[分享] Windows導讀軟體入門第三版-第十二章 google workspace 辦公雲端軟體 - 討論區

你熟悉這些線上辦公軟體的操作介面嗎？
workspace 和 office 應該要怎麼選擇？
這些線上辦公軟體常用的快速鍵有哪些？

第十二章 google workspace 辦公雲端軟體

在第 11.2 章中，我討論了如何使用 google drive for desktop 來管理 google drive 的檔案和資料夾，以及與他人分享的步驟。我概述了一個「輕量級方法」，用於協作資料夾和被要求協作的 google 應用程式檔案，而不需要深入熟悉 google workspace 環境中的應用程式。如果你現在準備好要進一步了解這些應用程式，請繼續閱讀！

本章涵蓋幾個最常用的 google 應用程式，包括 docs、sheets、slides、gmail、calendar 和 forms。這些都有對應的 microsoft office 應用程式。我不會像之前介紹 microsoft office 應用程式的章節那樣詳細說明這些應用程式。不過，本章提供的資訊應該能為使用這些應用程式奠定紮實的基礎，但 slides 除外，我只會說明如何閱讀簡報。關於為什麼不詳細介紹 slides，請參考第 12.4 章。本章最後一節會比較這些 google 應用程式與其對應的 microsoft office 應用程式的優缺點。

12.1 一些基本考量

在討論各個 google 應用程式之前，先說明這些應用程式在哪些方面表現一致，哪些方面較不一致，會是很有幫助的資訊。雖然這些資訊會在每個應用程式的說明中重複出現，但先在這裡統一說明，有助於理解它們的共同模式。此外，對於某些應用程式來說，還有一些快速且方便的方法可以取得原生的 google 快速鍵清單。

1.1.1 開啟應用程式、新增檔案和功能表的模式

要在這些應用程式中建立一個新文件，你可以將 /create 添加到網址的末尾。例如，要建立一個新的 google 文件，你將在瀏覽器的網址列中輸入 docs.google.com/create。

以下列出相關的應用程式：

docs.google.com
sheets.google.com
slides.google.com
mail.google.com (gmail.com 也可以)
calendar.google.com
forms.google.com

對於這裡沒有提到的應用程式，也是採用相同的模式。例如，輸入 meet.google.com 可以開啟 google meet，輸入 groups.google.com 則可以開啟 google groups。

要開啟全新檔案，你不需要先開啟應用程式。只要你之前曾經登入過帳號，在瀏覽器的網址列中輸入應用程式的簡稱，後面加上 .new 即可。例如：docs.new、sheets.new、slides.new 和 forms.new。雖然這些應用程式還有其他方式可以開啟新檔案，但這是最快速且最簡單的方法。

在 docs、sheets 和 slides 中開啟和瀏覽功能表的模式都是相同的。在開啟必要的無障礙設定後（見下方說明），使用 alt 加上單一字母可以進入應用程式的功能表列。使用 alt + f 可以在這些應用程式中進入功能表列的「檔案」功能表。使用左右方向鍵可以切換到其他功能表（編輯、格式等）。使用上下方向鍵可以瀏覽指令。「檔案」功能表相當重要，在這三個應用程式中都包含類似的指令。其中最常用的包括：共用、新增、開啟、建立副本、以電子郵件傳送、新增捷徑到雲端硬碟、移動、移至垃圾桶、下載、重新命名和列印。

這三個應用程式也都有一個主要工具列，集中了許多重要的格式設定和編輯命令。

對於本章節涵蓋的其他應用程式，你瀏覽功能表和命令的方式各有不同。

1.1.2 跨應用程式的無障礙設定

最不一致的重要區域與無障礙設定有關。對於每個工作區應用程式，你至少需要調整一項設定，讓應用程式能夠與你的導讀軟體正常運作，以便使用 google 的原生快速鍵。除了 forms (google 表單) 之外，必須關閉 jaws 的虛擬游標或 nvda 的「瀏覽模式」。除此之外，每個應用程式需要的調整都不盡相同。雖然我會在下面討論每個應用程式時重複說明這些調整以及如何進行變更，但我也會在這裡列出：

drive (雲端硬碟)：在 jaws 中使用手動表單模式。
docs：啟用導讀軟體和點字顯示支援。這些功能的快速鍵分別是 control + alt + z 和 control + alt + h。
sheets：使用與 docs 相同的按鍵組合來啟用導讀軟體和點字顯示支援。
slides：使用與 docs 相同的按鍵組合來啟用大部分動作的導讀軟體和點字顯示支援，但在閱讀簡報時停用點字顯示支援。
gmail：啟用鍵盤快速鍵。
forms：不需要額外變更。對大部分動作保持啟用 jaws 虛擬游標和 nvda 瀏覽模式。

一旦你設定好這些選項，它們就會永久儲存。不過，每次開啟應用程式時都必須重新關閉 jaws 的虛擬游標。在不同視窗之間切換時，可能也需要再次關閉虛擬游標。當你使用 nvda 開啟 google 應用程式時，瀏覽模式通常會自動關閉（也就是說，焦點模式會自動開啟），但我對此並不完全確定。你可以自己試試看，找出其中的規律。

1.1.3 鍵盤快速鍵說明

本章討論的應用程式中，除了表單以外，其他都有現成的快速鍵清單可供使用。

drive、docs、sheets、slides 和 calendar (日曆)：

關閉 jaws virtual pc cursor 或 nvda 瀏覽模式後，同時按下 control 和斜線鍵，接著你會聽到「鍵盤快速鍵」對話方塊。
重新開啟 jaws virtual pc cursor 或 nvda 瀏覽模式。
鍵盤快速鍵會以表格的形式，依照不同類別呈現在三級標題下。使用標準的表格瀏覽按鍵來瀏覽這些內容。
完成後，按下 escape 鍵回到你正在處理的檔案。

要瀏覽 gmail 的鍵盤快速鍵清單，使用 control + 問號鍵而不是 control + /。

12.2 google docs

google docs 是 google 版的 word。雖然它缺少一些 word 的進階功能，但所有基本功能和不少中階或進階功能都有提供。許多閱讀和編輯的按鍵操作與 word 相同。在 google docs 中執行某些格式設定的工作可能也更直覺。google docs 對於多人共同編輯文件來說特別有用。它允許多位使用者同時編輯一份文件，讓即時協作成為可能。文件會在你撰寫時自動儲存，這個功能對某些使用者來說是優點，但對其他人來說則不然。我認為無法停用自動儲存是 google docs 最大的缺點。因此，我個人永遠不會用它來撰寫大型文件，或是任何複雜程度的文件，因為我擔心會儲存到錯誤的內容，而必須浪費很多時間來修正。

要開啟 google docs，在瀏覽器的網址列中輸入 "docs.google.com"（不含引號），然後按下 enter。

要讓 google docs 可以搭配導讀軟體使用，你需要做以下三件事：

使用 control + alt + z 啟用導讀軟體支援。
使用 control + alt + h 啟用點字支援。即使你不使用點字，也要執行這個步驟，否則連續朗讀指令將無法運作。
使用 jaws 時，使用 insert + z 關閉虛擬游標。使用 nvda 時，使用 insert + 空白鍵從瀏覽模式切換到焦點模式。

當你第一次啟用導讀軟體和點字顯示器支援時，這些設定會在未來的工作階段中保持不變。相反地，你每次開始新的工作階段時都需要關閉 jaws 的虛擬游標或 nvda 的瀏覽模式，有時在同一個工作階段中在不同視窗間切換時也需要重新關閉。

請注意，如果應用程式似乎運作不正常，使用 f5 重新整理瀏覽器畫面有時會有幫助。

12.2.1 開啟 google 文件

假設你已經登入 google，開啟空白 google doc 最快的方法就是開啟瀏覽器，然後在網址列輸入 "docs.new"，不用輸入引號，接著按下 enter。如果你已經開啟了某個 google 應用程式視窗（drive、sheets 等），這是最可靠的方法，因為你確實已經登入了。

不需要開啟瀏覽器，你也可以在 google drive for desktop app 中開啟空白的 google doc。在 windows 11 中，從 gdfd 的「我的雲端硬碟」資料夾內：

使用 alt 鍵開啟 windows 11 功能表。
你會停在已收合的「新增」按鈕上。使用空白鍵展開它。
使用下方向鍵移至 google doc 並按下 enter 鍵。

在 gdfd 中開啟現有文件最快速且最簡單的方式，就是在你的「我的雲端硬碟」資料夾中，直接瀏覽到該文件的檔名並使用 enter 鍵開啟。

你也可以在 google docs 中開啟現有的文件。步驟如下：

在網頁瀏覽器開啟新分頁，輸入 docs.google.com，然後按 enter。
保持 jaws 虛擬游標或 nvda 瀏覽模式開啟的狀態下，多次按 b 直到找到開啟檔案選擇器按鈕，然後按 enter。
按 insert + z 關閉 jaws 虛擬游標，或按 insert + 空白鍵開啟 nvda 焦點模式。
使用下方向鍵移動到你想開啟的文件，然後按 enter。

在 gdfd 中也很容易將 word 檔案開啟到 google docs。將焦點放在 word 文件上，按下快顯鍵，使用下方向鍵移至「使用 google docs 開啟」，然後按下 enter。如果你使用的是 windows 11，而且在快顯功能表中找不到這個選項，請開啟「顯示更多選項」，就能找到這個選項。

12.2.2 文字閱讀與基本編輯

所有閱讀的按鍵操作（使用左方向鍵/右方向鍵閱讀字元、使用 control + 左方向鍵/右方向鍵閱讀單字等）都和 word 中的相同。文字選取的按鍵操作也是一樣。control + b、control + i 和 control + u 分別用來設定文字的粗體、斜體和底線，這些也都相同。

control alt 1 到 control alt 6 可以在 google docs 中建立標題。在 word 中，對於第四層以下的標題，你必須自行指定按鍵。若要在 google docs 中將文字改為一般樣式，使用 control alt 0（在 word 中，則是使用 control shift n）。

不論是使用 jaws 或 nvda，insert + f 都可以用來檢查字型和段落格式。

對齊文字的按鍵和 word 有些不同：

control + shift + l：靠左對齊。
control + shift + e：置中對齊。
control + shift + r：靠右對齊。
control + shift + j：左右對齊。

12.2.3 功能表概覽與瀏覽

要開啟 google docs 選單，請確認你的 jaws 虛擬游標已關閉，或是 nvda 的「瀏覽模式」已關閉。接著同時按下 alt 和 f 鍵以移至檔案選單。每個選單區域都有快速鍵（列於下方），你可以記住這些按鍵。至少要記住同時按下 alt 和 f 鍵，這樣你就能進入選單列。然後你可以使用左右方向鍵在不同的選單類別之間移動。

當你按下 alt + f 時，你的導讀軟體應該會說「檔案功能表，共九項中的第一項」。如果你聽到「新增分頁，共 19 或 20 項中的第一項」，表示你開啟了瀏覽器的功能表。請按下 escape 鍵然後再試一次。

若要瀏覽任何功能表類別的命令，使用上方向鍵或下方向鍵。你會發現有不少子功能表。使用 enter 鍵或右方向鍵可以展開，使用左方向鍵可以收合。

以下是功能表類別、對應的快速鍵，以及其中一些最重要的命令：

「檔案」功能表 (alt + f)：共用、新增、開啟、建立副本、以電子郵件傳送、新增捷徑到雲端硬碟、移動、移至垃圾桶、下載、重新命名、頁面設定（邊界、方向）、列印。
「編輯」功能表 (alt + e)：尋找和取代、不含格式的貼上。
「檢視」子功能表 (alt + v)：這裡沒有太重要的項目。
「插入」功能表 (alt + i)：圖片、表格、圖表、分隔符號、頁首、頁尾、頁碼、註解、註腳、目錄。
「格式」功能表 (alt + o)：段落樣式、行距、對齊方式、項目符號與編號、頁首和頁尾格式。
「工具」功能表 (alt + t)：拼字和文法檢查、無障礙設定。
「說明」功能表 (alt + h)：按鍵清單、命令搜尋。
「無障礙」功能表 (alt + a)：朗讀各種格式項目、瀏覽下一個/上一個標題，以及許多其他功能。

有時候要叫出功能表會出現一些問題。如果使用 alt + f 或其他快速鍵無法叫出功能表類別時，你可以嘗試以下幾種方法。首先，使用 f5 重新整理頁面通常會有幫助。其次，試著在按鍵組合中加入 shift 鍵：也就是說，使用 alt + shift + f 而不是只按 alt + f 來叫出檔案功能表。

有時候，你可以使用 alt f 或其他功能表列的快速鍵開啟功能表，但使用右方向鍵時無法讓你停留在功能表列上，反而會移動到各個功能表中的命令。當這種情況發生時，請使用 control shift f 在精簡和一般控制項之間切換。請確保你使用的是一般控制項。

12.2.4 主要工具列

所有字型和段落格式設定指令都可以在主要工具列中找到。由於你幾乎可以在這裡找到所有基本格式設定的功能，這對初學者來說特別有幫助。話雖如此，如同我們接下來會看到的，「格式」功能表對某些指令來說具有直覺的吸引力。

要開啟主要工具列，使用 alt + f (或任何功能表快速鍵)，然後使用 tab 鍵三次。你會聽到「主要工具列、復原 (control + z) 按鈕」。使用左右方向鍵在指令之間移動。

在主要工具列中最實用的項目包括：字型名稱、大小和顏色、項目符號清單、編號清單、行距、清除格式以及其他一些功能。如果這些命令有快速鍵，它們都會被標示出來。我發現其中一些最實用的包括：

拼字和文法：control alt x
縮小字型：control shift , (逗號)
放大字型：control shift . (句號)
編號清單：control shift 7
項目符號清單：control shift 8
核取清單：control shift 9

12.2.5 文件格式設定

就像在 word 中使用 jaws 和 nvda 一樣，使用 insert + f 可以顯示一些字型和段落格式的資訊。不過顯示的資訊比在 word 中來得少。例如，當我在標題 1 上使用 jaws 按下 insert + f 時，我聽到「字型為粗體 arial 16 點，段落格式置中」。在 nvda 中，你還可以聽到前景和背景顏色的資訊。如果是在 word 中，我還可以聽到樣式和行距的資訊。

12.2.5.1 字型設定

主要工具列功能表是變更大多數字型設定的最佳位置。操作方式如下：

選取你要設定格式的文字。
同時按下 alt + f 或其他功能表快速鍵以移至功能表列。
按兩次 tab 鍵移至主要工具列。
使用右方向鍵移至字型清單，然後使用下方向鍵瀏覽選項。目前所選文字的字型會在清單最上方並且已勾選。下方是一些常用的字型類型。其他字型類型則在清單的更下方。很可惜，你無法使用字首搜尋來找到你要的選項。
在你的選擇上按 enter 鍵

要變更字型大小，可以使用 control + shift + 逗號來縮小，以及 control + shift + 句號來放大字型。在主要工具列上，你也可以使用右方向鍵移動兩到三次，經過字型清單到字型大小下拉式方塊，使用下方向鍵選擇你要的大小，然後按 enter。如果你能記住的話，使用這兩個用來增加和減少字型大小的快速鍵顯然要快得多。

繼續使用右方向鍵移動到文字色彩按鈕選單，然後使用下方向鍵瀏覽前景色彩選項。在你選擇的顏色上按 enter。再按一次右方向鍵會到醒目提示色彩按鈕選單，你可以在這裡更改背景色彩。這對想要醒目提示文字的學生來說很有用。

很可惜，你必須分別進行每個字型設定的變更。與 word 不同的是，這裡沒有可以讓你用 tab 鍵瀏覽並一次進行多項變更的對話方塊。因此，除了使用快速鍵來放大或縮小字型大小之外，在 google docs 中變更字型的速度會比在 word 中慢一些。

12.2.5.2 段落設定，包含項目符號與編號清單

這些設定在格式功能表中最容易變更。使用格式功能表會比較快，因為這些設定都在幾個子功能表中。要瀏覽這些設定，請使用快速鍵 alt + o 開啟格式功能表。接著使用下方向鍵瀏覽各個子功能表。如果你使用下方括號中的單一快速鍵來開啟子功能表，會更快完成操作：

對齊方式與縮排子功能表 (a)：使用右方向鍵展開，使用下方向鍵選擇對齊方式（靠左、置中、靠右和左右對齊），然後按 enter。你也可以使用快速鍵：control + shift + l 靠左、control + shift + e 置中、control + shift + r 靠右，以及 control + shift + j 左右對齊。繼續使用下方向鍵可增加和減少縮排。如果你按下 enter，縮排會調整半英吋。縮排的快速鍵是 control + 右中括號增加縮排，control + 左中括號減少縮排。再使用一次下方向鍵並按 enter 開啟縮排選項對話方塊。使用 tab 鍵到左側預設值 0.5 英吋處，如果要更改可以輸入新的數值。使用一次 tab 鍵到右側預設值 0 英吋處，如果要更改可以輸入新的數值。再使用一次 tab 鍵到特殊縮排處，預設是沒有特殊縮排。要更改這個設定，使用下方向鍵到其他兩個選項：首行縮排和凸排。如果你想要每個段落的第一行縮排，首行縮排很重要。按 enter 選擇這個選項，再使用一次 tab 鍵到預設值 0.5 英吋處，這個值你很少會想要更改。要儲存任何新的縮排選項，使用 tab 鍵到「套用」按鈕並按 enter。
行距與段落間距子功能表 (l)：使用右方向鍵展開。行距選項包括單行間距、1.15（預設值）、1.55 英吋和雙行間距。繼續使用下方向鍵可以加入段落前間距或段落後間距。一般文字的預設段落前後間距是 0 點。如果你加入段落前或段落後間距，預設值是 10 點。再使用一次下方向鍵到自訂間距，你可以依需求更改段落前後間距的值。
項目符號與編號子功能表 (t)：建立項目符號和編號清單最快的方式就是使用快速鍵（control + shift + 8 建立項目符號，control + shift + 7 建立編號）。這些快速鍵會加入預設的格式，項目符號是實心圓點，編號則是簡單的數字加上句點。在這個子功能表中，你可以更改成其他格式（空心圓點、羅馬數字等）。

這些段落設定選項也出現在主要工具列上，但是在那裡進行這些變更的效率較低。

12.2.5.3 標題與樣式

如同在第 3.5 章所提到的，標題和樣式是確保文件格式一致性以及輔助瀏覽的強大工具。

在 google doc 中新增標題非常簡單。若要將標題樣式套用到單行文字，只要在該行的任何位置，使用 control + alt + 1 到 control + alt + 6，就能套用任一層級的標題樣式到該行。例如，當你使用 control + alt + 2，導讀軟體會朗讀「已套用標題二樣式」。使用 control + alt + 0 可以套用一般樣式，或是移除標題樣式。如果要將樣式套用到多行文字，你必須先選取這些文字。

在文件中更新標題樣式也相當容易。我認為這可能比在 word 中更直覺。以二級標題為例，步驟如下：

在你的文件中選取其中一個層級 2 標題的文字，並進行你想要的字型和段落變更。
使用 alt + o 開啟格式功能表。
使用下方向鍵移至段落樣式子功能表 (p)，然後使用右方向鍵展開。
使用下方向鍵移至標題 2 子功能表，然後使用右方向鍵展開。
使用下方向鍵移至「更新標題 2 以符合選取範圍」，然後按下 enter。
瀏覽至文件中的其他層級 2 標題，並按下 insert + f 確認標題樣式已正確更新。

在 google docs 中變更預設樣式比在 word 中更快更容易。在 word 中，要變更單一預設樣式需要更多步驟。而且你必須一次只能變更一個。要在 google docs 中變更一個或多個預設樣式：

使用上述步驟在目前的文件中更新一或多個樣式。
使用 alt + o 開啟「格式」功能表。
使用下方向鍵移至「段落樣式」子功能表 (p)，然後使用右方向鍵展開。
使用上方向鍵移動一或兩次到「選項」子功能表，然後使用右方向鍵展開。
你會停在「儲存為我的預設樣式」。按下 enter。你的導讀軟體會朗讀：「你的預設樣式已儲存。」

這個子功能表中還有兩個值得注意的選項：

「使用我的預設樣式」：選擇此選項可將目前文件的樣式變更為你的預設樣式。
「重設樣式」：選擇此選項可將你的預設值還原為原廠預設值。
原廠預設樣式全部使用 arial 字型，黑色文字配白色背景，單行間距且靠左對齊。字型大小和段落前後間距則有所不同。以下是標題層級一到三和一般文字的預設值：
標題 1：20 或 16 點、粗體、段落前後間距 0 點。
標題 2：14 點、粗體、段落前間距 2 點、段落後間距 0 點。
標題 3：13 點、粗體、段落前間距 2 點、段落後間距 0 點。
一般：12 點、正常、段落前間距 0 點、段落後間距 8 點。
請注意這些設定可能會因電腦、網頁瀏覽器及其版本而略有不同。要確認你電腦的設定，可以開啟新的 google docs，插入標題和一般文字，並檢查各種格式設定。如果你將 google docs 下載為 word 檔案，這些格式應該會保留。但最好還是要再次確認。
關於在 docs 中瀏覽標題，雖然 google 有原生的快速鍵可以在標題間移動，但這些按鍵不太方便且效率不高。建議改用以下的 jaws 和 nvda 方法。
使用 jaws 時，你可以使用分層按鍵命令開啟快速鍵來有效瀏覽標題和標題層級。關閉虛擬游標，然後同時按下 insert 和空白鍵，接著按 g。jaws 會說「quick keys」。和 word 類似，按 h 和 shift + h 可以移到下一個和上一個標題。按 1、2、3 等可以移到下一個第 1、2、3 等級的標題。按 escape 可以關閉快速鍵並返回編輯模式。
如果你的電腦也安裝了 nvda，且想要使用這個 jaws 分層按鍵，你必須先停用 control + alt + n 這個開啟 nvda 的快速鍵。這是因為 control + alt + n 是 google 原生標題瀏覽快速鍵設定的一部分，這會造成衝突。要停用這個設定：

使用 windows + m 或 windows + d 前往桌面。
使用 n 移至 nvda 圖示，但不要在上面按 enter。
使用 alt + enter 快速開啟「內容對話方塊」。
使用 tab 鍵兩次移至「快速鍵」編輯區，並刪除 control + alt + n。
如果你不想指定新的 nvda 快速鍵，就將編輯區留空。或者要指定新的快速鍵，只要輸入單一字母即可，control + alt 會自動加入。請確認所選的按鍵不會與現有的按鍵指定衝突。
使用 tab 移至「確定」按鈕並按 enter。
在「繼續」按鈕上按 enter。
現在應該已經完成了。不過，如果你沒有系統管理員權限，在按下「繼續」按鈕後，還需要輸入系統管理員密碼。

目前在 docs 中無法叫出 jaws 的標題清單。替代方案是切換到 nvda 或是將檔案下載為 word 文件。

使用 nvda 時，按下 insert + 空白鍵可切換至瀏覽模式，使用與 jaws 相同的按鍵來依標題和標題層級瀏覽。這也是在 word 中使用 nvda 快速鍵瀏覽的相同方式。

另外在使用 nvda 時，不論是在瀏覽模式或焦點模式下，你都可以開啟元素清單 (insert + f7)，然後瀏覽標題清單。不過，如同我在第 3.5.1 章節提到的，nvda 的標題清單以一種令人困惑的方式表達標題層級。

12.2.5.4 邊界設定

邊界設定可以在「檔案」功能表的「版面設定」對話方塊中找到。預設的尺寸是上、下、左、右各一英吋。若要變更這些設定：

同時按下 alt 和 f 以開啟「檔案」功能表。
使用上方向鍵兩次移至「版面設定」並按下 enter。
使用 tab 移至頂端編輯區並輸入你的新設定，例如輸入 .75 代表四分之三英吋。
使用 tab 移至底端、左側和右側編輯區，並在此輸入尺寸。
使用 tab 移至「確定」按鈕並按下 enter。

這些是你目前這份文件的新邊界設定。在右邊界編輯區的下一個頁籤可以找到「設為預設值」按鈕，但你可能不會想要把預設的邊界尺寸設定成不是四邊都是一英吋的大小。

在「頁面設定」對話方塊中，你可以變更其他設定，包括方向和紙張大小。預設值是直向和 8.5 x 11 英吋的紙張大小。

12.2.6 檔案功能表命令

許多重要的命令都可以在「檔案」功能表中找到，你可以同時按下 alt + f 開啟它。最重要的是要知道，因為 google docs 會自動儲存，即使你沒有為檔案命名，它仍然會被儲存，而且檔名會是「未命名文件」。要為檔案取一個有意義的檔名，請使用重新命名的命令。

以下是實用的檔案功能表命令，依照你使用下方向鍵瀏覽功能表時所遇到的順序列出：

新增子功能表：開啟包含空白 google doc 或範本的新分頁。
開啟：使用下方向鍵選擇並按 enter 鍵，開啟儲存在你 google drive 資料夾中最近使用的 google docs 或 word 檔案。
另存為 google docs：如果你正在處理上傳到 google docs 的 word 檔案，就會出現這個功能表項目。按 enter 鍵，檔案將以相同的檔名並加上 gdoc 副檔名儲存為 google doc。這個檔案會成為目前使用中的檔案。
建立副本：因為 google docs 會自動儲存，所以當你不想更動原始文件時，可以使用這個命令來保留先前儲存的文件，並編輯副本。其檔名會是「copy of」加上原始檔名。
共用子功能表：這裡的第一個選項是與他人共用。按 enter 鍵開啟共用對話方塊，你可以在此新增想要共用檔案的人的電子郵件地址、指定編輯權限，並傳送電子郵件通知他們已獲得共用權限。他們之後就能在線上 google drive 的「與我共用」資料夾中找到這個檔案。
電子郵件子功能表：在以電子郵件傳送這個檔案上按 enter 鍵，即可撰寫郵件並以各種格式附加檔案，包括 word、pdf、rtf 和 txt。
下載子功能表：以 word 格式將檔案下載到你的下載資料夾。其他格式包括 pdf、rtf、txt、pdf 和 epub。
重新命名：這是 google 版的另存新檔。在這裡為你的檔案取一個有意義的名稱，否則它會以「未命名的文件」為名稱儲存。雖然你可以在這個對話方塊中指定儲存位置，但直接儲存而不指定位置，然後從 gdfd 中將它移到想要的位置會比較容易。
移至垃圾桶：用來刪除檔案。已刪除的檔案可以在 30 天內從線上 google drive 的垃圾桶資料夾中還原。
版本記錄子功能表：這個子功能表有兩個選項。第一個選項是為目前版本命名。你可以為目前版本命名，然後繼續處理檔案，系統會在你繼續工作時自動儲存。第二個選項「查看版本記錄」會提供每小時間隔的較早版本檔案清單。如果你選到其中一個，可以按 tab 鍵到更多選項按鈕，展開它，然後儲存副本。
語言子功能表：開啟此功能表並使用下方向鍵選擇你想要用來撰寫文件的其他語言。
頁面設定：你可以在這裡變更邊界等設定（請參閱上方第 12.2.5.4 章）。
列印：開啟列印對話方塊，你可以在此變更多項列印相關設定並將文件傳送到印表機。你也可以使用通用快速鍵 control + p 來開啟

12.2.7 說明資源

你可以透過說明功能表 (快速鍵是 alt + h) 瀏覽實用的說明資源。其中包括：

使用 control + / 開啟包含快速鍵清單的新分頁。按下 control + / 後，使用 insert + z 開啟 jaws 的虛擬游標，或使用 insert + 空白鍵讓 nvda 回到瀏覽模式。在這個新分頁中，快速鍵會出現在以下標題底下：文字格式、段落格式、物件操作、編輯、瀏覽、功能表，以及註解。
同時按下 alt + / 可以搜尋並執行命令，省去在功能表中尋找的麻煩。輸入你要搜尋的命令後，使用下方向鍵找到想要執行的命令。這個功能等同於 microsoft office 中使用 alt + q 的「操作說明搜尋」功能（請參考第 13.3.1 章）。
造訪 google workspace user guide to accessibility - google workspace learning center，並瀏覽到 google docs 標題。在這個標題底下有許多連結，連到與編輯、審閱和無障礙相關的資訊網頁。

12.2.8 其他實用工具和命令

12.2.8.1 拼字檢查

拼字檢查子功能表位於「工具」功能表中。你也可以使用快速鍵組合 control + alt + x 來啟動這個工具。

在子功能表中，如果你只想要校正文件其中一項功能，可以透過勾選或取消勾選「顯示拼字建議」和「顯示文法建議」核取方塊來調整。預設的設定是兩者都要檢查。

若要開始拼字檢查，請按 control + alt + x。以下是拼字檢查對話方塊中依照定位順序列出的元素：

你會先聽到拼錯的單字以及建議的修正拼法。和 word 不同的是，這裡不會一個字母一個字母地唸出來。如果你想要聽拼字，可以使用數字鍵盤上的 insert + 5 按兩次。另外和 word 不同的是，這裡只會提供一個修正選項，而不是多個選項。如果建議的修正不是你想要的，你必須退出拼字檢查並手動修正。若要接受建議的修正，在這個按鈕上使用 enter 或空白鍵，然後繼續處理下一個拼字或文法錯誤。
略過按鈕：使用這個按鈕可以拒絕建議的修正，並繼續處理下一個建議的修正。
接受按鈕：接受建議修正的另一種方式。
更多選項按鈕功能表：使用空白鍵展開並使用下方向鍵瀏覽選項，包括：全部接受 (括號內顯示找到的次數)、全部略過 (括號內顯示找到的次數)、新增至個人字典，以及檢視個人字典。
上一個建議按鈕：回到上一個修正並視需要變更你的選擇。
下一個建議按鈕：繼續處理下一個建議的修正。
關閉按鈕：關閉拼字檢查。或者，在對話方塊中的任何位置使用 esc 鍵回到文件。

12.2.8.2 頁首和頁尾，包含頁碼

若要在頁首或頁尾插入頁碼，請依照下列步驟：

開啟「插入」功能表 (alt + i)。
使用下方向鍵移至頁碼子功能表，並使用右方向鍵展開。
使用上或下方向鍵瀏覽選項，包括：從第一頁開始的頁碼和頁首、從第一頁開始的頁碼和頁尾，以及更多選項。
如果你想從第一頁開始編頁碼，請選擇第一個選項。若要查看其他選項，在更多選項上按 enter 鍵，會開啟一個包含以下頁籤的對話方塊。
使用 tab 鍵移至頁首選擇鈕。如果你想在頁尾而不是頁首插入頁碼，使用上或下方向鍵一次。
使用 tab 鍵移至「在第一頁顯示」核取方塊，如果你不想在文件第一頁顯示頁碼，請取消勾選。
使用 tab 鍵移至「起始編號」選擇鈕。如果你想調整頁碼從上一節的最後一頁如何變更，使用下方向鍵移至該選擇鈕。如果沒有前一節，這個選擇鈕會呈現暗灰色。
使用 tab 鍵移至「起始編號」編輯區，預設值是第 1 頁。若要變更，請輸入不同的頁碼。
使用 tab 鍵移至「套用」按鈕並按 enter 鍵儲存變更。

依預設，頁碼會靠右對齊。我不知道如何在沒有明眼人協助的情況下，將其改為靠左或置中對齊。不過，靠右頁首對齊本來就是大多數學術格式的要求。

如何在文件中新增純文字的頁首或頁尾：

開啟「插入」功能表 (使用 alt + i)。
使用下方向鍵移至「頁首及頁尾」子功能表，並使用右方向鍵展開。
使用上方向鍵或下方向鍵移至頁首或頁尾，然後按 enter。
游標會停在左側邊界。如果你想要頁首或頁尾文字靠左對齊，就直接在這裡開始輸入文字。如果你想要文字靠右對齊，按 end 鍵然後輸入文字。若要置中對齊文字，則需要有人協助。
按 escape 鍵回到文件的主要內容區。

若要移除頁首或頁尾，請重複上述插入文字的步驟一到三，使用 control + a 選取全部，然後使用 delete 鍵移除文字和/或頁碼。

如果你想要建立一個包含靠左對齊文字和靠右對齊頁碼的頁首或頁尾，請先插入頁碼，然後依照上述步驟新增頁首或頁尾文字。

我認為頁首和頁尾的建立和編輯在 word 中處理會比較好。如果我要在 google docs 中建立頁首或頁尾，我會將檔案下載成 word 格式，並使用第 3.3 章節中討論的程序來確認文字和頁碼的對齊是否正確。

12.2.8.3 即時協作

如果你和其他人共用 google doc，而且大家都有完整的編輯權限，你們可以同時進行編輯。協作者的編輯動作會被朗讀。當個別協作者進入或離開段落進行檢視時，你會收到通知。如果你覺得這些通知太過冗長而分心，你可以停用這些通知。步驟如下：

開啟「工具」功能表 (alt + t)。
使用上方向鍵移至「無障礙」並按 enter。
使用 tab 鍵移至「開啟協作者朗讀」核取方塊，按空白鍵取消勾選（預設為開啟）。
使用 tab 鍵移至「確定」按鈕並按 enter。

12.3 google sheets

google sheets 是 google 版本的 excel。許多閱讀和編輯的按鍵操作與 excel 相同。這是一個特別適合多人共同編輯試算表的協作工具。它允許多位使用者同時編輯，讓即時協作成為可能。一個典型的例子是共用資料庫，多位使用者需要持續輸入和更新資料。就像 google docs 一樣，試算表檔案在你編輯時會自動儲存。

要開啟 google sheets，在瀏覽器的網址列中輸入 "sheets.google.com"（不含引號），然後按下 enter。

和 google docs 類似，你需要做三件事情來讓 google sheets 可以搭配導讀軟體使用：

使用 control + alt + z 啟用導讀軟體支援。
使用 control + alt + h 啟用點字支援。即使你不使用點字，也請執行這個步驟。
如果使用 jaws，使用 insert + z 關閉虛擬游標。如果使用 nvda，使用 insert + 空白鍵切換瀏覽模式至焦點模式。

當你第一次啟用導讀軟體和點字顯示器支援時，這些設定通常會在之後的工作階段中保持不變。相反地，每次開始新的工作階段時，你都需要關閉 jaws 的虛擬游標或 nvda 的瀏覽模式，有時甚至在同一個工作階段中在不同視窗間切換時也需要重新關閉。

請注意，如果應用程式似乎運作不正常，使用 f5 重新整理瀏覽器畫面有時會有幫助。

12.3.1 開啟 google 試算表

假設你已經登入 google，開啟空白 google 試算表最快的方法就是開啟瀏覽器，然後在網址列輸入「sheets.new」（不含引號），接著按下 enter。如果你已經在 google 應用程式視窗中（drive、docs 等），這是最可靠的方法，因為你確定已經登入了。

你也可以在 google drive for desktop (gdfd) 的「我的雲端硬碟」資料夾中開啟新的空白工作表，在 windows 10 中的操作方式如下：

使用 alt 開啟上方功能區，你會停在「常用」索引標籤。
使用 tab 移至下方功能區的「新增」下拉式方塊，然後使用 alt + 下方向鍵展開。
使用下方向鍵移至 google sheets，然後按 enter。

在 windows 11 中，從 gdfd 「我的雲端硬碟」資料夾內：

使用 alt 鍵開啟 windows 11 功能表。
你會停在已收合的「新增」按鈕上。使用空白鍵展開它。
使用下方向鍵移至 google sheet 並按下 enter 鍵。

在 gdfd 中開啟現有試算表最快速且最簡單的方式，就是在你的「我的雲端硬碟」資料夾中，瀏覽到試算表的檔名並使用 enter。

你也可以在 google sheets 中開啟現有的試算表。步驟如下：

在網頁瀏覽器開啟新分頁，輸入 sheets.google.com（不含引號），然後按 enter。
保持 jaws 虛擬游標或 nvda 瀏覽模式開啟的狀態下，多次按 b 直到找到開啟檔案選擇器按鈕，然後按 enter。
按 insert + z 關閉 jaws 虛擬游標，或按 insert + 空白鍵開啟 nvda 焦點模式。
使用下方向鍵移至你想開啟的試算表，然後按 enter。

在 gdfd 中也很容易將 excel 檔案開啟到 google sheets。將焦點放在 excel 檔案上，按下快顯鍵，使用下方向鍵移到「使用 google sheets 開啟」，然後按 enter。如果你使用的是 windows 11，而且在快顯功能表中找不到這個選項，請開啟「顯示更多選項」，就能找到這個選項。

12.3.2 瀏覽和基本編輯

在 google sheets 和 excel 之間，最基本的瀏覽按鍵大多相同，包括：

使用四個方向鍵在相鄰儲存格之間瀏覽。
使用 control 鍵加上四個方向鍵，在有資料和沒有資料的範圍之間移動。
使用 control + home 從工作表的任何位置移至 a1 儲存格。
使用 control + end 移至最後一欄和最後一列（至少包含一個有資料的儲存格）的交叉儲存格。

許多編輯按鍵也很相似，包括：

= 符號用來開始公式。
f2：編輯儲存格
公式的寫法類似：例如：=sum(a1:a10) 用來加總從 a1 到 a10 的資料範圍。
剪下 (control + x)、複製 (control + c) 和貼上 (control + v)。
雖然選取列 (shift + 空白鍵) 和選取欄 (control + 空白鍵) 使用的按鍵組合與 excel 相同，但有一個重要的差異。在 google sheets 中，如果你在包含資料的列按一次 shift + 空白鍵，只會選取有資料的範圍。你必須按第二次才能選取整列。同樣地，你也必須按兩次 control + 空白鍵才能選取整欄。

12.3.3 功能表概覽

要開啟 google sheets 選單，請確認你的 jaws 虛擬游標已關閉，或是 nvda 的「瀏覽模式」已關閉。接著同時按下 alt 和 f 鍵以移至「檔案」選單。每個選單區域都有快速鍵（列於下方）供你記憶使用。至少要記住同時按下 alt 和 f 鍵，這樣你才能進入選單列。接著你可以使用左右方向鍵在不同的選單類別之間移動。

當你按下 alt + f 時，你的導讀軟體應該會說「檔案功能表，共十個項目中的第一個」。如果你聽到「新增分頁，共 19 或 20 個項目中的第一個」，表示你開啟了瀏覽器的功能表。按下 escape 然後再試一次。

若要瀏覽任何功能表類別的命令，使用下方向鍵或上方向鍵。你會發現有不少子功能表。使用 enter 鍵或右方向鍵展開它們，使用左方向鍵收合它們。

以下是功能表類別、對應的快速鍵，以及其中一些最重要的命令：

「檔案」功能表 (alt + f)：共用、新增、開啟、匯入、建立副本、以電子郵件傳送、新增捷徑到雲端硬碟、移動、移至垃圾桶、下載、重新命名、列印。
「編輯」功能表 (alt + e)：選擇性貼上、刪除列和欄。
「檢視」功能表 (alt + v)：顯示、凍結。
「插入」功能表 (alt + i)：插入列和欄、新增工作表、註解。
「格式」功能表 (alt + o)：數字、對齊、文字換行、字型大小。
「資料」功能表 (alt + shift + d)：排序、篩選、樞紐分析表。
「工具」功能表 (alt + t)：無障礙設定、拼字檢查。
「無障礙」功能表 (alt + a)：朗讀給導讀軟體（用於朗讀列和欄標題）。

有時候，你可以使用 alt f 或其他功能表列的快速鍵開啟功能表，但使用右方向鍵時無法讓你停留在功能表列上，反而會移動到各個功能表中的命令，讓你難以知道目前的位置。當這種情況發生時，請使用 control shift f 在精簡和一般控制項之間切換。請確保你使用的是一般控制項。

12.3.4 主要工具列

和 google docs 類似，許多重要的命令都可以在主要工具列中找到。由於你幾乎可以在這裡找到所有基本格式設定和編輯的功能，使用這裡的命令會非常有幫助，特別是對初學者來說。要開啟主要工具列，使用 alt + f（或任何選單快速鍵），然後使用 tab 鍵兩到三次，直到你聽到「主要工具列、復原 (control + z) 按鈕」。使用左右方向鍵在命令之間移動。如果這些命令有快速鍵，系統會一併說明。這裡一些最實用的功能包括：貨幣格式、百分比格式、減少小數位數、增加小數位數、更多格式、字型清單、減少字型大小 (control + shift + ,)、字型大小、增加字型大小 (control + shift + .)、框線、水平對齊、垂直對齊、文字換行、插入註解 (control + alt + m)、建立篩選、篩選檢視和函數。

12.3.5 建立表格

我不會像在第 5.2 章 excel 那樣一步一步建立表格。我也不會介紹與 excel 完全相同的試算表瀏覽、新增、編輯和複製公式等程序。相反地，我會討論如何在 google sheets 選單中找到建立簡單表格的命令，以及如何使用這些命令。這些命令包括：

朗讀給導讀軟體：相當於 excel 定義名稱命令。
插入和刪除列與欄。
數值的儲存格格式設定。
合併儲存格

12.3.5.1 朗讀給導讀軟體

「朗讀給導讀軟體」命令是 google sheets 中相當於 excel 的「定義名稱」命令。這個功能非常實用，因為當你在表格中瀏覽時，欄位和列的標題會被朗讀出來，這樣能大幅協助理解儲存格的資料。這個命令可以在 google sheets 的無障礙功能表中找到。啟用的步驟如下：

將游標放在表格內容中，你想要在移動時聽到行列標題的那個儲存格上。這裡我會用儲存格 a2 作為範例。
使用 alt + a 開啟無障礙功能表。
使用下方向鍵移動到「朗讀給導讀軟體」子功能表，然後使用右方向鍵展開。
使用下方向鍵移動到「當欄位變更時朗讀第 2 列」，然後按 enter。
重複上述步驟 2 和 3，重新開啟無障礙功能表和「朗讀給導讀軟體」子功能表。
使用下方向鍵移動到「當欄位變更時朗讀欄位 a」，然後按 enter。

當啟用朗讀功能後，當你回到朗讀至導讀軟體子功能表，並使用下方向鍵，會出現停止朗讀第 2 列和停止朗讀 a 欄的選項。如果你想要執行這些操作，使用 enter 鍵選擇其中一個選項即可。

12.3.5.2 插入和刪除列與欄

插入和刪除列與欄的命令分別位於「插入」和「編輯」功能表中。不過，你也可以先選取它們（使用 shift + 空白鍵兩次選取列，使用 control + 空白鍵兩次選取欄），然後使用快顯鍵來找到所有相關選項。

選取列之後，你會在快顯功能表中找到「在上方插入 1 列」、「在下方插入 1 列」和「刪除列」。

選取欄位後，你會在快顯功能表中找到「插入左方 1 欄」、「插入右方 1 欄」和「刪除欄」。

就像在 excel 中一樣，同時使用 shift 和下方向鍵數次來選取多個儲存格，然後重複上述步驟來插入或刪除多列。同時使用 shift 和右方向鍵數次來選取多個儲存格，然後重複上述步驟來插入或刪除多欄。

為了加快操作速度，請記住以下四個「插入」和「編輯」功能表的快速鍵：

alt i r r：在上方插入 1 列（目前的列會變成空白）。
alt i c c：在左方插入欄（目前的欄會變成空白）。
alt e d d：刪除目前的列。
alt e d e：刪除目前的欄。

12.3.5.3 儲存格格式設定

在格式化數值儲存格時，可以使用類似 excel 的選項（關於 excel 中如何處理這些選項，請參考第 5.2.5 章）。要變更 google sheets 中數值的顯示方式，首先選取你要格式化的儲存格。接著使用 alt + o 開啟格式功能表，使用下方向鍵移至數字子功能表，再使用右方向鍵展開。以下列出最常用的數值選項及其預設格式：

automatic：簡單的數字，除非你手動輸入，否則不會有小數點。
number：使用逗號分隔並帶有兩位小數的數字（例如：1,000,000.00）。
percent：百分比符號和兩位小數（例如：25.00%）。
currency：帶有兩位小數的貨幣符號（例如：$1,000.00）。
currency rounded：四捨五入到整數的貨幣（例如：$12.76 四捨五入為 $13）。
date：兩位數月份/兩位數日期/四位數年份（例如：07/04/2023）。
time：時：分：秒 am 或 pm（例如：5:37:00 pm）。
date time：結合上述兩者（例如：07/04/2023 5:37:00 pm）。

可以透過子功能表底部的選項來自訂數值，包括：

自訂貨幣：許多國際貨幣，以及這些貨幣的不同格式（例如：六種不同的美元格式，包括無小數點的美元、以 usd 開頭等）。
自訂日期和時間：包含表示月、日和年的各種方式。可惜的是，日期自訂功能令人困惑，且在變更的視覺呈現方面，提供的語音回饋效果不佳。
自訂數字格式：小數點位數、千分位分隔符號、負值。
使用以下快速鍵可以提高效率：
alt + o + n + c：帶兩位小數的美元格式
alt + o + n + p：帶兩位小數的百分比格式
alt + o + n + d：雙位數月份/雙位數日期/四位數年份格式

12.3.5.4 合併儲存格

人們經常使用合併儲存格的指令來將表格標題置中。假設表格標題的文字在 a1 儲存格中，請執行以下步驟：

當游標停在 a1 儲存格時，按住 shift 鍵並使用右方向鍵移動到表格的最後一欄。例如，如果表格延伸到 g 欄，按住 shift 並使用右方向鍵直到到達 g1 儲存格。當你選取橫列中的儲存格時，google sheets 會告訴你已選取的儲存格。
使用 alt + f 並按幾次 tab 鍵來開啟主工具列。
使用右方向鍵移動到合併儲存格按鈕並按 enter。你會聽到：「已選取 a1 到 g1。已選取合併的 a1 到 g1。」
要置中文字，使用 control + shift + e。

當你瀏覽到合併儲存格時，導讀軟體會朗讀儲存格中的文字，以及哪些儲存格已被選取。
若要取消儲存格合併，將焦點放在合併儲存格上，回到主工具列並使用右方向鍵。導讀軟體會朗讀：「合併儲存格切換按鈕已按下」。按下 enter 以取消合併儲存格。同時按下 control + shift + l 以確保新取消合併的儲存格中的文字靠左對齊。

12.3.6 多個工作表

若要在 google sheets 中瀏覽至下一個工作表，使用 alt + 下方向鍵或 control + shift + page down。若要瀏覽至上一個工作表，使用 alt + 上方向鍵或 control + shift + page up。在朗讀完一大串關於列數和欄數的資訊後，你可能最後才會聽到工作表名稱。與 excel 不同的是，使用 insert + t 並不會朗讀工作表名稱。

使用 alt + shift + k 可以取得工作表清單。接著使用上方向鍵或下方向鍵移到你想開啟的工作表，然後按 enter。這裡無法使用字首搜尋。如果你的試算表包含大量工作表，這會造成很大的不便。不過，你可以使用 home 和 end 分別移到清單中的第一個和最後一個工作表。

關於你可以對多個工作表執行的各種操作，使用 shift + f11 可以新增工作表。你也可以透過「插入」功能表來執行此操作。新工作表會被放置在你執行此操作的工作表之後。這與 excel 不同，excel 會將新工作表放在原始工作表之前。

使用 alt + shift + s 會開啟一個快顯功能表，你可以在其中執行多個工作表相關的操作。以下是使用下方向鍵瀏覽時，最實用的操作依序為：

複製：在目前工作表前插入一份複本。標題會是「copy of」加上目前工作表的名稱。
複製到子功能表：包含複製到新試算表和複製到現有試算表兩個選項。
- 複製到新試算表會開啟一個對話方塊，讓你開啟新試算表的連結。在你重新命名之前，檔名會維持「無標題試算表」。
- 複製到現有試算表也會開啟一個對話方塊，讓你選擇現有的 google sheets 檔案並插入。它會出現在插入目標檔案的最後一個工作表。標題會是「copy of」加上原始工作表名稱。
重新命名：和 excel 類似，預設的工作表名稱是一般性的「工作表 1、工作表 2」等等。請務必重新命名，否則你很快就會搞不清楚哪個工作表是哪個。
向右移動：啟用這個選項可以將工作表在清單中向下移動一個位置。你會聽到工作表名稱以及它的移動情況，例如：「usa，從第 4 位移動到第 5 位」。很可惜，你一次只能移動一個位置，這在有很多工作表的試算表中會很麻煩。如果你位在清單的最後一個工作表，這個選項就不會出現。
向左移動：和上面相同但方向相反。如果你位在清單的第一個工作表，這個選項就不會出現。
刪除：刪除目前的工作表。你會看到提示訊息。使用 tab 鍵移到確定按鈕並按下 enter 鍵確認刪除工作表。
以上這些都很直覺且容易掌握。但如前所述，在包含大量工作表的檔案中，在工作表之間瀏覽和移動它們的位置會很麻煩。在這種情況下，使用 jaws 和 excel 會更有效率。

12.3.7 資料排序與篩選

排序和篩選指令都可以在資料功能表中找到，其快速鍵是 alt + d。

12.3.7.1 排序

欄位資料可以依照字母、數字和日期順序輕鬆排序。若要依字母順序排序：

在你想要排序的欄位中（我這裡以欄位 a 為例），將游標放在該欄位中含有資料的其中一個儲存格上。不要將游標放在欄位標題上。
使用 alt + d 開啟「資料」功能表。
使用下方向鍵一次移至「排序」子功能表，然後使用右方向鍵展開。
子功能表選項包括：「依欄位 a 遞增排序工作表」或「依欄位 a 遞減排序工作表」。在你的選擇上按 enter。

數值和日期的欄位排序步驟是相同的。兩者的子功能表選項都是「由小到大」和「由大到小」。對於數值排序，「由小到大」會將較小的數值排在欄位頂端，較大的數值排在底部。對於日期排序，「由小到大」會將較早的日期排在欄位頂端，較近期的日期排在底部。對於數值和日期排序，任何包含文字或空白而非數字的儲存格都會出現在欄位底部。

12.3.7.2 篩選

如同第 5.6 章所述，篩選功能可以讓你暫時隱藏工作表中的某些資料，這樣你就能專注檢視想要仔細查看的資料。這個功能在處理大型資料集時特別有用。換句話說，你可以「篩選掉」目前不感興趣的資料。

我會使用在第 5.6 章節中用來示範 excel 篩選功能的相同檔案：「quarterly sales by employee.xlsx」。你可能想要在 google sheets 中開啟它。要這麼做，首先將 excel 檔案複製到你的 gdfd 資料夾。然後將焦點放在 excel 檔案上，按下快顯鍵，使用下方向鍵移至「使用 google sheets 開啟」，然後按下 enter。如果你使用的是 windows 11，而且在快顯功能表中找不到這個選項，請開啟「顯示更多選項」，你就能找到它。

這份工作表包含波士頓地區五家虛構電子商店的員工季度銷售資料。在開始篩選之前，請刪除欄位標題上方的所有列，以確保結果可靠且一致。對於這個檔案，我已經刪除了包含表格標題的第一列。在工作表中刪除目前列的快速鍵是 alt + e + d + d。

這個活頁簿中的欄位標題現在橫跨第 1 列，包含：

商店 (欄位 a)：五間商店 (boston、cambridge、quincy、watertown 和 newton)。
員工 (欄位 b)：每間商店三名員工的名字，總共 15 名員工。
季度 (欄位 c)：特定年度的第一到第四季。
產品 (欄位 d)：每間商店銷售的三種產品 (iphone se、samsung tv 和 hp laptops)。
數量 (欄位 e)：每位員工在特定季度銷售各項產品的數量。
價格 (欄位 f)：每項產品的單價，以美元計算。
銷售額 (欄位 g)：價格乘以數量的公式，以美元表示。

以下我將以篩選劍橋和牛頓這兩間店為例。要開啟篩選功能，游標可以在工作表的任何位置，但欄位標題列上方不能有其他列。這就是為什麼我要刪除包含表格標題的第一列。另外，欄位標題列和資料列之間也不能有空白列。篩選的步驟如下：

在資料表的任何位置，使用 alt + d 開啟資料功能表，使用下方向鍵移至「建立篩選」，然後按 enter。
瀏覽到第 1 列的欄位標題列，你應該會聽到「有篩選下拉式方塊」。
將游標放在你想要先篩選的欄位標題儲存格上。我會從儲存格 a1 開始，其中顯示「store」這個欄位標題。
使用 control + alt + r，這會開啟一個對話方塊。系統會朗讀你正在快顯功能表中，且位於排序命令上。
按幾次 tab 鍵移至清除按鈕，然後按空白鍵。
使用 tab 鍵移至篩選編輯區（稍後會說明這是什麼）。
使用下方向鍵，會出現波士頓地區五家商店的未勾選核取方塊。因為我剛才清除了所有選項，所以都是未勾選的狀態。在你想要顯示的核取方塊上按 enter，在這個例子中是 cambridge 和 newton。你必須按 enter，而不是空白鍵。
使用 tab 鍵移至確定按鈕，然後按 enter。

你會立即聽到一些有用的資訊，包括目前顯示的列數以及總列數，在這個例子中是「顯示 72 列，共 180 列」。

我的焦點仍在儲存格 a1，也就是我開始設定篩選的位置。如果我使用下方向鍵然後用上方向鍵回到儲存格 a1，我的導讀軟體現在會朗讀：「有套用篩選的下拉式方塊」，表示我已經對該欄的資料套用了篩選。如果我使用下方向鍵移動一列，它會說 a38，因為第 2 列到第 37 列現在都被隱藏了。

我現在可以對這兩個商店進行額外的篩選，例如只縮小到一或兩個季度，或是一項產品。要這麼做的話，我會將游標移到適當的欄位標題（季度或產品），然後重複上述的第四到第八個步驟。

上述的篩選編輯區對於從一個很長的可能值清單中進行選擇時，字首搜尋特別有用。在這個例子中，我只有五間商店可以選擇，但如果要從 50 或 100 間商店的清單中選擇，字首搜尋顯然比使用下方向鍵瀏覽所有選項來得快。如果我在篩選編輯區輸入 c，我就會到達 cambridge，然後我可以按 enter 鍵來勾選它。接著我使用 backspace 鍵刪除 c，輸入 n 找到 newton，再按 enter 鍵勾選那個核取方塊。

保持篩選功能開啟，但顯示所有商店列。

將游標移到商店欄位標題 (儲存格 a1)，使用 control + alt + r 開啟篩選對話方塊。
使用 tab 鍵移到「全選」按鈕，並使用空白鍵重新勾選所有核取方塊。
使用 tab 鍵移到「確定」按鈕並按下 enter 鍵。
使用下方向鍵確認所有列都已還原。

若要完全關閉篩選，使用 alt + d 開啟資料功能表，使用下方向鍵移至移除篩選，然後按 enter。當你在欄標題列移動時，就不會再聽到「有篩選下拉式方塊」的提示。

篩選功能可以和多個工作表完美搭配，因為你可以將篩選後的資料複製到新的工作表中，並對這些篩選過的資料進行進一步的分析。

12.3.8 其他主題

12.3.8.1 調整欄寬

要調整欄位寬度，你必須先使用 control + 空白鍵兩次來選取欄位。第一次按下時，你會聽到有資料的範圍。第二次按下 control + 空白鍵時，會實際選取整個欄位，而且你的導讀軟體會告訴你這個狀況。

google sheets 以像素表示欄寬。預設值是 120 像素。每英吋有 96 像素，所以這個預設值等於 1.25 英吋。和 excel 類似，你可以手動調整欄寬，也可以使用自動調整欄寬的功能。

手動變更欄寬：

使用 control + 空白鍵兩次來選取欄位。
使用快顯鍵，使用下方向鍵移至「調整欄寬」，然後按 enter。這會開啟一個對話方塊，你會停在兩個選擇鈕的第一個，或是在編輯區中。預設值是 120 像素。
使用 tab 鍵移至編輯區並輸入新的數值，請記住 96 像素等於一英吋。
使用 tab 鍵移至「確定」按鈕並按 enter。系統會告訴你欄位已調整為這個數值。

自動調整欄寬：

使用 control + 空白鍵兩次來選取欄位。
使用快顯鍵，使用下方向鍵移至調整欄寬，然後按 enter。
在對話方塊中，使用 tab 鍵移至選擇鈕，使用下方向鍵移至最適欄寬。
使用 tab 鍵移至確定按鈕並按 enter。系統會告訴你欄位已調整為最適欄寬。
若要查看這個新的自動調整後的像素值，回到調整欄寬對話方塊，使用 tab 鍵移至編輯區即可看到。

12.3.8.2 文字換行

如何在 excel 中執行這項操作已在第 5.8.2 章節中說明。如前所述，文字自動換行會增加列高，使文字在儲存格中以多行方式呈現。在為一般使用者準備試算表時，可以使用文字自動換行功能。假設你在某些儲存格中有一些備註，但沒有使用文字自動換行。這時會發生兩種情況之一：如果右側相鄰的儲存格有內容，這段文字就會被截斷；如果右側沒有內容，這段文字就會溢出到右側的多個儲存格中。一兩個句子可能會延伸到右側七、八個儲存格，這樣的呈現方式並不理想。

另一個適合使用文字換行的情況與欄位標題有關。如果你的欄位標題文字寬度超過整體欄位寬度，這些文字也會被截斷或是溢出到右側的儲存格中，看起來很不美觀。文字換行會增加該儲存格的高度，以及欄位標題列中所有其他儲存格的高度，讓整體外觀更加美觀。

雖然可以為單一儲存格設定文字換行，但我會為整個欄位的所有儲存格進行設定。首先，你應該依照前一節所述的步驟手動調整欄寬。我會以三英吋為例，也就是 288 像素。

步驟如下：

選取欄位並手動調整寬度為 288 像素。
使用 alt o 開啟格式功能表。
使用下方向鍵移至文繞圖子功能表，並使用右方向鍵展開。
使用下方向鍵移至文繞圖並按 enter。

12.3.8.3 隱藏和取消隱藏欄和列

如同在第 5.9.1 章節中關於 excel 的說明，在大型工作表中，使用這個功能可以暫時隱藏欄或列，讓你能快速跳過這些部分，直接到達你感興趣的欄或列，藉此提升瀏覽效率。我將使用與 excel 章節中相同的範例來說明這個主題。假設你正在處理一份包含全年每月資料的試算表。現在是十二月，你想要輸入當月的帳單資料。你想要暫時隱藏從一月到十一月的所有欄位。如果你這麼做，只會留下三個可見的欄位：a 欄顯示帳單名稱、m 欄顯示十二月的資料，以及 n 欄顯示年度總計。

隱藏二月到十一月欄位（b 到 l 欄）的步驟如下：

游標停在 b 欄位的任何位置，按住 shift 鍵並使用右方向鍵選取到 l 欄位。
使用 control + 空白鍵兩次來選取這些欄位。
按下快顯鍵，使用上方向鍵兩次到「隱藏」，然後按 enter。
使用下方向鍵到「隱藏欄位 b-l」然後按 enter。

當你想要讓這些欄位重新顯示，取消隱藏欄位的步驟如下：

將游標停在 a 欄（隱藏欄位左側的欄位），按住 shift 鍵並使用右方向鍵移動一次到 m 欄（含有十二月資料且在隱藏欄位右側的欄位）。
使用 control + 空白鍵兩次來選取這兩個欄位。
使用快顯鍵，使用下方向鍵移動到「取消隱藏欄位」，然後按 enter。

隱藏和取消隱藏列的操作步驟也很類似。選取多個列的方式是按住 shift 鍵，使用下方向鍵移動到你想選取的最後一列，然後按兩次 shift + 空白鍵。選取列之後，使用快顯鍵來隱藏和取消隱藏的步驟，和操作欄的方式完全相同。

12.3.8.4 凍結窗格

如第 5.10 章所述，凍結窗格對一般使用者來說，就相當於「定義名稱」命令，或是在 google sheets 中對導讀軟體的朗讀功能。如果你收到協作者分享的 google sheet，當你使用 control + home 並發現游標停在 a1 以外的儲存格時，很可能是因為已經開啟了凍結窗格功能。舉例來說，如果你使用 control + home 後游標停在 b2 儲存格，那麼第 1 列和 a 欄可能已經被凍結了。要確認這一點，可以使用上方向鍵移到 b1 儲存格，如果該列已經被凍結，你的導讀軟體會說：「在凍結列內」。使用下方向鍵後，它會說：「在凍結列外」。當你在凍結欄位中移動時，也會聽到類似的音效回饋。這個音效回饋是個很好的功能，在 excel 中是沒有的。

「凍結」子功能表位於「檢視」功能表中。要瀏覽這個功能表，使用 alt + v，使用下方向鍵兩次移至「凍結」子功能表，使用右方向鍵展開，然後使用下方向鍵瀏覽以下選項：

無列：按 enter 鍵可解除凍結所有列。你的導讀軟體會說：「已解除凍結所有列。」
一列：選取此項可凍結目前的列。例如，如果焦點在第 1 列，就只會凍結該列。你會聽到：「已凍結一列。」
兩列：選取此項可凍結目前的列和其下方的列。例如，如果焦點在第 1 列，第 1 列和第 2 列都會被凍結。你會聽到：「已凍結兩列。」
無欄：按 enter 鍵可解除凍結所有欄。你的導讀軟體會說：「已解除凍結所有欄。」
一欄：選取此項可凍結目前的欄。例如，如果焦點在 a 欄，就只會凍結該欄。你會聽到：「已凍結一欄。」
兩欄：選取此項可凍結目前的欄和其下方的欄。例如，如果焦點在 a 欄，a 欄和 b 欄都會被凍結。你會聽到：「已凍結兩欄。」

12.3.8.5 即時協作

類似 google docs，如果你與他人共用 google sheet，而且大家都有完整的編輯權限，你們就可以同時編輯。協作者的編輯動作會被朗讀。當個別協作者進入或離開試算表時，你也會收到通知。如果你覺得這些通知太過冗長，你可以停用這些通知。步驟如下：

開啟「工具」功能表 (alt + t)。
使用上方向鍵移至「無障礙」並按 enter。
使用 tab 鍵移至「開啟協作者朗讀」核取方塊，按空白鍵取消勾選（預設為開啟）。
使用 tab 鍵移至「確定」按鈕並按 enter。

12.4 閱讀 google slides 簡報

我不會詳細說明如何使用 google slides，因為在撰寫這第三版時，導讀軟體使用者還無法使用它來進行公開演說。在投影片放映檢視中進行簡報時，導讀軟體只能偵測到投影片標題，而其他投影片內容則無法讀取。這個無障礙功能的缺陷使得這個應用程式對大多數導讀軟體使用者來說幾乎毫無用處。可能的例外是熟練的點字使用者，他們可以打字做筆記，然後在投影片放映進行時，另外透過紙本或點字顯示器來閱讀這些筆記。

目前的替代方案是先用 slides 準備簡報，然後下載成 powerpoint 檔案到你的電腦，再用該應用程式進行公開演說。但如果你已經有 powerpoint 可以使用，那麼顯而易見的問題就是：為什麼要浪費時間學習 slides？不如把時間花在更有效率的事情上，直接學習 powerpoint 就好。

google 也知道這個基本的無障礙缺陷，希望他們能在不久的將來修復這個問題。基於這個原因，

我將討論範圍限制在閱讀從他人收到的 google slides 簡報。要做到這一點，你需要執行三個步驟。首先，確保已啟用導讀軟體支援功能 (control + alt + z)，並停用點字支援功能 (control + alt + h)。如果你之前使用過 docs 和/或 sheets，這兩項功能很可能都已經啟用了。對於在 slides 中進行的大多數其他操作，應該要啟用點字支援功能。但要閱讀簡報時，你必須停用它。另外，和其他 google 應用程式一樣，要關閉 jaws 的「virtual pc cursor」(insert + z) 或 nvda 的「瀏覽模式」(insert + 空白鍵)。

在幻燈片檢視中閱讀簡報的完整內容。開啟這個檢視的快速鍵是同時按住 control + shift + alt + f。如果你覺得這個按鍵組合不好按，可以透過無障礙功能表開啟。使用 alt + a，使用下方向鍵移到幻燈片檢視，然後按 enter。現在使用下方向鍵、右方向鍵，或按 page down 前往下一張投影片，系統會朗讀整個內容。使用上方向鍵、左方向鍵，或按 page up 回到上一張投影片並朗讀內容。

12.5 google mail

在 gmail 中，你可以使用 c 來撰寫新郵件。
使用 r 來回覆郵件。
使用 a 來全部回覆。
使用 f 來轉寄郵件。
使用 # 來刪除郵件。
使用 e 來封存郵件。
使用 x 來選取郵件。
使用 k 來移動到較新的郵件。
使用 j 來移動到較舊的郵件。
使用 / 來搜尋郵件。
使用 u 來回到收件匣。
使用 g + i 來前往收件匣。
使用 g + s 來前往已加星號的郵件。
使用 g + t 來前往已寄出的郵件。
使用 g + d 來前往草稿。
使用 g + a 來前往所有郵件。
使用 g + c 來前往聯絡人。
使用 g + k 來前往工作。
使用 g + l 來前往標籤。

gmail，也就是 google mail，是 google 推出的類似 outlook 的服務。相較於 outlook，它有幾個優點。首先它是免費的，這是一個很大的優勢。其次，你可以在任何電腦上使用它。當你不在自己的電腦旁邊，因而無法使用像 outlook 這樣的桌面應用程式時，這項特性就特別有用。

gmail 相較於 outlook 有一些缺點。一些最基本的操作，像是閱讀和刪除郵件，以及處理附件都需要比 outlook 更多的按鍵操作。要使用線上版 gmail，必須先熟悉網頁瀏覽的操作方式，而使用 outlook 則不需要這樣的知識。

要瀏覽這個應用程式，請從你的網頁瀏覽器前往 gmail.com。如果尚未登入，請輸入你的電子郵件地址和密碼。下次你前往時，就會自動登入了。

有些人擁有多個 gmail 帳號，或是有在 google workspace 設定的工作或學校帳號。我有一個個人的 gmail 帳號，而我在 carroll center 的工作帳號也是一個 google 帳號。如果你需要在帳號之間切換：

開啟 gmail.com。
使用 b 鍵多次，直到找到 gmail 帳號按鈕（括號內會顯示你目前的帳號）。這個按鈕是收合的狀態，使用 enter 鍵展開。
使用下方向鍵找到你想要開啟的其他帳號，然後使用 enter 鍵。
這會開啟一個新網頁，顯示該帳號的收件匣。

如果你使用下方向鍵但找不到帳號，可能是因為你從未登入過該帳號，或是很久沒有登入了。繼續使用下方向鍵直到找到「新增帳號」按鈕，然後按 enter。在這裡你可以輸入該帳號的地址和密碼來開啟它。

繼續使用下方向鍵瀏覽，經過新增和帳戶按鈕，你會找到登出所有帳戶的選項。如果你想要在你的電腦上協助其他人，並需要瀏覽他們的 gmail 帳戶時，這個功能就很有用。如果你沒有先登出自己的帳戶，就無法瀏覽其他人的帳戶。

如果你有多個帳號，可以使用在 google chrome 中建立捷徑的方法（請參考第 7.4.3.1 章節），為每個帳號建立桌面捷徑，就像為任何網頁建立捷徑一樣。如此一來，你就可以

避免每次要瀏覽不同行事曆時都要切換帳號的繁瑣程序。

當你開啟收件匣頁面並使用 insert + t 時，網頁標題會包含資料夾名稱、未讀郵件數量、你的 gmail 帳號、應用程式名稱，以及瀏覽器名稱（例如：收件匣 (20) - david.kingsbury@carroll.org - gmail - google chrome）。

gmail 過去有兩種檢視方式：基本 html 和標準版。不過，google 在 2024 年 1 月終止了基本 html 的支援，因此這裡只會介紹標準版的使用方式。

使用標準檢視時，你可以使用 google 原生的快速鍵來快速瀏覽和執行工作，例如新增和刪除郵件。要使用這些原生按鍵，你必須先啟用它們。這只需要設定一次。步驟如下：

從頁面頂端開始，使用 b 鍵多次直到找到設定按鈕，然後按 enter。
使用 tab 鍵移至「查看所有設定」按鈕，然後按 enter。
按 nvda + control + f，輸入「開啟鍵盤快速鍵」，然後按 enter。
接著按空白鍵選取這個項目。
按 control + end 到網頁最下方，用 shift + b 往回找到「儲存變更」按鈕，並按 enter 鍵來更新設定。

和其他 google 應用程式一樣，你也需要關閉 jaws 的虛擬游標 (insert + z)，或是 nvda 的「瀏覽模式」(insert + 空白鍵)。每次開始新的 gmail 工作階段時都必須執行這個動作。

當你開啟 gmail 時，通常已經處於標準檢視模式。要確認這一點，你可以關閉 jaws 的虛擬游標，或是開啟 nvda 的焦點模式，然後使用 google 內建的快速鍵 c 來撰寫郵件。如果你的游標移到空白郵件的收件者欄位，就表示你正在標準檢視模式中，而且可以使用 google 內建的按鍵操作。以下是常用的 gmail 內建快速鍵清單：

x：在訊息資料夾頁面頂端 (收件匣、寄件備份等)，快速移至收件匣的第一封郵件 (x 也可用來選取和取消選取郵件)。
下方向鍵和上方向鍵：在收件匣清單中移至下一封和上一封郵件。
shift + 3：刪除郵件。
enter：開啟郵件。
n：跳至郵件內文並以朗讀全部模式閱讀。
c：撰寫新郵件。
control + shift + c：新增副本欄位。
control + shift + b：新增密件副本欄位。
control + enter：傳送郵件。
g + i：前往收件匣。
g + t：前往寄件備份。
g + d：前往草稿。
g + c：前往連絡人。
g + n：前往收件匣的下一頁。
g + p：前往收件匣的上一頁。

12.5.1 閱讀和刪除收件匣訊息

要瀏覽你的收件匣訊息清單，使用 g i 會讓你停在最新的訊息上，並朗讀寄件者、主旨、日期和時間，以及訊息預覽。字母 x 是 google 用來選取訊息的按鍵。這個按鍵之後會很重要，至少有一個原因：可以選取多個訊息來刪除。

要開啟這封郵件，只要按下 enter 鍵即可。若要開啟郵件清單中的其他郵件，你可以使用 x 鍵繼續往下移動，或是使用下方向鍵，然後按下 enter 鍵開啟郵件。

開啟郵件後，使用 n 鍵移到郵件內文，並以朗讀全部的模式聆聽。在聽到內文之前，你會先聽到一些郵件標頭資訊。

如果你想要使用導讀軟體的標準按鍵來閱讀訊息的部分內容（使用上方向鍵和下方向鍵逐行閱讀、使用右方向鍵和左方向鍵逐字元閱讀等），你必須重新開啟 jaws 的虛擬游標（insert + z）或是回到 nvda 的瀏覽模式（insert + 空白鍵）。請注意，這樣做並不會將焦點放在訊息內文中，而是會在畫面上方的某個位置。你需要使用下方向鍵多次才能回到內文。

讀完訊息後，使用 g i 或 alt + 左方向鍵回到收件匣。

在收件匣中刪除一或多封郵件：

在收件匣清單中，在第一封要刪除的郵件上使用 x 鍵（x 鍵也可以取消選取）。
使用下方向鍵移至其他要刪除的郵件，並使用 x 鍵。
使用 shift + 3。

郵件已移至垃圾桶。系統不會朗讀郵件已被刪除的訊息。游標會停在最後一封被刪除郵件的下一封郵件。

12.5.2 撰寫郵件

撰寫訊息：

使用 c 鍵將焦點移至收件者欄位。
輸入收件者的地址（關於寄送郵件的更多說明請見下方）。
cc 和 bcc 欄位不會自動顯示。使用 control + shift + c 可新增 cc 欄位，使用 control + shift + b 可新增 bcc 欄位。如果你忘記這些按鍵組合，可以使用 shift + tab 回到收件者欄位前找到這些欄位。輸入地址。
使用 tab 移至主旨欄位並輸入文字。
使用 tab 移至郵件內文並輸入你的訊息。
使用 control + enter 傳送郵件。你會聽到「郵件已傳送」。

這裡有更多關於填寫收件者的資訊。當你輸入時，收件者名稱可能會根據你的郵件歷史記錄自動帶出。如果你聽到正確的收件者地址，你可以使用 enter 或 tab 鍵來鎖定該地址。如果你輸入地址的前一到兩個字母，你也可以使用下方向鍵尋找以這些字母開頭的其他收件者，並如上所述鎖定他們。要確認你已經輸入正確的地址，你可以使用 tab 鍵離開這個欄位，然後用 shift + tab 回到這裡，接著使用左右方向鍵以及上下方向鍵來聽取收件者地址。

回覆訊息：

開啟收件匣中的郵件。
使用 r 回覆寄件者，或使用 a 回覆所有收件者。
焦點會移至郵件內文的頂端，輸入你的訊息。
使用 control + enter 傳送。

轉寄訊息：

使用 f 鍵。焦點會移至「收件者」欄位，在此加入收件者。
使用 tab 鍵移至郵件內文。如有需要可輸入文字。
使用 control + enter 傳送郵件。

12.5.3 檔案附件

如何在訊息中附加一個或多個檔案：

撰寫郵件。
在撰寫郵件對話方塊中，使用 tab 鍵跳過郵件內文區，移至附加檔案按鈕並按 enter。
這會開啟標準的附加檔案對話方塊。使用 shift + tab 往回跳幾次，選取一個或多個檔案。
完成後按 enter。
使用 tab 鍵移至傳送按鈕，按 enter 傳送郵件。

關於你收到的附件，你可以下載到下載資料夾、google drive 資料夾，或者如果是 word、excel 或 powerpoint 等適當的格式，也可以直接在 google 應用程式中開啟。

瀏覽你收到的附件：

開啟郵件。
使用 insert + z 開啟 jaws 虛擬游標，或使用 insert + 空白鍵開啟 nvda 瀏覽模式。
使用 g 快速移至附件圖示。
從這裡開始，使用下方向鍵或使用 b 移至以下三個按鈕之一，並使用 enter 鍵啟用你的選擇：
1. 下載按鈕：下載到你的「下載」資料夾。
2. 新增至雲端硬碟按鈕：將檔案新增至 google drive。
3. 編輯按鈕：如果檔案與 google 應用程式相容，例如 microsoft word、excel 或 powerpoint，則分別在 docs、sheets 或 slides 中開啟並編輯。當你開啟檔案時，它會自動儲存在 google drive 中。

如果你收到多個附件，你可以使用上述相同的選項來瀏覽每個檔案。此外還會有一個下載所有附件的按鈕。啟用這個按鈕會將一個 zip 檔案下載到你的下載資料夾。這個檔案的名稱會包含你收到的郵件主旨。或者是使用全部下載到雲端硬碟的選項。

12.5.4 其他動作

gmail 中的資料夾稱為「標籤」。要瀏覽標籤，請在關閉 jaws 虛擬游標和 nvda 瀏覽模式的情況下，使用以下原生快速鍵：

g i：前往收件匣。
g t：前往寄件備份。
g d：前往草稿。
g c：前往連絡人。

任何尚未傳送的訊息都會自動儲存為草稿。你可以使用 g d 前往草稿資料夾，完成編輯後再傳送。你也可以定期到這裡刪除不需要的草稿。由於這個自動儲存的機制，很可能會儲存許多非預期的草稿。因此，建議你時常清理這個資料夾，這樣才能更容易找到真正想要完成並傳送的草稿。

沒有快速鍵可以直接前往垃圾桶資料夾。不過你可以輸入 gl trash 然後按 enter 鍵來瀏覽。gl 會提供標籤清單，但使用下方向鍵並不會顯示垃圾桶，所以你必須直接輸入。或者是找到網頁上方的「主選單」，並將他展開，找到「顯示更多標籤」按鈕，展開後點擊「垃圾桶」。

在「垃圾桶」資料夾中，你可以使用下方向鍵找到要還原的郵件，按下快顯鍵，使用下方向鍵找到「還原到收件匣」選項，然後按下 enter 鍵，即可將已刪除的郵件還原到收件匣。

12.5.5 其他實用的 gmail 功能

如果你主要使用的是 outlook 電子郵件軟體，這裡有一些可以搭配使用的 gmail 功能。

12.5.5.1 瀏覽 gmail 聯絡人並匯出至 outlook

當你和某人有過通訊往來，他們的電子郵件地址會自動加入你的聯絡人清單中。若要瀏覽和編輯這些聯絡人，請前往：contacts.google.com。

這個頁面有一個標題，顯示你有多少聯絡人。使用下方向鍵瀏覽可以聽到每個人的姓名和電子郵件地址。每個聯絡人前面都有一個核取方塊可供選取。你可以使用 tab 鍵移至編輯按鈕，按下 enter 鍵，然後新增一些資訊，例如公司名稱、電話號碼和其他一些資料。

在這個初始頁面中只列出約二十個聯絡人。你可以關閉 jaws 的虛擬游標或 nvda 的瀏覽模式來搜尋個別聯絡人。接著使用斜線鍵、輸入聯絡人名稱，然後按 enter 鍵就能找到一個或多個搜尋結果。

也許取得完整聯絡人清單最好的方式，就是下載一個逗號分隔值 (csv) 檔案到你的電腦。步驟如下：

從頁面頂端開始，開啟 jaws 虛擬游標或 nvda 瀏覽模式，使用 x 鍵找到第一個聯絡人的核取方塊，然後使用空白鍵選取。
使用上方向鍵移動到選取動作按鈕，然後按 enter 鍵。
關閉 jaws 虛擬游標或 nvda 瀏覽模式。
使用下方向鍵移動到全部，按 enter 鍵選取所有聯絡人。
在更多動作按鈕上按 enter 鍵。
使用下方向鍵移動到匯出，然後按 enter 鍵。
會出現下載選項清單，包括：google csv、outlook csv 和 vcard (適用於 ios 聯絡人)。使用上或下方向鍵選擇你要的選項。如果你只是想要一個列出聯絡人的試算表，請選擇 google csv 或 outlook csv 選項。
使用 tab 鍵移動到匯出按鈕，然後按 enter 鍵。
瀏覽到你的下載資料夾以存取該檔案。
在 excel 或 google sheets 中開啟 csv 檔案。

這個 csv 檔案中會有許多你不感興趣的欄位，但你可以輕鬆找到聯絡人姓名、組織和電子郵件地址。

如果你下載了 outlook csv 檔案，就可以將它們匯入到 outlook。當你剛把 outlook 加入到新電腦，或是想要用長期累積的完整 gmail 聯絡人清單來補充目前的 outlook 聯絡人時，這個方法就很有用。

在開始之前，你需要刪除 csv 檔案中大部分的欄位，只保留名字、姓氏、電子郵件地址，以及可能需要的公司和職稱欄位。檔案中有三個不同的電子郵件地址欄位，只要保留第一個，其他兩個都要刪除。然後儲存更新後的 csv 檔案。

要將這些聯絡人匯入 outlook：

開啟 outlook，使用 alt + f 開啟「檔案」功能表，使用下方向鍵移至「開啟及匯出」，然後按 enter。
使用下方向鍵移至「匯入/匯出」並按 enter。
使用下方向鍵移至「從其他程式或檔案匯入」，然後按 enter。
在「匯入檔案」對話方塊中，在「逗號分隔值」上按 enter。
使用 tab 移至「瀏覽」按鈕並按 enter。
使用 shift + tab 回到標準清單方塊和樹狀檢視來尋找 csv 檔案，並在該檔案上按 enter。
使用 tab 移至三個選擇鈕，使用上或下方向鍵選擇：「以匯入的項目取代重複項目」、「允許建立重複項目」和「不要匯入重複項目」。如果你認為目前的 outlook 連絡人資料大致上是最新的，且不想被取代，第三個選擇鈕可能是最佳選擇。
使用 tab 移至「下一步」按鈕並按 enter。
在「選取目的地資料夾」樹狀檢視中，按 c 直到找到「連絡人」，然後按 enter。
使用 tab 移至「完成」按鈕並按 enter。

所有匯入的連絡人現在應該都會出現在你的 outlook 連絡人資料夾中。

12.5.5.2 自動回覆功能

你可能收過別人在休假時自動回覆的訊息。以下是使用 gmail 休假回覆功能設定這類訊息的步驟：

開啟 gmail.com。
保持 jaws 虛擬游標或 nvda 瀏覽模式開啟的狀態下，使用 b 鍵多次瀏覽到設定按鈕，然後按 enter 鍵。
使用下方向鍵找到「查看所有設定」按鈕，然後按 enter 鍵。如果找不到，可以試著使用 tab 鍵。
使用下方向鍵找到自動回覆開啟和關閉的兩個選擇鈕，選擇開啟選擇鈕。或是要用搜尋的也可以。
使用下方向鍵找到第一天的編輯區，刪除所有預填的文字，並以 mm/dd/yyyy 格式輸入第一天的日期，然後按 enter 鍵。請務必依照這個格式輸入，因為系統似乎不太靈活。
使用下方向鍵找到固定結束日期核取方塊，如果有固定的結束日期就勾選它。
使用下方向鍵找到結束日期編輯區，並以與開始日期相同的方式輸入。
使用下方向鍵找到主旨編輯區，輸入類似「外出回覆」的內容。
在這個欄位之後，有一長串格式按鈕。按 e 鍵可以快速跳過這些按鈕，到達自動回覆編輯區，然後按 enter 鍵進入。
這是收件者在你休假期間會看到的訊息內容。提供你的休假開始和結束日期，以及在你外出期間應該聯絡誰的資訊。完成後，按 escape 鍵。
按 b 鍵找到儲存按鈕並按 enter 鍵。你會被重新導向到收件匣頁面。

12.6 google calendar

google 日曆是 outlook 日曆的一個不錯替代選擇。相較於 outlook 日曆，它有以下幾個優點：

它是免費的，唯一的要求是要有一個 gmail 帳號。
它很容易上手且學習快速。只要掌握少數幾個按鍵（大多數都很直覺且容易記住），你就可以處理所有基本的行事曆排程和編輯功能。
導讀軟體的朗讀內容很精簡。相較之下，我覺得 outlook 的朗讀太過冗長。

要瀏覽 google 行事曆，請在瀏覽器中開啟新分頁，輸入 calendar.google.com（不含引號），然後按 enter。第一次使用時，你可能需要登入你的 gmail 帳號，但瀏覽器通常會在後續的工作階段中記住你。如果你經常使用 google 行事曆，可以依照第 7.4.3 章節中所述的步驟，為這個網頁建立桌面捷徑。

12.6.1 行事曆瀏覽

如同其他 google workspace 應用程式，使用 insert + z 關閉 jaws 的虛擬游標，或是使用 insert + 空白鍵關閉 nvda 的瀏覽模式，這樣你就能使用 google 原生的按鍵操作。以下是我認為最重要的原生瀏覽按鍵清單：

t：今日檢視。
a：議程檢視。
g：移至日期。
d：日檢視
w：週檢視
m：月檢視
p 或 k：前一期間，依據你目前的檢視而定（例如，如果在日檢視中，則是前一天；如果在月檢視中，則是前一個月，以此類推）。
n 或 j：下一期間，依據你目前的檢視而定（例如，如果在日檢視中，則是下一天；如果在月檢視中，則是下一個月，以此類推）。

開啟 google calendar 並關閉 jaws 的虛擬游標或 nvda 的瀏覽模式後，使用 t 鍵然後按 a 鍵，將行事曆切換到今天的議程檢視。在議程檢視中，使用上下方向鍵可在不同事件間移動，使用左右方向鍵則可分別移動到前一天或下一天。沒有排定事件的日期會被略過。

你也可以使用 g 鍵開啟前往日期的下拉式編輯方塊。你可以手動輸入想要瀏覽的日期，使用 mm/dd/yy 格式。這個下拉式編輯方塊相當智慧。如果日期不是太遠的未來，而且還在當年之內，你不需要輸入年份。對於個位數的月份和日期，也不需要輸入零。例如，如果今天是 5 月 25 日，而我想要前往今年的 7 月 4 日，我只需要輸入 7/4，然後按下 enter 鍵，再按 a 鍵切換到議程檢視。另外，如果日期不是太遠，在開啟這個下拉式編輯方塊後，可以使用上下方向鍵移動到下一天或前一天，然後按下 enter 鍵。
使用前往命令時，我發現一個小技巧，就是要記得在輸入日期並按下 enter 鍵後，按 a 鍵切換到議程檢視。如果你忘記按 a 鍵，就不會穩定地跳到想要的日期。

如果你在今天的行事曆檢視中，使用左方向鍵時，你會發現無法回到昨天。同樣地，如果你多次使用右方向鍵，大約在兩三週後，你就無法繼續使用右方向鍵瀏覽未來的日期。這時候使用 p 或 k 鍵瀏覽上一期間，或是使用 n 或 j 鍵瀏覽下一期間就很方便。你也可以按 g 鍵（前往指令），輸入想要瀏覽的日期，然後按 enter 鍵移動到該日期。

12.6.2 新增、編輯和刪除事件

以下是建立和編輯事件的重要原生按鍵：

c：新增事件。
control s：儲存事件。
delete：刪除事件。
e：編輯事件。

使用 c 來新增活動。這會開啟活動詳細資料對話方塊，第一眼看來可能有點複雜，因為有超過 35 個頁籤。但不用擔心。一旦你熟悉了最常用的欄位，就有簡單的方法可以快速找到它們。雖然我會對這個對話方塊做較完整的導覽，但對於約會來說，真正重要的欄位只有標題、開始日期、開始和結束時間，也許還有重複、新增地點和描述欄位。如果是要安排會議，則還需要加上來賓欄位。

使用 c 來新增約會或會議。這會開啟事件詳細資料對話方塊。以下列出你在使用 tab 鍵瀏覽時會遇到的一些欄位，依照順序排列：

「標題」欄位：在此輸入你的活動名稱。
「儲存」按鈕：我從不使用這個。相反地，當你準備好要儲存活動時，可以在這個對話方塊中的任何位置使用 control + s。
「開始日期」下拉式方塊：你可以直接輸入日期，或使用下方向鍵一天一天選擇。
「開始時間」下拉式編輯方塊已收合：你可以直接輸入時間，或使用下方向鍵展開後，使用上下方向鍵以 15 分鐘為單位調整。若要手動輸入時間，你可以輸入 145 代表下午 1:45。不需要輸入冒號。google calendar 通常能夠判斷是上午還是下午。但你也可以輸入 p 或 a 來指定上午或下午，例如輸入 145p 代表下午 1:45。你也可以只輸入小時，例如 3 或 3p，欄位會自動填入下午 3 點整。
「結束時間」下拉式編輯方塊：這會自動填入比你指定的開始時間晚一小時的時間。在此變更時間的操作方式與開始時間下拉式編輯方塊相同。
「全天」核取方塊：勾選此項代表全天活動（例如：生日、休假日和假日）。
「重複」下拉式方塊：預設為不重複。以 7 月 10 日星期一為例，你可以使用下方向鍵瀏覽的重複選項包括每天、每週一、每月第二個星期一、每年 7 月 10 日、每個工作日（星期一至五），以及自訂其他模式（關於自訂選項的運作方式將在下方說明）。
「來賓」下拉式編輯方塊，你可以在此輸入會議參與者的電子郵件地址。接下來的幾個頁籤包含各種會議選項，包括這些核取方塊：允許來賓修改活動、允許來賓邀請其他人，以及允許來賓查看來賓清單。
「新增 google meet 視訊會議」按鈕：按下此按鈕可以使用 google meet 安排遠端會議。
「新增地點」下拉式編輯方塊：輸入你的約會或會議地點。如果是會議，你應該提供地點。如果是約會，除非你擔心會忘記，否則這個欄位不重要。
「通知」：在這裡你可以找到各種選項，用來設定在活動前多久發送提醒。
「描述」編輯區：輸入約會的備註。如果是會議，這將成為你發送給受邀者的訊息內文。

描述編輯區是對話方塊中的最後一個欄位。它不會自動回到第一個欄位。如果你按 tab 鍵，你會迷失在某個工具列上。要回到前一個欄位，你必須使用 shift + tab 才能到達。

刪除事件很簡單。只要使用上方向鍵或下方向鍵移到事件，然後按 d 就能移除。你也可以按 delete 鍵，然後按一下 tab 鍵移到「是」按鈕，再按 enter 鍵。

要編輯活動，使用上方向鍵或下方向鍵移動到該活動，然後按下 e。你也可以在該活動上按下 enter，使用 tab 鍵移動到編輯按鈕，然後按下 enter

要編輯任何項目時，與其多次使用 tab 鍵，不如使用 jaws 的 insert + f5 叫出表單清單，或是叫出 nvda 的元素清單並切換到表單。這時不需要重新開啟 jaws 的虛擬游標或 nvda 的瀏覽模式。你現在可以使用字首搜尋找到想要的欄位，然後使用 enter 鍵進入。像是 s 可以找到開始日期和時間、r 可以找到重複發生、a 可以找到新增地點、d 可以找到描述等，這些按鍵都特別好用。

關於重複性事件的排程，可以使用自訂選項來建立像是每週重複數次、持續好幾週的課程這類事件。步驟如下：

使用 c 來新增活動並輸入名稱。
使用 tab 移至開始日期編輯下拉式方塊，並輸入系列中的第一個日期。
使用 tab 移至開始和結束時間編輯下拉式方塊，並填入這些時間。
使用 tab 移至重複頻率下拉式方塊，使用空白鍵或 alt + 下方向鍵展開，使用 c 選擇自訂，然後使用 enter 開啟對話方塊。
你會先停在重複週數編輯微調方塊，預設值為 1。如果你的重複活動要每兩週重複一次，你就要使用下方向鍵調整。但如果是每週上課，就維持在 1。
使用 tab 移至頻率下拉式方塊，預設值為週。其他選項包括日、月和年。
接下來是一週七天的核取方塊。如果你的課程在每週一、三、五，就勾選這些核取方塊。
使用 tab 移至重複頻率，這裡有選擇鈕可以指定結束日期。選項包括：永不結束、在特定日期結束（需指定日期），以及在特定次數後結束。結束日期和重複次數會互相對應。要調整其中之一，使用下方向鍵選擇，使用 enter 確認，使用 tab 移至結束日期或重複次數的編輯區，然後輸入結束日期或重複次數。
使用 tab 移至完成按鈕並使用 enter。

這會讓你回到新增事件對話方塊，你可以在此填寫其餘欄位並儲存週期性事件。

如果你之後決定要刪除系列活動中的某一場或是整個系列，在該活動上使用 delete 鍵。你會先停在一個「確定」按鈕上，這個按鈕只會刪除系列中的單一活動。如果這是你想要的，就按 enter 鍵。否則，使用 tab 鍵移動到三個選擇鈕：「此活動」、「此活動及後續活動」和「所有活動」。在你想要的選項上按 enter 鍵。

12.6.3 在裝置間同步行事曆

許多人喜歡同步電腦和智慧型手機的行事曆。我在第 4.10 章討論了 outlook 和 iphone 之間的同步。你可以看看那一節來了解可能遇到的各種問題。如果你對同步 outlook 沒有興趣，只想同步線上 google 行事曆和 iphone，只要閱讀 iphone 的小節 (第 4.10.2 章) 即可。你只需要考慮在 iphone 上設定 gmail 帳號、將相同帳號加入原生 iphone 行事曆應用程式，並將此帳號設為預設行事曆，這樣當你使用 siri 建立活動時，它們就會出現在所有裝置的正確行事曆中。

12.7 google 表單

google 表單應用程式是一個免費的應用程式，可用來建立不同類型的表單，包括研討會或會議等即將舉行的活動的報名表、問卷調查，以及測驗。建立和填寫表單的過程完全無障礙，而且可以輕鬆地將回應資料下載到試算表中進行分析。

要建立 google forms，你必須擁有 gmail 帳號並知道密碼，才能在 google workspace 環境中操作。你也應該熟悉網頁瀏覽的按鍵操作，特別是瀏覽表單欄位和輸入資料的按鍵。若要進行資料分析，你也應該了解 excel 或 google sheets 的使用方式。填答者不需要擁有 gmail 帳號。

12.7.1 開啟你正在準備的表單

在說明準備表單的其他事項之前，我要先強調，我強烈建議你先在 word 或 google docs（選擇你比較習慣的工具）中撰寫問題內容、回答選項和其他文字。之後再將文字貼到 google forms 的適當欄位中。先進行編輯、拼字檢查，並專注在內容和問題順序上，之後再建立 google form，這樣會好很多。在 word 或 google docs 中，將每個問題的文字標示為標題，這樣你就可以快速瀏覽，同時也能掌握已建立的問題數量。在每個問題下方另起一行列出回答選項，這些選項不要加上項目符號或編號。不用擔心標題或文字格式，當你貼上文字時，google forms 會處理這些事情。

假設你已經登入 google，開啟新的 google 表單最快的方法就是開啟瀏覽器，然後在網址列輸入「forms.new」（不含引號），接著按下 enter。如果你已經開啟了某個 google 應用程式視窗（例如雲端硬碟、試算表等），這是最可靠的方法，因為你確定已經登入了。

最快速且最簡單開啟現有表單的方式，是透過 google drive for desktop (gdfd)。在你的「我的雲端硬碟」資料夾中，只要瀏覽到表單的檔案名稱並使用 enter 鍵即可。

你也可以在 google forms 中開啟現有的表單。步驟如下：

在網頁瀏覽器開啟新分頁，輸入 forms.google.com，然後按 enter。
保持虛擬游標開啟的狀態下，使用 b 鍵多次瀏覽到開啟檔案選擇器按鈕，然後按 enter。
如果使用 jaws，按 insert + z 關閉虛擬游標。
使用下方向鍵移動到你想開啟的表單，然後按 enter。

12.7.2 新增問題到新表單

當你開啟新表單時，使用導讀軟體標準的按鍵來瀏覽和編輯表單欄位。在新增和編輯問題時，最實用且常用的按鍵包括：

insert + f5：表單欄位清單。
e：編輯區。
tab 和 shift + tab：移至下一個和上一個表單欄位。
insert + z：開啟/關閉 jaws 虛擬游標。

當你開啟新表單時，頁面標題會顯示「無標題表單 - google 表單」。首先你需要做的是為表單設定檔名、標題和說明。請依照以下步驟：

使用 insert + z 來切換開啟 jaws pc 游標。
從網頁頂端，使用 e 移至文件標題編輯區。這裡的文字會變成檔名。使用 enter 進入編輯，然後輸入檔名。系統會自動加上 .gform 副檔名。
使用 tab 鍵數次移至「新增標題和描述」按鈕，然後使用 enter。這個標題文字會成為表單中的第一層標題。
在標題編輯區使用 enter。在輸入任何內容之前，使用左右方向鍵檢查你在文件標題欄位中輸入的文字是否重複出現在這裡。如有需要請進行編輯。
使用 tab 鍵數次移至描述編輯區。在這裡你可以插入描述表單用途的文字，以及任何你想提供的指示。雖然這是選填的，但在這裡加入至少一些介紹性文字通常是個好主意。

我也發現在這個頁面上至少新增兩個位置標記非常有用，這樣可以加快瀏覽到一些常用元素的速度，像是新增問題和預覽按鈕。從頁面頂端開始，使用 b 鍵瀏覽幾次直到找到預覽按鈕，這是第一個要標記的元素，接著按照第 7.11.3 章節所述的步驟在此新增永久位置標記。然後再使用 b 鍵瀏覽幾次找到新增問題按鈕，也在這裡設定一個永久位置標記。

現在是新增問題的時候了。第一個問題的編輯區已經出現。使用 tab 鍵移到這個編輯區，然後輸入文字（例如：名字）。

現在讓我們來討論你最常使用的問題欄位，包括：

簡答：單行編輯區（例如：名字、姓氏、街道地址、城市）。
段落：多行編輯區（例如：開放式問題，像是「請提供額外的意見或細節」）。
選擇題：選擇鈕（只能選擇一個答案——對/錯、是/否、測驗中的單一正確答案）。
核取方塊（可以選擇多個答案，受訪者可以選擇所有適用的選項）。
下拉式：下拉式方塊（例如：從清單中指定你居住的州或國家）。

現在，繼續新增簡答題（例如姓名）和問答題：

使用 tab 鍵移至刪除項目按鈕，如果你想刪除這個問題，按下空白鍵即可。
否則，使用 tab 鍵移至必填核取方塊（通常預設為已勾選）。根據你是否要將此問題設為必填，來決定是否勾選。
若要新增下一個問題，可以使用已建立的位置標記或標準按鍵瀏覽至新增問題按鈕，然後按下 enter 鍵。
你會聽到問題編輯。按下 enter 鍵進入這個欄位，然後輸入你的問題。
使用 tab 鍵移至這個問題的其他欄位。

針對選擇題、核取方塊或下拉式方塊類型的問題：

在寫完問題後，請確認你已經使用上方向鍵或下方向鍵選擇了正確的問題類型。
使用 tab 鍵移至選項值編輯區。這裡是你要輸入可能答案的地方。你可以在這裡輸入第一個選項，然後使用 tab 鍵移至第二個選項欄位，依此類推。但最有效率的方式是先在 word 或記事本中寫出你的選項清單，然後將所有選項複製並貼到第一個選項值欄位中。這比逐一使用 tab 鍵移至每個新的選項值欄位並輸入要快得多。
使用 tab 鍵移至新增其他核取方塊。如果你勾選此項，當受訪者選擇它時，會出現一個編輯區讓受訪者可以輸入其他答案。
使用 tab 鍵移至刪除項目按鈕，如果你想刪除這個問題，請使用空白鍵。
否則，使用 tab 鍵移至必填核取方塊，這個選項預設通常是勾選的。根據你是否要將此問題設為必填來決定是否勾選。到這裡就完成了，不需要最後的確定或儲存按鈕。
要新增下一個問題時，請使用你建立的位置標記或標準按鍵移至新增問題按鈕，然後新增你的下一個問題。

新增的問題會加在你的導讀軟體游標目前所在問題的後面。當你新增問題時，游標可以停在前一個問題的任何表單欄位上。

在輸入了幾個問題之後，我發現使用 jaws 的 insert + f5 按鍵來叫出表單清單，對於檢視我的問題、瀏覽問題以及跳到最後一個問題都非常有用。這樣我就可以新增問題，並且確保它會出現在最後，而不是出現在中間某個位置。我使用字首搜尋，按下字母 q 一個一個瀏覽問題，然後在想要的問題上按下 enter。

12.7.3 預覽表單

在表單製作的任何階段，你都可以預覽你的作品。這個功能非常有幫助，因為你可以看到受訪者實際看到的表單樣貌，你甚至可以填寫並送出表單來進行預測試。預測試是一個絕對重要的步驟。在你自己填寫、送出並檢視回應之前，千萬不要將表單發送給受訪者。你可以而且應該多次進行這個測試。在將最終版本發送給受訪者之前，你也可以刪除任何初步的測試回應。

若要在製作表單的任何時候進行預覽，請使用表單製作頁面頂端附近的預覽按鈕。如同前面提到的，我喜歡在這裡設定一個標記點。

表單會在新分頁中開啟，並以填答者看到的方式呈現。表單標題會顯示為第一層標題，所有問題則顯示為第三層標題。你可以使用標題瀏覽問題，並使用導讀軟體的標準按鍵操作編輯區、選擇鈕、核取方塊和下拉式方塊來填寫表單。完成後，請啟用表單最後一個欄位的提交按鈕。

若要返回表單準備頁面繼續編輯，你可以使用 control + tab 切換到該分頁，或是使用 control + w 或 control + f4 返回並關閉預覽分頁。你也可以在預覽分頁的頂端啟用編輯按鈕，這同樣會關閉預覽分頁。

12.7.4 表單設定

在開始建立新表單後，開啟設定分頁以瀏覽個別表單的重要設定。這個對話方塊中有許多內容。我不會詳盡說明每一項，而是會加入特別重要設定的子標題，讓你日後更容易找到這些設定。若要開啟設定分頁，使用 insert + f5 開啟表單清單，然後使用 s 前往設定分頁，再按兩下 enter 開啟這個對話方塊。

12.7.4.1 將你的表單製作成測驗

使用 tab 鍵一次移至「將此設為測驗」核取方塊：這是一個很棒的功能。為了幫助你複習，在 google forms 文字的最後還有一個測驗。關於如何建立測驗的更多資訊，請參考下方第 12.7.10 章。

12.7.4.2 包含電子郵件地址和傳送結果給受訪者的選項

使用 tab 鍵移至「檢視回應設定」按鈕（已收合）：這是一個切換按鈕，另一個選項是隱藏回應設定。使用空白鍵展開後：

使用 tab 鍵移至回應者輸入清單：使用下方向鍵瀏覽新增電子郵件地址的選項：關閉、驗證 (需要登入 google)，以及收集電子郵件地址 (回應者手動輸入他們的電子郵件地址)。在你選擇的選項上按 enter 鍵。如果我想要收集電子郵件地址，我總是選擇第三個選項。如果我選擇第二個選項，沒有 gmail 帳號的回應者可能會被排除在外。
使用 tab 鍵移至傳送回應者一份他們回應的副本清單：使用下方向鍵瀏覽選項，包括：關閉、當被要求時，以及總是。在你選擇的選項上按 enter 鍵。我通常選擇總是。
使用 tab 鍵移至允許編輯回應核取方塊：勾選此項可允許儲存部分完成的表單並返回繼續填寫。這只適用於擁有 gmail 帳號的使用者。

12.7.4.3 限制單一回應

在「檢視回應設定」按鈕展開的狀態下，使用 tab 鍵移至「限制回應次數為 1」核取方塊，如果你想限制填答者只能回應一次，就勾選這個選項。在處理報名表或問卷時，為了避免重複填答，或是在測驗中只想計算第一次的成績時，你可能會想要使用這個設定。

12.7.4.4 允許組織外部的人填寫你的表單

如果你使用的是由組織建立的 google 帳戶，而且想要將表單傳送給組織外部的人，這是一個重要的設定。在「檢視回應設定」按鈕展開後，使用 tab 鍵移至「限制為 [你的組織名稱] 及其信任組織的使用者」核取方塊：只有當你使用組織建立的帳戶建立表單時，才會看到這個核取方塊。如果你想要將表單傳送給外部回應者，必須取消勾選此項。否則，他們將無法提交已完成的表單。

12.7.4.5 設定必填問題

你可以將所有問題設為必填，或是選擇性地設定。要進行選擇：

開啟「設定」分頁。
使用 tab 鍵移至「檢視問題預設值」摺疊按鈕，並使用空白鍵展開。
使用 tab 鍵移至「預設將問題設為必填」核取方塊，如果你想要所有問題都必填，就勾選它。

如果你取消勾選這個選項，就可以選擇性地設定某些問題為必填。當你新增每個問題時，會出現一個核取方塊，你可以勾選想要設為必填的問題。必填問題會以星號標示。

12.7.4.6 確認訊息

當受訪者提交完成的表單後，包含一個確認訊息是很重要的，這可以讓他們確定表單已經成功送出。我們都曾經歷過填完表單卻沒收到任何確認訊息的挫折感，不確定是否需要重新填寫一次。若要新增或編輯受訪者提交完成表單後會看到的確認訊息：

開啟「設定」分頁。
使用 tab 鍵移至「檢視簡報選項」收合按鈕，並按 enter 鍵展開。
使用 tab 鍵移至「編輯確認訊息」按鈕，並按 enter 鍵。
在確認訊息編輯區中，輸入你的文字。如果這個表單是用來註冊付費活動，你也可以在這裡插入重新導向至付款頁面的連結，例如 paypal。
使用 tab 鍵移至「儲存」按鈕，並按 enter 鍵。

12.7.5 傳送表單給受訪者

有幾種方式可以將表單傳送給受訪者填寫。我只會說明透過連結傳送的方式，因為我認為這是最簡單的方法。步驟如下：

在表單準備頁面中，使用 insert + f5 開啟表單清單。
使用 s 鍵找到傳送按鈕，然後按兩次 enter 開啟傳送對話方塊。
使用 tab 鍵移至清單方塊項目，然後使用上方向鍵或下方向鍵選擇收集電子郵件地址，如果你想要在表單中加入一個編輯區，要求回應者必須填寫他們的電子郵件地址。這個欄位會被插入在表單的第一個位置，就在表單標題和描述的下方。
使用 tab 鍵移至傳送表單選項分頁，這裡有幾個選項。
使用上方向鍵或下方向鍵移至透過連結傳送表單分頁，然後按 enter 選取。
使用 tab 鍵移至分享連結，然後按 ctrl + c 複製，或再按一次 tab 移至縮短網址核取方塊，如果你想要縮短網址就勾選它。
使用 tab 鍵移至複製按鈕，然後按 enter 將連結複製到剪貼簿。
在電子郵件中填寫收件者，將網址貼到郵件內文，然後傳送給他們。

12.7.6 瀏覽回應資料

12.7.6.1 在試算表中檢視回應資料

你可以在 google sheet 開啟回應資料，或是將資料下載為 csv 檔案。csv 代表「comma separated values」（逗號分隔值），是一種去除所有格式的試算表。你可以用 excel 開啟這個檔案。如果你比較習慣使用 excel 而不是 google sheets，可以選擇後者這個選項。

以下是在 google sheet 中瀏覽回應資料的步驟：

使用 insert + f5 開啟表單清單。
使用 r 鍵直到找到回應分頁。
使用 enter 鍵兩次將焦點移至此分頁。
使用 tab 鍵一次移至工作表連結按鈕，然後使用 enter 鍵。
這會開啟選擇回應目的地對話方塊，焦點會停在新增按鈕上。在此使用 enter 鍵會以預設檔名建立一個 google 工作表，檔名包含原始 google 表單檔名加上括號內的「responses」字樣，以及 google 工作表的副檔名。
如果你想要更改檔名，在啟用新增按鈕之前，使用 tab 鍵移至工作表標題欄位，並在此編輯。然後使用 tab 鍵移至新增按鈕並使用 enter 鍵。

google sheet 會開啟讓你檢視回應資料。這個檔案會儲存在與其相關聯的 googleform 相同的 google drive 資料夾中。你可以直接從 google drive 開啟 google sheet 來檢視收到的回應。這是一個快速且簡單的方式來瀏覽回應資料。

如果你想在 excel 中瀏覽回應資料，請依照以下步驟下載 csv 檔案：

重複上述步驟一到三。
使用 tab 鍵移動到「更多回應選項」按鈕選單，並使用空白鍵開啟。
使用下方向鍵移動到「下載回應 (csv)」，然後按 enter。
瀏覽到你的「下載」資料夾並開啟 zip 檔案。
使用空白鍵選取 csv 檔案，並使用 control + c 將這裡的 csv 檔案複製到剪貼簿。
瀏覽到電腦的其他位置，並使用 control + v 貼上。這樣做是因為 zip 資料夾中的檔案容易出現問題。
在 excel 中開啟 csv 檔案以瀏覽回應內容。

無論是使用 google sheets 或 csv 檔案，google forms 的問題都會在第一列，第一欄則是回應的時間戳記。由於個別回應都是以這種方式排序，每當你重新下載試算表時，任何新的回應都會出現在試算表的最下方。

關於測驗，請參考下方關於該主題的章節，了解回應資料的呈現方式。

12.7.6.2 其他與回應資料相關的操作

展開「更多回應選項」按鈕選單，然後使用下方向鍵，可以看到其他幾個實用的功能：

取得新回應的電子郵件通知：每當有新回應時，你都會收到一封電子郵件。

取消表單連結：如果你不想再收到這份表單的回應，請選取這個選項。
刪除先前的回應：如果你已經進行過預先測試，現在想要正式啟用，或是有其他想要重新開始的原因，你可能會想要刪除先前的回應。

「接受回應」核取方塊位於「更多回應選項」按鈕功能表的下一個頁籤。根據你是否要接受新的回應來勾選或取消勾選此選項。

12.7.7 其他表單編輯動作

12.7.7.1 重新排序問題

重新排序問題可以使用 google 原生的按鍵操作。這個操作可能有點麻煩且耗時。你只能一次重新排序一個問題。盡可能在第一次新增問題時就將它們正確排序。但難免有時候會排序錯誤，所以需要知道如何重新排序。google 的重新排序按鍵是：

control + shift + j：將問題往下移動。

control + shift + k：將問題在順序中向上移動。

我用來記憶這些的方法雖然有點蠢，不過我會想到 k2 是世界第二高峰，然後想像往山上爬。我也想過用 jack and jill 這個童謠來記 j，但後來放棄了，因為他們是先爬上山去取水，然後才滾下來。重新排序個別問題的步驟如下：

瀏覽到你想要重新排序的問題。我建議的方式是使用 insert + f5 開啟表單清單，使用 q 鍵找到想要重新排序的問題，然後按 enter。這會將焦點放在該問題的編輯區。
使用 tab 鍵移至粗體切換按鈕。
使用 insert + z 關閉虛擬游標。
使用 control + shift + j 將問題向下移動，或使用 control + shift + k 將問題向上移動。你的導讀軟體可能會說「項目已向下移動」或「項目已向上移動」。導讀軟體的回饋並不一致：你可能不會聽到任何提示音。
要確認是否成功，再次按下 insert + f5 並使用 q 鍵一個一個檢視問題，看看問題是否已按照預期重新排序。

12.7.7.2 新增區段

如果你的表單很長，而且問題可以依邏輯分類，插入區段會是個好主意。舉例來說，如果你要製作一份問卷調查受訪者的視障技能，你可能會將問題分成人口統計、獨立生活技能和科技技能等區段。區段會以二級標題的形式呈現，並將表單分成多個畫面，每個畫面底部都有上一步和下一步按鈕。

在你的表單中插入區段：

使用 insert + f5 開啟表單清單，然後使用 q 瀏覽到你想要放在目前區段最後的問題。
使用 enter 進入這個問題的編輯區。
再次使用 insert + f5 開啟表單清單。你會在清單的最上方。
使用 q 一次移到問題分頁。使用 enter 兩次開啟這個對話方塊。
使用 tab 鍵數次移到「新增區段」按鈕，然後使用 enter。

新的章節現在已經以「未命名章節」為標題插入成為二級標題。若要為這個章節設定一個有意義的標題，以及瀏覽這個章節的其他選項，請執行以下步驟：

使用 insert + f5 開啟表單清單，
使用 s 移至新區段，然後使用 enter 進入區段標題編輯區。
使用 control + a 選取目前的文字，然後輸入你的新文字。
使用 tab 移至描述編輯區（選填）。在這裡輸入你想要為這個區段加入的介紹文字。

在選填的描述編輯區前面一個 tab 鍵的位置是溢位功能表按鈕。展開後可以找到以下四個選項：

複製區段
移動區段
刪除區段
與上方合併

如果你想要刪除某個章節及其所有問題，請選擇刪除章節。如果你想要刪除第二層標題和描述欄位，但保留問題，請選擇合併章節。如果你在刪除章節上按下 enter，你會聽到以下確認訊息：「刪除章節的同時也會刪除其中包含的問題和回應。如果要保留問題，請從章節選項中選擇向上合併章節。」

請注意，理論上 google 有內建的按鍵可以插入章節，但我已經很久沒辦法讓它正常運作了。

12.7.8 使用更多按鈕來新增共同作者、建立副本等功能

從表單準備頁面的頂端開始，開啟 jaws 虛擬游標，使用 b 鍵多次瀏覽直到找到「更多選項」功能表。使用空白鍵展開選單，然後使用下方向鍵瀏覽各個選項。其中最實用的選項包括：

建立副本：根據現有表單建立新表單可以節省時間。新表單的檔名會是「copy of」加上目前的檔名。你在原始檔案中的所有設定都會轉移到這個新檔案。
移至垃圾桶：刪除你不再需要的表單。與 google drive 線上其他檔案和資料夾一樣，移至垃圾桶的項目會保留一個月才會永久刪除。
新增共同作者：輸入你想要允許編輯和下載回應資料的人的電子郵件地址。共同作者必須擁有 gmail 帳號。
列印：將空白表單傳送到印表機。
鍵盤快速鍵：在新分頁中開啟原生 google forms 快速鍵的表格。下面會介紹一些比較實用的原生快速鍵。

12.7.9 原生 google 按鍵

就像在 google workspace 環境中的其他應用程式一樣，google forms 也有原生的快速鍵可以用來快速瀏覽和完成許多工作。在目前的討論中，我大多侷限在標準的導讀軟體瀏覽方式，以及在開啟虛擬游標的情況下使用表單欄位的快速鍵。我這麼做是為了避免讓你一次要記住太多快速鍵。不過，當你對 google forms 越來越熟悉之後，你可能會發現有些快速鍵值得記住，這樣就能更快完成各種操作。

如前所述，你可以展開更多子選單按鈕並使用下方向鍵移至鍵盤快速鍵，以瀏覽 google forms 的完整原生按鍵清單。不過，還有一個更快的方法，而且這個方法適用於其他 google 應用程式。在關閉 jaws 虛擬游標或 nvda 瀏覽模式後，同時按下 control + / 就能取得這個清單。另外要記住，原生按鍵只有在關閉 jaws 虛擬游標或 nvda 瀏覽模式的情況下才能使用。

以下是一些你可能會覺得有用的原生按鍵：

control + shift + p：預覽。
control + e：設定選單。
control + enter：傳送選單。
control + shift + enter：在上方插入問題。
control + shift + k：將問題向上移動。
control + shift + j：將問題向下移動。

12.7.10 測驗

將你的表單製作成測驗可以讓你為問題設定分數、指定正確答案，並提供解釋說明答案正確或錯誤的原因。我只會使用單選題（選擇鈕）和多選題（核取方塊）來製作測驗。雖然我想你也可以加入簡答題或段落式編輯區的問題，但這些無法自動計分，所以我在這裡不會介紹。

將你的表單變成測驗：

使用 insert + f5 開啟表單清單，
使用 s 移至「設定」分頁，然後按兩下 enter 開啟這個對話方塊。
按一下 tab 移至「將此設為測驗」核取方塊，然後使用空白鍵勾選。

你可以使用 tab 鍵瀏覽以下相關的測驗設定：

選擇鈕可設定是否在每次提交後立即公布成績，或是在人工審核後才公布。
設定這是否為鎖定的測驗（僅適用於使用學校管理的 chromebook 的學生）。
錯誤題目核取方塊：作答者可以看到哪些題目回答錯誤。
正確答案核取方塊：成績公布後，作答者可以看到正確答案。
配分核取方塊：作答者可以看到總分以及每題的得分。
預設題目配分微調方塊：使用上下方向鍵或直接輸入正確答案的預設分數。如有需要，之後可以針對個別題目調整。
預設情況下，所有題目都必須作答。這個對話方塊最後沒有確定或儲存按鈕。你所做的任何調整都會自動儲存。

當你將表單轉換成測驗時，每個選擇題和核取方塊題目下方都會新增答案和配分按鈕區。這個區域會出現在你所列出的各個答案選項下方。使用空白鍵開啟它，並針對每個測驗題目執行以下步驟：

使用 tab 鍵移至分數微調方塊：如果你已經設定預設分數，這裡會顯示該分數。如果你沒有設定，或是想要為這個問題設定不同的分數，可以使用上下方向鍵調整，或直接輸入數值。
使用 tab 鍵瀏覽一系列你先前列出的答案選項核取方塊，並勾選正確答案。對於單選題（選擇鈕），你只能勾選一個答案。對於多選題（核取方塊），你可以勾選多個答案。
使用 tab 鍵移至新增回饋按鈕，你可以在這裡插入文字說明答案正確或錯誤的原因。在這裡要特別小心，因為要瀏覽到插入回饋文字的編輯區需要一些時間適應。
使用 tab 鍵移至錯誤答案或正確答案分頁。使用上下方向鍵選擇想要的分頁，並按下 enter 鍵使其獲得焦點。
使用 tab 鍵移至編輯區，你可以在這裡輸入回饋內容。我通常會在 word 中輸入資訊，然後複製貼上到這裡。
使用 shift + tab 回到剛才焦點所在的分頁，使用上下方向鍵移至另一個分頁，並按下 enter 鍵使其獲得焦點。
使用 tab 鍵移至編輯區並插入你的回饋文字。我通常會在正確和錯誤答案中插入相同的文字，但你也可以輸入不同的內容。
使用 tab 鍵移至儲存按鈕並按下 enter 鍵。
使用 tab 鍵移至完成按鈕並按下 enter 鍵。

你之後可以回到這裡進行修改，包括刪除或編輯正確和錯誤答案的回饋、變更配分，以及／或指定不同的正確答案。

當受測者進行測驗時，在每個問題下方（以第三層標題呈現），他們會看到答對時的得分。在你發出測驗之前，你應該檢視這些配分，確認是否符合你預期的分數設定。

在提交完成的測驗後，如果測驗出題者允許立即檢視答案，會開啟一個新視窗。從畫面頂端，使用下方向鍵一到兩次，就會聽到「你的回答已經記錄」。再使用下方向鍵一次到「檢視分數」連結，然後按 enter 鍵就能看到分數和答案回饋，內容會依照以下方式呈現：

每個問題都維持第三層標題。

使用下方向鍵一次來查看你的分數。

使用下方向鍵瀏覽可能的答案，以提醒你記住答案（或多個答案）

測驗準備者所準備的正確或錯誤答案回饋，會以第三層標題的形式顯示在下方。

身為測驗準備者，你可以依照上方章節 12.7.6.1 所列的步驟，將結果下載成 google sheet 或 csv 檔案。欄位資料如下所示：

column a：測驗提交的時間戳記。
column b：使用者名稱（填答者的電子郵件地址）。
column c：總分。
column d：第一題的題目文字。
column e：該題的得分。
column f：該題的回饋，會依據答案正確或錯誤而有所不同。
接下來的三欄提供第二題的相同資訊，再接下來的三欄是第三題的資訊，以此類推。

12.8 比較 google workspace 和 microsoft 應用程式

本章討論了幾個 google workspace 辦公雲端軟體。第 3 章到第 6 章討論了四個最常用的 microsoft office 應用程式：word、outlook、excel 和 powerpoint。在閱讀完所有這些內容後，你可能會問幾個問題：

這些工作環境和辦公套裝軟體之間的相互對應關係如何？
在使用導讀軟體操作這些應用程式時，有哪些技術支援和參考資源可以使用？
你要如何將這些應用程式整合到你的數位科技工具箱中？

雖然我會試著保持客觀和平衡的態度，但以下仍然是我的個人意見。整體而言，我認為 google workspace 相較於 ms office 套件有幾個優勢。首先，也是最明顯的，google workspace 應用程式是免費的，而 office 應用程式則需要付費。

第二，如果你一直不太喜歡 office 的功能區，你會喜歡 docs 和 sheets 的下拉式選單。docs、sheets 和 slides 的選單瀏覽方式，比起 office 的功能區來得更直覺。要熟悉各個命令的位置，你只需要使用方向鍵在這些選單中瀏覽，並展開一些子選單即可。此外，這三個應用程式的主要工具列集中了許多重要的命令，讓檔案的格式設定和編輯變得更容易。相較之下，許多人在瀏覽和尋找 office 功能區中的命令時都會感到挫折。

第三，由於 google workspace 環境完全在線上，跨應用程式（電子郵件、行事曆、聯絡人）的資料同步比 office 更加直接簡單。不過，因為 google workspace 完全是以網頁為基礎，使用這些應用程式之前必須先具備基本的網頁瀏覽知識。

第四，雖然在 office 套裝軟體中，如果所有協作者都已登入並使用 onedrive，理論上可以同時進行即時編輯，但在 google docs 和 google sheets 中，這個功能運作得更加順暢。如果已經授予協作者完整的編輯權限，只要開啟檔案就可以開始工作。

就缺點而言，至少對我來說，google workspace 檔案在編輯時會自動儲存，有些使用者認為這是一大優點，但也有人認為這是一個主要缺點。相較於讓 google 應用程式替我決定，我更喜歡在想要儲存修訂時使用 control + s。不論你在這場辯論中站在哪一邊，明理的人都會同意 office 365 能讓使用者選擇開啟或關閉自動儲存功能，而不是完全沒有選擇，這確實是 office 的優點。雖然可能有我不知道的技術限制，但我認為在檔案功能表中加入一個容易找到的核取方塊，用來停用個別檔案的自動儲存功能，應該能讓某些人更願意使用 docs 和 sheets。這會停用這些檔案的同步編輯功能，但大多數時候，人們都是在處理自己的檔案，所以保持自動儲存功能只對少數檔案有影響。

第二，雖然完全在線上工作有其優點，但如果你的 wi-fi 連線不穩定，這可能會造成問題。

第三，部分 google 應用程式需要進行調整才能與導讀軟體搭配使用。每個 google 應用程式的調整方式都不盡相同，也沒有一致的邏輯可循。不過，大多數的這些調整只需要設定一次就可以了。

google 和 office 應用程式之間如何相互比較？以下是一些觀察。

如果你已經知道編輯和格式化文件與試算表的基本操作，docs 和 sheets 是相當容易學習和使用的。同步編輯的功能也相當好用。如果這是你在工作或學校會用到的功能，這可能就很重要了。

就缺點而言，在 word 中瀏覽標題和連結相當直覺，特別是搭配 jaws 使用時。但在 docs 中則較為複雜。jaws 的文字分析器以及用於校對的語音和音效配置功能，都只能在 word 中使用。如果你已經習慣依賴這些功能，使用 word 會是你最好的選擇。

使用 gmail 網頁版時，一些基本操作如閱讀和刪除郵件，以及處理附件等，都需要額外的按鍵操作。作為一個曾經指導導讀軟體使用者同時使用 gmail 網頁版和 outlook 的人，我可以很明確地說，對於新手使用者來說，使用 outlook 來處理基本電子郵件功能，比起使用 gmail 更容易學習也較不容易感到挫折。

gmail 的一個缺點很明顯，就是它只能用於 gmail 帳號，這一點和 outlook 不同。

gmail 線上版相較於 outlook 至少有一個明顯的優勢。我在第 4.9.1 章節中指出，outlook 中 gmail 帳號的草稿資料夾已經損壞很長一段時間了。但在 gmail 線上版中，草稿資料夾的功能是正常的。

因為我還沒有學會如何在 gmail 中執行更進階的操作，像是排序和篩選郵件、建立規則、建立和管理自訂資料夾等，所以我無法評論它和 outlook 的比較。也許我會在本書的下一版中探討這些功能。

如果你使用導讀軟體，目前無法使用 google slides 進行公開演說。雖然學生經常只需要準備簡報並繳交作業，但在工作場合中，準備簡報的主要目的就是要向現場觀眾進行公開演說。如果導讀軟體使用者無法在簡報模式下進行這項操作，這基本上就讓這個應用程式失去了用處。據我所知，這個功能是在先前的 google 更新中被破壞的，希望他們能盡快修復。在此之前，如果你需要向觀眾進行簡報，建議學習使用 powerpoint。

相較於 outlook 行事曆，google 行事曆有幾個優勢。它比較容易上手。只要掌握幾個直覺的按鍵操作，你就能快速掌握行事曆瀏覽、新增活動和編輯活動的基本功能。瀏覽時簡潔明瞭，不會過度朗讀。相較之下，outlook 行事曆在逐日和逐項活動瀏覽時，會令人困擾地過度朗讀。話雖如此，如果你主要使用 outlook 收發電子郵件，outlook 行事曆的整合會更加順暢。如果你主要在 google workspace 工作，你無疑會偏好繼續使用 google 行事曆。對許多人來說，行事曆的選擇最終取決於學校或工作場所使用的是哪一種。

google forms 在建立報名表、問卷、測驗或其他類型的表單方面，是無可匹敵的。雖然學習曲線有點陡峭，但使用導讀軟體也能完全無障礙地建立表單。更棒的是，你建立的表單也完全無障礙，可以使用標準的導讀軟體按鍵輕鬆瀏覽和填寫。當然，它還是免費的！

雖然 microsoft 有一個用來建立表單的應用程式，但我必須承認目前對此所知有限。話雖如此，雖然你可以用 word 建立表單，但每當我試圖填寫用 word 建立的表單時，使用體驗都很糟糕，即使是由聲稱懂得無障礙的人所建立的表單也是如此。這讓我完全失去了想要進一步了解的意願。相較之下，除非你刻意為之，否則很難把 google 表單搞砸。無障礙功能是完全內建的。話說回來，我可能會試著學習在 microsoft 環境中建立表單，為這本書的第四版做準備。我不能保證，但請拭目以待。

關於導讀軟體使用者可以取得的技術支援和參考資源，我認為目前 microsoft 遠遠領先於 google，原因有幾個。首先，ms office 套裝軟體至少在過去二十多年來，就已經能讓至少一款導讀軟體 jaws 順利瀏覽，而 google workspace 的無障礙支援時間還不到前者的一半。在這二十年間，microsoft、輔助科技公司以及導讀軟體使用者累積了更多與無障礙相關的知識。我在聯繫公司技術支援之前，都會先在網路上搜尋無障礙相關的問題。相較於 google apps，windows 相關產品在網路上有更多有用的文字和 youtube 搜尋結果，能提供如何以無障礙方式操作的指引。

第二，你通常會得到與付出相對等的回報，當你不需付費時，就不該期待太多。使用 office 時，你可以打電話給 microsoft 無障礙服務台，立即獲得專業人員的協助。包括我在內的許多人，都對這項服務評價很高。相較之下，使用 google 時，你必須填寫線上表單，並等到隔天才會有人回應。更糟的是，他們提供的協助通常不太有幫助。最近幾次我向他們詢問 google workspace 無障礙相關的問題時，即使我認為那些都是相當基本的問題，他們卻都無法提供解答。其他人可能有比我更好的經驗，但我不幸的印象是，如果你在使用 google 應用程式時遇到無障礙問題，基本上就只能靠自己了。

如果你是長期使用 microsoft office 的使用者，要如何將 google apps 整合到你的科技工具箱中呢？以下提供一些想法。

在第 11 章中，我介紹了一個「輕量方式」來處理協作者與你共用的 docs 和 sheets 檔案。這個方式包含將 doc 或 sheet 檔案下載為 word 或 excel 檔案、進行編輯，然後將修改後的檔案重新上傳到 google drive 成為修訂版的 doc 或 sheet。如果你只需要進行少量編輯，而且未來會經常需要在 docs 和 sheets 上進行協作，那麼學習一些 docs 和 sheets 的基本編輯功能，可能比使用這種「輕量」方式更省時。

許多長期使用 outlook 的使用者從未真正熟悉或習慣 outlook 行事曆。如果你也是這樣，不妨花幾分鐘時間探索 google 行事曆。你很快就會發現它有多容易使用。在你的 iphone 上，在「設定」中將你的 gmail 帳號連結到內建的行事曆 app。你會發現這是一個簡單的方式，可以同步安排和追蹤你的約會。

由於 gmail 會隨著時間自動儲存你所有的聯絡人，你可以善用這個功能將聯絡人匯出到 outlook 的聯絡人資料夾，以便在 outlook 中使用。當你離開工作崗位時，你也可以使用自動回覆功能來設定休假回覆訊息。關於如何將 gmail 聯絡人匯出到 outlook，以及如何使用休假回覆功能的步驟，可以在第 12.5.5 章找到。

google 表單是製作無障礙表單的最佳選擇。這些線上表單完全符合無障礙需求。無論你怎麼操作，都不會破壞它的無障礙特性。如前所述，我可能會在本書的後續版本中探討 microsoft 環境下的表單製作，但目前而言，使用 google 表單是最安全的選擇，而且完全免費。

如果你比較常使用 google workspace 而不是 ms office 系列呢？如果你是三十出頭或更年輕，你可能在學校時期最先接觸到的是 google 應用程式，而不是 ms office。因此，google workspace 可能是你主要的參考依據。從這個角度來看，以下是一些將 office 更完整地整合到你的工具組合中需要考慮的事項。

不論你喜不喜歡，office 套裝軟體在職場上都占有主導地位，而且這種情況短期內不會改變。熟悉 office 套裝軟體幾乎是所有電腦相關工作的必要條件。在這種情況下，建立和編輯 word 文件和 excel 試算表幾乎都是必需的。在某些工作環境中，outlook 行事曆是排定會議和接受會議邀請的必要工具。如果你在保有 google 應用程式知識的同時，也能熟悉這些應用程式，這會讓你在未來處於更有利的位置。

此外，相較於線上版的 gmail，使用 outlook 來閱讀郵件、刪除郵件以及處理附件都更加快速。使用 outlook 來執行這些基本功能，可以讓你更快速地處理郵件。

如果你已經知道如何在 slides 準備簡報，且需要進行公開演說，請將檔案下載到你的電腦並另存為 powerpoint 檔案，然後使用第 6.1 章節所列的按鍵來進行簡報。如果你還不熟悉 slides，且可以使用 powerpoint，建議直接學習 powerpoint。在專業場合中，powerpoint 的使用頻率比 slides 高得多。

總而言之，本書的指導原則之一是讓你的科技選擇和專業知識多元化。就像導讀軟體、網頁瀏覽器和雲端分享應用程式一樣，選擇時以善用各自的優勢並避開缺點為目標，這是一個成功的策略。在使用 google workspace 和 ms office 套件時，也建議你採用這種方法。