- 你知道除了檢查英文拼字錯誤外，還可以檢查標點符號和多餘的空格嗎
- 追蹤修訂是比較視覺化的修訂方式，在三種導讀軟體的操作會是怎樣的
第九章 校對與檢查的工具
這三種導讀軟體都有實用的文字校對工具。本章將先討論拼字檢查，這是修正打字錯誤和一些文法錯誤最重要的工具。在第 3.5 章中，我介紹了樣式。使用樣式來設定字型和段落格式，可以確保文件格式更加一致。使用本章介紹的校對工具，可以進一步確保你的文件格式一致且正確。
雖然 jaws text analyzer 主要用於修正標點符號的錯誤，但也可以用來偵測字型格式的不一致。jaws speech and sound schemes 工具是偵測字型格式錯誤的強大方式。nvda 的文件格式設定和 narrator 的詳細程度設定可以偵測出各種格式設定。這些工具都很容易使用，而且能夠偵測出許多你可能會忽略的錯誤。如果你持續使用這些工具，再搭配拼字檢查和樣式，就能大幅減少打字、標點符號和格式的錯誤。你的文件和電子郵件將會呈現更專業的外觀。
本章介紹的大多數工具都可以用於校對 word 文件和 outlook 郵件。話雖如此，我還是非常偏好在 word 中進行大部分的文字撰寫和格式設定。如果我想要準備超過兩三句話的 outlook 郵件，先在 word 中準備文字會更有效率且可靠。完成後，我會從 word 中選取並複製文字，然後貼到郵件內文中。經驗告訴我，在 outlook 郵件中準備和設定文字格式時，可能會出現太多問題。首先，你未完成的郵件可能會在你不知道原因的情況下消失，迫使你重新開始。其次，我在第 4.9.1 章中提到，outlook 的草稿資料夾在使用 gmail 帳號時（包括我自己的帳號）經常會出現問題。我對於這個資料夾中的郵件是否能順利寄出並沒有太大的信心。我盡可能避免將未完成的郵件儲存到草稿資料夾。相反地，我會將文字儲存為 word 檔案，直到準備好複製並貼到 outlook 郵件中為止。第三，在撰寫本書時，所有版本的 outlook 都使用較舊的 2013/2016 word 拼字檢查工具。我比較喜歡較新的 365/2019 版本，所以傾向在 word 而不是 outlook 中進行拼字檢查。最後，即使 word 和 outlook 的預設字型都相同（calibri 11 點），郵件中的單行文字比 word 文件中的要長得多。為了測試這一點，我將本段開頭的幾行複製並貼到空白的 word 文件和郵件內文中。郵件的第一行包含了 47 個字，而 word 文件的第一行只有 17 個字。這使得在 outlook 中編輯文字更耗時，因為需要在較長的郵件行中瀏覽才能找到要編輯的文字。
如下所示，powerpoint 的拼字檢查功能效果不佳。因此，我也比較喜歡先在 word 中進行大部分的編輯工作，然後再將文字複製貼上到 powerpoint。
其他人經常會審閱你準備的文件。這當然是老師的主要工作之一。你也可能會和團隊中的同事一起協作文件。word 在這些情境中有兩個實用的工具。審閱者可以在文件中以電子方式插入註解。你需要知道如何瀏覽和刪除這些註解，以及如何自行準備註解。老師或協作者也可能會建議特定的文字修改。追蹤修訂（也稱為修訂）工具可以讓你偵測這些編輯建議，並且接受或拒絕它們。
9.1 拼字檢查
經常檢查拼字以修正打字錯誤。請記住，當明眼人發出一份有許多打字錯誤的文件時，其他明眼人只會認為那個人做事馬虎。但當視障者這麼做時，有些明眼人會因為同情，認為那是因為他們看不見所以做不好。讓他們知道這種想法是錯的！
我會先討論如何在 word 文件和 outlook 郵件中進行拼字檢查，這兩個應用程式可能是你最常需要進行拼字檢查的地方。接著我會討論如何在 excel 試算表和 powerpoint 簡報中進行拼字檢查。
拼字檢查工具多年來不斷演進。一個挑戰是，即使在 office 365 中，各個 office 程式的拼字檢查對話方塊也都不相同。word 和 outlook 365 使用的是 word 2019 的版本，而 powerpoint 365 使用的是 2016 版本，excel 則使用 2010 版本。希望微軟能夠盡快選定一個版本並持續使用。
雖然對中文來說用不上拼字檢查，但在特殊情境或賺寫英文時還是有用上的時候。
9.1.1 在 word 和 outlook 中進行拼字檢查
有幾個版本的 word 拼字檢查功能：2013/2016 版本、2019 版本，以及持續更新的 365 版本。我會介紹較舊的 2013/2016 版本和 365 版本。如果我下面描述的內容與你的版本不完全相符，請不要感到驚訝。
你要如何知道你使用的是哪個版本的 word 和 outlook？在舊版中，當你使用 f7 開始時，你會先停在「略過」按鈕上。在新版中，使用 f7 之後，你會先聽到「編輯器」。
9.1.1.1 word 和 outlook 2013 及 2016 的拼字檢查
若要開始拼字檢查，請使用 f7。如前所述，當你第一次使用 f7 進行拼字檢查時，你會停在「略過」按鈕上。之後每次使用時，你會停在上一次選擇的按鈕上。換句話說，在進行拼字檢查時，你會在對話方塊中的不同位置停留。
當你進行拼字檢查時，游標會跳到拼字檢查工具認為拼錯或不正確的第一個字詞或文法結構。它會先一個字母一個字母地朗讀拼錯的字詞，然後再一個字母一個字母地朗讀建議的正確拼法。如果拼字檢查認為遇到文法錯誤，它會說明錯誤並建議修改。其中一個例子是字詞之間有多餘的空格。
因為你會根據先前的選取內容，在拼字檢查對話方塊中的不同位置著陸，所以最好了解按鈕在對話方塊中的排列順序。以下列出你可以使用 tab 和 shift + tab 瀏覽的按鈕，依照正確順序排列，並說明其對應的快速鍵和功能。
- 變更 (c)：接受建議的正確拼字。
- 全部變更 (l)：接受此文件中所有此拼字錯誤的建議正確拼字。
- 略過 (i)：略過建議的拼字變更並保留目前的拼字。
- 全部略過 (g)：略過此文件中所有此拼字的建議變更。
- 新增 (a)：將此字新增至永久字典。
- 變更下拉式方塊：建議的拼字變更清單。使用下方向鍵移至正確的選項，按一下 tab 鍵到變更按鈕，然後按空白鍵接受。
在對話方塊中，你可以使用 tab 鍵移動到想要選擇的按鈕，然後使用空白鍵來啟動它。或者，如果你的游標還沒有停在按鈕上，你也可以使用該按鈕的快速鍵。這是理論上的做法。但實際操作上，使用空白鍵通常會比使用快速鍵更順暢。
你難免會遇到一些問題。以下是一些常見問題及其可能的解決方案：
- 導讀軟體無法朗讀錯誤的拼字和建議的正確拼字。使用 jaws 時，你可以使用 insert + f7，jaws 這時就會朗讀。這個方法在 nvda 或 narrator 上無法使用。使用這些導讀軟體時，使用 escape 鍵離開拼字檢查，再使用 f7 鍵重新進入。希望這次你就能聽到這些資訊。
- 沒有提供拼字建議。使用 escape 鍵離開拼字檢查。你的游標會停在疑似有拼字或文法錯誤的那一行。閱讀該行並手動修正。如果你離開拼字檢查，先前的修正不會遺失。當你使用 f7 鍵繼續進行拼字檢查時，會從你離開的地方繼續。
- 雖然不是故障，但有時你沒有足夠的上下文來判斷是否要接受建議的拼字變更。使用 jaws 時，使用 insert + c (代表 context)，jaws 就會朗讀該字所在的完整行。這應該能幫助你做出正確的選擇。
- 另外，使用任何導讀軟體時，你可以使用 escape 鍵離開拼字檢查，使用上方向鍵和下方向鍵各一次。這會朗讀整行內容。使用 jaws 時，你可以使用 insert + 上方向鍵讓 jaws 朗讀目前這行。使用 nvda 時，你可以使用數字鍵盤的 8 來朗讀目前這行。使用 narrator 時，使用 insert + i 或 insert + 上方向鍵。現在使用 f7 鍵回到拼字檢查，你會回到剛才離開的確切位置。
9.1.1.2 word 和 outlook 365 的拼字檢查
雖然有些人不同意，但我認為這個版本的拼字檢查比起先前的版本有兩個重大改進。第一，它會自動提供更多情境資訊，讓你能快速決定是否要接受建議的變更。第二，你每次都會在對話方塊中的同一個位置，而不是停在先前啟用的按鈕上。這比起舊版本來說比較不會造成混淆。話雖如此，由於 microsoft 持續在調整這個版本，有時候還是會讓人有點抓狂。
和舊版一樣，使用 f7 開始拼字檢查，並使用空白鍵來啟動編輯器按鈕。對於超過一百字的文件，你會聽到文件中正確拼字的百分比計算結果。
如果偵測到錯誤，使用空白鍵開始檢查拼字和文法（如果你只想檢查拼字，請參考本節稍後的說明）。
在定位順序中，你會在對話方塊中遇到以下項目：
- 你的導讀軟體會逐字朗讀拼錯的單字，然後逐字朗讀建議的正確拼字。接著會朗讀出現該單字的片語或句子，讓你立即得到上下文資訊。你可以使用 enter 鍵接受變更並移至下一個拼錯處，或是使用 tab 鍵兩次移至分割按鈕，然後使用空白鍵接受變更。
- 「朗讀上下文」或「朗讀原始句子」按鈕：在此按鈕上使用空白鍵，microsoft 合成語音會朗讀該單字所在的完整句子，提供你額外的上下文資訊。
- 包含第一個建議拼字或文法修正的分割按鈕。使用空白鍵接受，或使用 alt + 下方向鍵查看更多選項。選項包括：全部取代 - 將所有錯誤拼字改為此正確拼字；加入自動校正；朗讀 - 再次完整聽取該單字；以及拼出 - 再次逐字聽取。
- 如果有多個建議的正確拼字，可以使用 tab 鍵瀏覽其他分割按鈕。
- 「略過」按鈕 (i)
- 「全部略過」按鈕 (g)
- 「新增」按鈕 (a)
如果要檢查文件或少於 100 個字的選取範圍的拼字，你不會聽到百分比的計算。使用 tab 鍵數次直到聽到偵測到的拼字錯誤數量，然後使用空白鍵開始進行修正。
在 word 和 outlook 365 中執行拼字檢查工具時，預設會同時朗讀拼字和文法錯誤。但有時你可能只想專注在拼字錯誤上。要這麼做：
- 使用 f7 開啟拼字檢查工具，但不要使用空白鍵開始偵測錯誤。
- 改用 tab 鍵移至「修正：拼字」，此時會朗讀可能的拼字錯誤數量。
- 使用空白鍵開始拼字檢查工具，這樣就只會標示拼字錯誤。
如果你聽到「拼字與文法檢查完成」，這表示拼字檢查工具沒有在你的文字中偵測到任何拼字錯誤。並且焦點會停在「確定」按鈕。
9.1.2 拼字檢查 excel 試算表
使用三種導讀軟體來為 excel 試算表進行拼字檢查時，需要一些變通方法。和 word 或 outlook 一樣，按下 f7 開始拼字檢查。拼字檢查工具會從游標所在位置開始偵測第一個可能拼錯的字。你會先停在拼字檢查對話方塊中的建議語言下拉式方塊。你猜怎麼著？這不是 2019 或 2016 的拼字檢查對話方塊，而是 office 2010 及更早版本的對話方塊！
和 word 不同的是，你不會先聽到拼錯的單字以及建議的正確單字被一個字母一個字母地唸出來。如果你只想聽建議的替代拼字，使用 shift + tab 一次回到建議更正的清單。你會聽到第一個建議的單字，而 jaws 會將它拼出來。使用 nvda 和 narrator 時，按下 insert + 九宮格 5 兩次就能聽到逐字拼讀。你也可以使用下方向鍵瀏覽其他選項。要接受拼字更正，在上面按下 enter 鍵即可。
拼字檢查對話方塊的其他元素與 word/outlook 2010 版本相似。幸運的是，它與較新版本的差異不大。除了使用 tab 鍵以外，你也可以使用以下快速鍵：
- alt + c：變更（接受建議的更正）。
- alt + l：全部變更。
- alt + i：略過一次。
- alt + g：全部略過。
- alt + a：加入字典。
各種導讀軟體聽取拼錯的字詞的方式都不太一樣。使用 jaws 時，按下 insert + f7，jaws 就會拼讀出拼錯的字詞以及建議的正確選項。
要使用 nvda 聽取拼錯的單字，在抵達建議語言下拉式方塊後，使用 shift + tab 兩次到「不在字典中」。然後使用下方向鍵一次就能聽到完整的單字。接著使用左右方向鍵可以一個字母一個字母地聽。如果你記不得上面提到的 insert + f7 快速鍵，也可以在 jaws 中使用這個技巧。
使用 narrator 時，要一個字母一個字母聽拼錯的單字會比較麻煩。如同前面所說，在建議的語言下拉式方塊停留後使用 shift + tab 兩次。你會聽到完整的拼錯單字。使用 insert + 九宮格 5 兩次可以聽到拼字。如果你沒有九宮格，請使用 caps lock + k 兩次。
如果你從 a1 以外的儲存格開始進行拼字檢查，當你檢查到工作表中最後一個拼字錯誤的字詞時，系統會詢問你是否要從頭開始繼續檢查。如果你想要這麼做，使用空白鍵；否則，使用 escape 鍵離開拼字檢查工具。若要檢查含有多個工作表的活頁簿，你必須在每個工作表中個別執行拼字檢查。
9.1.3 拼字檢查 powerpoint 簡報
powerpoint 的拼字檢查功能在搭配導讀軟體時運作得不太理想。雖然可以透過一個不太方便的 jaws 替代方案來使用。我知道 nvda 也有替代方案，但我無法重現這個方法，就算可以重現，也不值得花這麼多心力。就我所知，narrator 並沒有替代方案，就算真的有，我也懷疑是否值得一試。
在討論 jaws 的替代方案之前，我強烈建議你先考慮以下兩種做法。第一，在準備簡報時直接檢查拼字並手動修正。powerpoint 簡報不應該有太多文字，所以相較於冗長的 word 文件，需要檢查的內容並不多。如果你的拼字能力不錯，這樣做應該就足夠了。更好的做法是，先在 word 中準備文字和演講者備註，包括在那裡進行拼字檢查。然後再將文字從 word 複製並貼到個別的預留位置中。
關於 jaws 的替代方案，如果你想要試試看，可以使用名為「disclosure and accommodations badly spelled.ppt」的練習檔案。
當你使用 f7 開始拼字檢查時，會發生兩件奇怪的事。首先，焦點不會立即落在拼字檢查對話方塊上。你必須使用 tab 鍵才能將焦點移到上面。其次，你要不是什麼都聽不到，就是只聽到「編輯」這個字。你聽不到拼錯的字和建議的正確拼法。要聽到拼錯的字和建議的修正，請使用 insert + f7，jaws 就會朗讀這些內容。
現在使用 tab 或 shift + tab 移動到你想選擇的按鈕（「變更」、「略過」等），然後按下該按鈕。
假設你按下「變更」按鈕來接受建議的修正。這會帶你到下一個拼錯的字，然後同樣的問題又會再次發生。你必須按一下 tab 鍵，這會將焦點移到「全部變更」按鈕。再次使用 insert + f7 來聽取拼錯的字和建議的修正。如果你想要接受修正，使用 shift + tab 一次，然後在旁邊的「變更」按鈕上按空白鍵。
假設你會接受大部分建議的變更，你可以建立一個節奏：使用 tab、insert + f7、shift + tab、空白鍵、tab、insert + f7、shift + tab、空白鍵，如此循環。如果你是一個打字速度不錯且拼字能力還可以的人，使用這個替代方案是可以接受的。
9.2 偵測標點符號錯誤
拼字檢查可以偵測字詞間多餘的空格，但這是它唯一能找出的標點符號錯誤。而且它也不一定能完全可靠地找出所有這類標點符號錯誤。幸運的是，還有更好的工具可以偵測各種標點符號錯誤。在下面介紹這些工具之前，請記住在校對時，調整導讀軟體設定來朗讀所有標點符號是很有用的。如何進行這些調整已經在第 8.1.1 節 (jaws)、8.2.2 節 (nvda) 和 8.3.1 節 (narrator) 中說明過了。
9.2.1 jaws 文字分析器
文字分析器對於偵測標點符號錯誤特別有用，雖然它也可以用來檢查字型格式。nvda 和 narrator 沒有類似的工具。
同時按住 alt + windows + i，text analyzer 就會跳到下一個標點符號錯誤或格式變更的地方，這些都被稱為「不一致」。它也會朗讀欄位數字（例如「空格位於第 473 欄」），但這個數字實際上沒有什麼用處。游標會被放在發現錯誤的文字位置。在這個位置附近使用左方向鍵或右方向鍵幾次，就能找到問題確切的位置並手動修正。再次按下 alt + windows + i 可以跳到下一個不一致的地方，重複這個步驟直到 text analyzer 說：「文件中沒有更多不一致的地方。」
文字分析器可以偵測到的標點符號錯誤包括：
- 多餘空格：單字之間有多餘的空格，也會偵測到不正確放置的定位點。
- 游離標點：句點、逗號和其他標點符號與前面的字元之間至少有一個空格。
- 未關閉或未開啟的引號：引文開頭或結尾缺少引號。
- 未開啟或未關閉的括號：括號不成對，也就是只有左括號或右括號，而附近沒有相對應的右括號或左括號。
- 缺少大寫：句子開頭沒有大寫字母。
- 大小寫顛倒：大小寫字母顛倒使用。例如，專有名詞的第一個字母是小寫，而其餘部分都是大寫。
關於連續空格的部分，原則上拼字檢查也會偵測到這些問題，並將其標示為「字詞間的多餘空格」。不過，文字分析器的可靠度要高得多。我經常在檢查完文件的拼字後，立即執行文字分析器，結果發現拼字檢查漏掉了許多文字分析器所找出的連續空格問題。
text analyzer 有一個令人遺憾的缺點。關於括號和引號的部分，不相符的情況會在每一行都被標示出來，導致出現許多我稱之為「誤判」的情況。舉例來說，如果一段引文開始於某一行而結束於另一行，text analyzer 就會錯誤地將開始和結束的引號都標示為不一致。括號的開始和結束也是相同的情況。如果 text analyzer 能在引文或括號內的文字是在同一段落中開始和結束的情況下，不將這些標示為不一致，那就會是一個很大的改進。
文字分析器也可以偵測字型的變化，包括字型名稱、大小、屬性和顏色。這對於偵測意外的字型異常特別有用。
你可以自訂文字分析器來選擇想要偵測的項目。舉例來說，如果你的文件中有許多標題，你可能會想要停止偵測字型變更，這樣就能專注在標點符號的錯誤上。或者，如果你預期文件中很少或完全沒有字型變更，你可能只想檢查字型變更，以確保沒有不小心插入任何變更。我曾經使用過文字分析器，有時會驚訝地發現，即使在認真更新了一般文字樣式以避免這類錯誤後，文件中仍然出現了許多奇怪且難以解釋的字型變更。
文字分析器的自訂是在 jaws 設定中心完成。步驟如下：
- 使用 insert + 6 (大鍵盤上的 6) 開啟 settings center。
- 使用 tab 鍵一次移至樹狀檢視。
- 使用下方向鍵或字首搜尋瀏覽至 text analyzer。
- 使用右方向鍵一次展開樹狀檢視，其中列出 formatting and punctuation categories。這些類別包括 symbols、punctuation inconsistencies 和 font changes。
- 在其中一個類別上使用右方向鍵，以在樹狀檢視中展開對應的清單。
- 使用下方向鍵瀏覽清單，使用空白鍵勾選或取消勾選你想要偵測或不想偵測的項目。
- 在樹狀檢視中開啟其他類別，並勾選或取消勾選你想要偵測或不想偵測的項目。
完成後，使用 tab 鍵移至「ok」按鈕，然後使用 enter 鍵或空白鍵。
9.2.2 尋找與取代
雖然 nvda 和 narrator 都沒有類似 jaws text analyzer 的工具，但你可以使用 word 的「尋找與取代」對話方塊來修正前一節提到的一些標點符號錯誤。事實上，如果你懷疑有大量的連續空格或零散的標點符號錯誤，使用「尋找與取代」一次修正所有錯誤會比使用 text analyzer 一個一個修正來得快。
要使用尋找和取代功能來偵測和修正多餘的空格，請依照下列步驟：
- 使用 control + h 開啟尋找和取代對話方塊。
- 在你一開始所在的尋找編輯區中，輸入兩個空格。
- 使用 tab 鍵移至取代編輯區，輸入一個空格。
- 使用 tab 鍵三次移至「全部取代」按鈕，然後使用 enter 或空白鍵。你的導讀軟體會說：「完成。我們進行了 19 次取代」，或是其他數字。
- 使用 enter 鍵按下「確定」按鈕。
- 如果你不小心在文字之間放入超過兩個不需要的空格，這樣並不會刪除所有錯誤。現在使用 alt + a 再次執行尋找和取代。
- 使用「確定」按鈕和 alt + a，直到你聽到零次取代。然後使用 escape 鍵離開尋找和取代對話方塊。
你也可以使用尋找和取代來修正不正確的標點符號（逗號、句號、冒號和分號）。以不正確的逗號為例，在尋找編輯區輸入「空格逗號」，在取代編輯區輸入「逗號」。然後重複上述的第四到第七個步驟。
文字分析器所偵測到的其他類型錯誤（未關閉或未開啟的括號、引號以及其他一些錯誤）無法使用這個方法來修正，但是使用尋找和取代功能是一個能快速消除文件中大量常見標點符號錯誤的好方法。
9.3 校對文字格式
在第 3.2.1 章節中，我介紹了使用 insert + f 來顯示文件中個別位置或選取文字段落的字型和段落格式。雖然這個功能對於檢查文件中個別位置的格式很有用，但 insert + f 無法提供文件格式的全域檢視。你可以把 insert + f 想像成是檢視文件格式的微觀工具。以下討論的工具則能提供更完整的巨觀視角。如果你發現有非預期的格式變更，就可以進行修正。
9.3.1 jaws 語音和音效配置
語音和音效配置工具可以在你瀏覽文字時，透過告訴你發生了什麼變化來幫助你偵測字型格式的改變。配置有好幾種類別，但我們只會討論傳統類別。要開啟語音和音效配置，同時按住 insert + alt + s。jaws 會說「select a scheme dialog」。它也會說出目前預設的配置，如果你從未開啟過這個功能，預設會是傳統類別中的傳統配置。要變更配置，使用下方向鍵或字首搜尋瀏覽到你想要的配置，然後按 enter。
在 classic 類別中，你可以選擇提供不同程度格式資訊的配置。最相關的 classic 選項包括：
- classic：不會朗讀字型資訊。這是你習慣聽到的方式。
- classic, attributes：會朗讀粗體、斜體和底線。
- classic, attributes, and font：會朗讀字型名稱，以及粗體、斜體和底線。
- classic, attributes, font, and color：會朗讀字型名稱、粗體、斜體、底線和顏色。當你要校對格式時應該選擇這個選項，因為它提供最完整的資訊。
當你變更配置時，它會成為 word 的預設值，直到你再次變更為止。這些不同的配置只能在校對時使用。記得完成後要切換回 classic。否則，你會在所有 word 文件中持續聽到這些格式的回饋。這很快就會讓你發瘋。
9.3.2 nvda 文件格式設定
這個工具的功能類似 jaws 的語音和音效配置，但可以顯示更多字型變化以外的格式。你可以使用快速鍵 insert + control + d，或是透過 nvda 功能表來使用這個工具。以下是透過功能表瀏覽文件格式的步驟：
- 使用 insert + n 開啟 nvda 功能表。
- 使用下方向鍵移至「偏好」子功能表並按 enter。
- 在「設定」上按 enter。
- 使用下方向鍵或字首搜尋瀏覽至「文件格式設定」。
- 使用 tab 鍵瀏覽各選項，並使用空白鍵勾選你希望 nvda 偵測的元素。(有些項目是下拉式方塊的選擇項)
- 使用 tab 鍵移至「確定」按鈕並按 enter 或空白鍵。
當你在文件格式對話方塊中使用 tab 鍵瀏覽時，你會發現有許多格式設定是 nvda 在你閱讀文件時可以朗讀的。大部分設定都與 word 文件有關，有一些則適用於 excel 和網頁瀏覽。這些選項按群組排列，包括：
- 字型：名稱、大小、屬性、強調、樣式、色彩。
- 文件資訊：註解、編輯修訂、拼字錯誤。
- 頁面與間距：頁碼、行號、行縮排、段落縮排、行距（單行間距、雙行間距等）、對齊方式。
- 表格資訊：表格、列/欄標題、儲存格座標、儲存格框線。
- 元素：標題、連結、清單、引文區塊、地標、框架、可點選。
使用 nvda 文件格式設定唯一的缺點是無法一次性切換開關。因此，當你完成校對時，你需要回到對話方塊中，取消勾選所有你不想再聽到朗讀的項目。你一定會想要這麼做。就像 jaws 的語音和音效配置一樣，格式變更的語音回饋可能會讓人應接不暇。不過，我建議你不要取消勾選元素群組中的項目，因為這些項目對於網頁瀏覽很重要。
9.3.3 narrator 格式化詳細程度
你可以調整 narrator 在校對文件格式時的詳細程度。這在第 1.4.1 章節中已經提到過，是 narrator 設定中的其中一個項目。你可以使用 insert + v 快速切換五種詳細程度。這些層級包括：
- 等級一：僅文字。
- 等級二：部分控制項細節。
- 等級三：所有控制項細節（預設等級）。
- 等級四：部分文字細節：提供大部分文字屬性（粗體、斜體、標題等級等）。
- 等級五：所有文字細節。
等級 5 最適合用來校對文件。這個層級會提供完整的標題層級、字型屬性、類型和大小、項目符號和編號，以及其他格式資訊的細節。
9.4 共同審閱工具
word 有兩個實用的工具可以讓你在協同編輯文件時使用：註解和追蹤修訂。如果你對文件有任何問題或修改建議，可以在文件中插入註解。註解通常著重在指出可能的實質性修改。註解是協作者之間審閱文件的絕佳工具。
track changes（追蹤修訂）著重於詳細的編輯。這對法律文件來說非常重要。在這類文件中，精確的用字遣詞和標點符號都很重要，且需要經過協商。律師和其他合約起草人經常使用 track changes。
在這裡我要提醒一點。追蹤修訂是一個很好的視覺工具。但是要理解導讀軟體提供的音訊回饋可能會有些困難。如果因為你有需要使用修訂追蹤功能的明眼同事，那麼你就必須咬緊牙關，試著習慣它。但是，如果你有其他方式可以和他人協作文件，特別是在需要監控許多小型修改建議的情況下，你可能會比較喜歡使用其他替代方案。例如，有些審閱者和編輯會把修改建議放在括號中。這樣你就可以使用尋找指令 (control + f) 來搜尋左括號。
9.4.1 word 中的註解
你可以在 word 文件中插入電子註解。這在與他人協作文件時非常有用。此外，教師也常常會在學期報告和其他作業中插入註解。
word 的註解功能有兩個版本，一個是較舊的「傳統」版本，另一個是在 2021 年夏天為 office 365 推出的新版本，稱為「現代註解」。這個版本是逐步推出給 word 365 使用者的。
據我所知，microsoft 從未說明為何要逐步推出新版註解功能，也沒有解釋為什麼不同使用者會在不同時間收到更新。許多使用註解功能的人某天突然發現功能似乎壞掉了，卻不知道是什麼原因。我覺得自己比大多數人幸運，因為直到 2022 年 7 月才收到新版註解功能。到那時，我已經對即將發生的事有些心理準備。如你所想，也如下文所述，一些長期使用註解功能的使用者對此感到不滿：
microsoft 的現代化註解功能讓使用者想要復原
或許是因為許多人抱怨，microsoft 在 office 365 中加入了一個選項，可以回復到舊版的註解操作方式。下一小節將說明如何回復到舊版的步驟。
「現代」這個特點與其他 microsoft 應用程式的註解功能整合有關，同時也包含在 outlook 中接收通知的功能。我不會討論註解的這個部分，但你可以在在 word 中使用現代註解閱讀更多相關資訊。
如果你不確定目前使用的是哪個版本的註解功能，最簡單的判斷方式就是開始準備新增註解，並聆聽當游標移到編輯區時導讀軟體的朗讀內容。若要新增註解，請使用快顯鍵，使用上方向鍵一到兩次移至「新增註解」，然後按 enter。在舊版註解中，你會聽到「註解窗格、編輯」，或只有「編輯」。在新版註解中，導讀軟體會朗讀「開始交談」，或至少會聽到包含「交談」這個字的內容。
在下面關於新增、編輯、回覆和編輯註解的討論中，會說明舊版和新版之間的差異。
9.4.1.1 停用 word 365 的現代化註解功能
如果你使用註解的主要目的是為了在單次審閱中獲得審閱者的回應，而不在意追蹤討論串或是將 word 註解與其他 microsoft 應用程式整合，你會發現舊版註解更符合你的需求，而且比現代註解更容易使用。如果你已經開啟了現代註解，但想要切換回舊版註解，請依照以下步驟：
- 使用 alt + f + t 開啟「word 選項」分類清單，你會停在「一般」分類。
- 使用 tab 鍵移至「啟用新版註解」核取方塊並取消勾選。
- 使用 shift + tab 回到「確定」按鈕並按下 enter。
- 要讓這個變更生效，請關閉所有開啟的 word 文件並重新開啟應用程式。
準備、編輯、刪除和回覆註解的操作現在應該會符合傳統的程序。microsoft 最終可能會移除這個選項，但如果使用者持續對新版本提出抱怨，他們可能會保留停用此功能的選項。
如果不是使用 office 365 的伙伴，就不會有這個選項。
9.4.1.2 新增註解
新增註解：
- 將游標放在你想要加入註解的那一行。如果你想要註解特定文字，請先選取該文字。
- 使用快顯鍵，使用上方向鍵一到兩次移至「新增註解」，然後按 enter。或者，你也可以使用 control + alt + m。這會開啟註解窗格，讓你可以輸入文字。
- 在舊版中，輸入完成後，按 escape 離開註解窗格並返回文件。不要按 enter 或 tab，這些按鍵只會在註解窗格中插入換行或縮排。
- 如果使用新版註解，完成後，按 control + enter，接著按 escape。
這裡有一個關於插入註解文字的實用技巧。直接在註解窗格中輸入註解和回覆文字可能會很麻煩，特別是當註解或回覆內容較長時。我發現先在另一個文件視窗準備好文字，然後複製貼上到註解窗格中，這樣的方式更有效率且比較不會感到挫折。
9.4.1.3 使用導讀軟體瀏覽註解
jaws 有幾種方式可以瀏覽文件中已經存在的註解。最簡單的方式是從編輯模式切換到快速鍵模式。使用 insert + z，jaws 就會說「quick keys on」。接著使用 n 可以跳到游標後的下一個註解，jaws 就會朗讀它。shift + n 則會跳到前一個註解並朗讀。如果老師在學期報告中插入了註解，這是快速了解他們意見的好方法。
使用 jaws 時，你也可以開啟虛擬檢視器來瀏覽註解清單。要開啟虛擬檢視器，請同時按下 windows 鍵和分號鍵。這會顯示四個可檢視項目的清單。清單中的第一個項目是註解。按下 enter 鍵，jaws 就會指出文件中有多少註解。使用下方向鍵，你就會聽到每個註解的編號連結，包含其文字內容、作者和時間戳記。
在連結上按 enter 鍵可以瀏覽到文字中註解的位置。在連結上按 enter 鍵會瀏覽到文件中註解的附近位置，但不會將焦點直接放在註解本身。如果你只想要離開虛擬檢視，請按 escape 鍵。
我在這個段落中插入了四個註解。如果你正在閱讀這本書的 word 電子版本，可以使用上述兩種方式來瀏覽這些註解。
在 jaws 中，當你逐行閱讀文件或使用全文朗讀模式時，你可以自訂要聽到的註解回饋內容。這些自訂可以在 jaws 快速設定中完成。在 word 中，使用 insert + v 開啟快速設定對話方塊。在你所在的編輯區中，輸入「comment」。接著使用下方向鍵移至「comments, footnotes and endnotes detection」，然後使用空白鍵在以下四個選項中循環切換：
- off：不提供註解資訊。
- on：朗讀「有註解」。這是預設值。
- on with text：朗讀註解內容以及註解作者的名稱。使用 eloquence 語音時，jaws 會以較低的音調朗讀這些資訊（使用 vocalizer expressive 或 microsoft 語音時則不會改變音調）。
- on plus count：在全部朗讀模式下，提供與 on with text 相同的回饋。當使用上方向鍵或下方向鍵逐行閱讀時，jaws 會指出該行有幾個註解。
選擇完成後，使用 tab 鍵移至「ok」按鈕並按下 enter 鍵。
如果你想要在瀏覽文字時聽到註解，「開啟」是最佳選擇。如果你不想聽到任何註解資訊，請選擇「關閉」。
使用 nvda 瀏覽註解的方式比較有限，而且不一定可靠。你可以用以下方式開啟元素清單：
- 使用 insert + 空白鍵切換至瀏覽模式。
- 使用 insert + f7 開啟元素清單。
- 使用 shift + tab 一次移至不同元素的清單。
- 使用上方向鍵或下方向鍵移至註解選擇鈕。
- 使用 tab 一次，註解清單就會出現。使用上方向鍵或下方向鍵在註解之間移動以聆聽內容。
- 如果你想要瀏覽至文件中該註解的位置，在其中一個註解上使用 enter。否則，使用 escape 離開元素清單。
- 當你想要離開瀏覽模式並返回焦點模式時，再次使用 insert + 空白鍵。
然而，當我最近嘗試處理一份包含十個註解的文件時，nvda 只偵測到其中六個。而且 nvda 朗讀這些資訊的方式也不夠清晰。在處理註解方面，jaws 明顯是更好的導讀軟體。
要使用 narrator 取得註解清單，你可以使用 alt + r + t + p 開啟 word 的「檢閱窗格」，然後使用 h 或 v。你可以使用下方向鍵一行一行地閱讀註解。接著按兩次 escape 回到主文件。你無法使用檢閱窗格來瀏覽到任何註解。
9.4.1.4 使用舊版編輯、回覆和刪除註解
要執行這些操作，你的游標焦點必須在註解窗格內。我發現使用功能區快速鍵是最好的方式。移至下一個註解的快速鍵是 alt + r + n。移至上一個註解，使用 alt + r + v。註解群組位於「校閱」索引標籤中。
你可以刪除個別註解以及回覆註解，但你的焦點必須在註解窗格內才能執行這些操作。否則，你將無法透過快顯鍵存取這兩個選項。
在你修改文字以回應註解後，或是決定忽略註解時，你可以選擇刪除個別的註解。
使用舊版刪除個別註解的方法：
- 使用 alt + r + n 或 alt + r + v 分別瀏覽下一個或上一個註解。
- 使用快顯鍵，使用下方向鍵移至「刪除註解」，然後按 enter。
回覆註解：
- 使用 alt + r + n 瀏覽到你想要回覆的下一則註解。
- 使用快顯鍵，使用下方向鍵移至回覆註解，然後按 enter。
- 輸入你的回覆內容，完成後按 escape。
回覆會出現在註解清單中，所以請使用上述相同的步驟來瀏覽這些回覆。
9.4.1.5 使用新版介面編輯、回覆和刪除註解
與舊版不同，刪除和回覆不是透過快顯鍵來執行，而是透過註解串對話方塊。和原始版本一樣，你可以使用功能區快速鍵 alt + r + n 和 alt + r + v 分別進入下一個和上一個串對話方塊。
雖然你可以在註解串對話方塊中執行許多操作，但大多數人只想先閱讀註解然後刪除它。假設是這種情況，這裡是完成這兩項任務最有效率的方式：
- 使用 alt + r + n 從游標位置移至下一個註解討論串。你會先聽到發起討論串的人名。
- 使用 shift + tab 兩次移至唯讀的註解內容窗格，以聽取文字內容。
- 使用 tab 鍵數次移至「更多討論串動作」按鈕，並使用空白鍵展開。
- 使用下方向鍵移至「刪除」，並使用 enter 鍵刪除討論串。
你也可以在這個對話方塊中編輯註解串和撰寫回覆。
9.4.1.6 刪除所有註解
當你完成文件編輯後，請務必在分享給其他人之前刪除所有註解。若要一次刪除所有註解，快速鍵是 alt + r + d + o。若要透過功能區瀏覽到這個命令：
- 使用 alt 開啟功能區，然後使用右方向鍵移至「校閱」索引標籤。
- 使用 control + 右方向鍵數次，直到到達「註解」群組。
- 使用 tab 鍵移至「刪除」分割按鈕，然後使用 alt + 下方向鍵展開選項。
- 使用下方向鍵移至「刪除文件中的所有註解」，然後按 enter。請注意，當你使用下方向鍵時，會先聽到「無法使用刪除所有顯示的註解」，請忽略這個訊息並繼續使用下方向鍵。
若要確認你是否已經刪除所有註解，可以使用上述任何一種方法來偵測現有的註解。你現在應該會聽到文件中已經沒有任何註解。
9.4.2 追蹤修訂
這是一個在功能區「校閱」索引標籤中的 word 功能。jaws 和 nvda 都支援這項功能，但 narrator 目前尚未支援。「追蹤修訂」和「修訂」這兩個詞彙可以互換使用。這個工具用來顯示文字變更，也就是插入、刪除和格式變更。和註解工具一樣，追蹤修訂常用於協同作業或團隊環境中。這個工具最常用在需要非常精確的文字修改的情況下。律師和合約談判人員經常使用追蹤修訂功能。對他們來說，精確的用字和標點符號至關重要。一個錯置的逗號或不當的用字選擇都可能造成重大影響。在這種情況下，讓所有相關人員都能看到具體的文字修改建議就變得非常重要。語法教師也可能使用追蹤修訂功能來清楚標示學生作業中的寫作錯誤。專業編輯在審閱送交出版的手稿時，也可能會使用這項功能。
若要開啟追蹤修訂，同時按住 control + shift + e (這是個切換功能)。jaws 會說：「track changes on」。nvda 和 narrator 不會朗讀這個狀態。從這時候開始，你所做的任何編輯 (插入、刪除和字型變更) 都會被記錄下來。請注意，字型變更會被朗讀為「屬性」。
如果你之後關閉追蹤修訂，任何後續的編輯都不會被記錄。
當你啟用追蹤修訂後，在插入新文字並瀏覽文件時，jaws 會朗讀文字並說明這是插入的內容。jaws 對於刪除的文字也會做相同的處理。nvda 只會在你瀏覽文件時朗讀插入的內容。如果要聽取刪除的內容，你需要使用下列其中一種方法。字型變更（字型名稱、粗體和斜體等屬性、點數大小和色彩）會被 jaws 和 nvda 朗讀為「屬性」。要偵測實際的字型變更內容，請瀏覽到變更處的後方，然後使用 insert + f。
使用 jaws 時，你可以自訂在文字間移動時如何朗讀修訂內容。這可以透過快速設定來完成，使用 insert + v 開啟快速設定。游標會停在搜尋方塊中，你可以輸入 track changes。你只會得到一個搜尋結果，所以使用下方向鍵一次。然後使用空白鍵在七個選項之間循環切換，這些選項包括：
- 「do not detect revisions」：關閉此選項。
- 「speak revision type」：jaws 會朗讀修訂的類型。例如，插入的文字或刪除的文字。這是預設值。
- 「speak revision type plus count」：jaws 也會朗讀修訂在文件中的位置。例如，如果這是第三個修訂，jaws 會說「第三」。
- 「speak revision type and author」：jaws 也會朗讀進行修訂的使用者名稱。
- 「speak revision type and author plus count」
- 「speak revision type, author, and date」：jaws 也會朗讀修訂的日期。
- 「speak revision type, author, and date plus count」
選取完成後，使用 tab 鍵移至「ok」按鈕，然後使用 enter 鍵或空白鍵。
使用 nvda，你只能聽到修訂類型和相關的文字。
如同瀏覽註解的方式，jaws 提供了多種方法來瀏覽修訂內容，而不僅僅是在文件中瀏覽。使用 insert + z 開啟快速鍵，然後使用 r 跳到下一個修訂，或是使用 shift + r 跳到上一個修訂。
你也可以使用與註解、註腳和章節附註相同的虛擬檢視器來瀏覽修訂清單。要使用這個功能，必須先開啟追蹤修訂功能。同時使用 windows 鍵和分號鍵，然後使用下方向鍵或字首搜尋瀏覽到修訂。按下 enter 鍵後，虛擬註解檢視器會開啟，並朗讀文件中的修訂總數（請注意，如果審閱者刪除了一些文字並插入新的內容來取代，這會被計算為兩個修訂，而不是一個）。使用下方向鍵，你會聽到修訂文字的連結，以及連結下方的修訂內容。如果你想要跳到文字中的該修訂處，可以在連結上按下 enter 鍵，或是按下 escape 鍵離開虛擬檢視器。
你可以透過 nvda 用幾種方式瀏覽修訂。首先，同時按住 insert 和空白鍵來啟用瀏覽模式。接著使用 a，就會跳到下一個「註解」。修訂和註解都算是註解。和 jaws 不同的是，不需要開啟追蹤修訂就能使用這個功能。
另外，當瀏覽模式開啟時，你可以使用 insert + f7 叫出元素清單。使用 shift + tab 一次，然後使用上方向鍵或下方向鍵移動到註解選擇鈕。接著使用 tab 鍵移動到註解清單。這個清單包含插入和刪除的文字，以及註解，且都有清楚的標示。
當文件有修訂內容時，你可以透過快顯鍵來接受或拒絕這些修訂。最簡單的方式是使用左方向鍵或右方向鍵，直到游標移到修訂文字內。當你移入修訂內容時，jaws 會清楚地說「revision」，移出時則會說「out of revision」。舉例來說，如果修改是插入的內容，且游標在修訂文字內，按下快顯鍵，然後使用下方向鍵移至接受插入或刪除插入。按下 enter 鍵選擇你要的選項。修改就會完成，且不會再被計入文件的修訂內容中。如果你要接受或拒絕的修改是刪除或格式變更，這些選項也會清楚地顯示在快顯功能表中。
當使用方向鍵進入或離開修訂內容時，nvda 也會提示這個狀況。不過，相較於 jaws，nvda 在這方面的語音回饋比較不直接。
這裡有一個重要的注意事項。如果 word 偵測到你想要修改的內容有拼字錯誤，快顯功能表會顯示拼字檢查的選項。「接受修訂」和「拒絕修訂」的選項不會出現在快顯功能表中。你必須先解決拼字問題，才能接受或拒絕修訂。
就像處理註解一樣，在傳閱文件前，你應該先清除所有修訂記錄。你可以透過接受所有修訂來完成這項工作。快速鍵是 alt + r + a + 2 + s。不論追蹤修訂功能是否開啟，這個快速鍵都能正常運作。若要使用功能區來執行這項操作：
- 瀏覽至上方功能區的「校閱」索引標籤。
- 使用 control + 右方向鍵移至「追蹤」群組。
- 使用 tab 鍵移至「接受」分割按鈕，然後使用 alt + 下方向鍵展開選項。
- 使用下方向鍵移至「接受所有變更並停止追蹤」，然後按 enter。
使用上述 jaws 或 nvda 的方法來列出或瀏覽修訂內容，以確認文件中沒有任何修訂內容。
