於表格內容中的任一處，然後：

瀏覽至上方功能區的「參考資料」索引標籤。
按下 control + 右方向鍵，以群組為單位跳至標號群組。這裡的第一個命令是插入標號按鈕。按下 enter 開啟對話方塊。這個功能的快速鍵是 alt + s + p。
輸入表格標題。預設會在標題前加上「表格 1」、「表格 2」等標號。
按 tab 鍵移至標號下拉式方塊，可選擇表格或圖片（這個對話方塊也用於插入圖片和圖表的標號）。預設是表格。
按 tab 鍵移至位置，選項有「在選取項目上方」或「在選取項目下方」。預設是上方位置。請勿變更此設定。
按 tab 鍵移至「從標號排除標籤」核取方塊，預設為未勾選。如果不想要出現預設的「table 1」、「table 2」等標號，請勾選此項。
按 tab 鍵移至編號。如果要保留預設標號，可在此變更編號樣式（羅馬數字、加入章節編號等）。
完成後，按 tab 鍵移至確定按鈕，然後按 enter 或空白鍵。

依預設，表格編號、後面的冒號以及表格標題都會以一般文字放在同一行。如果你需要修改，在建立標題後，按上或下方向鍵回到標題中，然後使用字型或段落對話方塊進行所需的變更。

如果你的文件中有多個表格，且在中間插入新表格或重新排序，表格標題中的編號不會自動調整。若要調整，請按 control + a 選取整份文件，然後按 f9。這樣就會重新整理標題並正確重新編號表格。

3.6.3.3 來源說明

表格的最後一部分是來源註記，以及你想要加入的其他說明註記。和標題一樣，你可能會想要「偷懶」，直接在表格下方輸入來源註記。不過，有一個更好的方式可以讓註記成為表格的一部分，這樣更容易維持一致的格式。這個方法是在表格底部插入一個額外的列，合併該列的儲存格，然後在那裡輸入你的註記。接著按照上面第 3.6.3.3 章節的步驟自訂格線來隱藏它們。在列印的頁面上，格線看起來不像是表格的一部分，但實際上它們是的。在電子檔中，這些格線會比其他「非隱藏」的格線看起來更淡。在表格底部加入這個新列及其相關註記的步驟如下：

在表格右下角按一下 tab 鍵以新增一列。
按 alt 鍵開啟功能區，然後按右方向鍵移至「表格工具版面配置」索引標籤。
按 tab 鍵移至「選取」子功能表，然後按 enter 鍵。
游標停留在剛才插入的列中，使用下方向鍵選取該列，然後按 enter 鍵。
按快顯鍵，使用下方向鍵移至「合併儲存格」，然後按 enter 鍵。

假設你的表格有四欄。當你按一下上方向鍵然後再按一下下方向鍵回到合併的列時，jaws 會說「欄位數從四個變成一個」。narrator 會說「合併儲存格，跨越四欄」。可惜的是，nvda 並不會清楚指出合併儲存格的存在。

你現在可以在這個合併的儲存格中輸入筆記，文字會自動換行以容納更多行內容，或是按下 enter 鍵在同一個儲存格中新增更多筆記。在這兩種情況下，列高都會自動調整以配合你的文字內容。

現在你已經準備好隱藏這一列的左、右和底部格線，但不包括頂部格線，因為這將是你表格中最下方可見的格線。要執行此操作：

游標仍在合併儲存格中時，按下 alt 開啟功能區。
再次選取列，方法是瀏覽至「表格工具版面配置」索引標籤，按 tab 到「選取」子功能表，按 enter，使用下方向鍵選取「列」，然後按 enter。
再次開啟功能區，並在功能區上方向左按一下方向鍵到「表格工具設計」索引標籤。
按 tab 到下方功能區的「框線及網底」按鈕並按 enter。
使用下方向鍵到「自訂」。
按 tab 到「上框線」並按 enter 勾選。
按 tab 到「下框線」並按 enter 取消勾選。
按 tab 到「左框線」並按 enter 取消勾選。
按 tab 到「右框線」並按 enter 取消勾選。
按 tab 到「確定」按鈕並按 enter 或空白鍵。

左、右和底部的格線現在應該都隱藏起來了。頂部的邊框仍然可見，因此看起來就像是表格的底部邊框。

你可能會問，使用標題和隱藏格線是否值得花這麼多功夫。如果你只在文件中插入一兩個表格，或許不值得。不過，如果你預期會有很多表格，這麼做最終會為你節省工作量，同時也能避免格式錯誤和不一致的問題。

word 表格的格式設定可能相當複雜。接下來，我們將了解如何建立樣式，讓表格看起來更專業。

3.6.4 表格樣式

如果你的文件包含大量表格，這項功能可以為你節省大量時間，確保所有表格都能正確且一致地格式化。

從樣式庫中選擇樣式：

新增表格並將游標放在表格內的任意位置。
開啟功能區並按右方向鍵移至「表格工具設計」索引標籤。
按 control + 右方向鍵移至「表格樣式」按鈕或子功能表，然後按 enter 鍵（依據你的 word 版本，可能會看到按鈕或子功能表）。
會出現超過 100 種表格樣式的圖庫，從極簡單到非常豐富多彩的樣式都有。按 tab 鍵瀏覽這些樣式，在想要的樣式上按 enter 鍵，你的表格就會套用這個樣式。

很可惜，這是一個相當視覺化的樣式庫。一般使用者只要將滑鼠游標停在樣式上方，就能看到設計效果。導讀軟體使用者則必須在樣式上按下 enter 鍵，再使用 insert + f 以及 insert + f1（這個只適用於 jaws）來了解表格樣式。不過使用現成的樣式比自行建立來得快速，這是它的優點。缺點是如果沒有明眼人協助，探索這些樣式會相當耗時。此外，即使有超過 100 種樣式，可能還是無法滿足你的特定需求。

要建立自訂表格樣式，你需要在一個空白且未儲存的 word 文件中。游標不需要在表格內。建立自訂表格樣式的步驟：

按下 alt + h + l + s，這會將焦點移至新增樣式對話方塊。
輸入樣式名稱。
按 tab 鍵移至「修改」按鈕並按 enter。
按 tab 鍵移至樣式類型下拉式方塊，使用下方向鍵選擇「表格」。
按 tab 鍵移至「樣式工具」下拉式方塊。如果你想要以上述樣式庫中的樣式為基礎，請用下方向鍵選擇該樣式。如果你沒有特定的樣式庫樣式，請繼續按 tab 鍵移至將格式設定套用至整張表格。你也可以選擇特定的列或欄，如果你已經選擇了樣式庫樣式作為基礎，這會很有用。但如果你是從頭開始，就選擇套用樣式至整個表格。
跳過這裡的各種選項（字型、粗體、框線等），按 tab 鍵移至「只在此文件」選擇鈕。使用導讀軟體時，在這一系列的標籤中嘗試更改格式會非常笨拙且不太容易存取。
在「只在此文件」選擇鈕上，用下方向鍵移至「依據此範本建立的新文件」選擇鈕。選擇這個選項可以確保你能在未來的文件中使用這個新的自訂樣式。
按一下 tab 鍵移至「格式」功能表按鈕並按 enter。在這裡你可以用上下方向鍵選擇字型、框線和網底、段落和其他設定。最常更改的設定是字型和框線。
以字型為例，用上下方向鍵選擇字型並按 enter。這會開啟與第 3.2.2 章相同的字型對話方塊。進行更改後按對話方塊最後的「確定」按鈕。
如果這些是你唯一要註冊的樣式更改，再按一次「確定」按鈕。
否則，按 shift + tab 回到「格式」按鈕並按 enter 進行更多更改。
例如，如果你想要定義表格的格線樣式，用上下方向鍵選擇框線和網底並按 enter。你會進入上一節調整格線中討論的相同對話方塊。在這裡進行你想要的更改，按 tab 鍵移至「確定」按鈕，然後按 enter。完成後，在第二個「確定」按鈕上按 enter。你的新表格樣式就建立完成了。

要變更表格樣式為你的新自訂樣式：

將游標放在表格中的任一位置。
按下 alt 開啟功能區，然後按右方向鍵移至「表格工具設計」索引標籤。這裡要特別注意，因為你遇到的第一個設計索引標籤（就在「插入」索引標籤右邊的那個）是整份文件的設計索引標籤，而不是表格工具的設計索引標籤。
進入「表格工具設計」索引標籤後，在下方功能區按 tab 鍵移至「表格樣式」按鈕，然後按 enter。
你可能會停在「一般表格格線」按鈕上。按 shift + tab，就會出現你的自訂表格樣式按鈕。
按下 enter 選擇這個樣式，你會回到表格中，此時表格已套用你的自訂樣式。
若要確認，可以在儲存格間移動並按 insert + f 檢查字型格式。另外使用 jaws 時，可以按 insert + f1 檢查格線格式。請記住，這項資訊會在你聽到「table padding」之後朗讀。

3.6.5 從 excel 匯入資料以建立 word 表格

如果你已經熟悉 excel，這其實很容易做到，只要你從 excel 匯入的欄位寬度能夠符合 word 文件的左右邊界即可。從 excel 匯入的欄位不要超過五或六欄。步驟如下：

在 excel 中，選取表格的資料範圍。請嚴格限制在包含欄位標題、列標題以及表格內容的欄列範圍內。不要選取任何你可能已建立的表格標題（通常在 a1 儲存格中），因為這些文字最好稍後以標題的方式輸入。
按下 control + c 複製選取的資料範圍。
開啟 word 文件並按下 control + v 貼上資料，如果你希望表格在列印時不要出現格線。
如果你想要包含可列印的格線，請不要按 control + v。請改按快顯鍵，使用下方向鍵移至「貼上選項」，按右方向鍵移至「使用目的地樣式」，然後按 enter。請注意，字型樣式會與 word 文件保持一致。

現在你可以使用本節前面介紹的技巧，進行任何額外的表格格式設定（新增標題、來源註記等）。

3.7 註腳與章節附註

當你想在文件中提供額外資訊，但認為這些資訊不適合放在正文時，可以使用註腳和章節附註。常見的例子包括用來說明正文的補充事實、統計細節和來源文件引用。註腳位於頁面底部，就在下方邊界的上方。請不要將這些與頁尾混淆，頁尾是出現在下方邊界之下，且具有不同用途。章節附註則出現在文件結尾或各個章節的結尾處。

我主要會處理註腳，因為註腳比章節附註更常被使用。

3.7.1 新增和編輯註腳

建立註腳的步驟如下：

將游標放在要加入註腳的文字或標點符號的正後方，中間不要有空格。
按 alt 開啟功能區，然後按右方向鍵移至「參考資料」索引標籤。
按 tab 移至下方功能區的「插入註腳」按鈕，然後按 enter。快速鍵是 alt s f。奇怪的是，如果你用功能區瀏覽，會錯誤地顯示 control f 是快速鍵。
你會進入頁面底部的註腳頁框。在註腳頁框的左側會出現一個編號的上標。
輸入你的文字。我在這句話的結尾插入了一個註腳。[1] 你聽到的語音回饋會因為使用的導讀軟體和其設定而有所不同。我們稍後會說明如何瀏覽註腳。
輸入完文字後，按上或下方向鍵離開註腳頁框，回到文件的主要內容。不要按 enter 或 tab，因為這樣會在註腳文字中加入換行或縮排。

當你新增註腳時，會在你執行此動作的文件主體位置上，放置一個帶有編號的上標文字。

如果你想要編輯文字，有兩種方式可以回到註腳頁框。一種方式是移到你插入註腳的頁面底部，然後繼續用下方向鍵進入註腳頁框；或者從下一頁的頂端往上按一次或兩次方向鍵。現在你可以使用標準的文字編輯按鍵來進行編輯。

第二種方式是透過功能區。在「參考資料」索引標籤中，按 tab 鍵移至「顯示註腳」按鈕並按 enter 鍵（功能區快速鍵是 alt + s + h）。現在你可以用下方向鍵瀏覽所有註腳並進行編輯。如果你有許多註腳要編輯，或是文件很大，這種方式可能比在文件底部一頁一頁尋找註腳來得快。

3.7.2 瀏覽及刪除內文中的註腳

「移至下一個註腳」和「移至上一個註腳」命令位於「參考資料」索引標籤的註腳群組中。快速鍵是 alt + s + o + n 可移至下一個註腳，alt + s + o + p 可移至上一個註腳。這會將游標放在文件主文中註腳的上標附近，而不是在註腳頁框中。如果要刪除註腳，請使用此命令。你可以在文件主文中刪除上標來刪除註腳。不要在註腳頁框中刪除文字，這樣只會留下一個沒有文字的註腳。刪除註腳後，所有後續的註腳都會自動重新正確編號。

雖然這個方法不會將游標移至註腳頁框，但 jaws 有一個快速聆聽註腳內容的方法。按下 insert + z 開啟快速鍵。接著按下 o 跳至下一個註腳，或是按下 shift + o 跳至上一個註腳。jaws 會朗讀註腳內容。然而，就如同上述功能區快速鍵的情況，游標實際上是停留在正文中的註腳上標字。如果你想要刪除註腳，請再次按下 insert + z 關閉快速鍵以回到編輯模式，使用左方向鍵或右方向鍵移至註腳上標字，然後刪除它。

另外，使用 jaws 時，你可以開啟虛擬檢視器來存取註腳清單。要開啟虛擬檢視器，請同時按下 windows 鍵和分號鍵。這會顯示四個可供檢視的項目清單。第一個是註解。按一下下方向鍵到註腳，然後按 enter 鍵。jaws 會指出文件中有多少註腳。使用下方向鍵，你會聽到一個編號的連結。註腳的文字會出現在連結下方。繼續使用下方向鍵，你會聽到第二個註腳的連結和文字，依此類推。在連結上按 enter 鍵可以瀏覽到文件主體中註腳的上標位置，或按 escape 鍵退出虛擬檢視器。你也可以使用這個工具來刪除註腳，因為它會將游標放在文字主體中上標的附近。

除了上述提到的功能區快速鍵之外，nvda 和 narrator 在文件內文中，沒有快速瀏覽註腳上標的方法。

3.7.3 註腳樣式

註腳文字格式必須與文件內文格式一致。若要檢查格式，請進入註腳頁框，然後按下 insert + f 以聽取字型和段落格式設定。

預設的註腳字型原廠設定為 calibri 10 點（比一般預設的 calibri 11 點略小）。如果你更改了內文字型，你也需要更改註腳字型設定。你一定要讓註腳字型與內文字型相同。你可以選擇讓註腳字型比內文稍小。在本書中，內文字型是 arial 12 點，而註腳文字是 arial 11 點。

關於段落格式，內文和註腳文字的對齊方式應該要一致。註腳的預設行距是單行間距，即使內文是2倍行高，也不要更改這個設定。

若要變更註腳格式並使整份文件的註腳格式一致，你需要變更註腳樣式。請依照以下步驟：

將游標放在其中一個註腳頁框的文字上。
按下快顯鍵，使用下方向鍵移至「樣式」，然後按下 enter。
你會進入一個下拉式方塊。如果「註腳文字」沒有出現，請輸入前幾個字母並使用下方向鍵找到它。
按 tab 鍵移至「修改」並按下 enter。
按 shift + tab 移至「格式」按鈕並按下 enter。
你會停在「字型」按鈕上。按下 enter 會開啟與第 3.2.2 章相同的字型對話方塊。進行你想要的變更（字型名稱、樣式、大小、色彩）。
完成後，按 tab 鍵移至「確定」按鈕並按下 enter。
在「套用」按鈕上按 enter。
在其中一個註腳中按下 insert + f 以確認你想要的變更已經完成。我在這裡加入了第二個註腳，你可以用它來測試[2]

如果你也想要變更註腳樣式的段落格式，請重複上述步驟一到五，然後用下方向鍵移至段落對話方塊並按 enter。

最後，你可以為註腳文字樣式指定一個快速鍵。我發現這個功能很實用，因為有時候註腳頁框中的文字會以一般或其他樣式顯示，這樣就能輕鬆地進行更改。步驟如下：

重複上述步驟一到五。
使用上方向鍵或下方向鍵移至快速鍵按鈕，然後按 enter。
這會開啟一個編輯區，讓你輸入快速鍵。我指定 control + alt + f 作為註腳文字的快速鍵。
按 tab 移至套用按鈕，然後按空白鍵。
按 tab 移至關閉按鈕，然後按空白鍵。
再按一次 tab 移至確定按鈕，然後按 enter 或空白鍵。

3.7.4 使用 jaws 自訂註腳的朗讀方式

在 jaws 中，你可以自訂在逐行閱讀文件或使用全文朗讀模式時，聽到註腳的回饋方式。這些自訂可以在 jaws 快速設定中完成。若要存取這些選項，在 word 中按下 insert + v 進入快速設定。在你所在的編輯區中，輸入「footnote」的前幾個字母。接著用下方向鍵移至「comments, footnotes and endnotes detection」，然後按空白鍵在以下四個選項中循環切換：

「off」：不提供註腳資訊。
「on」：只朗讀「註腳」。
「on with text」：朗讀註腳文字。使用 eloquence 語音時，jaws 會以較低的音調朗讀此資訊（其他語音則不會改變音調）。
「on plus count」：在全部朗讀模式下，提供與「on with text」相同的回饋。使用下方向鍵逐行閱讀時，會告訴你該行有幾個註腳上標。

當你完成選取後，按 tab 鍵移至「確定」按鈕並按下 enter 鍵。

如果你希望在瀏覽文件時能聽到註腳文字，開啟文字朗讀是最佳選擇。另外請注意，若要使用上述提到的 jaws 虛擬檢視器來取得註腳清單，需要先開啟註腳偵測功能。

我有時候會關閉註腳偵測功能，因為很難分辨頁面底部的文字在哪裡結束、註腳從哪裡開始和結束，以及下一頁頂部的文字從哪裡開始。特別是當我想要編輯鄰近註腳的頁面頂部或底部文字時，這個問題更加明顯。

nvda 和 narrator 對於註腳文字的音訊回饋沒有這樣的自訂功能。當你瀏覽文字的主體內容時，nvda 會說「註腳 1、註腳 2」等等，而 narrator 則會說「註腳參照 1、註腳參照 2」等等。

3.7.5 章節附註

章節附註通常放在文件章節或章的結尾。在專業學術期刊中，它們常比註腳更受歡迎。它們也是在「參考資料」索引標籤中建立。快速鍵是 alt + s + e。進入章節附註頁框後，建立方式與註腳相同。

在預設情況下，章節附註號碼顯示為上標的小寫羅馬數字。

使用 jaws 時，你可以用類似瀏覽註腳的方式來瀏覽章節附註。按下 insert + z 開啟「quick keys mode 快速鍵模式」。按下字母 d 移動到下一個 endnotes。你也可以使用虛擬檢視器。按下 windows + 分號，用下方向鍵移動到 endnotes，然後按 enter。在這個虛擬檢視器中，章節附註的呈現方式和註腳相同。

alt + s + o + x 和 alt + s + o + v 分別是在功能區中瀏覽下一個和上一個章節附註的快速鍵。

要將註腳轉換為章節附註，或是反向轉換都很容易。在準備文件時，你隨時都可以進行這項操作。步驟如下：

在功能區的「參考資料」索引標籤中，按 tab 鍵移至「註腳及章節附註」對話方塊並按 enter 鍵。
你會停在一個預設選取「註腳」的選擇鈕上。按上或下方向鍵選擇「章節附註」。
按 tab 鍵移至「轉換」按鈕並按 enter 鍵。
按 tab 鍵移至「確定」按鈕並按 enter 鍵。

轉換之後，你可以選擇要將章節附註放在文件結尾或是章節結尾。如果你的文件很長、分成多個章節，而且希望章節附註出現在每個章節的結尾，你可能會選擇後者。再按一次 tab 鍵，如果你不想使用羅馬數字，就可以更改章節附註的編號格式。

3.8 引用與參考書目

正確建立和格式化引文與參考書目可能會耗時且令人沮喪。幸運的是，word 的引文與參考書目功能讓這個過程變得不那麼痛苦。所有相關的命令都可以在「參考資料」索引標籤中的「引文與參考書目」群組找到。

3.8.1 新增引用

建立引用文獻的第一步是選擇格式類型。附錄三討論了在美國使用的三種最重要的學術格式指南。如果你是大學生，或是正在為專業或文學期刊撰寫文章的人，你會想要閱讀該附錄，並選擇適合你的格式。如果格式指南的選擇對你來說無關緊要，那麼使用預設的 apa 格式就可以了。

要選擇樣式，在「引文與書目目錄」群組中，按 tab 鍵移至「樣式」下拉式方塊（快速鍵：alt + s + l）。這些樣式會依字母順序列出，apa 排在最前面。用下方向鍵，你會找到 chicago、mla 以及其他幾種樣式。使用下方向鍵移至你要的選項，然後按 enter 鍵。

下一步是建立你的引用文獻。不要等到專案結束時才做這件事。理想的情況是，在進行背景研究和撰寫文件草稿時，隨時加入引用文獻。

無論你使用什麼引用格式，為了建立完整的引用，都需要蒐集一些重要資訊。對於書籍和期刊，你需要蒐集：作者姓名（如果有多位作者則需要全部）、出版品名稱、文章標題（如果是期刊的話）、出版日期、出版地點、出版社、期刊、雜誌或百科全書的卷號，以及頁碼。

對於網站，你需要蒐集：作者和/或編輯姓名、網站標題、擁有或發布網站內容的公司或組織、url（網站網址），以及你造訪網站的日期或內容首次發布的日期。

你可以將游標放在文件中想要引用出現的位置來建立引用。你也可以將引用儲存在專門用來列出參考資料的獨立檔案中，之後在報告準備的最後階段再將它們插入文件中。

當你在文件內文中插入引用時，作者的姓氏和出版日期會出現在括號中。例如，對於一本書，你可能會看到 (salinger, 1949)。作者姓名和年份之間會以逗號分隔。

假設你要在文件內文中插入引用，新增引用的步驟如下：

將游標放在文件內文中要插入引用的確切位置。例如，如果要在句子結尾處加入引用，也就是在句子最後一個字和句點之間，請按空白鍵在句子最後一個字和句點之間加入一個空格。
瀏覽至「參考資料」索引標籤中的「引文與書目」群組。群組中的第一個項目是「插入引文」子功能表（快速鍵：alt + s + c）。如果是透過功能區瀏覽，按 enter 開啟子功能表。在「新增來源」上按 enter，開啟對話方塊。
在下拉式方塊中，使用下方向鍵選擇來源類型（書籍、期刊文章等多種選項）。這裡以書籍為例。
按 tab 到作者欄位，如果是個人作者，請依照正常方式輸入作者姓名（名字在前姓氏在後）。姓氏會自動出現在引用中，並用於書目的字母排序。
或按一下 tab 到法人作者，並在適當時勾選此核取方塊。然後按 tab 到編輯區輸入公司名稱。
按 tab 到書名並輸入書籍標題。
按 tab 到年份並輸入出版年。
按 tab 到城市並輸入出版地點。
按 tab 到出版者並輸入出版公司名稱。
按 tab 到標籤編號。word 會根據作者姓氏的前幾個字母，自動為參考文獻指派標記代碼。除非你已經有自己設計的引用分類系統，否則不需要更改此處。
按 tab 到「確定」按鈕並按 enter。引用就會建立在文件內文中。

3.8.2 在文件中插入現有的引用

插入先前建立的引用的步驟會因為你是要在原本建立引用的相同文件中的其他位置插入，還是要在不同文件中插入而有所不同。若要在已經存在該引用的文件中的其他位置插入引用：

將游標精確放在你想要在文件內文中插入引用的位置。
在「參考資料」索引標籤中瀏覽到插入引文對話方塊並按 enter。
使用下方向鍵或字首搜尋作者姓氏來找到你要插入的引用，然後按 enter。

當你新增引用時，這些引用會自動儲存到引用主清單中。你可以使用這個主清單，將先前產生的引用插入電腦中的其他文件。步驟如下：

將游標放在文件內文中你想要插入引用的位置。
移至「參考資料」索引標籤中的「管理來源」對話方塊並按 enter。
使用下方向鍵或字首搜尋作者姓氏來找到你要選取的引用。
按 tab 鍵移至「複製」按鈕並按 enter。然後按 esc 離開此對話方塊。
返回「參考資料」索引標籤，按 tab 鍵移至「插入引文」子功能表，並按 enter 開啟。
你的焦點應該會在剛才選取的引用上，雖然你可能聽不到。為了確認，可以按一下上下方向鍵來聽取，然後按 enter 將引用插入文件中。

3.8.3 建立參考書目

在文件中插入數個引用文獻後，你現在可以產生參考書目。不用擔心如果你尚未完全完成，如同我們接下來會看到的，編輯和更新引用文獻及參考書目都很容易。

產生參考書目：

移至文件的最後。參考書目必須從新頁面的頂端開始。按下 control + enter 插入分頁符號。游標現在位於文件最後一頁的頂端。
在「參考資料」索引標籤中的「引文與參考書目」群組裡，瀏覽至「書目」子功能表。按下 enter 鍵。快速鍵是 alt + s + b。
在子功能表中，用下方向鍵瀏覽三個選項，並根據你使用的格式按下 enter 選擇適當的選項：apa 格式選擇「參考文獻」、mla 格式選擇「引用作品」，或 cmos 格式選擇「參考書目」。

書目現在會以第一層標題顯示在最上方。引用文獻會依作者姓名字母順序列在下方。

3.8.4 編輯和更新引用文獻與參考書目

使用「管理來源」對話方塊（快速鍵：alt + s + m）來編輯個別引文。步驟如下：

瀏覽並開啟「參考資料」索引標籤中的「管理來源」對話方塊。
使用下方向鍵或字首搜尋，依照姓氏尋找你要編輯引用的作者。
按 tab 鍵移至「編輯」按鈕並按 enter 鍵。
使用 tab 鍵瀏覽各個選項，進行所需的變更。
按 tab 鍵移至「確定」按鈕並按 enter 鍵。
系統會詢問你是否要同時更新主清單和此文件中的引用。按 enter 鍵確認。

如果你修改了姓氏、出版年份或兩者都修改了，這些變更會反映在文件內文的引用上。不過，如果你已經在文件中產生了參考書目，你需要依照以下步驟更新參考書目：

瀏覽到你建立的書目，並確保游標位於書目欄位中的某個位置。當你用下方向鍵進入時，導讀軟體會朗讀「書目」以及第一個引用。如果你使用下方向鍵太多次，導讀軟體會朗讀「書目結尾」。
按下快顯鍵，使用下方向鍵移至「更新欄位」，然後按 enter。

如果你變更了作者的姓氏，引用文獻會自動重新排序，使其按照正確的字母順序出現，其他修訂內容也會一併顯示。

如果你想要刪除文件中的引用文獻，你需要在文件內文中找到它並手動刪除。要快速找到你想刪除的引用文獻，請使用尋找指令 (control + f)，輸入作者的姓氏然後按 enter。我比較喜歡使用倒退鍵刪除文字，直到確定它完全被刪除為止。

如果你現在想要更新書目以移除這個參考資料，上述提到的更新欄位指令將無法運作。最簡單的方法就是刪除現有書目的所有文字，然後重新建立。

3.8.5 參考書目樣式

如果你需要遵循其中一種學術格式指南，你必須調整一些字型和段落格式，使參考書目與整份文件保持一致。關於如何進行這些調整，請參閱附錄三.3.3.1。

當你產生參考書目時，最上方會有一個第一層標題，依照你上方的選擇，會顯示「bibliography」、「references」或「works cited」。這些字詞的字首會以大寫呈現。請勿更改這個設定。

除非你已經變更過，否則標題會使用 word 預設的「標題 1」格式，也就是原廠設定。字型格式設定為 cambria 或 calibri、16 點、粗體，並且是藍色。請開啟字型對話方塊 (control + d)，將其變更為你整份文件使用的字型格式。

關於參考文件的段落格式，應該已經具備以下內容：

靠左對齊
凸排 0.5 （在特殊下拉式方塊中）
段落上方間距 0 點

如果這些設定不同，請將它們變更為上述設定。如果你只想要進行一次這些變更，那麼現在就完成了。不過，你可以將此設定為自訂的參考書目樣式，這樣就能快速產生包含這些變更的新參考書目。要這麼做的話：

選取標題 1 文字和整個書目。
開啟書目子功能表（快速鍵：alt + s + b）。
按 shift + tab 移至「儲存選取項目至書目庫」按鈕並按 enter。
在建置區塊的「名稱」編輯區中輸入自訂書目樣式的名稱（例如：apa 參考文獻或 mla 引用文獻）。
按 tab 移至描述編輯區，如果需要的話可以輸入描述。這是選擇性的，但如果你建立了多種樣式，這可以幫助你記住它們的用途。
按 tab 移至確定按鈕並按 enter。

你的自訂書目格式現在已加入到原有三個選項下方的清單中。若要確認其運作正常，請刪除原有的書目並使用新格式產生一份新的。在標題和書目文字上按 insert + f，即可看到字型和段落格式的變更是否已套用。

請注意，即使你已經變更參考書目的第一層級標題樣式，這並不會改變整份文件的標題 1 樣式。

3.8.6 將引用文獻主清單匯出至其他電腦

儲存引用文獻主清單的檔案是存放在你的電腦本機中。如果要在其他電腦上使用這份清單，你可以選擇將它儲存到雲端應用程式資料夾，這樣就能在其他安裝該應用程式的電腦上存取，或者你也可以將相關檔案複製到隨身碟，再貼到其他電腦上。

複製主要清單檔案：

在「參考資料」索引標籤中，開啟「管理來源」子功能表。
按一次 shift + tab 到「瀏覽」並按 enter。
按 shift + tab 直到聽到「style」，然後使用下方向鍵到 sources.xml。這是主要清單檔案的預設名稱。
按 control + c 複製到剪貼簿。
瀏覽到要貼上檔案的位置。如果是在雲端應用程式資料夾中，且你想要在其他共用電腦上存取引用文獻，請按 control + v 貼上。
或者開啟隨身碟，將檔案貼上，然後再貼到你正在使用的其他電腦上。

建議你重新命名檔案，以避免在不同電腦上出現相同的一般檔名而造成混淆。此外，如果你正在進行不同的專案，也可以重新命名以建立多個主要清單。

在新電腦上使用這個主清單第一次要在文件中插入引用時：

將游標移到你想要在文件內文中插入引用的位置。
在「參考資料」索引標籤中瀏覽到「管理來源」對話方塊並按 enter。
按 shift + tab 到「瀏覽」並按 enter。
按 shift + tab 到樹狀檢視，並瀏覽到檔案所在的資料夾。
按一下 tab 到清單檢視，用下方向鍵移到主清單檔案，然後按 enter。

你現在可以使用主清單來為這台電腦上的文件加入引用，也可以在這台電腦的主清單中加入新的引用。如果你使用像 dropbox 這類的雲端共用應用程式，請務必將檔案儲存在所有共用電腦上。如此一來，主清單的任何修改都會反映在其他共用電腦上，你就不需要重複上述步驟來保持電腦之間的引用一致性。

3.9 一些特殊主題

本小節的項目可能適用於較複雜的文件。word 是一個功能強大的應用程式，因此這裡涵蓋的主題只是觸及 word 所有功能的皮毛而已。

3.9.1 插入圖片

你可以在 word 文件中插入圖片和其他圖形元素。最簡單的方式就是使用複製和貼上的方法。首先，從你的檔案和資料夾清單中選取圖片檔案（常見的副檔名有 .jpg、.png 和 .tif）。接著按下 control + c 複製檔案。然後瀏覽到你的 word 文件，將游標放在你想要插入圖片的位置，再按下 control + v 將圖片貼上。

當你將圖片貼到 word 文件後，需要考慮一些格式設定的問題。這些包括加入描述文字（通常稱為「替代文字」）、調整大小、定位以及加入標題。

第一步是選取圖片，或在 word 中一般稱為「圖形」。選取圖形有幾種方式。我會介紹一種通用的方式和一種 jaws 專用的方式。通用的方式是按下 control + alt + 5，然後按 tab 鍵在文件中一個個選取圖形。理論上可以選取多個圖形，但我使用任何導讀軟體都無法成功做到，所以我會只介紹單一圖形的選取。

如果快速鍵沒用的話，就使用功能表的「插入」、「圖形」，選擇從裝置或是其他地方來選取欲插入的圖片。

關於使用 jaws 的特定方式來執行此操作，圖形被歸類為「物件」的其中一種類型。若要使用 jaws 選取物件：

同時按住 control + shift + o。這會顯示文件中的物件清單。
使用上方向鍵或下方向鍵移至想要選取的物件，然後按 enter 鍵選取。請注意，必須按 enter 鍵，空白鍵無法作用。jaws 會朗讀已選取該物件。

當選取圖形後，你可以新增描述文字（通常稱為「替代文字」）、調整大小，以及新增標題。以下將說明如何新增這些元素。

在插入圖形後，為了讓它具備無障礙功能，你需要加入替代文字，簡稱 alt text。這段文字會被你的導讀軟體朗讀出來，但一般使用者看不到。對於使用 word 365 的導讀軟體使用者來說，系統會朗讀人工智慧 (ai) 生成的文字。jaws 還會告訴你圖片的尺寸。nvda 和 narrator 都會指出有圖片存在，但不會說明尺寸。

如果有 ai 產生的替代文字，通常都很籠統且不準確。如果沒有 ai 產生的替代文字，你需要自己加上。如果已經有替代文字，你通常需要修改它。

新增或修改替代文字：

使用上述按鍵選取圖形。
按下快顯鍵，按上方向鍵移至「檢視替代文字」，然後按 enter。導讀軟體應該會朗讀「描述編輯區」。
如果沒有 ai 產生的替代文字，請在此輸入你的替代文字。如果有 ai 產生的替代文字，且你不想要使用，必須手動刪除這些文字，然後輸入你自己的替代文字。我通常按 control + a 全選文字，然後直接輸入要取代的文字。
在描述編輯區，使用 tab 有一個可以自動產生替代文字的功能，可以按 enter 試看看。
完成替代文字的輸入後，按 escape（不是 enter 或 tab）來確認替代文字並返回文件。現在當你在文件中遇到這個圖形時，導讀軟體就會朗讀這段替代文字。

當你將圖片貼到 word 文件中時，它會以你可能想要更改的尺寸插入。如上所述，當你使用 jaws 選取物件時，會朗讀其尺寸。若要使用 nvda 和 narrator 偵測尺寸：

選取圖片並按下快顯鍵。
使用上方向鍵移至「大小及位置」，然後按下 enter。
按下 tab 鍵數次，直到聽到寬度，接著是高度。
按下 escape 鍵離開此對話方塊。

調整圖片大小：

選取圖形。
按下快顯鍵，使用上方向鍵移至「大小及位置」，然後按下 enter。
按 tab 鍵移至「絕對高度」編輯微調方塊。再按幾次 tab 鍵會到「絕對寬度」編輯微調方塊。在其中一個方塊中（但不是兩個都要），輸入想要的高度或寬度數值（以公分為單位），或使用上下方向鍵調整到想要的數值（每次增減 0.1 公分）。另一個微調方塊的數值會自動調整，以確保圖片不會變形。
按 tab 鍵移至「確定」按鈕並按下 enter。

在頁面中有多種選項可以調整圖形的位置。這些選項稱為「文繞圖」選項。預設情況下，圖片會以「與文字排列」的方式插入。這表示它會固定在文件中插入的位置。此外，即使圖片沒有佔滿整個頁面寬度，文字也只會出現在圖片的上方和下方，而不會出現在左側或右側。它也會靠左對齊。不過，你可能希望段落中的文字能夠環繞在圖形的左側或右側，使其在視覺上更具吸引力。或者你可能想要變更對齊方式，或進行其他調整。如需了解如何進行這些及其他圖形位置調整的詳細資訊，請造訪這個 microsoft 支援頁面：在 word 中設定圖片的文繞圖方式。

如同表格一樣，你通常會想要加入標題（如何新增請參考第 3.6.3.2 章）。在標題對話方塊中，圖形被稱為「圖」。一般而言，圖的標題會出現在圖片下方。表格和圖形都使用相同的標題對話方塊。若要為圖形加入標題：

選取圖形。
按下快顯鍵，向上方向鍵移至「插入標號」，然後按下 enter。
輸入圖形的標題。預設會以「圖 1」、「圖 2」等標籤進行編號。
按 tab 至「標籤」下拉式方塊，可選擇「表格」或「圖」。如果尚未顯示「圖」，請使用上或下方向鍵選擇。
按 tab 至「位置」，選項有「選取項目之上」或「選取項目之下」。使用上或下方向鍵選擇「選取項目之下」。
按 tab 至「標號不含標籤」核取方塊，預設為未勾選。如果不想顯示「圖 1」、「圖 2」等標籤，請取消勾選。
按 tab 至「新增標籤」，如果要將標籤從「圖」改為其他名稱如「圖片」、「圖表」或「表格」，請按 enter。
按 tab 至「編號方式」。在此可以變更編號樣式（羅馬數字、加入章節編號等）。
按 tab 至「確定」按鈕並按 enter。

3.9.2 區段

當你想要變更文件中某些頁面格式時，最常使用分節符號。分節符號在較長且較複雜的文件中較為常見。以下是需要插入分節符號的情況：

在文件內重新編排頁碼時（請參考下方章節 3.9.3 的目錄範例）。
變更頁碼格式時。例如，當你建立了一份摘要，使用小寫羅馬數字格式（i、ii、iii 等）以及阿拉伯數字（1、2、3 等）作為正文頁碼時。
變更文件內的頁首或頁尾文字時。
暫時將版面配置從直向改為橫向時。如果你要插入的表格太寬，無法在直向頁面中顯示時，可能就需要這麼做。
在文字中插入欄位時（請參考下方章節 3.9.4）。

有幾種不同類型的分節符號。我將使用分頁分節符號來說明如何在文件中插入新的節：

將游標放在頁面頂端，也就是正文開始的地方。
開啟功能區並使用左右方向鍵移至「版面配置」索引標籤。
按 tab 鍵進入下方功能區的「分隔符號」子功能表（快速鍵：alt + p + b）並按 enter 鍵。
使用下方向鍵移至「分頁符號」按鈕並按 enter 鍵。

當你按一下上方向鍵然後按一下下方向鍵，jaws 和 nvda 都會朗讀頁碼，並指出你目前在文件的第二節。請仔細聽這裡的頁碼。在某些版本的 word 中，預設的頁碼會從上一節的最後一頁繼續編號，而在其他版本中則會從第一頁重新開始。根據你新增分節符號的原因，你可能需要調整重新編頁。下一節關於新增目錄的部分會說明這點。

3.9.3 目錄

目錄是瀏覽文件的實用工具，也能讓讀者快速了解文件的組織和內容。只要在文件中插入標題，就能快速產生目錄。關於如何插入標題，請參考第 3.5.2 章。

如果你要為電子報建立目錄，並透過電子郵件寄送給讀者，頁碼就不會是問題，你可以將目錄放在你撰寫的前言文字下方。在 outlook 中無法產生目錄。你需要在 word 中建立文件和目錄，然後將最終版本複製並貼到電子郵件內文中。

如果目錄是用於報告或書籍，應該在標題頁之後、正文之前的獨立頁面上開始。請依照下方第三到第五步驟來產生目錄。

在標題頁的底部，按兩次 control + enter 以在標題頁之後和正文開始之前建立分頁符號。
將游標放在這兩個分頁符號之間的空白處。
開啟上方功能區，使用左右方向鍵移至「參考資料」索引標籤。
按 tab 鍵移至下方功能區的目錄子選單（快速鍵：alt + s + t），然後按 enter。
使用下方向鍵移到「自動目錄 1」按鈕上再按一次 enter。此時會產生一個目錄，列出所有到第三層級的標題和對應的頁碼。在最上方，也會插入「目錄」標題。

你可以輕鬆更新目錄。以下是幾個更新目錄的原因：

你新增或移除會改變頁碼的文字。
你新增或移除標題。
你變更任何現有標題中的文字。
你變更目錄的格式。

要更新目錄，游標可以在文件中的任何位置。在「參考資料」索引標籤中的目錄子功能表後按兩次 tab 鍵，就能到達更新目錄按鈕（快速鍵：alt + s + u）。進入這個對話方塊後，你會看到一組選擇鈕，有兩個選項：只更新頁碼，或更新整個目錄。使用上或下方向鍵選擇你要的選項，然後按 enter

現在需要進行一些調整。一般來說，將目錄限制在第一層和第二層標題是個好主意。如果第三層標題數量不多，也可以納入。預設值是三層。第四、五、六層標題不應該出現。在包含整本書的單一檔案中，原作者將目錄限制在第一層，因為如果包含較低層級的標題，目錄會變得非常冗長。

限制標題層級數量：

開啟目錄子功能表。
使用下方向鍵移至自訂目錄對話方塊並按 enter 鍵。
按 tab 鍵移至顯示階層下拉式編輯區，並使用上或下方向鍵選擇你想要在目錄中顯示的最後一個標題層級。
按 tab 鍵移至確定按鈕並按 enter 鍵。
如果你已經建立目錄，系統會詢問你是否要取代現有的目錄。按 enter 鍵或空白鍵確認。如果你尚未建立目錄，請依照上述步驟建立。
在你的文件中，瀏覽至目錄並確認只顯示正確的標題層級。

在「自訂目錄」對話方塊中，除了「顯示層級」下拉式方塊外，還有兩個值得一提的核取方塊：

「顯示頁碼」核取方塊：此選項預設為勾選。如果你的目錄是要用於電子郵件內文的電子報，請取消勾選此選項，這樣就不會包含頁碼。
「使用超連結代替頁碼」核取方塊：此選項預設為勾選，建議你應該要保持勾選。請注意，這個選項的文字描述可能有點誤導。如果你保持「顯示頁碼」核取方塊為勾選狀態，頁碼仍然會顯示。

對於手稿，需要額外的調整。因為目錄頁是在標題頁之後，而且目錄至少會佔用一頁，所以手稿正文會從第 3 或第 4 頁開始。這個頁碼順序會反映在目錄中。因此，你需要重新編排頁碼，讓正文從第 1 頁開始。第一步是插入分節符號。請依照前一節所述插入分頁分節符號。

根據你的 word 版本，在新增這個新區段後，頁碼可能會從前一個區段繼續編號，或是重新從第一頁開始。使用上方向鍵和下方向鍵來確認你新增區段的位置。

如果你需要重新編排頁碼，請執行以下步驟：

將游標移至新章節第一頁的左上角，開啟功能區並移至「插入」索引標籤。
按下 control + 右方向鍵移至「頁首及頁尾」群組。
按 tab 鍵移至「頁碼」子功能表並按下 enter 鍵（快速鍵：alt + n + n + u）。
使用下方向鍵移至「頁碼格式」並按下 enter 鍵。
按 tab 鍵移至「接續前一節」選擇鈕，並使用下方向鍵選擇「起始頁碼」。。
此時焦點會自動被移至下一個項目的「起始頁碼」編輯區，裡面預設就是 1。
按 tab 鍵移至「確定」按鈕並按下 enter 鍵。

現在按一下上方向鍵然後按一下下方向鍵，導讀軟體應該會朗讀「第 1 頁，第 2 節」。

不論你是否需要重新編排這個新章節的頁碼，請記得更新目錄，以確保顯示正確的頁碼。

3.9.4 多欄格式

你可能會想要使用多欄格式來製作電子報或傳單。你可以將整份文件或是文件的某個區段套用多欄格式。由於在多欄環境中進行文字瀏覽和編輯會比較複雜，建議在文件準備的最後階段才進行文字的轉換。

將標準文字轉換成多欄的步驟如下：

選取你想要轉換的文字。假設這是一段相當長的文字，請使用延伸文字選取的方式（請參考下方第 3.10.6 章）來選取。
瀏覽至功能區上方的「版面配置」索引標籤。
按 tab 鍵移至「欄」子功能表（快速鍵：alt + p + j）並按 enter 鍵。
若要接受預設格式，請使用下方向鍵移至你想要的欄數，然後按 enter 鍵。

預設的格式包含自動計算的欄寬以及欄間空白。舉例來說，如果你在一張標準 8.5 x 11 英吋的頁面上選擇兩欄，且左右邊界各為一英吋，則每欄寬度會是三英吋，欄間空白為半英吋，總計 8.5 英吋。如果你想要調整任何這些參數，請重複上述步驟一到三，然後：

否則使用下方向鍵到「其他欄」，然後按 enter。這會開啟一個對話方塊。
按上方向鍵到你想要的欄數。
按 tab 到「分隔線」，如果你想要在欄之間出現細線，按空白鍵。
按 tab 到「寬度」，視情況確認是否需要調整。
按 tab 到「間距」（這是欄與欄之間的空間），視情況確認是否需要調整。
按 tab 到預設為勾選的「相等欄寬」核取方塊。如果你取消勾選，你需要按 shift + tab 返回手動調整各欄寬度。通常你很少會取消勾選這個核取方塊。
按 tab 到「套用至」，你的選項可能有整份文件、插入點之後等，這取決於你如何反白文字。按上或下方向鍵到適當的選項。
按 tab 到「確定」按鈕並按 enter。

以下是一些其他重要重點。首先，如果你選取文字（而不是整份文件）並插入欄位，系統會自動在多欄文字的開頭和結尾處插入分節符號。如果你想要讓多欄文字段落與前後的文字出現在不同頁面，請在新區段的開始和結束處按 control + enter 來插入分頁符號。

在多欄文字中，如果想要在文字自然換欄之前就開始新的欄位，你可以插入分欄符號。操作方式如下：

在功能區的「版面配置」索引標籤中，按 tab 鍵移至「分隔符號」子功能表並按 enter 鍵。快速鍵是 alt + p + b。
使用下方向鍵移至「分欄符號」按鈕並按 enter 鍵。

narrator 有一些在格式化欄位時很有用的按鍵。將游標放在其中一個欄位中，按下 insert + f1 以取得 jaws 的螢幕相關說明。jaws 會說類似這樣的內容：「游標位於文字欄位 1。此區段包含 2 個報紙樣式的欄位，寬度為 3 英吋。欄位間距相等。欄位之間的間距為 0.5 英吋。欄位之間有一條垂直線。文件有 3 個區段。游標位於區段 2。」

另外，請確認在 jaws 快速設定中已開啟顯示分行符號。這是預設的設定，但最好還是確認一下。操作方式如下：

在 word 中，按下 insert + v 以存取 word 快速設定。
在游標所在的編輯區中，輸入「break」。
按一下下方向鍵到「分頁、分節和多欄分隔符號」核取方塊，並勾選它。
按 tab 鍵移至「確定」按鈕，然後按 enter。

jaws 現在可以在閱讀文件時偵測頁面、章節和欄位的分隔。這個功能特別有助於辨識新欄位的開始位置，並且確認多欄位文字段落的開頭和結尾是否正確插入章節分隔。

nvda 在你使用上下方向鍵瀏覽文件時，預設會揭露這些資訊。當 nvda 遇到多欄文字區段的開頭時，會說類似「第幾頁第幾節，幾支幾欄」。使用瀏覽模式時資訊更佳詳細。

narrator 在你進入或離開多欄文字段落時不會朗讀任何資訊。

你也可以使用 windows 特殊字元快速瀏覽到分節符號。按下 control + f 開啟尋找命令，輸入特殊字元「^b」（不含引號），然後按 enter。按空白鍵可移至下一個分節符號。插入符號 (^) 的按鍵是在數字列按下 shift + 6。

很可惜，所有導讀軟體都沒有在欄位間切換的按鍵。只能使用標準的瀏覽和閱讀按鍵，以段落和全部朗讀模式移動。請注意，如果你使用下方向鍵逐行閱讀，當到達某欄位的底部時，再用下方向鍵並不會移動到下一欄位的頂端，而是會移動到標準文字中下一個區段的第一行。只有段落和全部朗讀的瀏覽方式才能讓你移動到下一欄位的頂端。

最後，你可能想要在欄位周圍加上邊框。如果你選擇在欄位之間加上分隔線，這麼做特別合適。如果只在欄位之間加上分隔線，但欄位周圍沒有邊框，看起來會很奇怪。若要加上邊框：

將游標移至多欄文字的區段，前往功能區上方的「設計」索引標籤。
按 tab 鍵移至下方功能區的「頁面框線」並按 enter 鍵。
按 tab 鍵瀏覽，你會聽到上、下、左、右框線都已勾選。
按 tab 鍵移至「套用至」，並用下方向鍵選擇「此節」。
按 tab 鍵移至「確定」按鈕並按 enter 鍵。

你也可以在這個對話方塊中選擇各種自訂項目，例如變更線條格式、寬度和顏色。

3.10 文字閱讀、選取和編輯的額外工具

你可能已經熟悉上述的按鍵操作。不過，你可能對本節介紹的一些技巧和提示比較陌生，所以請繼續閱讀。

3.10.1 尋找、尋找與取代

尋找命令對於搜尋特定文字非常有用。按下 control + f 並輸入你想要搜尋的文字。你的導讀軟體會朗讀找到多少個結果。按下 enter 鍵，word 會從游標位置跳到第一個符合的文字，同時提醒你按下空白鍵可以跳到下一個符合的位置。如果這就是你要找的位置，按下 escape 鍵即可返回文字。如果不是，按下空白鍵可以跳到下一個位置，以此類推。如果你的游標已經不在尋找對話方塊中，你可以分別按下 control + page down 和 control + page up 來瀏覽下一個和上一個符合的文字。

由於執行尋找命令會改變 control + page up 和 control + page down 按鍵的行為，這些按鍵將無法執行原本的上一頁和下一頁瀏覽功能。這可能會造成困擾。要解決這個問題，請按 control + g 執行「移至頁面」命令，輸入頁碼，然後按 enter 和 escape 鍵。之後 control + page up 和 control + page down 就能再次用於文件中的上一頁和下一頁瀏覽。以下提到的尋找和取代命令也會遇到相同的問題。

如果你需要將多個相同的文字、片語或特殊字元取代成其他內容，或是需要刪除它們，尋找與取代命令可以為你節省許多時間。快速鍵是 control + h。以下幾個例子可以說明它的實用性。

如果導讀軟體 "Jaws" 誤用了首字母大寫，而且在文件中重複出現多次，要一個一個手動修正會很麻煩。你可以改用以下方式：

按下 control + h，游標會進入尋找目標編輯區。輸入不正確的 "Jaws"（不含引號）。
按一下 tab 鍵到取代為，輸入正確的全大寫 "JAWS"（不含引號）。
按幾下 tab 鍵到「全部取代」按鈕，然後按 enter 或空白鍵。導讀軟體會說「完成。已取代 46 個項目」，或是其他正確的數字。
游標會停在「確定」按鈕上。按空白鍵完成。
按 escape 鍵離開尋找和取代對話方塊。

這裡有另一個原作者經常使用的範例。當你從網路複製文字並貼到 word 時，常常會在每行之間出現許多不需要的強制換行符號。強制換行符號的特殊字元是 caret p。按下數字列的 shift + 6 可以輸入 caret 符號。要移除多餘的強制換行符號，在尋找欄位中輸入兩次「caret p」，在取代欄位中輸入一次「caret p」，按 tab 鍵到「全部取代」，然後按 enter 或空白鍵。這樣就能移除不需要的強制換行符號，同時保留用來分隔段落的換行符號。重複此步驟直到沒有任何可取代的項目。完成後按 esc 鍵即可。

若要完全刪除某段文字的多個出現處，請在尋找區輸入該文字，將取代區留空，按 tab 鍵移至「全部取代」，然後按 enter 鍵。

以下是原作者會覺得有用的額外特殊字元，可用於搜尋，有時也可用於取代：

^b：分節符號。
^g：圖形影像。
^l：換行符號，也稱為垂直定位點。
^m：手動分頁符號。
^t：水平定位點。

你可以在以下位置找到完整的特殊字元符號清單：

在 word 中尋找特殊字元的二十個實用搜尋字串

3.10.2 快速瀏覽文字

通常，逐字閱讀文件並不值得花費太多時間。在深入閱讀之前，你可能想要快速掌握文件內容的大致概念。如果你有快速瀏覽的策略，就能節省許多時間，並提高效率。

明眼人通常會透過瀏覽頁面上的幾個關鍵位置來快速閱讀並繼續前進。導讀軟體使用者要如何達到相同的效果呢？基本概念是在段落之間跳躍，只聆聽足夠的文字以掌握內容大意。有幾種方式可以做到這一點，以下列出其中幾種方法。

跳到下一段並朗讀的按鍵是 control + 下方向鍵。要快速瀏覽時，按住 control 不放開，然後用下方向鍵聽取下一段的前幾個字。當你大致了解內容後，再用下方向鍵移到下一段，聽一下內容，依此類推。當然，當你遇到重要的段落時，就要完整聽完。由於 control + 下方向鍵是 windows 的按鍵組合，因此可以在三種導讀軟體上使用。

另一個達到相同結果的方法，是切換到「quick keys mode」(jaws)、「瀏覽模式」(nvda) 或「掃描模式」(narrator)，然後按下 p 鍵（代表段落）跳到下一段的開頭並朗讀。

jaws 有一個實用的略讀工具。在 jaws 管理器中按下 insert + f2，然後按幾次字母 s 瀏覽到略讀工具。按下 enter 開啟這個對話方塊。你會先進入一個選擇鈕清單。清單中的第一個選項是朗讀每個段落的第一行。第二個選項是每個段落的第一句。使用上或下方向鍵選擇你要的選項。這個工具的優點是你可以用單一按鍵啟動，並且可以持續聆聽而不需要按其他按鍵。這是一個很好的方式，讓你可以靠在椅子上一邊吃一邊略讀文件。不過，如果你不想聽完每一行或每一句，你可以按右 shift 鍵中斷朗讀，並立即移到下一段的第一行或第一句，繼續略讀。按左 shift 鍵可以中斷朗讀並回到上一段，朗讀其第一行或第一句。

jaws 的略讀工具相當多功能，還可以做其他事情。請參考第 3.10.5 章，了解如何使用它在 word 文件中快速尋找並瀏覽格式變更的內容，包括醒目提示的文字。

3.10.3 go to 命令

如果你正在瀏覽一份有許多頁面的大型文件，go to 命令可以幫助你快速瀏覽到指定的頁面。按下 control + g 或 f5 開啟對話方塊，輸入你想要瀏覽的頁碼，然後按下 enter。接著按下 escape 離開對話方塊，你就會被帶到該頁面的頂端。

go to 命令的預設是分頁，但你也可以用它來瀏覽文件中的其他元素，包括下一節將討論的書籤。

3.10.4 書籤

在文件中插入書籤，讓你可以快速瀏覽文字中的重要段落。你需要知道如何新增書籤，以及如何在新增書籤後瀏覽和管理這些書籤。若要新增書籤：

瀏覽文件到想要插入書籤的位置。
按下快速鍵 alt + n + k。書籤命令位於「插入」索引標籤的下方功能區，但不容易找到。或者，你也可以按下 control + shift + f5。
你會進入一個編輯區。輸入書籤的名稱。名稱之間不能有空格。輸入單一字詞，或如果你想要使用多個字詞，在字詞之間加入底線或使用駝峰式命名（例如：world_news 或 worldNews）。同一份文件中也不能重複使用相同的名稱——每個名稱都必須是獨特的。
按一下 tab 鍵移至「新增」按鈕，然後按下 enter 或空白鍵。

建立之後，使用 go to 命令來瀏覽你的書籤。步驟如下：

按下 control + g 或 f5。
預設的跳至命令是設定在頁面。若要變更，按一下 shift + tab，並用下方向鍵至書籤。
按一下 tab，就會進入包含目前書籤清單的下拉式方塊。
使用下方向鍵或字首搜尋來選擇書籤，然後按 enter。
按 escape 離開對話方塊，並跳至書籤位置。

在使用 jaws 時，有另一種比上述方法更快速瀏覽書籤的方式。按下 insert + z 開啟「quick keys mode」。接著按下 b 和 shift + b 即可前往下一個或上一個書籤。

如果你不再需要書籤，可以刪除它們：

按下 alt + n + k 或 control + shift + f5 進入書籤對話方塊。
使用上方向鍵或下方向鍵移至要刪除的書籤。
按 tab 鍵移至刪除按鈕，然後按 enter 鍵或空白鍵。

3.10.5 使用 jaws 略讀工具標示與存取文字

另一個替代書籤的方式是醒目提示。許多明眼學生會使用彩色標記筆（通常是黃色）來標記他們在讀書時想要回頭參考的文字。與書籤不同的是，你可以標記較大段的文字區塊。然後使用 jaws 的略讀工具快速瀏覽這些段落，還可以建立一份包含所有或部分醒目提示文字的摘要文件。這只是略讀工具的其中一種用途。它也是一個用來尋找和快速存取 word 文件中格式變更的多功能工具。nvda 和 narrator 都沒有類似的工具。

我會先討論學生如何使用標記文字作為學習輔助，以及如何有效地存取這些標記。接著，我會討論一個案例，說明我的一位客戶如何找出同事用不同字型顏色標示的重要文字段落。第一個例子是關於變更選取文字的背景顏色，第二個則是關於變更前景顏色。

要變更背景顏色，首先選取要醒目提示的文字。接著在「首頁」索引標籤的「字型」群組中，找到文字醒目提示分割按鈕。預設顏色是黃色。按下 enter 或空白鍵可套用預設值，或按下 alt + 下方向鍵展開分割按鈕並選擇其他顏色。功能區快速鍵是 alt + h + i（我的記憶方式是 alt 加上 highlight 的前兩個字母）。

從現在開始，我假設你選擇了黃色預設背景。如果你按下 insert + f 檢查格式，它應該會說「黑底黃字」而不是「黑底白字」預設值。請注意，這可能不會立即顯示，但試幾次之後，jaws 最終會指出新的背景顏色。

在反白文字後，你現在可以使用 jaws 的略讀工具，依照以下方式快速存取你的反白文字：

在 word 文件中任意位置放置游標，按下 insert + f2。這會開啟 jaws manager，裡面有許多 jaws 工具。
按下 s 鍵數次移至 skim reading tool，然後按下 enter。
用下方向鍵移至「use rule type: attribute and color rule」選擇鈕。
按 tab 鍵移至「color or attribute rules: background color」下拉式方塊，按 y 鍵使用字首搜尋找到 yellow。
按 tab 鍵移至 speak unit 下拉式方塊，選擇包含文字的行、句子或段落。選擇哪一個取決於你如何標示文字。如果你主要標示個別行或句子，請在下拉式方塊中選擇其中之一。如果你傾向標示整個段落，就選擇段落。可以多加嘗試以獲得最佳效果。
按 tab 鍵移至 start skim reading 按鈕，按下 enter 以朗讀模式聽取標示的文字。
或者更實用的做法是，再按一次 tab 鍵移至 create summary 按鈕並按下 enter。

按下新增摘要按鈕會產生一個略讀結果視窗，其中每個醒目提示的文字段落都會以連結的形式呈現。在任何連結上按下 enter 鍵，就能回到 word 文件中的對應位置。略讀結果視窗會以獨立視窗的方式保持開啟，因此你可以使用 alt + tab 在略讀結果視窗和 word 文件之間切換，點選其他連結即可回到文件中的對應位置。

在你完成醒目提示文字的略讀後，jaws 會儲存該規則，因此你不需要重複上述步驟來指定略讀參數。從現在開始，當你開啟略讀工具時，會直接進入規則歷史記錄下拉式方塊。使用上下方向鍵瀏覽你已建立的規則。以上述範例來說，jaws 會朗讀「star/yellow」（不含引號）。斜線前的 star 代表預設的前景色（黑色），斜線後的 yellow 則表示這是背景色。

接著你可以按 tab 鍵移至「建立摘要」按鈕或「開始略讀」按鈕來再次執行這些動作。

你可能會發現建立一個新檔案來儲存反白的文字很有用。操作方式如下：

在略讀結果視窗中，按下 control + a 選取所有文字。
按下 control + c 複製到剪貼簿。
按下 control + n 開啟新的 word 文件。
按下 alt + h + v + t 僅貼上文字。不要直接貼上，因為這樣會保留連結格式，這些格式在新文件中已經沒有用處。每個原本的連結都會被編號。

如果你不再需要規則，請返回 jaws 略讀工具，按幾次 tab 鍵移至「刪除規則」按鈕或「刪除所有規則」按鈕，然後按 enter 鍵啟用它。

要瞭解 jaws 如何朗讀反白的文字，本節中有幾個文字區塊已被反白（包含這一段，不過要看原書的 word 檔）。試試上面提到的各種工具來查看。首先，在這段文字中的任何位置按下 insert + f 來確認字型顏色是否已改變。你應該會聽到字型顏色是黃底黑字。

現在讓我們建立另一個規則，這次是用來偵測前景色的變化。問題在於明眼的同事會將他們希望你檢視的文字顏色改為紅色。在這裡，我也將一些地方的前景色改為紅色，包括這個句子，當你按下 insert + f 時，你應該會聽到「紅色在白色上」。如果這是你第一次建立略讀規則，請執行以下步驟：

按下 insert + f2 開啟「jaws manager」。
按下 s 數次直到找到 skim reading tool 並按下 enter。
用下方向鍵移至「use rule type: attribute and color rule」選擇鈕。
按 tab 鍵移至「color or attribute rules: text color」下拉式方塊，按 r 選擇紅色。
按 tab 鍵移至「speak unit」下拉式方塊，選擇行、句子或段落中的文字。
按 tab 鍵移至「start skim reading」按鈕，按下 enter 或空白鍵來聆聽反白文字。
或再按一次 tab 鍵移至「create summary」按鈕並按下 enter。

你現在可以用前面提到的所有方式來瀏覽紅色前景文字。

這個規則會被 jaws 朗讀為「red slash star」（不含引號）。jaws 表示在預設的白色背景上有紅色的前景顏色。

如果你之前使用過規則且尚未刪除，jaws 會記住這些規則，這樣建立新規則會更快。步驟如下：

按下 insert + f2 開啟「jaws manager」。
按下 s 鍵數次移至 skim reading tool 並按下 enter。
這時你會直接進入 use rule type 下拉式方塊，游標會停在你上次使用的規則上。
按上方向鍵移至「less new greater」。
使用 tab 鍵瀏覽所有選項，進行單選或多選。你可以為各種字型屬性（粗體、斜體、上標等）以及它們的組合建立規則。
按 tab 鍵移至「start skim reading」按鈕或「create summary」按鈕，然後按 enter 產生結果清單並建立新規則。

最後，如果你想要移除上述討論的顏色格式變更，你可以手動一個一個移除。但如果數量很多，這會很繁瑣且耗時。你可以改用第 3.10.1 章節提到的尋找和取代命令。不過，這個過程會有一些曲折。這個程序可能有點棘手，但如果你能夠成功操作，會比一次移除一個顏色變更來得輕鬆。這個過程需要大量使用 tab 鍵，而且在某些地方按下 enter 或空白鍵會有很大的差別。請按照我指定的按鍵操作。

我先說明如何移除紅色的前景字型顏色，讓它回到預設的黑色。從文件中的任何位置：

按下 control + f 開啟尋找對話方塊。
按一下 tab 移至搜尋分割按鈕，然後按下 alt + 下方向鍵展開。
用下方向鍵移至進階尋找，然後按下 enter。
按 tab 移至更多按鈕並按下 enter。如果顯示的是較少按鈕，則繼續按 tab。
按 tab 移至格式功能表按鈕並按下 enter。
你會停在字型頁籤上，再按一次 enter。
按 tab 移至字型色彩按鈕，然後按下空白鍵開啟。
如果使用 word 365，你應該可以按幾次左方向鍵移至紅色。如果是其他版本，你可能需要多按幾次方向鍵才能找到。按下 enter。
按幾次 tab 移至確定按鈕並按下 enter。
按下 alt + p 直到聽到已選取取代頁籤。
按 tab 移至全部取代按鈕並按下 enter。因為你是用黑色預設前景色取代，所以不需要重複選取取代色彩的步驟。
使用 jaws 快速閱讀工具重新執行紅色前景色規則，以確認已經沒有紅色字型。

移除黃色文字醒目提示的大部分步驟，和上述列出的步驟相同。不過，在完成上述第五個步驟（也就是在「格式」功能表按鈕按下 enter 鍵）之後，當你進入字型對話方塊時，使用上下方向鍵移至「醒目提示」並按下 enter 鍵。接著跳過第六到第九個步驟，重複第十到第十二個步驟。所有文字的背景顏色應該會回復到預設的白色。

3.10.6 延伸文字選取

有時候你需要選取大量的文字，可能有好幾頁那麼多，反覆按下選取小段文字的按鍵會很沒效率。jaws 和 nvda 都有延伸文字選取的命令，這讓選取大量的行數或段落變得更快速且容易。

使用 jaws 進行延伸文字選取：

將游標移到想要選取的文字開頭，按下 control + windows + k，這是建立暫時標記的按鍵。jaws 會說「marking place」。
將游標移到想要選取的文字結尾，按下 insert + 空白鍵，然後按 m。請確保同時按住 insert 和空白鍵直到聽到點擊聲。接著按 m。不要試圖同時按住這三個按鍵。jaws 會說「selecting between marked place and current position」。
文字現在已經被選取，你可以用 control + c 複製、control + x 剪下，或用 delete 鍵刪除。如果你複製或剪下選取的文字，你可以移動到想要貼上的位置，然後按 control + v。

使用 nvda：

將游標移到要選取的文字起點，按下 insert + f9。nvda 會說「開始標記」。
將游標移到要選取的文字終點，按下 insert + f10。nvda 會告訴你已選取的字元數。
現在你可以複製、剪下、貼上或刪除已選取的文字。

這是另一個適用於所有三種導讀軟體的方法，因為這是 windows 的處理程序。不過，聲音回饋可能不太理想。

在文字選取的起點按下 f8。jaws 會說「extended selection mode on」。narrator 不會說任何話，但功能已經開啟。
瀏覽到你想選取的文字末端。
使用標準按鍵來複製、剪下或刪除文字。

3.10.7 僅貼上文字

當你從一個應用程式複製文字並貼到另一個應用程式時，單純使用 control + v 貼上往往會連同原始來源的格式一併匯入。這種情況在從網頁複製文字到 word 文件時經常發生。你可能會不小心匯入一些奇怪的字型樣式、大小和顏色。使用「純文字貼上」指令可以避免這類問題。

假設你正在瀏覽網頁，想要複製其中的文字並貼到 word 文件中。首先，選取文字並如常按下 control + c 進行複製。接著按下快顯鍵，按兩下下方向鍵到「貼上選項」，按一下左方向鍵到「僅貼上文字」，然後按 enter。或者，你也可以使用快速鍵 alt + h + v + t。

3.10.8 字數統計

老師經常會限制作業的字數。報社會規定投稿文章的字數限制。

有幾種方式可以取得字數統計。其中一種方式是移至上方功能區的「校閱」索引標籤，在下方功能區按幾次 tab 鍵移至「字數統計」，然後按 enter 鍵。這會顯示文件的頁數、字數以及其他幾項統計資料。功能區的快速鍵是 alt + r + w。你也可以按 control + shift + g 來取得相同的資訊。

使用 jaws 時，你可以透過 insert + page up 按鍵開啟狀態列來取得字數統計。你會先聽到目前所在的頁數、文件的總頁數，然後是字數統計。

若要取得部分文字而非整份文件的字數統計，請選取文字後重複上述任一按鍵組合，即可取得該段文字的統計資訊。

3.10.9 自訂狀態列

你可以在狀態列上快速存取一些關於文件狀態的實用資訊。視覺上來說，狀態列是位於螢幕底部的水平視窗。若要存取它：

使用 jaws，按下 insert + page down。
使用 nvda，如果是筆電鍵盤模式，按下 insert + shift + end；如果是桌機模式，按下 insert + end。
使用 narrator，按下 f6 直到聽到狀態列，然後使用下方向鍵一行一行聽取文件狀態資訊。

若要自訂狀態列中顯示的資訊：

在開啟的文件中，按 f6 直到抵達狀態列窗格。
按快顯鍵，用下方向鍵瀏覽清單，並按空白鍵勾選你想要在狀態列中顯示的選項。
完成後按 escape 鍵。

有許多選項可以使用。我發現最實用的是頁碼、頁面上的垂直位置，以及字數統計。如果你還有一些可用的視力，與縮放等級相關的資訊也可能會有幫助。

使用類似的程序，也可以自訂 excel 和 powerpoint 的狀態列。不過，我認為這些應用程式的狀態列資訊並不是特別有用。

3.10.10 插入特殊字元

有時候，你可能需要在文件中插入外文重音符號、貨幣符號或其他特殊字元。有幾種方式可以做到這一點。其中一種方式是使用各種相關的按鍵組合。以下是一些範例：

法文尖音 e：按下 control + 單引號，然後按 e。
德文變音：按下 control + shift + 分號，然後按對應的母音。
版權符號：按下 control + alt + c。

若要存取包含常用國際字元符號及其對應按鍵組合的表格，請點選下方連結：

國際字元的鍵盤快速鍵

如果使用 jaws，你可以按下 insert + 4 快速存取 49 個特殊字元的清單。接著使用字首搜尋找到你想要插入的符號，然後按下 enter。舉例來說，要在文件中插入歐元符號，按下 insert + 4 開啟特殊字元清單，按下 e 數次直到聽到歐元，然後按下 enter。

如果你無法透過上述兩種方法找到所需的特殊字元，可以使用四位數的 ascii 或 unicode 編碼。這是一種比較繁瑣的插入特殊字元方式，因為你必須先搜尋數字編碼，然後使用數字鍵盤輸入。我在 google 搜尋「ascii code for euro」，發現它的編碼是 0128。要插入這個符號，請開啟數字鍵盤，然後按住 alt 鍵的同時，輸入 0128。

對於那些你特別難以記住的特殊字元，在第一次將它們插入到文件中之後，不妨考慮建立一個新文件，將這些字元儲存在那裡以供日後使用。

註釋：

這是一個註腳範例。↑
這是第二個註腳。如果你更改字型樣式，請務必使用 f 鍵來檢查格式。↑
※最後更新時間：2025-01-08 13:23:06 From：211.23.21.202 By：特種兵