[分享] Windows導讀軟體入門第三版-第五章 excel - 討論區

[分享] Windows導讀軟體入門第三版-第五章 excel

文章瀏覽次數 155 文章回覆數 0

特種兵

特種兵圖像(預設)

2025-01-13 08:42:07

From:211.23.21.202

  • 你知道 excel 本身就可以設定讓導讀軟體朗讀欄列標題嗎
  • 你知道為什麼 nvda 在某些儲存格會只顯示一堆井號嗎
  • 你知道製作下拉式選單的兩種方法嗎
  • 你知道 excel 還可以幫我們做數據分析嗎
  • 你知道註解和備註是不同的功能嗎
  • 你知道要怎麼關掉 excel 一些可能干擾我們的訊息嗎

第五章 excel

excel 是一款強大的應用程式,可用於組織、處理和分析資料。它是工作和學術環境中不可或缺的工具,也可以用來管理大量的個人資訊。以下是一些常見的使用範例:

  1. 預算編製與監控
  2. 庫存追蹤
  3. 問卷資料統計與分析
  4. 維護聯絡人清單

我經常建議我的學員,只要涉及數字運算或製作清單,就使用 excel。雖然這些事情在 word 中也可以做到,但 excel 在執行這些工作時更具彈性且功能更強大。

閱讀本章時(以及在 excel 中工作時),你應該將導讀軟體的標點符號層級設定為「最多」或「全部」。如果設定為「部分」或「無」,將無法偵測到許多標點符號,像是括號、冒號,以及其他在建立公式語法中重要的符號。若要變更三種導讀軟體的標點符號層級,請參考 jaws 請見 8.1.1 節、nvda 請見 8.2.2 節,以及 narrator 請見 8.3.1 節。

5.1 基本概念

5.1.1 術語

試算表是一種將資料儲存在水平列和垂直欄所形成的格線中的文件。列通常使用數字標示(1、2、3 等),而欄則通常使用字母標示(a、b、c 等)。個別的列/欄位置,例如 c3 或 b12,被稱為儲存格,每個儲存格都有其座標。舉例來說,儲存格 a3 位於第一欄第三列,儲存格 e10 位於第五欄第十列,以此類推。「試算表」是任何此類文件或檔案的通稱,包括但不限於 excel。

excel 檔案稱為活頁簿,可以由單一工作表或多個工作表組成。你可以把工作表想像成一個頁面。

在你重新命名之前,它們會被指定一般性的名稱「工作表1、工作表2、工作表3」等。工作表是在活頁簿中輸入和處理資訊的地方。

當你第一次開啟新的空白 excel 檔案,並使用 insert + t 聽取標題時,你會聽到「活頁簿1、工作表1、表格 a1」。

空白的試算表是一個包含數千個欄位和超過一百萬列的廣大區域。欄和列分別以字母和數字標示。儲存格參照或儲存格座標是以字母和數字的組合來表示。例如,儲存格 a1 位於第一欄和第一列,儲存格 c5 位於第三欄和第五列,以此類推。「資料範圍」是一組相鄰的儲存格。例如,從 b2 到 b9 的資料範圍指的是包含 b2、b9 以及這一欄中間所有儲存格。資料範圍也可以是一個矩形的儲存格區塊。從 b2 到 f9 的資料範圍包括了一個矩形儲存格區塊,其中 b2 位於左上角、b9 位於左下角、f2 位於右上角,而 f9 位於右下角。

儲存格中可以輸入三種類型的資料:文字、數字或公式。數字可以表示為一般數字、貨幣、日期、百分比或其他多種格式。公式是引用儲存格參照或試算表其他位置數字的計算式。例如,如果 a 和 b 欄包含數字,可以在 c 欄輸入公式來計算 a 和 b 欄對應列的數字總和。不過,在編寫公式時,你不會輸入這些儲存格中的實際數字,而是輸入對應的儲存格座標。

公式可以非常簡單,也可以相當複雜。以下會詳細說明公式的內容。

5.1.2 輸入資料和瀏覽試算表

使用方向鍵在試算表的欄和列之間一次移動一個儲存格。使用上方向鍵和下方向鍵在欄之間上下移動。使用左方向鍵和右方向鍵在列之間左右移動。

在儲存格中輸入資料後,使用任何方向鍵都會保留該資料,並將焦點移至你剛才使用方向鍵指定方向的下一個儲存格。你也可以使用 tab 鍵向右移動一個儲存格,效果等同於使用右方向鍵。此外,使用 enter 鍵會保留資料並將游標向下移動一個儲存格。如果你輸入資料後使用 esc 鍵,剛才輸入的資料就不會被保留。如果你發現打字有誤,立即使用 esc 鍵可以避免錯誤的按鍵取代正確的資料。對初學者來說,沒有及時這麼做常常會造成挫折。

在試算表的任何位置,使用 control + home 會將焦點移至 a1 儲存格,也就是試算表的左上角。使用 control + end 則會將焦點移至「最右方含有資料的欄」與「最下方含有資料的列」的交叉點。舉例來說,如果最右方含有資料的儲存格在 f 欄,而最下方含有資料的儲存格在第 47 列,使用 control + end 就會將焦點移至 f47 儲存格。這個按鍵組合在探索不是自己製作的試算表時特別有用。如果使用 control + end 後游標停在 f47 儲存格,你就知道試算表中所有的資料都位於 a1 到 f47 之間。f 欄右方和第 47 列下方都沒有資料。

雖然使用四個方向鍵一次移動一個儲存格的方式在小範圍內移動很有用,但如果要在大範圍的已填入和未填入儲存格之間快速移動,可以按住 control 鍵配合四個方向鍵。這種方式稱為「依區域瀏覽」。區域是指一組包含資料且被空白儲存格包圍的儲存格範圍,也就是資料範圍。

5.1.3 簡單公式

公式可分為三種類別:

  • 包含運算子的公式,這些運算子是用來對兩個或多個指定儲存格進行加、減、乘、除運算的按鍵。
  • 包含函數的公式,這些函數用於對一個範圍的資料進行計算。
  • 以及包含運算子和函數組合的公式。

讓我們先在 a1 儲存格輸入數字 1000,在 a2 儲存格輸入 250。在 1000 中不要輸入逗號分隔符號。在這些資料下方,我們將輸入幾個最簡單且最常用的公式。

所有公式都是以等號開頭,這表示要在儲存格中輸入公式。等號位於鍵盤數字列的 0 鍵右邊兩個按鍵處。當你輸入等號時,導讀軟體會說「輸入公式並按下 enter」。我們將從使用運算子來加、減、乘、除兩個數字的簡單公式開始。

  1. 加法:在儲存格 a3 中,輸入「=a1+a2」(不含引號),然後使用 enter 鍵往下一列。使用 shift + 等號(在數字列的 0 右邊兩個按鍵)來輸入加號。使用上方向鍵一次,你會聽到「1250 有公式 a3」。你的導讀軟體會先說出結果,然後指出這是一個公式,讓你知道這不只是一個輸入的數字。接著你會聽到儲存格座標。

  2. 減法:在儲存格 a4 中,輸入「=a1-a2」(不含引號),然後使用 enter 鍵。減號在數字列的 0 右邊一個按鍵。使用上方向鍵一次,你會聽到「750 有公式 a4」。

  3. 乘法:在儲存格 a5 中,輸入「=a1*a2」(不含引號),然後使用 enter 鍵。使用 shift + 8(在數字列)來輸入星號。使用上方向鍵一次,你會聽到「250000 有公式 a5」。

  4. 除法:在儲存格 a6 中,輸入「=a1/a2」(不含引號),然後使用 enter 鍵。斜線鍵在主列分號的下方。使用上方向鍵一次,你會聽到「4 有公式 a6」。

現在我們將介紹一些最常用函數的公式,包括計算欄位中數值的總和和平均值,以及找出該欄位中的最小值和最大值。這些公式有三個組成部分:等號、表示要計算函數的簡短文字,以及要執行該函數的資料範圍。由於我們在 a1 到 a6 的所有儲存格中都有資料,我們將使用這個資料範圍。為了讓文字更容易閱讀,我會將公式單獨放在一行,然後在下一行解釋它。

在儲存格 a7 輸入:

  • =sum(a1:a6)

這會計算從儲存格 a1 到儲存格 a6 這個欄位中所有的值總和。這個公式包含三個部分:

  • 等號代表這是一個公式。
  • 函數名稱「sum」代表這是要執行的計算。
  • 資料範圍的寫法是以左括號開始,接著是資料範圍的第一個儲存格,冒號代表「到」,然後是資料範圍的最後一個儲存格,最後以右括號結束資料範圍的指定。

在儲存格 a8 輸入:

  • =average(a1:a6)

這會計算從 a1 到 a6 這個資料範圍的平均值 (也就是算術平均數)。

在儲存格 a9 輸入:

  • =min(a1:a6)

這會找出從 a1 到 a6 資料範圍中的最小值。

在儲存格 a10 輸入:

  • =max(a1:a6)

這會找出從 a1 到 a6 資料範圍中的最大值。

excel 有大量可用的函數可以進行計算。想要深入了解函數和公式,以下是一個很好的起點:

excel 中的公式概觀

在這裡你可以找到公式基礎的入門資訊、最常用函數的說明、如何建立更複雜或進階的公式和函數,以及其他參考資料和教學。

5.2 建立表格

5.2.1 基本資料表格的建構元素

讓我們一起為小明家製作一份每月支出表。你通常會先在工作表左上角的 a1 儲存格中輸入名稱或標題。接著在 a 欄向下和第 2 列向右輸入文字。然後在表格中間輸入資料。讓我們開始吧。

  1. 在儲存格 a1 輸入「小明家庭年度每月支出」(不含引號)。
  2. 在儲存格 a2 輸入「費用」(不含引號)。
  3. 在 a 欄的儲存格 a3 到 a10,列出以下八個支出類別:水費、電費、瓦斯費、雜費、手機費、網路費、交通費和娛樂費。
  4. 在儲存格 a11 輸入「每月合計」(不含引號)。我們最後會在第 11 列加總每個月的金額。
  5. 從儲存格 b2 開始,在第 2 列輸入一年中的月份,b2 輸入一月、c2 輸入二月,依此類推直到 m2 輸入十二月。
  6. 在儲存格 n2 輸入「年度總計」(不含引號)。我們最後會加總每一列來計算每種帳單的年度總計。

除了表格頂端的名稱外,最基本的資料表格是由三個部分所組成:

  • 列標題:位於左側欄位的文字。在這個例子中,是各種帳單的類型。「電費」是一個列標題,因為該列的所有資料都與電費帳單有關。
  • 欄標題:位於表格最上方列的文字。在這個例子中,是十二個月份以及最後一欄的年度總計。「一月」是一個欄標題,因為該欄下方的所有費用資料都與該月份的帳單費用有關。
  • 表格主體:位於第一欄右側和最上列下方的資料。如果資料是數值(簡單的數字、金額、百分比等),則稱為「數值」。在這個表格中,將會輸入每月的帳單支出。
5.2.2 定義名稱 – 讓使用 excel 更容易的功能

在你輸入完列標題和欄標題後,是時候介紹一個能大幅改善桌機上導讀軟體使用者閱讀表格體驗的 excel 功能了。每當我向那些長期與 excel 奮鬥的導讀軟體使用者展示這個功能時,他們通常都會拍著腦袋說:「要是我早幾年就知道這個功能就好了。」

一般使用者可以輕鬆解讀表格內容中的資料。假設數字 750 出現在表格的 e8 儲存格中,一般使用者只要快速瀏覽,就能判斷這個數字代表四月份的租金費用。然而,導讀軟體使用者需要使用上方向鍵多次移動到欄位頂端才能找到四月,再使用下方向鍵回到 750,然後使用左方向鍵回到 a 欄來理解這個數字的意義。即使是這樣一個小型表格,這個過程也相當耗時。在更大的表格中,情況會更糟。

使用定義名稱功能大致上可以解決這個問題。當你在一列中逐格移動時,你會聽到每個儲存格的欄標題和內容。當你在一欄中上下逐格移動時,你會聽到每個儲存格的列標題和內容。使用 jaws eloquence 語音時,欄和列標題的音調會比儲存格資料低。另外在使用 jaws 時,會先朗讀標題,再朗讀儲存格內容。在 nvda 中則是相反的順序。而在撰寫本書時,這項功能在 narrator 中並不支援。

要讓這個功能正確運作,你必須先將焦點放在列標題和欄標題交會的儲存格上,這樣當你在表格內容中移動時,才能正確朗讀標題。大多數情況下,這個儲存格會位於表格的左上角。這並不是指位於第一列 a1 儲存格中的表格名稱或標題。

在這個表格中,支出類型列在 a 欄,而月份則列在第 2 列。列與欄標題的交會處因此是 a2 儲存格,你需要將游標放在這個位置,然後再繼續進行以下步驟:

  1. 使用快顯鍵,使用上方向鍵到「定義名稱」,然後按 enter。
  2. 輸入 title,然後按 enter。
  3. 要測試的話,在表格中移動。當你左右移動時,你會聽到欄標題和儲存格內容。當你上下移動時,你會聽到列標題和儲存格內容。

這是一個為無障礙設計的 excel 功能,所以不同導讀軟體的操作步驟都一樣。當你儲存檔案時,標題朗讀的設定也會一併儲存。

雖然你可以隨時啟用這個功能,但我建議在建立表格時就盡早啟用。這樣可以讓後續的操作(資料輸入、瀏覽、建立公式、編輯等)變得更容易,也比較不容易出錯。

對於某些表格,當你瀏覽時可能不想同時聽到欄和列的標題,而是只要聽其中一種。舉例來說,想像一個公車時刻表,站名列在第 2 列,而 a 欄則是早上第一班車的時間。在這種情況下,當你使用上下方向鍵時,如果同時聽到列標題(也就是第一班車的時間)和表格中間的時間,反而會造成混淆。這時你可能只想在使用左右方向鍵移動時聽到欄標題。若要只聽到欄標題:

  1. 瀏覽到表格標題列(通常是表格的最上方一列,不包含表格名稱的那一列)中最左邊的儲存格。
  2. 使用快顯鍵,使用上方向鍵移到「定義名稱」,然後按 enter。
  3. 輸入單字「columntitle」(不含引號,column 和 title 之間不要有空格),然後按 enter。請注意這不區分大小寫。如果你願意,也可以將它寫成「ColumnTitle」,將 C 和 T 大寫,這樣導讀軟體就會正常朗讀。
  4. 要測試的話,在表格中移動。當你左右移動時,你應該會聽到欄位標題和儲存格內容。當你上下移動時,你應該只會聽到儲存格內容,而不會聽到列標題。

若只要聽取列標題:

  1. 瀏覽到你想要朗讀的最上方列標題之上的儲存格,通常位於 a 欄的頂端附近。
  2. 使用快顯鍵,使用上方向鍵移至「定義名稱」,然後按 enter。
  3. 輸入單字「rowtitle」(不含引號,row 和 title 之間不要有空格),然後按 enter。如果你希望它能正常朗讀,也可以將 R 和 T 設為大寫。
  4. 要測試的話,在表格中移動。當你上下移動時,你應該會聽到列標題和儲存格內容。當你左右移動時,你應該只會聽到儲存格內容,而不會聽到欄標題。

基於以下幾個原因,你也需要知道如何刪除這些設定。首先,如果你不小心從錯誤的儲存格開始執行上述步驟,表格的朗讀可能會變得難以理解。在重新定義之前,你必須先刪除任何先前的標題朗讀設定。其次,有時在編輯試算表的過程中,你可能會刪除一些列或欄。這可能會導致標題朗讀無法正常運作。在這種情況下,你也需要先刪除原本設定的內容,才能重新定義。你可以從試算表的任何位置開始刪除程序。步驟如下:

  1. 使用 alt 開啟上方功能區,然後使用右方向鍵移至「公式」索引標籤。
  2. 使用 tab 鍵在下方功能區移動約十次,到達「名稱管理員」按鈕後按下 enter。快速鍵是 control + f3。
  3. 你會進入一個下拉式方塊,裡面列出你在該檔案中建立的所有名稱設定。假設你只有一個,游標就會停在該項目上。
  4. 使用 delete 鍵。系統會要求你確認刪除。
  5. 使用空白鍵確認,然後使用 escape 返回你的試算表。

你也可以在同一個工作表中為多個表格定義欄和列標題。為了避免混淆,這是必要的做法。舉例來說,如果你已經為工作表左上方附近的表格定義了名稱,然後在這個表格的下方或右方新增更多表格,當你在這些其他表格中瀏覽時,第一個表格的欄和列標題仍會被朗讀。這會導致你聽到錯誤的欄和列標題。

若要為工作表中兩個表格的第一個表格定義名稱,你需要指定該表格的資料範圍。指定的欄和列標題只會在這個資料範圍內運作,不會影響到這個資料範圍以外的任何表格的欄和列標題讀取。

以我們目前的表格為例,資料範圍的左上角是儲存格 a2。因為最右邊的欄位是 n 欄,而最下方的列是第 11 列,所以儲存格 n11 是資料範圍的右下角。定義這個資料範圍名稱的步驟如下:

  1. 瀏覽到 a2 儲存格,也就是資料範圍的左上角儲存格。
  2. 使用快顯鍵,使用上方向鍵移到「定義名稱」,然後按 enter。
  3. 輸入「title..n11」。在 title 這個字後面,輸入兩個句點,然後是資料範圍右下角的儲存格座標。現在按 enter。
  4. 要測試的話,在 a2-n11 資料範圍內移動,你會聽到欄和列標題的朗讀。現在將游標移到這個資料範圍外(m 欄右方或第 11 列下方),你就不會再聽到這些欄和列標題的朗讀。

假設這個工作表上還有第二個表格,其左上角位於儲存格 a15,右下角位於儲存格 g23。要使用定義名稱功能來讀取這個表格的行列標題,請重複上述步驟,在步驟 1 中將起點改為 a15,並在步驟 3 中將右下角儲存格座標改為 g23。

同一個檔案中不能重複使用相同的名稱。如果你正在處理多個工作表,不能在多個工作表中使用「title」這個字。如果你嘗試這麼做,你會聽到以下錯誤訊息:「這個名稱已經存在。名稱必須是唯一的。」要解決這個問題,你可以輸入 title1、title2 等,不要加引號或空格。

如果你在錯誤的儲存格開始定義名稱的程序,當你瀏覽工作表時,聽到的語音回饋會非常混亂。有時候,你可能一開始是在正確的儲存格開始定義名稱的程序,但在編輯工作表時插入或刪除了一些列或欄之後,可能就會變得混亂。在這種情況下,你需要刪除你建立的標題,方法如上所述。

你現在可以從正確的儲存格開始重複定義名稱的程序。

總而言之,定義名稱功能是讓 excel 試算表更容易閱讀的好工具。無論是你自己建立表格,或是收到別人的檔案時,都可以使用這個功能。唯一的壞消息是,這個功能在處理從明眼人那裡收到的檔案時,可能無法正常運作。這是因為明眼人有時會插入許多空白欄和列來視覺化區隔資料類別。這使得很難或無法在左上角找到一個適合的儲存格,來作為你想要指定為標題的欄和列標題的交叉點。quickbooks 這套熱門的財務管理應用程式,在產生 excel 格式的資產負債表、損益表和其他標準會計報表時就會出現這個問題。第 5.10 章提供了處理這類困難試算表的策略,包括如何找出最適合用來啟動定義名稱程序的儲存格。

5.2.3 輸入資料並加總欄列

現在是時候在表格內容中加入一些數值了。從儲存格 b3 開始,一直到儲存格 b10,為每個月份的支出類型輸入數字。只要輸入數字就好,不用擔心要輸入貨幣符號,那個稍後再處理。

請記住,在輸入數字後,你可以使用 enter 或下方向鍵移動到下方的儲存格。

完成後,請確認你的游標停在 b11 儲存格,也就是你輸入「每月總計」右邊的那個儲存格。

在儲存格 b11,我們要加總一月份的欄位。對於 excel 新手來說,輸入公式可能會有點困難。你應該要慢慢輸入,因為你可能還不習慣使用某些按鍵(左右括號、等號和其他一些符號)。excel 對於輸入錯誤是相當嚴格的。另外要注意的是,公式中絕對不能有空格。即使你是個熟練的打字員,輸入公式仍然可能是個費時的過程。不過好消息是,你不需要輸入太多公式。就像我們很快就會看到的,對於目前的表格,你只需要輸入兩個公式。其餘的公式都可以透過複製和貼上來完成。

首先,確認你要加總的資料範圍中第一個儲存格和最後一個儲存格的位置。在這個例子中,第一個儲存格是 b3,最後一個是 b10。在儲存格 b11 中輸入:

  • =sum(b3:b10)

然後按 enter 鍵。

5.2.4 使用相對和絕對儲存格參照複製公式

在複製公式時,有兩種儲存格參照或位址類型需要考慮:相對和絕對。當複製並貼上到其他儲存格時,這兩種類型的行為會有所不同。當包含公式的儲存格被複製並貼到另一個儲存格時,公式會「相對」於原始公式進行調整。相反地,絕對參照無論貼到何處都會保持不變

預設情況下,所有包含公式的儲存格參照都是相對參照。當貼到多個儲存格時,它們會根據列和欄的相對位置而改變。例如,如果你將公式 =a1+b1 從第 1 列複製到第 2 列,公式就會變成 =a2+b2。當你需要在多個列或欄中重複相同的計算時,這個功能非常方便,可以節省你逐一輸入每個公式所需的時間和精力。

有時候你不希望儲存格中的公式位址在複製貼上到其他儲存格時改變。絕對參照在貼到其他儲存格時不會改變。在編寫公式時,你可以使用絕對參照來固定列、固定欄,或是同時固定兩者。要做到這一點,只要輸入錢字號符號(使用數字列上的 shift + 4 按鍵):

  • 如果你想要欄位保持固定,在欄位字母前加上 $ 符號(例如:$a1)。
  • 如果你想要列保持固定,在列號前加上 $ 符號(例如:a$1)。
  • 如果你想要儲存格保持固定,在欄位字母和列號前都加上 $ 符號(例如:$a$1)。

現在讓我們回到小明家庭的每月支出表格,使用相對儲存格參照,將 b11 儲存格中的加總公式複製並貼上到第 11 列的其他月份欄位以及年度總計欄位。

如同我們在前面章節所看到的,在複製和貼上檔案、資料夾或文字時,操作順序是選取、複製和貼上。但在 excel 中複製公式時,順序略有不同:複製、選取和貼上。首先,你要複製公式;其次,選取一個儲存格範圍;最後,將公式貼上到這些儲存格中。因此,請依照以下步驟操作:

  1. 在小明家表格的 b11 儲存格中,使用 control + c 複製加總一月欄位資料的公式。
  2. 使用右方向鍵移至 c11,也就是加總二月欄位的儲存格。
  3. 按住 shift 鍵並使用右方向鍵移至 n11,也就是表格最後一欄的底部儲存格。
  4. 使用 control + v 貼上公式。

因為你使用相對儲存格參照,excel 在你貼到整列時會正確調整公式的儲存格座標。例如,使用右方向鍵移動幾次到儲存格 d11,這是用來加總三月份欄位的公式。使用 f2,這是編輯個別儲存格的按鍵,然後使用上方向鍵或下方向鍵來閱讀公式。它應該會說:

  • =sum(d3:d10)

按下 f2 後,你也可以使用左方向鍵和右方向鍵來閱讀儲存格內的個別字元。完成後,按下 escape 鍵離開儲存格編輯模式。本章稍後會有更多關於 f2 的說明。

你可以依照類似的步驟來加總一列,然後將公式複製並貼到相關欄位中。同樣地,請確定你知道要加總的資料範圍中第一個和最後一個儲存格的位置。這次,我們要從加總第一個帳單類別列(水費)開始,在儲存格 n3 中輸入公式。這個資料範圍的第一個儲存格是 b3,最後一個是 m3。在儲存格 n3 中輸入:

  • =sum(b3:m3)

然後按 enter 鍵。

現在請依照以下步驟,複製儲存格 n3 的公式,並將其往下貼至 n 欄,以加總每個帳單類別的全年金額:

  1. 在儲存格 n3,使用 control + c 複製公式。
  2. 使用下方向鍵移至儲存格 n4。
  3. 按住 shift 鍵並使用下方向鍵移至 n11,也就是表格的最後一列。
  4. 使用 control + v 貼上公式。

當你要建立像這樣的簡單矩形表格,並想要計算所有列和欄的總和時,這個方法既快速又簡單。你可以在建立表格的過程中,無論是早期或晚期階段都可以進行這項操作。當你在表格主體中輸入每筆帳單的資料時,最下方列和最右方欄的總和會自動重新計算。

現在我們要在右側新增一個 o 欄,來探討如何使用絕對儲存格參照。在儲存格 o2 輸入「占總額百分比」。在這一欄中,我們將計算每個支出項目占全年總額的比例。

第 3 列是水費的列。在這裡我們要計算水費占年度總支出的百分比。如果我們在這裡輸入相對儲存格參照,公式會是 =n3/n11,也就是用年度水費除以年度總計。不過,如果我們複製這個公式並使用相對儲存格參照將它貼到下方的欄位,就會產生問題,因為分母會自動調整如下: =n4/n12、=n5/n13 等等。由於儲存格 n12 和 n13 沒有資料,而且你不能除以零,所以你會聽到 #div/0! 包含錯誤。

為了正確計算,我們需要在第 11 列前面輸入一個 $ 符號來固定第 11 列。請執行以下步驟:

  1. 在儲存格 o3 輸入 =n3/n$11,然後按 enter。
  2. 使用上方向鍵回到儲存格 o3,然後按 control + c 複製公式。
  3. 使用下方向鍵移至儲存格 o4。
  4. 按住 shift 鍵不放,使用下方向鍵移至表格最後一列的儲存格 o11。
  5. 按 control + v 貼上公式。

使用絕對儲存格參照時,分子會隨著調整而分母不會,這正是我們想要的結果 (=o4/o$11、=o5/o$11 等)。

雖然在複製和貼上公式時你可能不會經常使用絕對儲存格參照,但任何人在建立簡單的試算表時,都會經常使用相對儲存格參照來計算欄和列的總和。

5.2.5 儲存格中的數字格式設定

有許多方式可以將簡單的數字格式轉換成其他格式,例如貨幣、百分比、日期和時間。我們將使用小明家預算表作為範例,並將其中的數字格式化為帶有兩位小數的美元格式。一開始,我們只會處理儲存格 b3,也就是包含數字的資料範圍中的左上角儲存格。步驟如下:

  1. 當游標停在儲存格 b3 時,按下快顯鍵,使用上方向鍵移至「儲存格格式」,然後按下 enter。
  2. 這會開啟一個多頁的對話方塊,你會停在「數值」標籤頁。
  3. 按一下 tab 移至「類別」下拉式方塊,使用下方向鍵移至「貨幣」。
  4. 再按一下 tab 移至「小數位數」微調方塊,預設值是兩位小數。如果你想要改成零,你可以直接輸入。雖然理論上你可以使用方向鍵移至零,但我發現這樣操作效果不好,所以如果你想要更改小數位數,最好直接輸入。
  5. 再按一下 tab 移至「符號」下拉式方塊來選擇貨幣類型。雖然有超過 500 個符號可以選擇,但大多數時候你會停在錢號。如果你停在這個下拉式方塊的其他位置,按下 home 鍵回到清單頂端,然後使用下方向鍵移動一次就會到錢號。
  6. 按 tab 移至「負數表示方式」清單方塊,這裡有四個選項:前面加負號、以紅色顯示、用括號括住、或同時以紅色顯示並用括號括住。從無障礙的角度來看,最好保持預設值(前面加負號)。
  7. 按 tab 移至「確定」按鈕,然後按 enter 套用變更。

顯然,一次修改一個儲存格會非常費時。要一次修改多個儲存格,這裡有兩種方法。其中一種方式是選取你想要更改數字格式的資料範圍。在這個試算表中,含有數字的資料範圍左上角的儲存格是 b3,右下角的儲存格是 n3。以下是快速將這個資料範圍的數字格式更改為帶有兩位小數的貨幣格式的方法:

  1. 將游標移至儲存格 b3,同時按下 shift + control + end。這會選取從 b3 到 n11 的所有儲存格,以及這個矩形區塊內的所有儲存格。
  2. 使用數字列上的 control + shift + 4 來將儲存格格式變更為帶有兩位小數的貨幣格式。這是一個我經常使用的便利快速鍵。

如果試算表中所有包含數值的儲存格都要轉換成兩位小數的美元格式,而且這些儲存格都在從 a1 開始的單一資料區域內,你可以更快速地完成:只要使用 control + a 選取從 a1 到該資料區域右下角的所有儲存格,然後使用 control + shift + 4 轉換成兩位小數的美元格式即可。這個操作不會影響資料區域中目前包含文字而非數字的儲存格格式。如果你之後在這個資料區域的空白儲存格中輸入數字,它們也會以兩位小數的美元格式顯示。

在這個對話方塊的類別下拉式方塊中列出了十二種數字格式類別。除了我已經介紹過的貨幣格式之外,最常用的格式以及變更其格式的選項包括:

  • 數字:小數位數、千分位分隔符號,以及負數格式。
  • 日期:顯示月、日、年的多種選項。
  • 時間:顯示時、分、秒和上午或下午的多種選項。
  • 百分比:小數位數。
  • 特殊:這個格式用於包含郵遞區號的欄位,以確保正確朗讀。如果不使用此格式,郵遞區號會像其他五位數一樣被朗讀(例如:「四萬四千三百三十二」),而不是以個別數字朗讀。此外,對於以零開頭的郵遞區號,零會從儲存格中消失。例如,我的郵遞區號是 02072。如果沒有這個特殊格式,即使我在開頭輸入了零,儲存格中也只會顯示 2072。

以下是可以幫助你的快速鍵摘要:

  • control + 1:開啟儲存格格式對話方塊。
  • control + shift + 4:將儲存格格式設定為帶有兩位小數的貨幣格式。
  • control + shift + 5:將儲存格格式設定為不帶小數的百分比格式。
  • control + 分號:將儲存格格式設定為今天的日期,格式為 mm/dd/yyyy。
5.2.6 合併和置中儲存格

現在我們來到在 excel 建立簡單資料表的最後一個步驟。如果你打算與明眼人使用者分享這個檔案,你可能會想要將表格名稱置中在表格最上方。這需要合併儲存格,也就是將兩個或更多儲存格合併成一個。要合併並置中這個表格的名稱,請執行以下步驟:

  1. 移動到儲存格 a1,其中顯示表格名稱:「小明家庭年度每月支出」。
  2. 按住 shift 鍵並使用右方向鍵移動到 o1 儲存格,也就是這個表格最右邊的欄位。
  3. 使用 alt h m 開啟合併子功能表。你會停在「跨欄置中」按鈕上。在此按下 enter。

你的導讀軟體現在會朗讀:「合併儲存格 a1 到 o1」。如果你使用 insert + f 來聽取儲存格格式等資訊,你會聽到儲存格內容是水平置中的。而當你使用右方向鍵一次,你的游標會落在 p1 儲存格上,因為 a1 儲存格現在延伸到了 o 欄。

合併子功能表中的其他三個選項是:

  • 合併同列儲存格:水平合併儲存格,內容靠左對齊。
  • 合併儲存格:垂直合併儲存格,儲存格內容會垂直對齊在底部。
  • 取消合併儲存格:取消先前已合併的儲存格。

5.3 編輯基礎

基本編輯動作包括選取儲存格、資料範圍、整列、整欄和工作表,以及刪除、複製、移動和貼上等操作。關於選取、複製和貼上公式的部分已在第 5.2.4 章節中說明,在此不再重複。

5.3.1 編輯個別儲存格

要編輯個別儲存格內的資料,請按 f2。當你使用上方向鍵或下方向鍵時,導讀軟體會朗讀整個儲存格的內容。這個功能在閱讀公式時特別有用。按下 f2 之後,你也可以使用左方向鍵和右方向鍵來閱讀儲存格內的個別字元,並且可以使用標準的文字編輯按鍵來刪除或插入字元。請注意,當你按下 f2 時,焦點會被放在儲存格的右側。如果你想要保留編輯後的內容,請按 enter。如果你不想保留變更,或是只想要離開儲存格,請按 escape 鍵。

更改儲存格內容最快的方法通常是直接在現有內容上輸入新的內容,然後使用 enter、tab 或方向鍵(可能 365 才行)離開。在完全取代儲存格內容時,不需要先選取原有內容。

5.3.2 選取和編輯資料範圍

就像在其他應用程式中選取文字一樣,例如 word,有些選取的按鍵組合需要同時使用 shift 鍵和瀏覽按鍵。以下是一些常用的組合。

  • 要選取單一儲存格,只要將焦點放在上面即可。
  • 要選取整列,使用 shift + 空白鍵。(中文語系的鍵盤會變成切換全型與半型[2])
  • 要選取整欄,使用 control + 空白鍵。(在中文鍵盤一樣選取失敗[2])
  • 要從左到右一個一個選取同一列中的連續儲存格,按住 shift 鍵並重複使用右方向鍵直到選取完成。請注意,從開始到結束都必須按住 shift 鍵。
  • 要一個一個選取同一欄中的連續儲存格,按住 shift 鍵並重複使用下方向鍵直到選取完成。
  • 要選取一個矩形區域的儲存格。從矩形資料範圍的左上角儲存格開始,使用 shift + 右方向鍵逐格選取整列,然後使用 shift + 下方向鍵逐格選取到資料範圍右下角的最後一個儲存格。當你移動時,導讀軟體會朗讀你正在選取的資料範圍中第一個和最後一個儲存格的內容和位址。
  • 要用較少的按鍵執行上述三個操作:按住 shift + control + 右方向鍵可以從最左邊的儲存格選取到最右邊的儲存格;按住 shift + control + 下方向鍵可以從最上方的儲存格選取到最下方的儲存格;使用這兩個按鍵組合可以從矩形資料範圍的左上角選取到右下角。
  • control + a 可以選取整個資料區域,也就是包含資料的連續儲存格區塊。

請注意,在使用 shift 鍵進行上述任何資料範圍選取時,你必須在整個過程中持續按住 shift 鍵。如果你在過程中放開 shift 鍵並繼續使用方向鍵,先前選取的儲存格就會取消選取,你就必須重新開始。跟之前介紹過的選擇檔案及資料夾是一樣的道理。

在做出上述任何選擇後,你可以:

  • 使用 control + c 將儲存格複製到剪貼簿。
  • 使用 control + x 將儲存格剪下到剪貼簿。
  • 使用 control + v 將儲存格從剪貼簿貼上。
  • 使用 delete 鍵刪除儲存格。
5.3.3 插入和刪除列與欄

你可以透過快顯鍵來插入和刪除列與欄。你可以使用下方向鍵找到插入和刪除命令。你也可以使用功能區快速鍵組合,這樣會更有效率。如果你要經常使用 excel,記住這些快速鍵是值得的。功能區快速鍵組合都是以 alt h 開頭,因為它們都位於功能區的「常用」索引標籤中。這些快速鍵包括:

  • alt h i r:插入列。
  • alt h i c:插入欄。
  • alt h d r:刪除列。
  • alt h d c:刪除欄。

請記住,對於功能區的按鍵組合,要一次按一個按鍵,不要試圖同時按住它們。

回到小明家庭預算表,假設我們想要在表格中間插入一個新列。如果你的游標在第 5 列的任何位置,使用 alt + h + i + r,第 5 列就會變成空白。該列原本的內容以及下方的所有內容都會向下移動一列。如果你的游標在 b 欄的任何位置,使用 alt + h + i + c,b 欄就會變成空白。該欄原本的內容以及右方的所有內容都會向右移動一欄。使用 alt + h + d + r 會移除一列,並將下方所有列向上移動一列。使用 alt + h + d + c 會移除一欄,並將右方所有欄向左移動一欄。

若要在游標目前位置下方插入或刪除多列,使用 shift + 下方向鍵選取你想要的列數,然後使用 alt + h + i + r 或 alt + h + d + r。如果你想要在游標目前位置上方插入或刪除列,可以使用 shift + 上方向鍵,然後使用相同的快速鍵。

若要在右側插入或刪除多個欄位,首先使用 shift + 右方向鍵來選取欄位,然後使用 alt + h + i + c 或 alt + h + d + c。如果你想要選取左側的多個欄位並進行插入或刪除,可以使用 shift + 左方向鍵。

如果你已經在表格中設定了計算列或欄的公式,當你在表格中間插入或刪除列和欄時,這些公式會自動正確調整。舉例來說,如果我插入一個新的空白列 5,而之前用來計算 b 欄總和的公式是: =sum(b3:b10),這個公式會自動變更為: =sum(b3:b11)。

但要小心。如果你在有加總公式的那一列正上方插入一個空白列,公式不會自動調整。你需要手動修改。當你插入欄位時也會有相同的情況。

如果你在現有的列中有一個或多個公式,然後又插入新列時,複製其中一個現有列並貼到新的空白列通常是個好方法。接著只要修改新列中需要變更的部分,同時保留複製的公式即可。這樣做很容易、可以節省時間,也能避免錯誤。步驟如下:

  1. 在你想要插入新空白列的儲存格中使用 alt + h + i + r。
  2. 使用上方向鍵或下方向鍵移至其他已包含資料和公式的列中的儲存格。使用 shift + 空白鍵選取整列。
  3. 移回空白列並使用 control + v 貼上。
  4. 依需求編輯新列的資料,但不要更動複製的公式。

5.4 資料排序

在 excel 中,你可以快速且輕鬆地依照字母、數字和日期來排序欄位。雖然比簡單排序稍微複雜一點,你也可以執行多層次排序。排序指令可以在三個地方找到:「常用」索引標籤的「編輯」群組、「資料」索引標籤的「排序與篩選」群組,以及透過快顯鍵。我在這裡只會討論如何透過快顯鍵來存取這些功能。

5.4.1 簡易排序

我會從依字母順序排序開始說明。如果你正在管理聯絡人清單,你常常會想要依姓氏字母順序排序。在準備資料表格時要先考慮到這一點。你可以先輸入姓氏,例如「smith, john」,或是建立分開的名字和姓氏欄位。如果你在單一欄位中先輸入名字,就無法依姓氏排序資料。假設你已經建立了姓氏欄位,依字母順序排序的步驟如下:

  1. 在姓氏欄位中,將游標放在任何一個包含姓氏的儲存格上。不要放在「姓氏」欄位標題上。
  2. 使用快顯鍵,使用下方向鍵移到排序子功能表,然後按 enter 鍵。
  3. 你會先停在從 a 到 z。使用下方向鍵可以看到另外一些選項,分別是從 z 到 a 和依色彩的相關排序。避免使用依色彩排序,因為這個選項不符合無障礙需求。
  4. 在從 a 到 z 上按 enter 鍵,該欄位及其相關的資料列就會依字母順序排序,以 a 開頭的姓氏會出現在欄位的最上方。

為了節省使用方向鍵的時間,你可以按下快顯鍵,然後按下字母 o 直接進入排序子功能表。

如果這個欄位中有任何空白儲存格,其相關的列資料會被移到表格的最下方。

要排序數值欄位資料,步驟基本上是相同的。唯一的差別是當你開啟排序子功能表時,選項會是從最小到最大和從最大到最小。舉例來說,如果你有一個排名的欄位(1 是最好而 50 是最差),使用從最小到最大的排序會比較合理。在小明家庭預算表中,你可能會想要將年度總計欄位從最大到最小排序,這樣最高花費的項目就會出現在表格的最上方。

如果這個欄位中有任何空白儲存格或文字資料,其相關的列資料會被移到表格的最下方。例如,如果你在這個欄位的幾個儲存格中輸入「not available」這些文字,在排序之後,所有相關的列資料都會被移到最下方。

若要依日期排序,步驟也是相同的,唯一的差別是選項變成「從舊到新」和「從新到舊」。

如上所述,對於此欄位中的任何空白儲存格或文字資料,其相關的列資料會被移到表格的底部。由於 excel 在數值編碼日期的技術原因,依日期排序只適用於 1900 年之後的資料。

在排序欄位資料時,有幾個潛在的問題需要注意。當按照字母順序排序時,包含欄位標題的列可能會跑到表格中間。舉例來說,如果第 2 列包含欄位標題,而你按照姓氏欄位進行排序,這一列的資料可能會因為「姓氏」中的字母而被排到表格中間。

如果最後一列包含加總欄位的公式,而你接著進行數值排序,這最後一列就會被移到表格的最上方,緊接在包含欄位標題的那一列之下。這種情況會發生在小明家庭預算表中。

在欄位標題列和第一列資料之間插入一個空白列就能避免第一個問題。如果欄位標題在第 2 列,而實際資料從第 3 列開始,將游標移到第 3 列的任何位置,使用 alt + h + i + r,這會使第 3 列變成空白,並將所有資料列向下移動一列。這樣就能正確地進行字母排序。

要修正第二個問題,在有加總公式的最下方列與其上方資料列之間插入一個空白列。這樣就可以正確執行數值排序。

5.4.2 多層次排序

你也可以執行多欄排序。如果你想要自己試試看,請開啟練習檔案資料夾中名為「donations by state.xlsx」的檔案。在這個工作表中,第 1 列出現了以下欄位標題:date、state、name 和 donation。

使用這個工作表,假設我們想要先依照州名字母順序排序,然後再依照捐款金額的數字排序。如此一來,所有 alabama 州的捐款人會出現在工作表的最上方,而 wyoming 州的捐款人則會被歸類在最下方。接著在每個州內,捐款金額可以從大到小或從小到大排序。

就像這個例子一樣,我發現如果你的資料表格越簡單越好,第 1 列包含欄位標題,下方則是所有資料,這樣的效果最佳。如果在第 1 列放置表格標題,且在其他列中加入額外的雜項資訊,往往會讓多層次排序的過程變得更加複雜。

依照州別字母順序排序,再依照捐款金額數字排序的步驟如下:

  1. 在工作表的任何位置,使用快顯鍵然後按 o 開啟排序子功能表。
  2. 使用上方向鍵一次移至「自訂排序」並按 enter。你會先停在「確定」按鈕上,這有點奇怪,但他就是這樣。
  3. 使用 tab 鍵移至「刪除層級」按鈕並按 enter。即使這是你在這個工作階段第一次嘗試執行多層級排序,如果你沒有先執行這個步驟,排序就無法正常運作。
  4. 使用 tab 鍵移至「新增層級」按鈕並按 enter。
  5. 使用 tab 鍵移至「我的資料有標題」核取方塊(預設為已勾選)。如果你保持勾選,當你進行到選擇排序欄位的步驟時,會顯示欄位標題名稱。如果你取消勾選,則會改為顯示欄位字母,你就需要記住哪個欄位標題對應哪個欄位字母。
  6. 使用 tab 鍵移至「排序方式」下拉式方塊,並使用下方向鍵移至你想要優先排序的欄位標題。在這個例子中,如果你保持勾選欄位標題核取方塊,就會是選擇「state」。否則,就會是對應的欄位字母。
  7. 使用 tab 鍵移至「順序」下拉式方塊,選項有「a 到 z」或「z 到 a」。我們選擇「a 到 z」。
  8. 要指定第二個排序層級,再次使用 tab 鍵移至「新增層級」按鈕並按 enter。
  9. 使用 tab 鍵移至「次要排序方式」下拉式方塊,並使用下方向鍵移至你想要接著排序的欄位標題。在這個例子中,會是「donation」。
  10. 使用 tab 鍵移至「順序」下拉式方塊,選項有「最小到最大」和「最大到最小」。我們使用下方向鍵選擇「最大到最小」,這樣每個州的最大捐贈者就會排在最上面。
  11. 使用 tab 鍵移至「確定」按鈕並按 enter。

上述程序可以繼續進行其他排序層級的設定。

在這個 excel 工作階段中要執行其他多層次排序時,你必須先在自訂排序對話方塊中清除所有先前的排序,才能執行新的排序。要執行此操作,使用 tab 鍵移至「刪除層級」按鈕並按下空白鍵。繼續使用 tab 鍵移至下一個「刪除層級」按鈕並按下空白鍵。持續使用 tab 鍵直到沒有更多「刪除層級」按鈕為止。然後開始執行你的下一個多層次排序。

5.5 多個工作表

到目前為止,我們所做的工作都只涉及單一工作表。然而,你可以在單一檔案中建立多個工作表。當資料集龐大且有多個表格時,將它們全部放在同一個工作表上很快就會變得難以管理。列印成紙本也可能會變得非常麻煩。如果你有公司一整年的詳細銷售資料,想要以月為單位呈現,建立十二個工作表會比將所有十二個表格都放在同一個工作表上更合理。

若要瀏覽含有多個工作表的 excel 檔案,使用 control + page down 可以前往下一個工作表,使用 control + page up 則可以前往上一個工作表。這是 windows 的按鍵組合,因此可以搭配所有三種導讀軟體使用。

在 jaws 中,你可以使用 control + shift + s(s 代表「sheets」)來取得工作表清單。接著你可以使用下方向鍵或字首搜尋來瀏覽工作表,並使用 enter 鍵開啟它。這個功能對於有效率地瀏覽含有多個工作表的檔案非常有用。如果你想要重新排序工作表,這個功能也能幫助你查看工作表的順序。

要使用 nvda 取得工作表清單,請執行以下步驟:

  1. 使用 insert + f7 開啟項目清單。
  2. 使用 shift + tab 一次,移到類型群組的「圖表」選擇鈕,然後使用下方向鍵移至工作表選擇鈕。
  3. 使用 tab 一次移至工作表清單。
  4. 如同 jaws 一樣,你可以使用下方向鍵或字首搜尋找到工作表,然後按 enter 開啟它。

使用 narrator 無法取得工作表清單。

你可以對多個工作表執行許多操作,包括插入、刪除、重新命名以及移動和複製等。jaws 有一個管理工作表的快顯功能表,你可以在其中方便地存取所有這些命令。使用 nvda 和 narrator 時,你需要在功能區中尋找這些命令。

要開啟 jaws 管理工作表快顯功能表,請按下 shift + insert + s。我會用「sis」(sister 的簡稱)來記憶這個組合。當你使用下方向鍵瀏覽時,最重要的命令依序為:

  • 插入:當你按下 enter 鍵時,第一個項目是工作表。再按一次 enter 鍵,新的工作表就會開啟,並將焦點放在 a1 儲存格。這個工作表會出現在你開始操作的工作表之前。
  • 刪除:當你按下 enter 鍵時,系統會詢問你是否要刪除目前的工作表。如果這是你想要的,請在「是」按鈕上按下空白鍵。
  • 重新命名:一般工作表的名稱是工作表 1、工作表 2 等。如果你打算建立超過幾個工作表,你應該為它們重新命名。否則,你很快就會搞不清楚哪個是哪個。在這裡按下 enter 鍵,輸入一個簡短的名稱,然後再按一次 enter 鍵。如果你接著按下 insert t,你的導讀軟體會朗讀檔案名稱,接著是「excel」,最後是工作表名稱。
  • 移動或複製:在這個對話方塊中,你首先會停在移動。在建立一系列工作表後,使用移動命令來重新排序它們。當你使用下方向鍵移到清單中的某個工作表時,按下 enter 鍵會將目前的工作表插入到它的前面。清單中的最後一個項目是「移至最後」。如果你想要將目前的工作表放在最後,請在這裡按下 enter 鍵。如果你想要建立目前工作表的複本,請按一次 tab 鍵到「複製」核取方塊,然後按下空白鍵。再按一次 tab 鍵到「確定」按鈕,然後按下空白鍵。複本會和原始工作表有相同的名稱,後面會加上括號中的數字 2。
  • 選取所有工作表:如果你想要將多個工作表複製到不同的檔案,請使用這個命令。這樣可以避免一次只能複製一個工作表。

你可以搭配 nvda 和 narrator 使用以下功能區快速鍵來執行上述命令:

  • shift + f11:插入新工作表。
  • alt + h + o + r:重新命名工作表。
  • alt + h + o + m:移動或複製工作表。
  • alt + h + d + s:刪除工作表。

貼上連結命令讓你可以從一個工作表複製並貼上公式到另一個工作表。舉例來說,假設你有十二個不同工作表的每月獲利資料。你可以插入一個摘要工作表,並連結到每個月份工作表中的每月總獲利公式。如果你在任何月份工作表中進行變更,導致該月份的總獲利發生變化,這個月份總獲利公式的變更會自動反映到摘要工作表中。延續這個例子,要從一個工作表貼上連結到另一個工作表,請執行以下步驟:

  1. 將游標移到月報表中含有當月總利潤公式的儲存格,並使用 control + c 複製。
  2. 瀏覽到摘要報表,並將焦點移到你要貼上公式的儲存格。
  3. 使用快顯鍵和下方向鍵移到貼上選項,但不要按 enter。
  4. 改用左方向鍵移動一次到「貼上連結」按鈕,然後按 enter。

這個公式的語法包含:等號、被複製公式所在工作表的名稱(以單引號包圍)、驚嘆號,以及被複製儲存格的位址。例如,如果總利潤公式位於 february 工作表的 e26 儲存格中,則在 summary 工作表中的貼上連結公式會是:

='february'!$e$26

考慮為包含大量工作表的檔案建立摘要工作表,並使用貼上連結命令在此工作表上呈現資料。相較於將這些資料分散在大量工作表中,這是一種更方便且有效的方式來向同事傳達最重要的資料。

5.6 篩選

篩選功能可以讓你暫時隱藏資料集中的某些資料,這樣你就能專注在想要仔細檢視的資料上。這個功能在處理大型資料集時特別有用。篩選可以用在包含文字的欄位(如城市、州、國家等)以及數值的欄位(如一般數字、貨幣、日期等)。我會先從幾個純文字的例子開始說明。

假設你是一家在新英格蘭地區營運的零售連鎖店的麻薩諸塞州東部區域經理。你正在處理的資料庫包含了 20,000 筆記錄,內容涵蓋過去一年每間商店、員工和交易的資訊。如果你的目標是只關注波士頓地區的商店,篩選功能可以讓你暫時縮小可見的資料範圍。你不需要查看 20,000 筆記錄(其中大部分都不相關),篩選功能可以讓你將資料集縮減到更容易處理的交易數量。如果你只想分析最近三個月的資料,你可以使用篩選功能進一步縮小資料集範圍。而如果你想專注在特定幾項產品或員工,你也可以進行額外的篩選。

我會用一個較少資料的範例來示範。在這一節和下一節關於樞紐分析表的部分,我會參考本書附帶的檔案「quarterly sales by employee.xlsx」。你可以打開這個檔案來跟著操作並重複這些步驟。

這份工作表包含波士頓地區五家虛構電子商店的員工季度銷售資料。工作表中的欄位標題橫跨第 2 列,包括:

  • 商店 (store 欄位 a):五間商店 (boston、cambridge、quincy、watertown 和 newton)。
  • 員工 (employee 欄位 b):每間商店三名員工的名字,總共 15 名員工。
  • 季度 (quarter 欄位 c):特定年度的第一到第四季。
  • 產品 (product 欄位 d):每間商店銷售的三種產品 (iphone se、samsung tv 和 hp laptops)。
  • 數量 (quantity 欄位 e):每位員工在特定季度銷售各項產品的數量。
  • 價格 (price 欄位 f):每項產品的單價(以美元計)。
  • 銷售額 (sales 欄位 g):價格乘以數量的公式(以美元計)。
5.6.1 篩選文字值的欄位

作為第一個範例,我們將篩選並縮小焦點,只看 cambridge 和 newton 這兩間商店在第一季的 iphone se 銷售狀況。

要開啟篩選功能,你的游標必須位於包含欄位標題的列上(在這個例子中是第 2 列)。此外,這一列與資料列之間不能有任何空白列。所以,開始吧:

  1. 將游標停在欄位標題列(在此範例中是第 2 列),按下 control + shift + l。如果你使用左或右方向鍵,jaws 和 narrator 會說「no filter applied dropdown button」。nvda 朗讀「顯示篩選條件」。
  2. 將游標移到你想要先篩選的欄位標題儲存格。我們先從儲存格 a2 開始,也就是欄位標題「store」所在的位置。
  3. 同時按下 alt 和下方向鍵。這會開啟一個對話方塊。但是,你聽到的內容並不會清楚指出這一點,像是 nvda 就只會朗讀「不明」。
  4. 使用 shift + tab 三次,直到你聽到「手動篩選 樹狀檢視。全選已勾選」。在這下方列出了你要篩選的欄位中所有出現的項目或數值。在這個案例中,就是上面提到的五個商店。
  5. 使用下方向鍵並按下空白鍵,取消勾選你想要篩選掉的所有項目。我們將取消勾選 boston、quincy、watertown,而保留 cambridge 和 newton 的勾選。
  6. 完成勾選和取消勾選項目後,按下 enter。
  7. 在這個欄位中使用下方向鍵。你會注意到兩件事:只會顯示你保留勾選的商店所在的列。未勾選的列會被隱藏。在這個案例中,當你使用下方向鍵時,會跳過 a3 到 a38 和 a75 到 a146 的列。另外,當你使用下方向鍵時,在隱藏和未隱藏列的邊界處,jaws 和 narrator 會說「adjacent to hidden cells」。nvda 則不會說任何內容。
  8. 要進一步依季度篩選,移到儲存格 c2,也就是欄位標題「quarter」所在的位置。
  9. 重複上面的步驟三和四。
  10. 這次,按下空白鍵取消勾選全選核取方塊。使用下方向鍵移到第一季,並勾選這個核取方塊。其他你想要隱藏的季度已經是取消勾選的狀態。按下 enter。
  11. 接下來要篩選的是儲存格 d2,也就是欄位標題「product」所在的位置。
  12. 重複上面的步驟三和四。
  13. 再次按下空白鍵取消勾選全選核取方塊。使用下方向鍵移到 iphone se 並勾選這個核取方塊。其他產品已經是取消勾選的狀態。按下 enter。

在你過濾出想要分析的資料後,可以使用 control + a 選取整個工作表,然後將資料複製並貼到新的工作表中。只有未隱藏的列會被貼到新的工作表中。從較大的資料集中以這種方式擷取資料,比起繼續在原始工作表中處理資料來得更好,特別是當資料集很大的時候。

在上述範例中,有些欄位我保持「全選」核取方塊的勾選狀態,有些則取消勾選。如果清單中只有少數項目,要決定是否勾選「全選」核取方塊並不困難。然而,當清單項目數量龐大時,這個決定就不再那麼簡單了。我曾經有個客戶,他想要篩選一個包含他所在的政府機構採購商品和服務的廠商欄位。他的工作表中有超過 9,000 列和 700 個廠商,而他只想顯示其中三個廠商的資料。在這種情況下,取消勾選「全選」核取方塊就變得很重要。完成這個動作後,他還可以使用字首搜尋功能,快速找到這三個感興趣的廠商的核取方塊。篩選後,未隱藏的列數減少到大約 200 列。

當你在工作表中完成篩選後,在工作表的任何位置再次使用 control + shift + l 可以關閉篩選功能。所有先前隱藏的列都會重新顯示。

5.6.2 篩選數值欄位

有許多選項可以用來篩選數值。在季度銷售試算表中的 g 欄包含每位員工各項產品的季度銷售金額,範圍從約 $2,000 到 $14,000。步驟如下:

  1. 將游標移到欄位標題列(在這個例子中是第 2 列),使用 control + shift + l 開啟篩選功能。
  2. 將游標移到你想要篩選的欄位標題儲存格,在這個例子中是儲存格 g2,也就是「sales」欄位標題所在的位置。
  3. 同時使用 alt 和下方向鍵展開篩選對話方塊。
  4. 使用 shift + tab 五次移到數字篩選子功能表,然後使用 enter 開啟。請注意,你必須使用 shift + tab 才能到達,如果使用 tab 的話就不會出現。
  5. 使用下方向鍵瀏覽眾多選項,包括:「等於...」、「不等於...」、「大於...」、「大於或等於...」、「小於...」、「小於或等於...」、「介於...」、「前 10 項...」、「高於平均值」、「低於平均值」和「自訂篩選...」。
  6. 在你選擇的選項上使用 enter。大多數選項會開啟一個對話方塊,讓你可以輸入想要的篩選條件值。
  7. 完成後,使用 tab 移到「確定」按鈕並使用 enter。

在使用 nvda 操作 excel 時,如果遇到執行完篩選後,沒有任何反應,就把焦點切到別的視窗再切回來就會正常,或者開啟 alt 功能表,再關閉也可以。

如果某些欄位看到的值是 ######## 一堆井號的狀況,這是因為欄寬不夠,導致視覺上無法顯示完整的資訊,而 nvda 並不是讀取欄位的值,而是以視覺所看到的為主,目的是確保讓你知道你的 excel 檔案看起來的視覺狀況是怎樣。

最簡單的方式就是讓 excel 自動調整欄寬。步驟如下:

  1. 先按 control + a 來全選整個工作表。
  2. 按 alt 鍵,使用左或右方向鍵移到功能區的「常用」標籤。
  3. 使用 control + 右方向鍵找到「儲存格」群組。
  4. 使用 tab 鍵找到「格式」,並按 enter。
  5. 使用下方向鍵選擇「自動調整欄寬」,並按 enter。

這樣應該能讓 nvda 正確讀出儲存格的實際內容,而不是 ########。請見 5.8.4。

5.6.3 偵測現有的篩選資訊

假設你收到別人傳來的已篩選工作表,而你想知道哪些欄位已經被篩選。你可以使用左右方向鍵在包含欄位標題的那一列中移動。對於已經被篩選的欄位標題,jaws 和 narrator 會說「已套用篩選下拉式按鈕」。對於未篩選的欄位,你會聽到「未套用篩選下拉式按鈕」。再次提醒,nvda 不會朗讀任何內容。

如果這個試算表有大量的欄位,使用左右方向鍵在欄位標題列中移動會花費較多時間。不過,使用 jaws 時,你可以按下 insert + f1 快速找出哪些欄位已經套用篩選。以季度銷售試算表為例,在對第一、第三和第四欄進行篩選後,jaws 會指出以下內容:

「自動篩選」已開啟。

a2 到 g182 是自動篩選範圍。

篩選器 1 已開啟。

篩選條件 1 / 7 為 or。

篩選器 3 已開啟。

對於篩選條件 3,條件 1 是 =2nd,但條件 2 尚未定義。

篩選器 4 已開啟。

對於篩選條件 4,條件 1 是 =iphone se,但條件 2 尚未定義。

篩選編號對應到欄位(1 是欄位 a、2 是欄位 b,以此類推)。請注意,我為第一個篩選條件選擇了兩個條件(也就是兩個商店),而且朗讀的內容不是很清楚。當我在篩選條件 3 和 4 只選擇單一條件時,朗讀的內容就比較清楚,能夠指出我選擇了哪一季度和產品作為篩選條件。

5.7 樞紐分析表

樞紐分析表可用於重新組織相關的資料欄位成為表格,讓你能夠專注於想要分析的資訊。之所以稱為「樞紐分析表」,是因為從視覺角度來看,從原始資料表中拖放選定的資料欄位時,這些欄位會「樞轉」成一個新的表格。

我使用樞紐分析表來組織研討會。我需要追蹤有多少人報名、他們支付了多少費用、加總對組織的自願捐款、他們的午餐選擇、是否偏好以電子形式、點字或大字體收到議程,以及其他幾個項目。我也使用樞紐分析表來呈現一份關於投票機無障礙性的十到十五個問題的調查結果。如果不使用樞紐分析表,要找出如何組織和報告結果會更混亂、更耗時,而且容易出現計算錯誤。使用樞紐分析表的另一個好處是,在初步建立之後,當你新增資料時,它們可以快速且容易地更新。在上述研討會的例子中,在研討會開始前,當新的報名資訊進來時,我能夠定期更新並報告統計資料。

5.7.1 建立樞紐分析表

一個一般的表格最多包含三個部分。以本章前面提到的每月支出表為例,使用樞紐分析表的術語來說,這些部分是:

  • 最左欄位列出不同帳單類型的列標籤。
  • 表格最上方列出月份的欄標籤。
  • 值,也就是表格中的實際資料,在這個例子中是每個帳單的金額。
  • 這些都是建立樞紐分析表的基本元素。樞紐分析表可以有列標籤和值、欄標籤和值,或是同時具有列和欄的標籤與值。所有樞紐分析表都必須要有值,而且值必須是數值(數量、金額、百分比等)。

在這一節中,我會引用前一節篩選時使用的「依員工季度銷售」工作表。我會用這些資料建立幾個樞紐分析表。第一個是每間商店的季度總銷售額。這會涉及將商店名稱設為列標籤、季度設為欄標籤,以及將銷售金額設為值。建立這個樞紐分析表的步驟如下:

  1. 選取包含欄位標題列和資料的範圍。在這個活頁簿中,資料範圍是從 a2 到 g182。將游標移至儲存格 a2,快速選取這個資料範圍的方式是使用 shift + control + end。
  2. 使用 alt 開啟上方功能區,使用右方向鍵移動到「插入」索引標籤,使用 tab 鍵移至下方功能區,根據你的 excel 版本,在「表格」子功能表(365 版本)或「樞紐分析表」按鈕(較早版本)上按 enter。
  3. 僅適用於 365 版本:你會移至「樞紐分析表」分割按鈕。再次按 enter。
  4. 你會進入一個對話方塊,停在一個編輯區,這時可能會也可能不會朗讀所選的資料範圍。假設上述步驟 1 中選取的資料範圍正確,在此按 enter。
  5. 你現在會移至新工作表的儲存格 a3。不要離開這個儲存格,否則下一個步驟將無法執行。
  6. 使用 f6 數次,直到聽到「樞紐分析表欄位視窗,尋找要搜尋的文字」。
  7. 按一下 tab,你會找到所有的欄位標題。
  8. 使用下方向鍵移至你想要作為樞紐分析表一部分的第一個欄位,可以是列標籤、欄標籤或值。在這個例子中,你會先移至「store」,這是我們要用作列標籤的變數。
  9. 使用快顯鍵,使用下方向鍵移至「新增至列標籤」,然後按 enter。這會讓你回到欄位標題清單。「store」的核取方塊現在已被勾選。
  10. 使用下方向鍵移至清單中你想要作為欄標籤或值的下一個欄位標題。在這個例子中是「quarter」,它將作為欄標籤。
  11. 使用快顯鍵,使用下方向鍵移至「新增至欄標籤」,然後按 enter。同樣地,你會回到欄位標題清單,而「quantity」的核取方塊現在已被勾選。
  12. 使用下方向鍵移至清單中你想要納入值的欄位標題。在這個例子中是「sales」。
  13. 使用快顯鍵,使用下方向鍵移至「新增至值」,然後按 enter。你會回到欄位標題清單,而「sales」的核取方塊現在已被勾選。
  14. 樞紐分析表現在已準備好可以檢視。使用 f6 數次,直到你回到工作表。當你每次移至儲存格 a3 時,就會知道你已經到達工作表。在這個例子中,你會聽到「加總 - sales a3」。

請注意,你新增列標籤、欄標籤和數值的順序並不重要。只要依照使用下方向鍵瀏覽清單時出現的順序新增即可。

表格如下所示:

  • 五間商店列在 a 欄。
  • 四個季度列在第 4 列。
  • 數值出現在表格主體中。例如,boston 商店第一季的銷售額顯示在 b5 儲存格中。
  • 各季度的總計出現在表格的最底列。
  • 各商店的總計出現在表格的最後一欄。
  • 所有商店和所有季度的總計出現在右下角的儲存格中。

請注意這些數值只會以簡單的數字呈現。使用 control + a 選取整個表格,然後使用 control + shift + 4 快速將格式更改為帶有兩位小數的貨幣格式。另外要注意,你應該依照第 5.5 章所述的步驟重新命名工作表,以免與你在其他工作表上建立的樞紐分析表混淆。

我經常建立樞紐分析表,其目的只是為了計算事物的數量。我在上面提到使用樞紐分析表來規劃會議。我建立了樞紐分析表來統計午餐選項的數量、偏好的議程格式(電子郵件、點字、大字版)以及其他幾個項目。對於這些表格,我將午餐選項和偏好的議程格式設定為列標籤。為了加入數值,我插入了一個名為「數量」的欄位,並在所有項目中填入數字 1。

5.7.2 篩選樞紐分析表資料

你可以篩選樞紐分析表來縮小關注範圍。使用剛才建立的表格,假設我們只對波士頓商店第一季的銷售額感興趣。我們可以用以下方式篩選這個表格:

  1. 瀏覽到儲存格 a4,其中包含「列標籤」文字,使用 alt + 下方向鍵開啟篩選對話方塊。
  2. 使用 shift + tab 移至手動篩選樹狀檢視,你會停在已勾選的「全選」核取方塊上。使用空白鍵取消勾選,這樣會取消勾選清單中所有的商店名稱。
  3. 使用下方向鍵移至 boston 核取方塊,並使用空白鍵勾選。如果你想要包含其他商店,可以使用下方向鍵移至這些商店並勾選。
  4. 完成勾選和取消勾選項目後,按下 enter。
  5. 若要篩選季度,瀏覽到儲存格 b3,其中包含「欄標籤」文字,使用 alt + 下方向鍵開啟篩選對話方塊。
  6. 使用 shift + tab 移至手動篩選樹狀檢視,你會停在已勾選的「全選」核取方塊上。使用空白鍵取消勾選,這樣會取消勾選所有季度。
  7. 使用下方向鍵移至「1st」核取方塊,並使用空白鍵勾選。
  8. 按下 enter。其他季度欄位現在已隱藏,只顯示 boston 第一季的銷售數值。

使用原始工作表中的資料集可以建立各種不同的樞紐分析表,可能包括:

  • 依員工的總銷售額
  • 依產品的總銷售額
  • 依商店的產品銷售額
  • 依季度的產品銷售額

這些可以透過篩選來鎖定產品、員工、季度或商店的子集。

5.7.3 重新整理樞紐分析表

當你建立了一組樞紐分析表後,只要使用以下技巧,就能在初始資料表中插入新資料時快速且輕鬆地更新。如果你想要插入新的列,請將它們插入表格中間的某處,而不是插入在最後一列之下。同樣地,在現有欄位之間插入新欄位,而不是在最後一欄之後。用於重新計算樞紐分析表的資料範圍會自動調整。一旦你插入了新資料:

  1. 瀏覽到任何包含先前建立的樞紐分析表的工作表。
  2. 將游標放在任何包含資料的儲存格上。
  3. 使用快顯鍵,使用下方向鍵移至「重新整理」,然後按 enter。

所有樞紐分析表都已使用新資料更新計算結果。

相反地,如果你在現有的資料下方新增列或是右方新增欄,重新整理會花費更多時間。如果可以的話,請盡量避免這麼做,因為你必須對每個要重新整理的樞紐分析表重複以下步驟。

假設我新增了第六間商店的資料。原本的資料範圍是從 a2 到 g182,現在已經延伸到 g219。另外,假設工作表的名稱是「data」。更新個別樞紐分析表的步驟如下:

  1. 瀏覽到包含你想要更新的樞紐分析表的工作表,並將游標放在這個表格中的任何位置。
  2. 使用 alt 鍵開啟上方功能區,然後使用右方向鍵移動到「樞紐分析表分析」索引標籤。請注意,這個索引標籤只有在游標位於樞紐分析表中時才會出現。
  3. 使用 tab 鍵移動到下方功能區的「變更資料來源」分割按鈕,然後按下 enter 鍵。
  4. 你會進入一個編輯區,在這裡輸入包含原始資料的工作表和資料範圍。語法是:工作表名稱後面接著驚嘆號,然後是新的資料範圍。在這個例子中,輸入 "data!a2:g219" (不要包含引號)。
  5. 使用 tab 鍵移動到「確定」按鈕,然後按下 enter 鍵。

這個樞紐分析表現在已經重新整理,計算結果包含了新的資料。不過很可惜,你必須對所有想要重新整理的現有樞紐分析表重複這些步驟。有鑑於此,建議將第六間商店的資料列插入資料表的中間位置,而不是加在最下方。

5.8 格式化工作表的基本視覺考量

為視力正常的觀眾設計工作表格式可能會讓人不知所措。為了避免讓你感到困惑,本節只介紹基礎知識。對許多使用者來說,這些基礎知識就足夠了。第 5.9 章將會介紹更進階的格式設定主題,包括列印的注意事項。

如果你要準備一份給明眼人看的試算表,以下是讓它在視覺上可以接受的基本要點:

  • 使用 insert + f 讓導讀軟體朗讀字型和儲存格格式資訊。
  • 如何變更字型設定。
  • 切換到「頁面配置檢視」讓儲存格尺寸資訊更容易理解。
  • 調整儲存格文字的可見度和欄寬,確保儲存格資料不會被相鄰欄位的資料遮蔽。
  • 為含有大量文字的欄位設定文字換行,避免文字被相鄰欄位的資料截斷(或「裁切」),或是防止文字橫跨多個欄位。
  • 調整欄位標題的列高,確保欄位標題文字完全可見,且所有欄位標題文字都包含在單一列中。

對於僅供螢幕檢視的試算表來說,如果沒有考慮上述事項,可能會導致外觀凌亂且不專業。如果還要列印成紙本,情況會更嚴重,因為文字會被截斷或散落在紙張各處,使其難以閱讀。

外觀不重要的情況至少有一個例外。如果你有一個多工作表的試算表,而其中一個工作表包含了用來產生其他工作表的原始資料,一般使用者不會在意這個資料工作表的外觀,他們通常也不會列印這些工作表。因此,不用擔心這些工作表的格式設定。

5.8.1 使用 insert + f 檢查儲存格格式

當游標停在某個儲存格時,使用 jaws 按下 insert + f 會顯示以下預設的字型和儲存格格式:文字顏色為黑色、背景顏色為白色、calibri 字型、一般、11 點、醒目提示、水平對齊為一般、垂直對齊為向下、數字格式為一般、一般、儲存格尺寸為寬 50 點、高 14 點

讓我們來解析這些資訊。字型格式資訊和在 word 中使用 insert + f 時顯示的內容相同(名稱、點數大小、顏色,以及粗體和斜體等屬性)。但在 excel 中,我們聽到的不是像 word 那樣的段落格式,而是各種儲存格格式,包括:

  • 水平對齊:預設值為一般,意思是文字會自動靠左對齊,而數字會在儲存格中靠右對齊。這些設定可以在功能區「首頁」索引標籤的「字型」群組中變更。選項包括靠左、置中和靠右。
  • 垂直對齊:文字和數字的預設值都是向下。在功能區「首頁」索引標籤的「字型」群組中還有靠上和置中對齊等其他選項。
  • 數字格式:預設值為一般。這會套用在文字和簡單的數字上。變更方式請參考上方第 5.2.5 章的步驟。
  • 儲存格的寬度和高度以點數表示。要具體理解點數的意義,一英吋等於 72 點。所以 50 點的儲存格寬度約為七分之一英吋寬,而 14 點的列高度略小於五分之一英吋高。(台灣這邊是用公分,所以數據上有所不同)

nvda 和 narrator 都可以使用 insert + f 來顯示字型資訊。nvda 還會顯示儲存格框線的資訊。關於儲存格格式設定,nvda 也會顯示水平和垂直對齊方式,但會將「一般」稱為「預設」。nvda 不會提供儲存格尺寸的資訊。narrator 除了字型之外,不會顯示任何格式設定資訊。

5.8.2 變更字型

和 word 類似,字型設定包含名稱、點數大小、顏色和屬性。如同上一節所述,這些設定的預設值分別是 calibri、11 點、黑底白字,以及一般(也就是沒有粗體或斜體等屬性)。

在編輯 word 文件時,人們經常會更改字型設定。然而,如果你只是想要以電子形式分享或列印 excel 檔案,而不需要太過花俏的話,你可能很少需要在 excel 中更改字型。我會更改 excel 字型的其中一個情況,是當我想要將試算表中的儲存格內容複製並貼到 word 文件中,而且我希望 excel 和 word 的字型保持一致時。在複製並貼到 word 之前,先在 excel 中更改字型會比較好。

變更字型格式的步驟如下:

  1. 選取要格式化的儲存格。
  2. 使用 alt + h 開啟功能區並移至「首頁」索引標籤。
  3. 使用 control + 右方向鍵兩次移至字型群組,第一個項目是用來變更字型名稱的下拉式方塊。輸入你想要變更的字型的字首或前幾個字母,然後使用下方向鍵直到找到該字型。如果這是你唯一要變更的設定,按下 enter 即可。
  4. 否則,繼續按 tab 尋找其他設定命令,像是字型大小下拉式方塊、粗體和斜體核取方塊,以及字型色彩分割按鈕。

就像在 word 中一樣,你可以透過選取想要的儲存格,並使用 control + b 來套用粗體,或是 control + i 來套用斜體,快速變更儲存格的屬性。這些操作可以用在表格標題、欄位標題和列標題上。

為了無障礙的目的,最好不要將預設的黑底白字文字顏色做更動。在一些較早期的導讀軟體版本中,我常常會聽到一些令人困惑的描述,像是「白底白字」或是「預設底預設字」,前者完全沒有意義,後者則不夠清楚。幸運的是,我現在聽到的是白底黑字。如果你沒有聽到這些令人安心的描述,而且想要確認這些是你的顏色設定,或是想要更改它們,你可以透過字型色彩和填滿色彩分割按鈕來分別設定前景和背景顏色。步驟如下:

  1. 要變更前景或文字色彩,使用 alt + h + f + c 展開「字型色彩」分割按鈕。
  2. 如果還沒有選擇,在這個色彩調色盤中使用上方向鍵移到「自動」,然後按 enter 變更為黑色。
  3. 要變更背景色彩,使用 alt + h + h 展開「填滿色彩」分割按鈕。
  4. 如果還沒有選擇,在這個色彩調色盤中使用上方向鍵移到「無填滿」,然後按 enter 變更為白色。

你可以在這些調色盤中使用方向鍵來變更前景和背景的顏色,但大多數人很少這麼做。

5.8.3 切換到整頁模式檢視

偵測和調整欄寬與列高的尺寸對於儲存格格式設定來說很重要。然而,這些數值的呈現方式一開始並不直觀。對於欄寬和列高的預設尺寸,你可能會聽到像是 8.11 和 14.4 這樣的數值。這些數字代表什麼意思呢?

欄寬是以字元數來指定的。這表示在目前的字型下,可以容納 8.11 個字元的寬度。但我們說的是什麼類型的字元呢?在打字機時代,每個字元的大小都是固定的,每英吋可以容納 10 或 12 個字元。現在的字型是比例字型,意味著像 m 這樣寬的字母會比像 i 這樣窄的字母占用更多空間。因此,用非比例的方式來表示欄寬並沒有直覺上的意義。

列高是以點的大小來表示。在 excel 中,字元的預設點大小是 11,所以列高包含這個大小再加上一些間距。[1]

改變活頁簿的檢視方式可以達到這個目的。以下是針對個別 excel 檔案進行這項設定的步驟:(如上所述,台灣是用公分)

  1. 使用 alt 開啟上方功能區,然後使用右方向鍵移至「檢視」索引標籤。
  2. 使用 tab 鍵移至下方功能區的「整頁模式」並按下 enter。功能區快速鍵是 alt w p。
  3. 使用 alt h o w,欄寬現在會 1.67 以公分表示,也就是 cm。
  4. 使用 alt h o h 可以聽到列高,現在是 0.56cm。

當你儲存檔案時這個設定會保留下來,但不會變成預設值。

若要將此設為預設檢視:

  1. 使用 alt + f + t 開啟「excel 選項」。
  2. 你會抵達「一般」類別,這就是你要的。使用 tab 鍵移至「新工作表的預設檢視」下拉式方塊。
  3. 使用下方向鍵選擇「整頁模式」並按下 enter。
  4. 使用 tab 鍵移至「確定」按鈕並按下 enter。

這會成為所有新工作表的預設檢視。對於任何先前已儲存的工作表,你需要一次變更一個檢視。

如果你想在整頁模式中,將尺寸的預設單位從公分改為英寸,請依照以下步驟:

  1. 使用 alt + f + t 開啟「excel 選項」分類。
  2. 使用 control + tab 數次切換至「進階」分類。
  3. 使用 tab 鍵多次移至「顯示尺規單位」下拉式方塊(或是要更快到達,使用 alt + u 三次)。
  4. 使用上下方向鍵選擇「英寸」並按 enter。
  5. 使用 tab 鍵多次移至「確定」按鈕並按 enter。
5.8.4 調整欄寬

你可以手動調整欄寬或自動調整欄位大小以符合資料。自動調整的選項稱為「自動調整欄寬」。如果你要和明眼人共用試算表,確認欄寬是否正確就很重要。否則,明眼的收件者可能會看不到某些儲存格中的資料。jaws 將這個問題稱為「cell text visibility」。我在這裡會使用這個術語。

如果某欄寬度不足以容納特定儲存格的內容,而且右側的儲存格也有內容時,你使用導讀軟體聽到的內容和視覺使用者看到的內容會有所不同。而且根據你的軟體版本,在文字或數字內容的儲存格之間,這種差異也可能不一樣。

導讀軟體會朗讀所有儲存格內容,不管欄寬如何,即使右側儲存格有內容也會朗讀。

對於明眼使用者來說,如果儲存格右側有內容,他們只會看到符合目前欄寬的文字。當明眼使用者將焦點放在特定儲存格時,該儲存格的完整文字會顯示在公式列中,也就是在螢幕上方、功能區下方的一個細長方形區域。然而,如果這個工作表列印出來,在紙本上是無法察覺到任何被截斷的字元。

在預設情況下,如果儲存格文字有可見度的問題,nvda 會提示這個問題。jaws 的預設是不會提示,但可以針對個別工作表變更設定。narrator 目前還沒有辦法識別儲存格文字的可見度問題。

在 jaws 中,開啟偵測儲存格文字可見性問題的設定,可以透過快速設定完成,步驟如下:

  1. 在你想要變更此設定的 excel 檔案中,使用 insert + v 開啟快速設定。
  2. 在搜尋方塊中輸入「vis」(不含引號)。
  3. 使用下方向鍵找到「cell text visibility detection」核取方塊並勾選。
  4. 使用 tab 鍵移至「確定」按鈕並按下 enter。

很可惜,這個設定一次只能變更一個檔案,無法設為預設值。此外,我發現 jaws 並不總是能可靠地指出儲存格文字可見度問題是否已經解決,導致「誤判」的情況。依我看來,這是 nvda 表現比 jaws 更好的其中一個地方。nvda 不需要變更任何設定就能識別這個問題,而且在告訴你問題是否已修正時也更加可靠。

如果某欄寬度不足以顯示 a7 儲存格中的文字內容,且右側的 b7 儲存格也有內容時,jaws 和 nvda 會將此識別為裁切的儲存格。nvda 會說「在 a7 裁切了」。如果開啟了儲存格文字可見性偵測,jaws 會說「在 b7 右側裁切」。如果 b7 儲存格沒有內容,nvda 會說「a7 超出了」。jaws 會說「在 b7 附近重疊」,或是說出該列中文字延伸至哪個儲存格。

調整欄寬的命令位於「常用」索引標籤中的「儲存格」群組,但不容易找到。你可以改用快速鍵,使用 alt + h + o + w 手動調整,或是使用 alt + h + o + i 自動調整欄寬。雖然自動調整通常比手動猜測欄寬來得好,但手動調整的命令可以讓你得知目前的欄寬。

那麼,你要如何變更欄寬呢?要手動變更欄寬,使用 alt + h + o + w,輸入新的欄寬數值,然後按下 enter。如果你已經切換到版面配置檢視,請以英吋為單位輸入數值。不需要輸入英吋的引號符號。

自動調整欄寬:

  1. 使用 control + 空白鍵選取欄位。
  2. 使用 alt + h + o + i 進行自動調整。
  3. 如果你想知道新的欄寬是多少,使用 alt + h + o + w 顯示新的數值,完成後使用 escape 鍵離開。

你也可以使用 shift + 右方向鍵在一列中選取多個欄位,然後使用 control + 空白鍵來選取這些欄位,接著就可以如上所述手動調整欄寬或自動調整。不過,關於自動調整的部分,一個有許多不同欄寬的表格看起來並不美觀。比較適當的做法是將列標題所在的欄位(通常是 a 欄)設定得寬一些,而右側其餘的欄位則保持一致的寬度。另一個例外是包含多個句子或段落註解的欄位,這種情況下使用較寬且可以自動換行的欄位會比較合適。

5.8.5 文字換行

文字換行會增加列高,使文字在儲存格中以多行方式呈現。當你在某些儲存格中有一些筆記,可能是好幾個句子時,這是一個常見的情況,你會希望為一般使用者啟用文字換行。如果你不啟用文字換行,就會發生以下兩種情況之一。如果右側的儲存格中有內容,這段文字就會被截斷。如果右側沒有內容,這段文字就會延伸到右側的多個儲存格中。一兩個句子可能會延伸到右側七、八個儲存格。這樣的呈現效果並不理想。

在這種情況下,你應該先手動將欄寬調整到大於預設值。調整到兩英吋半或三英吋可能是合理的範圍。對於包含至少一個換行儲存格的列中的所有儲存格,垂直對齊方式都應該改為靠上。步驟如下:

  1. 在欄位中的任何位置,使用 alt + h + o + w 開啟欄寬編輯區。
  2. 輸入新的欄寬並使用 enter。
  3. 使用 control + 空白鍵選取整個欄位。
  4. 使用 alt + h + w 啟用文字換行。

如果文字換行而在單一儲存格中新增行,整列的高度會隨之調整以容納這個變更。要聽取目前這列以英吋為單位的高度(假設你已切換到版面配置檢視),使用 alt + h + o + h。要知道目前儲存格中有多少行,使用 f2 和 control + home 移到儲存格編輯區的左上角,然後使用下方向鍵一行一行讀取文字。

此列中其他儲存格的內容都垂直對齊到儲存格底部。這看起來不太好,需要改為如下的頂端對齊:

  1. 選取至少有一個儲存格內容換行的列。使用 shift + 空白鍵可以選取整列。若要選取多個相鄰的列,使用 shift + 下方向鍵,然後按 shift + 空白鍵。
  2. 使用 alt + h 開啟功能區的「常用」索引標籤。
  3. 使用 control + 右方向鍵移動到對齊方式群組,其中靠上對齊的核取方塊是第一個選項。
  4. 使用空白鍵勾選這個核取方塊。

如果你已經為整個欄位換行(如上所述),要快速選取表格中的所有列(除了表格標題列和標題列,這兩列應該保持向下對齊),從資料出現的最左上角儲存格開始,使用 control + shift + end 來選取從該儲存格到右下角含有資料的儲存格。

以下是關於文字換行的一些最後建議。你可以在單一儲存格中手動插入換行符號。如果你要輸入整段文字,就可以這麼做。要插入換行符號時,先瀏覽到儲存格中想要換行的位置,然後使用 alt + enter。話雖如此,如果你預期要輸入大量文字,建議你先在 word 中輸入,再複製貼上到 excel。在 word 中瀏覽和編輯文字會比在 excel 中容易得多。

5.8.6 調整欄位標題的列高

欄位標題不應該太長。你不會希望標題被相鄰儲存格截斷,如果該欄的資料是數字或簡短文字,標題也不該太長。雖然你可以輕鬆調整欄寬來容納標題文字,但如果欄寬是 1.5 英吋而欄位資料只需要預設的 0.70 英吋,這欄看起來就會很不美觀。在這種情況下,像是「每月薪資」或「年度金額」這類的欄位標題,應該調整列高讓標題文字以兩行而非單行顯示。這需要手動調整列高並為該列啟用文字換行。步驟如下:

  1. 將游標移到標題列,使用 shift + 空白鍵選取整列。
  2. 使用 alt + h + o + h 開啟列高編輯區。在版面配置檢視中,預設值可能是 0.56 公分。
  3. 輸入目前數值的兩倍,然後按 enter。
  4. 游標仍在欄位標題列時,使用 alt + h + w 啟用該列所有儲存格的自動換行。

如上所述的雙字詞欄位標籤現在會在儲存格內以兩行顯示。較短的單字標籤會向下對齊。

5.9 更進階的格式設定與列印考量

如果你想要超越基礎功能,讓你的試算表在視覺上更具吸引力,也讓一般使用者更容易瀏覽,你可以新增頁首和頁尾,以及凍結窗格。你也可以加入其他格式設定功能,像是框線、表格格式和表格樣式。如果你想要為一般使用者列印紙本,也應該閱讀列印相關的章節。

5.9.1 工作表的頁首和頁尾

頁首和頁尾可以分別加入到列印頁面的上方和下方。頁首和頁尾常見的內容包括檔案和工作表名稱、檔案最後修改的日期和時間,以及頁碼。如果你有熟悉使用 excel 的同事,可以詢問他們通常在頁首和頁尾放入什麼資訊,以及他們傾向將這些資訊靠左、置中或靠右對齊。

有許多內建選項可以插入。若要插入頁首或頁尾:

  1. 在「頁面配置」索引標籤中開啟版面設定多頁對話方塊(功能區快速鍵是 alt + p s p)。
  2. 使用 control + tab 切換到「頁首及頁尾」索引標籤。
  3. 使用 tab 鍵移至頁首下拉式方塊,如果你還沒有為這個檔案建立頁首,清單最上方會顯示「無」。如果你之前已經建立過,它會顯示在清單最上方。雖然這個下拉式方塊中有一些可以插入的欄位,但最好是透過自訂頁首對話方塊來新增欄位。
  4. 再按一次 tab 鍵移至自訂頁首對話方塊,按 enter 開啟頁首窗格。這會讓你停在頁首窗格的左邊界。
  5. 在這裡你可以清楚地控制哪些資訊要放在頁首的左側、中間和右側。使用 tab 和 shift + tab 在頁首窗格的左側、中間和右側之間切換,並使用以下按鍵組合在頁首的特定位置插入資訊:日期 - alt + d、時間 - alt + m、路徑名稱 - alt + p、檔案名稱 - alt + e、工作表(工作表名稱)- alt + a,以及插入圖片 - alt + i。你可以在頁首窗格的左側、中間和右側插入多個欄位。你也可以直接輸入文字,不過在 excel 的頁首和頁尾中這種做法並不常見。
  6. 完成自訂頁首後,按幾次 tab 鍵移至「確定」按鈕並按 enter。當你使用 tab 鍵移至「確定」按鈕時,你會聽到我剛才列出的欄位的按鍵組合。
  7. 按下「確定」按鈕會關閉自訂頁首對話方塊,但你仍然在頁首/頁尾對話方塊中,所以要再使用 tab 鍵移至第二個「確定」按鈕並按 enter 來儲存你的變更。

要刪除現有的頁首,請重複上述步驟一到三,前往頁首下拉式方塊,目前的頁首會顯示在清單最上方。使用下方向鍵一到兩次,將焦點從頁首移開,然後使用 home 鍵。你的導讀軟體現在應該會說「無」。使用 tab 鍵移至「確定」按鈕並按下 enter 鍵來移除頁首。你可以開啟自訂頁首對話方塊來編輯現有的頁首,但我發現先移除目前的頁首再重新開始會比較容易。

5.9.2 凍結窗格

凍結窗格命令是與定義名稱命令相對應的視覺化功能。它用來「凍結」欄和列標題,讓使用者無論游標位在試算表的哪個位置都能看到這些標題。這個功能在處理有大量欄和列的試算表時,對一般使用者特別有用。舉例來說,如果游標位在儲存格 o187,在沒有凍結適當的欄和列的情況下,要解讀該儲存格的資料就必須進行許多耗時的瀏覽。這是因為游標位置太靠下且太靠右,無法看到相關的欄和列標題。

你在執行定義名稱命令之前將游標放置的位置(請參閱第 5.2.2 章),可以幫助你找出在哪裡執行凍結窗格命令。這個位置通常是在執行定義名稱命令的位置右下方的相鄰儲存格。

在我先前用來討論篩選和樞紐分析表的練習檔案 (quarterly sales by employee.xlsx) 中,如果我想要使用定義名稱命令,我會在執行命令前先將游標移到 a2 儲存格。一旦設定為標題後,當我使用左右方向鍵時,我會聽到第 2 列的欄位標題以及我目前所在儲存格的內容。當我使用上下方向鍵時,我會聽到 a 欄的列標題以及我目前所在儲存格的內容。

要正確凍結窗格,你需要先將焦點移至儲存格 b3。這樣可以讓一般使用者在向右捲動時仍能看到 a 欄,向下捲動時也能看到第 1 列和第 2 列。

啟用凍結窗格的步驟如下:

  1. 將游標放在以下兩個位置的交叉點:你想要固定的欄或多欄的右側欄,以及你想要固定的列或多列的下方列。
  2. 使用 alt 開啟功能區到檢視,使用 control + 右方向鍵移動到「視窗」群組。
  3. 使用 tab 移動到「凍結窗格」子功能表,並使用 enter 開啟(功能區快速鍵是 alt + w + f)。
  4. 在「凍結窗格」(第一個選項)上使用 enter,這會同時凍結欄和列。

這個子功能表中的其他選項包括:「凍結頂端列」和「凍結首欄」。即使你想要凍結多個欄或列,你聽到的仍會是這些選項。

當啟用凍結窗格時,使用 control + home 不會再將你帶到 a1 儲存格,而是會移到執行凍結窗格命令的儲存格(以季度銷售檔案為例,就是 b3 儲存格)。你仍然可以使用左方向鍵和上方向鍵移動到凍結的欄和列中的儲存格。

如果你想要取消凍結窗格,請依照上述相同步驟來停用這個設定。當你進入子功能表時,會聽到「取消凍結窗格」。

5.9.3 格式化表格

你可以使用表格樣式來讓工作表更具視覺吸引力,這會加入許多視覺元素,包括將欄和列標題加粗,以及在交替的欄或列中使用不同的背景陰影。你也可以在整個表格、選定的列、欄或儲存格周圍加上框線,使其更加醒目。如果你從未做過這些,可以詢問有經驗的明眼使用者關於適當的表格格式選擇。

5.9.3.1 表格樣式

選擇表格樣式很容易,但若不使用一些變通方法,要理解表格樣式的模式並不容易。

為了說明,我將使用一家零售商店的季度銷售表為例,其中表格名稱「acme 公司季度銷售」出現在 a1 儲存格中。表格內容如下:

  • 「product」欄位標題出現在 a2 儲存格,公司的各種產品則排列在 a3 到 a9 儲存格。「total」列標題出現在 a10 儲存格。
  • 四個季度的欄位標題出現在 b2 到 e2 儲存格。每項產品的季度銷售資料呈現在這些欄位中。
  • f2 儲存格包含「annual」欄位標題,各列的總和將在此欄加總。

因此,表格的資料範圍是從左上角的 a2 到右下角的 f10。儲存格 a1 中的表格名稱並不屬於表格的一部分。

選擇這個表格的樣式然後依照你的需求調整的步驟如下:

  1. 選取表格的資料範圍,在這個例子中是從 a2 到 f10。要快速完成這個動作,將游標移到 a2 儲存格,使用 shift + control + 右方向鍵選取到 f2 儲存格,然後繼續按住 control 和 shift 鍵,使用下方向鍵移到 f10。你的導讀軟體會朗讀左上角儲存格的內容和座標,然後是右下角儲存格的內容和座標。
  2. 使用 alt + h + t,這是進入「格式化為表格」子功能表的功能區快速鍵。
  3. 這會開啟表格樣式庫。使用右方向鍵會顯示一系列的顏色,包括白色和黑色/灰色、白色和藍色、白色和橘色、白色和灰色、白色和黃色、白色和藍色(比第一組藍白色選項更淺的色調)以及白色和綠色。使用下方向鍵會顯示這些顏色的不同深淺程度(淺色、中等和深色)。移到你喜歡的顏色和深淺程度,然後按 enter 選擇。
  4. 你會進入一個對話方塊,其中會重複顯示已選取的儲存格範圍。按一下 tab 移到「我的表格有標題」核取方塊,如果你想要將最上面的列設為欄標題列,就用空白鍵讓他核取。這會將欄標題設為粗體。請注意,這不會將包含列標題的欄位設為粗體。
  5. 使用 tab 移到「確定」按鈕並按 enter。

這個資料範圍現在是一個格式化的表格。若要了解你所選擇的表格樣式特徵,除了顏色和陰影之外,請將游標放在這個資料範圍的任何位置:

  1. 使用 alt 開啟上方功能區,然後使用右方向鍵移至「表格工具」中的「表格設計」索引標籤。這是一個與上下文相關的索引標籤,只有當你的焦點位於表格的資料範圍內時才會出現。要直接移至此處的快速鍵是 alt j t。
  2. 使用 control + 右方向鍵瀏覽至下方功能區中的「表格樣式選項」群組。
  3. 要勾選或取消勾選此群組中的各個選項,使用 tab 鍵在其中瀏覽。這些選項包括:「標題列」、「合計列」、「帶狀列」、「首欄」、「末欄」和「帶狀欄」。如果勾選了「帶狀列」或「帶狀欄」,它們會以你選擇的顏色顯示交替的陰影。要將第一欄設為粗體,請勾選「首欄」選項。如果勾選了「標題列」,它會以粗體字型顯示。如果勾選了「合計列」選項,表格會新增一列用於總計。
  4. 如果你想要勾選或取消勾選任何選項,在該選項上使用空白鍵。不幸的是,修改任何一個選項都會使你回到表格中。你必須重複上述步驟才能回到這裡,並繼續一個一個地修改它們。
  5. 重複這些步驟,直到達到你想要的格式。

請注意,勾選標題列和首欄的核取方塊會將其儲存格內容變成粗體。在 jaws 中,當你在表格中瀏覽時,這些內容的朗讀方式會類似於使用定義名稱命令來朗讀欄和列標題。然而,在使用 nvda 和 narrator 時,標題的朗讀並不一致。因此,為了確保標題能正確朗讀,你仍然應該使用 excel 的定義名稱命令來朗讀欄和列標題(請參考上方第 5.2.2 章節)。

若要關閉表格格式設定,讓資料範圍回復到原始格式,請執行下列步驟:

  1. 選取表格的資料範圍。
  2. 使用 alt h e f 清除格式。
  3. 使用快顯鍵,使用上方向鍵移至表格子功能表,按 enter 展開,使用下方向鍵移至「轉換為範圍」,然後按 enter。
  4. 系統會詢問你是否要將表格轉換為一般範圍。在「是」按鈕上按空白鍵確認。

如果你要加入條紋狀列或欄,你必須確保它們與儲存格內容有足夠的色彩對比。excel 的無障礙檢查程式是一個很好用的工具。你可以依照以下步驟存取:

  1. 使用 alt 鍵,使用右方向鍵移至「校閱」索引標籤,使用 tab 鍵移至「檢查協助工具」分割按鈕,然後按下 enter 鍵。
  2. 使用 tab 鍵移至檢查結果。如果你聽到「未發現協助工具問題」,那麼你的表格樣式選擇是沒問題的。但是,如果你聽到「警告」,則使用下方向鍵瀏覽樹狀檢視中的結果。這會顯示問題所在,說明「文字對比度不足」,並指出有問題的表格出現在哪個工作表中。
  3. 如果發生這種情況,清除表格樣式,選擇另一個樣式,然後重新執行協助工具檢查程式。

以下是關於新增表格樣式過程的一些提示和注意事項:

  • 當你開啟檔案時,如果聽到檔案處於相容模式,這表示該檔案原本是以較舊的 excel 1997/2003 格式儲存,而不是從 excel 2007 開始的新格式。為了獲得更可靠的結果,請關閉此模式。另外請注意,協助工具檢查程式在相容模式下無法運作。使用 alt + f + i 前往「資訊」索引標籤,以 tab 鍵移至「轉換相容模式」按鈕並按下 enter。系統會要求你儲存檔案,這時你應該要儲存。
  • 要在上方功能區瀏覽至「表格設計」索引標籤,需要多次使用右方向鍵。如果你要多次瀏覽到該處來修改格式選項,請使用快速鍵 alt + j + t。然後使用 control + 右方向鍵,可以更快速地瀏覽回下方功能區的「表格樣式選項」群組。
  • 不要勾選「總計列」核取方塊,它會產生不可靠的結果。
  • 如果你要新增網底,請選擇「帶狀欄」或「帶狀列」,這樣可以讓一般使用者更容易閱讀。
  • 在撰寫本書時,使用 insert + f 在 nvda 和 narrator 上取得字型顏色資訊,比在 jaws 上更可靠。然而,所有導讀軟體在識別格式資訊方面都不是很可靠,所以一定要請一般使用者協助確認。
5.9.3.2 新增框線

你也可以用不同粗細的框線來框住整個表格以及表格內的儲存格。我應該先說明框線和格線的差異。可以加入不同粗細的框線,讓表格或表格的某些部分在電腦螢幕和列印頁面上更加醒目。格線是細的水平和垂直灰色線條,用來在電腦螢幕上視覺區分儲存格之間的邊界。如果你加入框線,它們會同時出現在電腦螢幕和列印頁面上。格線只會出現在電腦螢幕上,除非你變更設定讓它們在列印時也會出現。

舉例來說,讓我們為上面討論的表格加上格式,在整個表格的上、下、左、右邊緣加上粗框線,在欄位標題列下方加上另一條粗框線以區隔其他列,並在表格其餘儲存格邊緣加上細格線。步驟如下:

  1. 要在整個表格外圍加上粗框線,請選取表格的資料範圍:從 a2 到 f10。
  2. 使用快顯鍵,使用上方向鍵移到「設定儲存格格式」,然後按 enter。這會開啟「格式化儲存格」多頁對話方塊。按 control + tab 直到抵達「外框」頁面。
  3. 按一下 tab 到一組用於調整框線粗細的選擇鈕。使用下方向鍵移到「粗線」選擇鈕。
  4. 按 tab 到「外框」按鈕並按空白鍵。現在繼續按 tab,你會聽到左、上、底端、右方的核取方塊都已勾選。因為你一開始選取了整個表格,這個選擇會在整個表格外圍加上粗框線,同時保留所有內部儲存格邊緣的格線。
  5. 按 tab 到「確定」按鈕並按 enter。
  6. 現在要在欄標題儲存格的底部邊緣加上粗框線,請選取第 2 列的儲存格 (從 a2 到 f2)。
  7. 要更快速地到達外框對話方塊,按快顯鍵,然後按 f。你的焦點應該會直接落在「設定儲存格格式」多頁對話方塊的「外框」頁面。
  8. 按一下 tab。你的焦點應該還是在「粗線」選擇鈕上。
  9. 按 tab 到「外框」按鈕並按空白鍵。當你繼續按 tab,你應該會再次聽到上、下、左、右的核取方塊都已勾選。整列的邊緣會變粗,而內部的垂直邊緣會保持格線。
  10. 按 tab 到「確定」按鈕並按 enter。
  11. 要同時列印其餘儲存格邊緣的格線,按 alt 鍵,使用右方向鍵移到「頁面配置」索引標籤,按 control + 右方向鍵直到抵達「工作表選項」群組。你會先到達「檢視」核取方塊。再按一次 tab 到「列印」核取方塊,然後按空白鍵來勾選它。當我在我的電腦上按 tab 到這個命令時,我的導讀軟體只說「列印」。但當我按 tab 離開它,再用 shift + tab 回到它時,它會說「格線群組列印」。

移除框線:

  1. 選取想要的資料範圍。
  2. 使用快顯鍵,然後按 f。如果你之前曾經在那裡,焦點會立即移到「設定儲存格格式」多頁對話方塊的「外框」頁面。如果焦點在其他位置,使用 control + tab 直到抵達該頁面。
  3. 使用 tab 鍵移到「無」按鈕,然後使用空白鍵來啟用它。
  4. 使用 tab 鍵移到「確定」按鈕並按下 enter。

正確地加入框線可能需要反覆嘗試。jaws 有一個非常實用的按鍵可以顯示個別儲存格的框線樣式。在更改框線後,可以瀏覽到幾個儲存格並使用 alt + shift + b 來檢查它們的框線格式。例如,在我進行上述更改後,當我的焦點在 a2 儲存格並使用這個按鍵時,jaws 說:「黑色細格線右邊緣,使用中儲存格的左、下和上邊緣為黑色粗實線框線。」檢查表格中其他幾個儲存格,確認我已經如預期地設定了框線格式。不過,當我嘗試混合使用不同粗細的框線時,結果並不穩定。因此,我建議如果你要加入框線,不要嘗試太複雜的設計。如果使用 jaws,要持續使用 alt + shift + b 按鍵檢查你的設定。很可惜,我不知道有什麼可靠的方法能用 nvda 或 narrator 來檢查框線格式。

最後,你可能想要將選取的列或欄的儲存格內容變成粗體,例如欄和列的標題,或是合計的列或欄。這很簡單。只要選取資料範圍,然後使用 control + b 就能變成粗體。

最後提醒:在 excel 中設定表格格式是一件很棘手且不穩定的事。導讀軟體的回饋可能不太可靠。因此,要完全確定你的表格格式符合預期的唯一方法,就是請明眼人幫忙檢查一下。

5.9.4 列印

你可以列印個別工作表、多工作表檔案中的所有工作表,或是工作表中選取的資料範圍或列印區域。如果要列印工作表中的資料範圍而不是整個工作表,請先使用上面第 5.3.2 章節討論過的按鍵來選取儲存格區塊。列印步驟如下:

  1. 使用 control + p 開啟「列印」對話方塊。
  2. 使用 tab 鍵移至「列印範圍」下拉式方塊,並使用下方向鍵瀏覽選項,包括:使用中的工作表、整本活頁簿和選取範圍。在你要的選項上按 enter。
  3. 如果你準備好要列印,使用 tab 鍵移至「列印」按鈕並按 enter。否則,按 escape 鍵。

如果你的資料選取範圍太大無法在單一頁面顯示,你需要考慮如何將它安排在多個頁面上。需要考慮的元素包括頁面大小、字型大小、邊界尺寸,以及欄和列的高度。以下是 excel 的預設設定,我會在本節中使用這些設定:

  • 直向模式下的頁面大小為寬 8.5 英吋、高 11 英吋。
  • calibri 字型,字體大小為 11 點。
  • 上下邊界為 0.7 英吋,左右邊界為 0.75 英吋。
  • 欄寬為 0.7 英吋,列高為 0.2 英吋。
  • 不使用頁首和頁尾,因為這些會影響每頁可容納的列數。

根據這個設定,在我的電腦上一頁可以容納 8 欄和 47 列的資料。我不能說這是通用的設定,但這足以說明本節接下來的內容。

如果工作表的欄位和列數超過單一頁面的列印範圍,你需要知道一些列印技巧。特別是 jaws 有一些實用的工具可以協助列印。

假設我們有一個工作表,包含 15 個欄位(從欄位 a 到 o)和 65 列。這些資料無法在單一頁面中完整呈現。使用 jaws 時,按下 control + shift + b 會開啟儲存格和分頁符號清單。這可以識別水平和垂直分頁符號的位置。在這個例子中,jaws 會識別出水平分頁符號在 a48,這表示第 48 列會是第二頁的第一列。使用下方向鍵一次,jaws 會指出垂直分頁符號在儲存格 k1,這表示 k 欄會是第二頁的第一欄。

使用 insert + f1 會開啟 jaws 的畫面相關說明。除了其他資訊外,jaws 會朗讀以下列印相關資訊:1 個水平全頁分隔線、1 個垂直全頁分隔線,以及這個工作表可以列印 4 頁直向頁面。

資料範圍和預設列印順序如下:

  • a1 到 j47 在第一頁。
  • a48 到 j65 在第二頁。
  • k1 到 o47 在第三頁。
  • k48 到 o65 在第四頁。

如果你列印含有水平分頁的資料範圍時,你會希望確保每一頁都有欄位標題。否則,讀者在第二頁之後會難以理解資料。同樣地,如果你列印含有垂直分頁的資料範圍時,你會希望每一頁都有列標題。而如果你列印同時含有水平和垂直分頁的資料範圍時,每一頁都應該要有欄位和列標題。要達成這個目的:

  1. 使用 alt 鍵開啟上方功能區,然後使用右方向鍵移至「頁面配置」索引標籤。
  2. 使用 tab 鍵移至下方功能區的「列印標題」按鈕並按下 enter 鍵。快速鍵是 alt p i。
  3. 使用 tab 鍵移至「標題列」。如果你的列印範圍會有一個或多個水平分頁符號,在此輸入欄位標題所在的列號。如果欄位標題在第 2 列,在此輸入「2」(不含引號)。如果欄位標題橫跨兩列,例如第二列和第三列,則在此輸入「2:3」(不含引號)。冒號表示從第二列到第三列。
  4. 使用 tab 鍵移至「標題欄」。如果你的列印範圍有一個或多個垂直分頁符號,在此輸入列標題所在的欄位字母。這通常就是 a 欄,所以在此輸入「a」(不含引號)。
  5. 使用 tab 鍵移至「列印格線」核取方塊,如果你想要在儲存格之間顯示細格線,按下空白鍵勾選此選項。這是讓一般使用者更容易閱讀表格的其中一種方式。
  6. 使用 tab 鍵移至「循欄列印」選擇鈕。這表示資料範圍的列印順序。保持此設定會依照上述的列印順序進行。如果你想要變更頁面列印順序,使用下方向鍵一次移至「循列列印」選擇鈕。
  7. 使用 tab 鍵移至「確定」按鈕並按下 enter 鍵。

如果可以的話,盡量避免資料印在太多頁面上。過多的垂直和水平分頁會讓資訊被切割成許多片段,造成理解上的困難。你也應該避免列印只有一兩欄或一兩列的頁面。如果你遇到這種情況,有幾個解決方法。首先,如果頁面寬度不足以容納所有欄位,可以從預設的直向模式切換到橫向模式,方法是使用 alt + p + o,使用下方向鍵移至「橫向」按鈕,然後按下 enter。這樣每頁就可以多容納兩三欄,但會減少約十二列的空間。

第二,你可以調整邊界尺寸讓它變窄,這樣就能在一頁中容納更多欄位。要這麼做,請按下 alt + p + m,使用 tab 鍵移至「窄邊界」按鈕,然後按下 enter。這會將左右邊界從預設的 1.64 公分改為 0.68 公分,因此增加了將近一公分的空間來容納欄位。這聽起來可能不多,但有時候每一點空間都很重要。

第三,你可以使用列印對話方塊中的縮放功能。步驟如下:

  1. 使用 control + p 開啟列印對話方塊。
  2. 使用 tab 鍵移至「縮放」下拉式方塊,然後使用下方向鍵瀏覽選項,包括:不縮放、調整工作表至單頁、調整所有欄至單頁、調整所有列至單頁,以及自訂縮放選項,你可以在此指定要在列印頁面上縮小字元的百分比。
  3. 選擇完成後,使用 tab 鍵離開下拉式方塊以確認你的選擇。這裡沒有確定按鈕。
  4. 如果你準備好要列印,使用 tab 鍵移至列印按鈕,然後按下 enter 鍵。

縮放以符合頁面並不會改變你電子檔案中的點數大小,但會改變傳送到印表機的文字點數大小。你可以使用 alt + p + x 來計算列印時的點數大小。這會顯示縮放的百分比。預設值是 100% 代表不縮放。如果你已經進行縮放,可能會顯示 75%。如果預設字型大小是 11 點,75% 就等於 8.25 點的大小。你需要判斷這樣的大小對一般讀者來說是否足夠清楚可見。如果你選擇自訂縮放,在 11 點的預設值下,建議不要低於 70%。最好的方式是詢問一般人是否能夠閱讀列印的內容。

5.10 其他工具和功能

excel 有許多工具和功能。本節將介紹一些最實用的功能。此外也會說明 jaws 獨有的兩個功能:監控儲存格和圖表閱讀。

5.10.1 隱藏和取消隱藏欄和列

在大型工作表中,使用這個功能可以暫時隱藏欄或列,讓你能快速跳過這些區域,直接到達你感興趣的欄或列,藉此提升瀏覽效率。假設你正在處理一份包含全年每月資料的試算表。現在是十二月,你想要輸入當月的帳單資料。你想要暫時隱藏從一月到十一月的所有欄位。如果你這麼做,只會看到三個欄位:a 欄顯示帳單名稱、m 欄顯示十二月的資料,以及 n 欄顯示年度總計。

隱藏二月到十一月欄位(b 到 l 欄)的步驟如下:

  1. 將游標停在 b 欄位的任何位置,按住 shift 鍵並使用右方向鍵選取到 l 欄位。
  2. 使用 control + 空白鍵來選取這些欄位。請注意這個步驟非常重要,有些人會忘記這個步驟,然後就會覺得怎麼操作都沒有反應。
  3. 使用快顯鍵,使用上方向鍵幾次到「隱藏」,然後按 enter。

在欄 a,你現在會聽到「鄰近隱藏儲存格」。使用右方向鍵一次,你會到達欄 m,再次聽到「鄰近隱藏儲存格」。這表示欄 b 到欄 l 都是隱藏的。

當準備要取消隱藏從 b 到 l 欄時,請執行以下步驟:

  1. 將游標停在 a 欄(隱藏欄位左側的欄位),按住 shift 鍵並使用右方向鍵移動一次到 m 欄(包含十二月資料且在隱藏欄位右側的欄位)。
  2. 使用 control + 空白鍵選取這兩個欄位。
  3. 按下快顯鍵,使用上方向鍵移動到「取消隱藏」,然後按 enter。

你可以依照類似的步驟來隱藏和取消隱藏列。請記住,選取多個列需要按住 shift 鍵,使用下方向鍵移到你要選取的最後一列,然後按下 shift + 空白鍵。選取列之後,使用快顯鍵來隱藏和取消隱藏的步驟與欄位的操作方式相同。

5.10.2 填入資料數列

這是一個實用的工具,可以快速在相鄰的列或欄中填入具有規律模式或間隔的資料,因此可以避免大量重複的輸入。常見的用途包括插入具有固定間隔的數值、填入一年中的月份,或是一週中的日期。以下是一些範例。

我將從一個範例開始,說明如何在從儲存格 a1 開始的欄位範圍中填入 1 到 50 的數字。步驟如下:

  1. 在儲存格 a1 輸入 1。
  2. 使用 shift + 下方向鍵選取 a 欄到 a50 的儲存格。或者,使用 control + g(等同於按 F5),輸入 a1:a100,然後按 enter。更簡單的方式是,直接選取欄位到你確定超過需要範圍的儲存格即可。
  3. 在「功能區」的「常用」索引標籤中,瀏覽到「編輯」群組,使用 tab 鍵移至「填滿」子功能表並按 enter。
  4. 使用下方向鍵移至「數列」對話方塊並按 enter。功能區快速鍵是 alt + h + f + i + s(好記的方式是「fill in series」)。
  5. 在「數列」對話方塊中,你會先進入「間距值」編輯區,其中已經輸入數字 1。因為你要填入連續的數字,所以不要更改這個數值。
  6. 使用 tab 鍵移至預設為空白的「終止值」編輯區。輸入 50 然後按 enter。

這裡有另一個使用月份的範例。要在第一列橫向填入一年十二個月份的資料序列,從儲存格 a1 開始,請執行下列步驟:

  1. 在儲存格 a1 輸入「january」(不含引號)。
  2. 使用 shift + 右方向鍵選取到儲存格 l1 來選取整列儲存格。或者,使用 control + g,輸入 a1:l1,然後按 enter。如果你不確定要選到哪裡,只要選取超過你最終需要的範圍即可。之後,你可以直接刪除不需要的儲存格資料。
  3. 在功能區的「常用」索引標籤中,瀏覽到「編輯」群組,按一下 tab 到「填滿」子功能表並按 enter。
  4. 使用下方向鍵移到「數列」對話方塊並按 enter。功能區快速鍵是 alt + h + f + i + s。
  5. 在「填入數列」對話方塊中,你會先停在「間距值」編輯區,其中已經輸入數字 1。因為你要填入連續的月份,所以不要更改這個數值。
  6. 按 tab 到「終止值」編輯區,預設是空白的。保持空白即可。
  7. 按 tab 跳過「確定」按鈕到「列」選擇鈕。另一個選項是「欄」,但因為你是選取整列,所以焦點已經在這個選擇鈕上。
  8. 按一下 tab 到「等差級數」選擇鈕,使用上或下方向鍵移到「自動填滿」選擇鈕,然後按 enter。

如果你在儲存格 b2 輸入「jan」,excel 會很聰明地知道你想要將月份縮寫為三個字母。因此,如果你重複上述步驟,資料序列會依序填入:feb、mar、apr 等等。

你也可以執行類似的操作來產生包含一週七天的資料序列。

這裡用日期來舉例。在我工作的 carroll center,員工每隔一個星期四領薪水。這次,我要從儲存格 a1 開始,在這個欄位往下建立一個序列,列出每隔一個星期四的發薪日期。步驟如下:

  1. 在儲存格 a1 輸入序列的第一個日期(例如:10/27/2022)。
  2. 從儲存格 a1 開始,使用 shift + 下方向鍵選取該欄下方的多個儲存格。
  3. 使用 alt + f + i + s 開啟序列對話方塊。
  4. 在「間距值」編輯區中輸入數字 14,表示你要產生每隔兩週的日期序列,然後按下 enter。

在上面的範例中,如果你想要建立每週的系列,你可以輸入 7。

最後,讓我們用 carroll center 發薪日的例子來說明如何使用終止值編輯區,建立 2023 年每個第二個星期四的序列。步驟如下:

  1. 在儲存格 a1 輸入 1/5/2023,這是該年度的第一個星期四。
  2. 使用 control + 空白鍵選取整個 a 欄。
  3. 使用 alt + f + i + s 開啟「數列」對話方塊。
  4. 在「間距值」編輯區中,輸入數字 14。
  5. 使用 tab 鍵移至「終止值」編輯區,輸入 12/31/2023,然後按下 enter 鍵。

你不需要先找出最後一個星期四的日期。excel 會幫你計算,不會在該日期之後填入任何儲存格。在這個例子中,這個雙週序列的最後一個星期四是 2023/12/21。

5.10.3 註解與備註

這邊需要特別說明一下,我使用的 office 是 2019,原作者是 365,所以項目的名稱都是以我這邊的 2019 為主,但這一節比較特殊的地方在於,作者書寫的立場都是 365,而在 365 類似的功能有註解 (comments) 與備註 (notes) 兩種。但 2019 之前的版本都只有一種,也就是註解。

然後,365 的備註其實是 2019 的註解,而 365 的註解是新的功能,只有 365 才有。簡單說,就是 2019 的註解到了 365 就變成備註,而 365 的註解是另一種東西。

所以,這一節我必須做比較多的改寫才不會讓大家看起來很疑惑。舊版就是指 2019 以前的 excel,新版就是指 2021 或 365 的版本。我自己也是仔細看原文外加查資料才弄清楚這件事的。

excel 365 和 2021 新增了插入註解的功能。新的註解行為類似 word 的現代註解,你可以在與協作者一起檢視工作時,在 365 活頁簿中新增註解。你也可以插入註解來說明公式的計算方式,或是用來標示資料來源。

而 excel 365 備註的行為類似 word 的舊版註解。簡單來說,新版 excel 註解會以討論串的形式呈現,而新版 excel 備註等同舊版 excel 的註解是獨立存在的。microsoft 將備註稱為「非討論串註解」。若要進一步了解這個差異,請參考第 9.4.1 章關於 word 註解的說明。

jaws 2023 和 windows 11 22h2 的 narrator 都會指出儲存格是否有相關的註解或備註,分別會朗讀「contains comment」或「contains note」。對於註解,nvda 會說「有註解」,按下 insert + alt + c 可以直接聽取註解內容。但截至 2023 年初,nvda 仍無法得知備註的存在。

註解和備註是針對特定儲存格的,所以要新增註解或備註時,請先將焦點移到相關的儲存格。

新增舊版註解,也就是新版備註方法:

  1. ,舊版按下快顯鍵,使用上方向鍵移至「插入註解」,然後按 enter,如果是在新版就會是插入備註。不管新舊版的快速鍵都是 shift + f2。
  2. 舊版這邊會顯示為附註對話方塊。輸入文字,完成後按 tab 鍵到「確定」,並按 enter 鍵完成。
  3. 如果是新版,輸入文字後直接按 esc 完成。

特別說明一下,如果在 2019 使用 alt + r + c 的快速鍵來新增註解,編輯的介面比較有障礙,雖然跟上面介紹的方法兩者新增出來的都是註解,但我發現使用 alt + r + c 新增出來的註解內容會包括電腦登入帳號,但使用 shift + F2 就只有單純的內容,這也證明了 excel 正準備在新版引入新註解與保留舊備註的功能,到了新版就把這兩者徹底分開了。

新增新版註解:(這邊我手上沒有新版,所以無法實測)

  1. 使用快顯鍵,使用上方向鍵移至「插入註解」,然後按 enter。
  2. 輸入文字,完成後按 control + enter 並按 esc 來完成。

若要取得 jaws 的舊版 excel 註解或新版備註清單,請按 control + shift + 單引號。接著使用下方向鍵瀏覽備註內容,也可以在備註上按 enter 鍵以移動到相關的儲存格。

截至 2023 年初,jaws 無法取得新版註解清單。不過,你可以透過新版 excel 列出註解,讓三種導讀軟體都能存取這些註解。使用功能區指令的步驟如下:(同樣的,我沒有實測)

  1. 使用 alt + r + h + 1 來切換「顯示註解」核取方塊。
  2. 使用 f6 前往註解窗格,然後按一下 tab 鍵到包含相關註解串的儲存格樹狀檢視。
  3. 使用下方向鍵展開註解串,使用右方向鍵開啟個別註解串。
  4. 若要與註解互動,按一下 tab 鍵聽取註解內容,如果要編輯、回覆或刪除註解串,可以繼續按 tab 鍵。
  5. 若要返回工作表,請使用 f6。

你也可以使用快顯鍵來刪除和回覆留言串,以及刪除或編輯註記。

5.10.4 移除不必要的冗長朗讀

你可能會想要停用一些會造成混亂和干擾的 excel 設定選項。像是「快速分析工具」或「貼上選項」這類重複的提示可能會讓你分心。當你輸入以字母開頭的公式時,可能會聽到「=a abs」或「=b bottox」這類容易造成混淆的提示。你可以在 excel 選項分類對話方塊中移除這些不必要的提示。請注意,第二和第三個分類對話方塊(分別是「公式」和「進階」)的內容相當冗長。在這些對話方塊中,你可以使用 alt 加上特定字母,而不是一直按 tab 鍵尋找設定,這樣能更快找到並變更想要的設定。以下會說明這些按鍵組合。

以下是我建議的三個變更步驟:

  1. 使用 alt + f + t 開啟「excel 選項」分類對話方塊。

  2. 你會先停在「一般」分類。使用 tab 鍵移動到「選取時顯示快速分析選項」核取方塊(只需按三下 tab 鍵),然後使用空白鍵取消勾選。

  3. 使用 shift + tab 往回移動四或五次到「確定」按鈕,然後按 enter 鍵。

  4. 使用 alt + f + t 重新開啟「excel 選項」分類對話方塊。

  5. 使用下方向鍵移動到「公式」分類。

  6. 使用 tab 鍵移至公式自動完成核取方塊(或使用 alt + f 更快到達),然後使用空白鍵取消勾選。

  7. 使用 shift + tab 移至「確定」按鈕並按下 enter。

  8. 使用 alt + f + t 重新開啟「excel 選項」分類對話方塊。

  9. 使用下方向鍵瀏覽到「進階」分類。

  10. 使用 tab 鍵移至「貼上內容時顯示貼上選項按鈕」核取方塊(可使用 alt + s 更快到達),然後使用空白鍵取消勾選。

  11. 使用 shift + tab 移至「確定」按鈕並按下 enter。

5.10.5 下拉式清單

下拉式方塊讓使用者可以從預先定義的回應清單中進行選擇。例如評分或排名,像是一到五、好、普通和差,或是通過/不通過。

當你瀏覽到含有下拉式方塊的儲存格時,jaws 和 narrator 會朗讀目前的選項,接著朗讀「包含條件式格式、資料驗證下拉式功能表」。nvda 則會朗讀目前選取的值,後面接著「子功能表」這個詞,例如「通過子功能表」或「失敗子功能表」。

使用 alt + 下方向鍵展開下拉式清單。使用上下方向鍵選擇你要的項目後按下 enter。請注意你必須按下 enter,空白鍵和字首搜尋都無法使用。如果你不想變更原本的選項,按下 escape 即可。

在選取後,你可以使用標準的複製和貼上方式,將相同的選項貼到同一欄中具有相同下拉式方塊的多個儲存格中。這樣做可以節省時間,因為在下拉式方塊中瀏覽有時會比較慢。

下拉式方塊是使用 excel 的資料驗證功能來建立的。建立下拉式方塊有兩種方式。第一種方式的步驟如下:

  1. 將游標移至你想要建立下拉式清單的範圍中的第一個儲存格,開啟 excel 功能區,並使用右方向鍵移至「資料」索引標籤。
  2. 使用 tab 鍵移至下方功能區的「資料驗證」分割按鈕,並按下 enter 鍵(快速鍵是 alt + a + a + v)。
  3. 你會先進入多頁對話方塊的「設定」索引標籤。
  4. 使用 tab 鍵移至「儲存格內允許」下拉式方塊,並使用下方向鍵選擇「清單」。
  5. 使用 tab 鍵移至「來源」編輯區,輸入你的清單選項,以逗號分隔。例如:「好、普通、差」(不含引號)。逗號很重要,因為它告訴 excel 要將選項分別放在不同行。
  6. 使用 tab 鍵移至「確定」按鈕並按下 enter 鍵。
  7. 將新建立的下拉式清單複製到剪貼簿,使用 shift + 下方向鍵向下選取欄位中你想要複製下拉式清單的最後一個儲存格,然後按下 control + v 將它貼到這些儲存格中。

如果你預期下拉式清單的選項未來可能會改變,第二種方法可以避免你重新輸入整個清單,因此可以節省時間。步驟如下:

在表格資料所在範圍的下方或右方,在同一欄的不同儲存格中輸入清單選項。例如,在 f1、f2、f3 儲存格中分別輸入「好」、「普通」和「差」。

  1. 重複上述步驟一到四。
  2. 使用 tab 鍵移至來源編輯區,直接輸入 =$c$2:$c$4 這個範圍。
  3. 使用 tab 鍵移至「確定」按鈕並按下 enter 鍵。

第二種方法的優點是,當你編輯清單時,下拉式方塊會自動更新,不需要再做其他操作。如果你想要把清單放在另一個工作表中,首先要新增一個工作表,然後選取清單選項,剪下並貼到新的工作表中。當你要在直欄中複製和貼上資料驗證的下拉式方塊時,如果你要在資料驗證設定對話方塊的來源欄位中輸入儲存格參照範圍,你應該使用包含 $ 符號的絕對儲存格參照(請參閱第 5.2.4 章)。否則,在直欄中複製資料驗證的下拉式方塊時,會不正確地調整底層公式,造成非預期的結果。

跨不同工作表時,需要將工作表名稱寫在最前面,用 ! 驚嘆號與儲存格座標分隔,如果工作表名稱有空格的話,就要在整個工作表名稱前後加上引號,例如: ='工作表 2'!$c$2:$c$4。

如果你在清單中間插入新項目,資料範圍會自動調整。不過,如果你在清單底部新增項目,你就需要回到資料驗證對話方塊的來源編輯區,手動更新資料範圍。

下拉式方塊是一個很好的工具,可以搭配排序和篩選功能一起使用。在你完成所有選擇之後,你可以使用排序或篩選功能,將相似的下拉式方塊選項組合在相鄰的列中。

5.10.6 使用 jaws 監控儲存格

為了快速瀏覽大型工作表中特別重要的區域,你可以指定最多十個監控儲存格或資料範圍。你可以使用快速鍵或透過快速設定來進行設定。若要使用快速鍵來設定,請瀏覽到你想要標記為監控儲存格的位置。如果是資料範圍,請先設定資料範圍。然後使用 insert + shift + 1 將其標記為第一個監控儲存格,使用 insert + shift + 2 將其標記為第二個監控儲存格,依此類推。如果你將儲存格 a5 指定為第一個監控儲存格,jaws 會說「將監控儲存格 1 設定為 a5」。你可以輕鬆地重新指派監控儲存格。例如,如果你將游標放在儲存格 a14 並使用 insert + shift + 1,jaws 會警告你這個監控儲存格已經被指派,並詢問你是否要取代它。使用 enter 鍵將確認重新指派這個監控儲存格編號。

一旦指定完成,你可以單獨或以清單方式讀取監控儲存格。使用 alt + shift + 1 可讀取監控儲存格一,使用 alt + shift + 2 可讀取監控儲存格二,以此類推。請注意,這只會讀取儲存格內容,並不會瀏覽到該儲存格。

要開啟監控儲存格的清單,請按 control + shift + m。我特別喜歡這個功能,因為你可以一次看到所有監控儲存格的座標和內容。另外,如果你使用下方向鍵移到其中一個儲存格並按 enter,就會將焦點移到該儲存格。

你也可以在快速設定中指定監控儲存格、重新指定,以及移除指定 (請參考第 8.1.4.3 章)。

5.10.7 使用 jaws picturesmart 建立與閱讀圖表

圖表是一種視覺化的資料呈現方式,相較於表格呈現,通常更能有效地傳達結果。它們很容易製作,但你可能會認為導讀軟體使用者無法存取這些圖表。然而,如果你是 jaws 2024 的使用者,由於在 2024 年 3 月推出的 picturesmart 生成式 ai 功能,這個情況已不再存在(關於如何啟用這個革命性的新工具,請參考第 15.5 章)。

最常使用的圖表類型包括:

  • 圓餅圖:用來呈現每個資料項目占總值的百分比。每個項目都以圓餅的一個切片來表示。
  • 直條圖:通常用來比較特定數值範圍內的多個項目,例如比較多家零售店的銷售量。數值以垂直的直條呈現。
  • 橫條圖:用來呈現與直條圖相同的資料,但是以水平的橫條取代垂直的直條。
  • 折線圖:經常用來呈現一段時間內的趨勢。例如每月的股票或商品價格。

我將示範如何建立一個簡單的圓餅圖,用來顯示四個國家每年到訪新英格蘭的旅客比例。如果你使用的是 jaws 2024,想要自己試試看的話,請開啟名為「new england tourist visits.xlsx」的練習檔案。

國家列在 a2 到 a5 的儲存格中。相對應的觀光人數列在 b2 到 b5 的儲存格中。建立圓餅圖的步驟如下:

  1. 選取包含資料的範圍,在這個例子中是從 a2 到 b5。
  2. 使用 alt 鍵開啟上方功能區。如果你一開始停在「首頁」標籤,使用右方向鍵移動一次到「插入」標籤。
  3. 圖表群組在下方功能區的較深處,所以使用 control + 右方向鍵數次,直到抵達圖表群組,這裡的第一個項目是「建議圖表」按鈕。
  4. 使用 tab 鍵數次移動到「插入圓形圖或環圈圖」子功能表,然後按 enter。
  5. 你會先停在「2d 圓形圖」按鈕。這是一個二維圓形圖。你可以使用方向鍵瀏覽其他選項,包括具有陰影效果的 3d 圓形圖。我們會使用 2d 圓形圖,所以在這個選項上按 enter。
  6. 圖表現在會出現在資料的右側。

若要讓 picturesmart 描述圖表,請執行下列步驟:

  1. 同時按下 alt 和空白鍵,接著按 x 來將視窗最大化。
  2. 按下 control shift o 會開啟物件清單。「物件」包含圖表、圖片和插圖。你會聽到類似「圖表 1,圖表標題 e2 m17」的內容,其中儲存格 e2 是左上角,m17 是右下角,這是圖表插入工作表的範圍。這是在你重新命名之前的預設圖表標題。
  3. 使用 enter 鍵來選取它(注意必須按 enter,空白鍵無法作用)。
  4. 同時按下 insert 和空白鍵,接著按 p c。
  5. 在聽到幾次滴答聲且結果處理完成後,會開啟一個視窗,顯示由 google gemini 產生的描述。
  6. 若要聽取由 chat gpt 產生的更詳細描述,使用下方向鍵移至更多結果連結,然後按 enter。

以下是這些結果。

這是一個圓餅圖,顯示居住在四個不同國家的人口百分比。這些國家包括英國、法國、義大利和加拿大。用來代表每個國家的顏色分別是藍色、紅色、綠色和紫色。大多數人居住在英國,以圓餅圖中最大的紫色區塊表示。第二大的區塊是加拿大,以藍色表示。第三大的區塊是義大利,以綠色表示。最小的區塊是法國,以紅色表示。

這張圖片顯示了一個圓餅圖,包含四個不同顏色的區塊,每個區塊代表不同的國家。雖然確切的百分比並不可見,但區塊大小的差異顯示每個國家的數值不同。圖表下方標示了顏色與對應的國家如下:

  • england:藍色
  • france:紅色
  • italy:綠色
  • canada:紫色

圖表頂端標題為「chart title」,這通常是範本中使用的預設標題,等待被實際的標題取代。此外,在圓餅圖右上方也重複出現「chart title」字樣,這可能是因為錯誤或疏忽所致。

圖片四角有調整大小的控制點,顯示這個圖表是在某個可以調整大小的軟體應用程式中。圖表本身的背景是白色,置於較大的灰色背景中。整體外觀顯示這是一個標準且簡單的圓餅圖,常用於簡報或文件中作為視覺化資料的呈現方式。

你可以移動、複製或編輯圖表。假設你想要變更圖表在工作表上視覺呈現的資料範圍,請執行以下步驟:

  1. 使用 control + shift + o 來存取物件清單。
  2. 如果圓餅圖是你工作表中唯一的物件,你會直接移到它。如果不是,使用下方向鍵移到它,然後按 enter 選取它。
  3. 使用 control + x 將它剪下到剪貼簿。
  4. 瀏覽到你想要讓它的左上角出現的儲存格,然後使用 control + v 將它貼上。

你也可以使用 control + c 複製表格,然後貼到 word 文件中。

最後,你可以新增圖表標題、x 和 y 軸標題、表格圖例和資料圖例。要進行這項操作,首先使用 control + shift + o 選取圖表,然後按 enter 確認選取。接著按 alt 開啟上方功能區,使用右方向鍵移至功能區的「圖表配置」索引標籤。在這裡你可以使用 tab 鍵移至下方功能區,找到圖表標題、座標軸標題、圖例或資料標籤來新增或變更這些項目。當然,圖片智慧描述也會註明這些增強功能。

5.11 解讀「困難」試算表的策略

你收到的某些由明眼人製作的試算表,可能不會以整齊的矩形區塊排列,因此可能難以理解。例如,會計人員的慣例是在資料之間加入許多空白儲存格。這樣的視覺分散配置是為了區隔不同類別和子類別。水平和垂直的儲存格合併也可能用於相同目的。

這讓導讀軟體使用者難以理解工作表配置和相對應的資料。選擇最適合的儲存格來啟動定義名稱命令可能會很棘手,而且可能會得到不太理想的結果。

temple income and expenses.xls 這個練習檔案是一個「困難」試算表的範例。我從一位在寺廟預算委員會服務的學生那裡收到這個試算表的版本。她在理解這份試算表時遇到了困難。我已經將它改編成訓練用途。這個檔案有兩個工作表,分別命名為 Freeze Panes 和 Merged Cells。

我會從 Freeze Panes 工作表開始說起。第一個發現異狀的線索是當我使用 control + home 時,游標並沒有移到 a1 儲存格,反而是移到了 c3 儲存格。我正確地猜測到試算表作者使用了「凍結窗格」指令,這相當於視障使用者的「定義名稱」指令。它的用途是「凍結」欄和/或列標題,讓這些標題無論游標位在試算表的哪個位置都能保持可見。關於這個功能的更多說明,請參考第 5.9.2 章。要確認「凍結窗格」是否已開啟,以及要關閉它的話,「凍結窗格」子功能表位於功能區的「檢視」索引標籤中。要關閉它,請使用快速鍵 alt + w + f。如果「凍結窗格」已經啟用,你會聽到「取消凍結窗格」。如果需要的話,按下 enter 來關閉它。即使啟用了凍結窗格,你仍然可以使用方向鍵或 control + 方向鍵在凍結的範圍內瀏覽。

在這個試算表中,使用 control 鍵搭配方向鍵非常有用,因為試算表的作者為了視覺配置的目的留下了許多空白儲存格。如果你移到這個試算表 a 欄的頂端,使用 control + 下方向鍵一次,你就會跳到儲存格 a3,其中包含「income」這個字。再次使用 control + 下方向鍵,你就會跳到儲存格 a33 的總收入、儲存格 a35 的支出、儲存格 a130 的總支出,以及儲存格 a132 的淨收入。如果只是使用下方向鍵的話,會浪費很多時間。

使用下方向鍵瀏覽 b 欄時會顯示實際的預算項目。每個月份對應的金額從 c 欄開始。從 2019 年 2 月到 2020 年 2 月的月份欄位標題出現在 c2 到 q2 儲存格中。金額總計顯示在 s 欄。每個月份的欄位之間都以空白欄位分隔。

如果我們將游標放在儲存格 b2 並在此啟動定義名稱命令,這將大大有助於資料解讀。儲存格 b2 是 b 欄(包含明細項目)和第 2 列(包含月份)的交叉點。

在掌握了 a 欄中類別的組織邏輯,並選擇最適合執行定義名稱命令的儲存格之後,現在就能理解 c 到 s 欄的財務資料了。在表格主體中瀏覽時,你無法聽到類別(收入、支出等),因為類別和個別項目分散在兩個不同的欄位中。不過,你現在可以開始理解整個運作方式了。

根據你想投入多少心力來讓這個試算表更容易瀏覽和理解,本章前面討論過的幾個工具都會很有幫助。以下是重點回顧。

  • 使用 control 鍵配合四個方向鍵瀏覽:在一個有許多空白儲存格的大型試算表中,這是快速瀏覽的「最佳幫手」。這些按鍵組合可以讓你跳過一群空白儲存格,以及連續的資料儲存格。使用 control + 下方向鍵特別適合用來瀏覽這個試算表的前幾欄,因為這裡有許多空白儲存格。一格一格使用下方向鍵會很慢而且令人沮喪。
  • 如果試算表作者已啟用凍結窗格,停用它會有優缺點。除非你有一些可用的視力,否則凍結窗格對你來說可能幫助有限。如果你想要能夠使用 control + home 回到 a1 儲存格,這在某些情況下可能會讓瀏覽試算表更直接,可以按下 alt + w + f 取消勾選來停用凍結窗格。話雖如此,試算表作者設定凍結窗格最合理的位置是包含資料值的最左上角儲存格,位於對應的列標題右側,以及對應的欄標題下方。如果確實是這種情況,保持凍結窗格啟用並使用 control + home 可以快速到達那個最左上方的資料儲存格。
  • 隱藏欄位:因為這是一個可能每月更新和發布的試算表,你可能只對檢視最近一個月的財務資料感興趣。但因為作者在每個資料欄之間插入了空白欄,要瀏覽到試算表的最右側會很麻煩。為了讓這個過程更有效率,你可以隱藏目前不感興趣的欄位。這樣就能更快速地到達你想要檢視的欄位。在這個試算表中,你可能只對檢視 2020 年 2 月和總計欄位(q 欄和 s 欄)感興趣。如果是這樣,你可以隱藏 c 到 p 欄。關於如何隱藏和取消隱藏欄列,請參考第 5.10.1 章。
  • 使用 jaws 指定監控儲存格:你可能會發現某些儲存格特別重要。例如,s33、s130 和 s132 儲存格分別顯示收入、支出和淨收入的總計。為這些儲存格指定監控儲存格可以讓你快速瀏覽到它們。關於如何使用 jaws 指定監控儲存格並瀏覽到它們,請參考第 5.10.6 章。

新增註解:如果你為上述三個儲存格指定監控儲存格,這對瀏覽來說很有幫助,但你可能不記得這些儲存格中的資料代表什麼。你可以為每個儲存格新增註解來提醒自己(第 5.10.3 章)。

現在使用 control + 下翻頁鍵前往名為「merged cells」的第二個工作表。一般使用者經常會水平或垂直合併儲存格,用來視覺化呈現分組和類別,或純粹為了美觀。在這種情況下,仔細聆聽哪些儲存格被合併是很重要的。即便如此,要理解實際的情況仍然可能很困難。以下是這個工作表中的合併儲存格以及它們被合併的原因:

  • 在儲存格 a1,我們聽到「temple monthly income and expenses - july 2019 to february 2020,合併儲存格,a1 到 l1」。如果你使用 insert + f 檢查格式,你也會聽到文字是水平對齊的。這裡的目的是要將標題置中在表格上方。
  • 在儲存格 d2,我們聽到「2019,合併儲存格,d2 到 i2」,在儲存格 j2,我們聽到「2020,合併儲存格,j2 到 k2」。在下方的第 3 列中出現月份,每個月份都與上方合併儲存格中的年份相關聯。
  • 在儲存格 a4,我們聽到「Income 收入,合併儲存格,a4 到 a33」,在儲存格 a36,我們聽到「Expenses 支出,合併儲存格,a36 到 a130」。使用 insert + f 可以發現文字是向上對齊的。這裡垂直合併的目的是要表示相關列的資料屬於這兩個主要預算類別。
  • 在 b 欄中,有許多其他垂直合併的儲存格,包括:Dues, Tuition, and Fees 會費、學費和費用;Donations 捐款;Other Income 其他收入;以及其他幾項。這些代表收入和支出的子類別。我們可以透過聽取垂直合併儲存格中的列號,然後移動到 c 欄來了解這些子類別包含哪些個別預算項目。

註釋:

  1. padding 是一個技術用語,指的是在欄寬和列高中額外加入的一小段空間,用來分隔儲存格之間的字元。↑
  2. 所以我喜歡在系統新增英文的語系,就類似以前的美式鍵盤,這樣在必要時,就能按 windows + 空白鍵或是 alt + shift 來切換成英文,那些與中文輸入法衝突的快速鍵就能用了。