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第十三章 zoom 與 microsoft teams 會議軟體

本章的主要內容是關於 zoom。在最後，我會簡單介紹如何使用免費帳號參與和排程 microsoft teams 會議的基本資訊。這並不是完整介紹 teams 及其所有功能。

自從 2020 年初 covid 疫情爆發以來，zoom 已成為工作、學校和社交場合中不可或缺的溝通工具。雖然還有其他遠端會議平台，但 zoom 是目前最受歡迎的。它幾乎百分之百無障礙，而且使用起來相當容易。

這裡涵蓋的主題包括帳戶設定、排程會議的程序、邀請參與者以及主持會議。

如果你只是想要參加 zoom 會議，並不需要有 zoom 帳號。zoom 帳號是用來排程和主持你自己的會議所需要的。即使你對主持會議沒有興趣，有了帳號，你就能夠變更設定，並且能夠使用 iphone app 及其簡單易用的介面。我會先從參加會議的基本操作開始說明，接著再討論 zoom 帳號以及你可以用它做些什麼。

13.1 參與 zoom 會議的按鍵操作

以下按鍵只有在你位於使用中的 zoom 會議視窗時才能運作。如果你使用 insert + t，你的導讀軟體會朗讀「會議控制項」或「zoom 會議」。如果它只朗讀「zoom」，這表示你正在 zoom 桌面應用程式視窗中，而不是在使用中的會議視窗。如果你在「zoom」視窗中，以下按鍵將無法運作。

如果你目前不在使用中的會議視窗，使用 alt + tab 直到回到該視窗。若要更快進入該視窗，同時按住 control + shift + alt。

當你進入會議視窗後，可以使用 tab 鍵瀏覽各種控制項目，但使用以下的按鍵組合會更有效率。

• alt + a - 靜音/取消靜音：在任何有大量參與者的 zoom 會議中，如果你不是發言者或不打算馬上發言，就應該要保持靜音。不必要的背景噪音會造成干擾和惱人。這也會讓不知道自己沒有靜音的人留下不好的印象。你應該經常檢查自己的靜音狀態，以避免這個問題。
• alt + v - 開啟/關閉視訊：開啟視訊時，參與者會看到你電腦攝影機顯示的影像。如果使用筆記型電腦，請確認攝影機的位置。它通常在螢幕上方中間，但不一定都是。請找有明眼人確認螢幕是否正確傾斜，讓攝影機對準你的臉，而不是身體其他部位。也要注意背景中是否有不雅觀的東西。攝影機通常會拍到比你想像中更寬的背景範圍。有許多人因為攝影機拍到尷尬畫面而造成的慘痛經驗。
• alt + y - 舉手：在大型會議中，主持人可能會要求你在討論時間舉手發言。如果你不想發言了，可以再按一次 alt + y 放下手。在 2023 年 6 月推出了一項新功能，當你舉手後取消靜音，系統會自動倒數 10 到 15 秒，然後放下你的手。這是為了節省主持人手動放下已取消靜音參與者的手所需的時間。
• alt + h - 聊天：你可以在會議中以文字格式提交問題或意見。按下這個按鍵組合會開啟一個對話方塊，你會先進入編輯區（雖然導讀軟體可能不會朗讀）。輸入訊息並按 enter 鍵就會傳送聊天訊息給所有會議參與者。再按一次 tab 鍵可以瀏覽會議期間傳送的聊天訊息清單。清單按時間順序排列，最早的訊息在最上方。再按一次 tab 鍵到「傳送給所有人」按鈕下拉式選單。如果要傳送訊息給特定人而不是整個群組，在這裡按 enter 鍵，然後使用下方向鍵選擇要傳送訊息的參與者。按 enter 鍵，輸入文字，再按一次 enter 鍵傳送。要儲存會議期間的聊天訊息清單，繼續按 tab 鍵到更多聊天選項按鈕下拉式選單，然後按 enter 鍵。如果主持人已啟用儲存聊天功能，你會進入「儲存聊天」。在這裡按 enter 鍵，文字檔就會儲存在文件資料夾中名為「zoom」的資料夾內。文字檔會放在這個會議的子資料夾中。
• alt + u - 參與者清單：你會先聽到目前 zoom 通話中的參與者人數。然後可以使用下方向鍵瀏覽清單，聽到每個參與者的名字，以及他們的狀態資訊（靜音/未靜音、視訊開啟/關

13.2 建立 zoom 帳號

zoom 帳號有好幾種類型。我只會說明免費帳號和專業版帳號之間的差異。使用免費帳號時，你只能主持 40 分鐘的會議。使用專業版帳號時，你可以主持最多 100 人參與、長達 24 小時的會議。在撰寫本書時，在美國專業版帳號的費用是每月 15 美元或每年 150 美元。雖然免費帳號和專業版帳號之間還有其他差異，但免費帳號的時間限制是最重要的一點。

開始使用 zoom 需要建立帳號，並且下載 zoom 應用程式到你的電腦。

若要新增帳號，請前往：zoom 註冊，並執行下列步驟：

1. 在開啟的頁面中，在出生年份編輯區輸入你的四位數出生年份。
2. 使用 tab 鍵移至繼續按鈕並按下 enter。
3. 在下一個頁面，瀏覽至電子郵件地址編輯區並輸入你要用於此帳號的電子郵件地址。

使用 tab 鍵移至「繼續」按鈕並按下 enter 鍵。這會開啟驗證碼頁面。

1. 開啟你的電子郵件應用程式。在收到的 zoom 電子郵件中，找到七位數的驗證碼。
2. 返回驗證碼頁面，在編輯區輸入驗證碼。
3. 使用 tab 鍵移至「驗證」按鈕並按下 enter 鍵。
4. 在開啟的下一個頁面中，輸入兩次你想要設定的帳號密碼。密碼要求包括至少八個字元、至少一個大寫和小寫字母，以及至少一個數字。
5. 使用 tab 鍵移至「建立帳號」按鈕並按下 enter 鍵。
6. 從以下網址下載 zoom 桌面應用程式：zoom download center。
7. 在你的下載資料夾中，開啟名為「zoominstaller.exe」的安裝檔案，並進行安裝。
8. 安裝過程中會建立 zoom 桌面捷徑。開啟它並輸入你的帳號電子郵件地址和密碼。
9. 使用 tab 鍵移至「保持登入」核取方塊，並按下空白鍵勾選。
10. 使用 shift + tab 回到「登入」按鈕並按下 enter 鍵。

請注意這個過程有時會不太順利，可能會遇到一些問題。請保持耐心，最後一定會成功。

13.3 zoom 桌面應用程式概覽與設定變更

在安裝過程中，桌面上會建立一個名為「zoom」的捷徑。使用這個應用程式可以調整設定、排程和開始你主持的會議，如果你有多個帳號的存取權限，也可以在不同帳號之間切換。

首先讓我說，在過去幾年中，我對這個應用程式越來越感到挫折。它不斷改變，選單中出現許多無用的雜亂內容，而且原本簡單的操作變得毫無必要地複雜。每當一個無障礙或可用性問題得到解決，另一個問題就必然會出現。在新冠疫情初期，zoom 因其簡單性和可靠性而擊敗了競爭對手。在他們努力添加新功能的過程中，似乎已經忘記了這個基本原則。因此，以下討論的程序可能會有所改變。

在啟用 zoom 桌面捷徑後，你會進入應用程式選單結構中的其中一個頁籤。每個選單區域稱為頁籤，總共有五或六個頁籤。使用 control + tab 可以在頁籤之間移動。我只會介紹「首頁」和「會議」這兩個頁籤。在「首頁」頁籤中，你可以執行更新、登入和切換帳號，以及變更帳號設定。在「會議」頁籤中，你可以排程會議、邀請參與者，以及開始主持會議。在瀏覽到想要的頁籤後，使用 tab 鍵瀏覽其對話方塊中的元素。

當你在 zoom 應用程式中使用 insert + t 時，你只會聽到「zoom」這個字。如果你正在會議中，這可能會造成混淆，因為進行中的會議會出現在另一個視窗，其標題會是「會議控制項」或「zoom 會議」。如果你在 zoom 視窗中，請務必記住，上述與參與會議相關的快速鍵將無法使用。

13.3.1 帳號下拉式功能表

當你使用 control + tab 切換到「首頁」索引標籤後，使用 tab 鍵數次移動到顯示你帳戶名稱的下拉式按鈕，然後使用上方向鍵或下方向鍵瀏覽清單。這裡有不少項目，我只會說明最重要的部分。使用上方向鍵可以更快找到我們感興趣的項目。當你使用上方向鍵時，項目依序為：

• 登出：如果你想要切換帳號，請使用 enter 鍵。我可以使用免費的個人帳號、工作用的專業版帳號，以及我作為 bay state council of the blind 主席的另一個專業版帳號。如果你有多個帳號，可以來這裡切換帳號以設定與其他帳號相關的會議。在這裡使用 enter 鍵後，你會進入使用者 id 欄位。刪除目前的電子郵件地址並輸入新的。使用 tab 鍵移至密碼欄位，刪除目前的密碼，輸入新密碼，然後使用 enter 鍵切換帳號。[1]
• 檢查更新：每隔幾週來這裡查看是否有可用的更新。這個過程既快速又簡單。使用 tab 鍵確認是否有可用的更新。如果有，請使用 enter 鍵。安裝按鈕不會立即出現。等待約一分鐘，並使用 tab 鍵瀏覽直到它出現。然後使用 enter 鍵。不久之後，zoom 會朗讀「你的客戶端已成功更新」。請注意，你無法在會議期間執行更新。
• 說明子功能表：開啟此功能表以瀏覽說明資訊或向技術支援回報問題。關於技術支援，我發現直接寄信給他們的無障礙支援團隊，比起一般技術支援更有效。你可以透過以下信箱聯繫他們：access@zoom.us。
• 我的個人資料：這會將你重新導向到需要登入的線上帳號。在這裡你可以變更所有帳號設定。

13.3.2 變更桌面應用程式的設定

雖然你無法在這裡變更所有的帳號設定，但你可以變更許多重要的設定。若要在電腦的 zoom 應用程式中瀏覽帳號設定：

1. 從桌面捷徑開啟 zoom 應用程式。
2. 使用 control + tab 切換到「首頁」分頁。
3. 按幾次 tab 鍵移至「設定」按鈕[2]（就在帳號下拉式方塊按鈕之後），然後按 enter 鍵。
4. 按一次 tab 鍵移至類別清單。你的導讀軟體也會說「一般」，這是第一個類別。
5. 繼續使用下方向鍵聆聽其他類別。當你移至想要探索的類別時，按 enter 鍵將焦點移至其對應的對話方塊。如果你忘記按 enter 鍵，當你按 tab 鍵瀏覽時，焦點會停留在你上一次所在的對話方塊。

13.3.2.1 一般設定

這裡有一些值得考慮的核取方塊：

• 將 zoom 整合至 outlook：如果你是 outlook 行事曆的活躍使用者，請勾選這個核取方塊。如果你使用 outlook 排定會議，會議在儲存後就會出現在你的行事曆中。
• 自動更新 zoom 桌面版程式：如果你不想手動更新，請勾選這個選項。[3] 雖然更新通常很快（只需一到兩分鐘），但如果你選擇自動更新，建議提早幾分鐘加入會議，以避免發生意外狀況。

13.3.2.2 視訊設定

這個對話方塊中的前幾個頁籤與攝影機硬體以及會議期間視訊顯示的各種方式有關。除非你有充分的理由，否則不要更改大部分的預設值。有一點值得一提，這與某些 zoom 版本中存在但其他版本中不存在的設定有關。你可能會有啟用或停用加入會議時開啟視訊的選項。如果有這個選項，停用它是很重要的，以避免可能發生的尷尬情況。當你準備好在會議期間開啟視訊時，只需使用 alt + v 即可。

這和「自動加入會議時由電腦加入視訊」核取方塊不同，後者只是表示當你決定要使用視訊時，你的視訊硬體會準備好在會議中運作。在我的電腦上，勾選或取消勾選這個選項似乎沒有什麼差別。

13.3.2.3 音訊設定

這個對話方塊中的前幾個頁籤與喇叭和麥克風設定有關。如果你是新手使用者，除非遇到音訊問題，否則不要嘗試在這裡更改任何設定。對話方塊最後的一些設定很重要。

• 勾選「自動使用電腦音訊加入會議」核取方塊。勾選這個選項表示當你加入會議時，電腦音訊會自動開始運作。如果你沒有在這裡勾選，每次加入會議時都必須手動啟用。
• 是否勾選「加入會議時將我的麥克風靜音」核取方塊，這是你的個人選擇。我個人偏好不要勾選，等準備好要發言時再取消靜音。如果你勾選了這個選項，請記住一旦加入會議，其他人就會聽到你的聲音。
• 「按住空白鍵暫時取消靜音」核取方塊預設為勾選。除了使用 alt + a，你也可以按住空白鍵來取消靜音。放開空白鍵後，就會再次靜音。

13.3.2.4 虛擬背景

如果你打算在會議期間開啟視訊，你可以設定虛擬背景，讓攝影機顯示這個背景，而不是你背後的實際畫面。你可以選擇 zoom 內建的圖片，或是使用你自己的圖片。一旦你在帳號設定中設定了虛擬背景，每次你用這個帳號從電腦加入會議時，都會顯示這個背景。你也可以之後再更改或關閉它。

若要新增已包含在 zoom 設定中的虛擬背景：

1. 在設定中，使用下方向鍵找到「背景和效果」並按 enter。
2. 使用 tab 鍵移至「虛擬背景」分頁。如果選到其他分頁（例如「視訊濾鏡」或「虛擬替身」），請使用上或下方向鍵選擇「虛擬背景」分頁。
3. 使用 tab 鍵移至類別清單：「虛擬背景清單」方塊。導讀軟體會朗讀目前選取的虛擬背景名稱，如果你之前沒有選擇過，則會朗讀「無」。從電腦新增的任何圖片都會以其檔案名稱顯示。這是一個格狀配置，所以你可以使用四個方向鍵來瀏覽不同的選項。只要游標停在項目上就會選取該項目，不需要按 enter 或空白鍵（雖然按了也沒關係）。請注意，如果這是你第一次嘗試選擇預設的虛擬背景，當你第一次按下右方向鍵時，會出現「下載智慧虛擬背景套件」對話方塊。使用 tab 鍵移至「下載」按鈕，並按空白鍵開始下載。接著會出現一系列虛擬背景選項（舊金山金門大橋、北極光、地球，以及其他幾個背景）。
4. 若要關閉虛擬背景，使用方向鍵選擇「無」。
5. 完成後，按 esc 離開設定。

將電腦中儲存的圖片加入虛擬背景清單：

1. 在虛擬背景分頁後的下一個分頁，使用 enter 鍵選取新增圖片按鈕。
2. 會出現一個快顯功能表，第一個選項是新增圖片。使用 enter 鍵選取此選項。
3. 「選擇背景圖片」對話方塊會出現。這個對話方塊和一般的開啟對話方塊類似。瀏覽到你想要新增的圖片，找到後使用 enter 鍵選取。這個圖片會成為你目前使用的虛擬背景，直到你回到虛擬背景清單更換為止。
4. 使用 escape 鍵離開設定。

13.3.2.5 錄音設定

使用 tab 鍵瀏覽一次，就能看到會議錄製檔案預設儲存在電腦上的位置。這通常是在你本機文件資料夾中名為「zoom」的資料夾。不過，如果你使用 onedrive，zoom 資料夾的預設儲存位置會改為在 onedrive 的文件子資料夾中。如果你想要變更預設儲存位置，可以繼續使用 tab 鍵瀏覽到「變更本機錄製」按鈕。

13.3.2.6 設定檔設定

使用 tab 鍵一次移至編輯個人資料相片按鈕，然後按 enter 鍵編輯已上傳的個人相片。你可能需要一些明眼人的協助來正確定位和調整相片大小。在編輯個人資料相片對話方塊中，如果你想上傳其他相片，也可以使用 tab 鍵移至變更相片按鈕。

13.3.2.7 鍵盤快速鍵設定

上述第 13.1 章列出的快速鍵，只有在你位於使用中的會議視窗時才能使用。舉例來說，如果你正在 outlook 收件匣中，按下 alt + a 想要靜音或取消靜音，是沒有作用的。你必須使用 alt + tab 切換直到回到使用中的會議視窗，或者也可以按下 control + shift + alt 快速返回。

在這個對話方塊中，你可以指定全域快速鍵，讓這些按鍵在 zoom 會議期間都能運作，不管你目前聚焦在哪個視窗。我覺得這個功能非常實用，因為我在會議中經常需要開關麥克風。不用每次都回到會議視窗就能操作，為我節省了許多按鍵次數。我也把 alt + u 設定為全域快速鍵，因為我經常需要瀏覽參與者面板。雖然可以設定的全域快速鍵很多，但建議只設定其中幾個就好。

若要將 alt + a 和 alt + u 分別設定為靜音/解除靜音和前往參與者面板的通用快速鍵，請依照以下步驟：

1. 開啟設定類別清單，使用下方向鍵移至鍵盤快速鍵，然後按 enter。
2. 使用 tab 鍵移至鍵盤快速鍵清單。
3. 使用下方向鍵移至靜音/取消靜音。
4. 按兩下 tab 鍵移至全域快速鍵核取方塊，然後按空白鍵勾選。
5. 使用 shift + tab 回到靜音/取消靜音。你會注意到它現在已被勾選
6. 使用下方向鍵移至顯示/隱藏參與者面板。
7. 使用 tab 鍵移至全域快速鍵核取方塊，然後按空白鍵勾選。
8. 按 escape 離開設定。

在決定要啟用哪些全域快速鍵時，請記住如果其他應用程式也使用相同的按鍵組合，可能會造成衝突。例如，alt + s 是 zoom 開啟螢幕分享對話方塊的快速鍵，同時也是在 outlook 傳送郵件的快速鍵。如果你將 alt + s 設定為全域快速鍵，那麼在 zoom 會議期間就無法使用這個按鍵組合來傳送 outlook 郵件。

在這種情況下，你可能想要重新定義現有的快速鍵。舉例來說，我要將螢幕分享的縮放快速鍵從 alt + s 改為 alt + b。我選擇 alt + b 是因為就我所知，這個組合不會和我常用的其他應用程式產生衝突。步驟如下：

1. 開啟設定類別清單，使用下方向鍵找到鍵盤快速鍵，然後按 enter。
2. 使用 tab 鍵移至鍵盤快速鍵清單。
3. 使用下方向鍵找到開始/停止螢幕分享。
4. 使用 tab 鍵移至 alt + s 快速鍵按鈕並按 enter。「alt + s」表示這是目前的快速鍵，但只在 zoom 會議視窗中有效。
5. 輸入你想要重新指派的快速鍵，在這個例子中是 alt + b。
6. 使用 tab 鍵移至全域快速鍵核取方塊，並按空白鍵勾選。
7. 繼續使用 tab 鍵直到聽到全域快速鍵已重新指派為 alt + b 的確認訊息。
8. 按 esc 離開設定。

在任何個別快速鍵的對話方塊中，你可以使用 tab 鍵移至「還原預設值」按鈕。按下這個按鈕會移除所有你設定的全域快速鍵，並還原原始的 zoom 快速鍵。舉例來說，如果我在進行上述變更後按下這個按鈕，alt + a 和 alt + u 就會回到只能在 zoom 會議視窗中使用的狀態。alt + s 則會還原為分享螢幕的快速鍵，而且只能在 zoom 會議視窗中使用。

13.3.2.8 無障礙設定

在這裡你可以選擇要關閉的各種導讀軟體提示音，藉此減少不必要的朗讀。大部分的設定都與主持人有關，有些設定只適用於使用 pro 和 webinar 帳號主持會議的使用者。許多導讀軟體使用者偏好關閉的提示音之一，是參與者進入和離開會議的提示。要查看所有選項，請瀏覽到無障礙類別並按 enter，然後使用 tab 鍵移至導讀軟體提示音的下拉式方塊。接著使用下方向鍵瀏覽選項，並依需求勾選或取消勾選。完成後按 escape。

13.4 排程、主持和錄製 zoom 會議

管理會議包含透過桌面應用程式排程、邀請參與者以及主持會議。你也需要知道如何錄製會議。由於免費帳號有 40 分鐘的時間限制，如果你打算定期主持會議，你會需要使用專業版帳號。

你可以發起即時會議，也可以排定稍後的會議。我先從即時會議開始說明。

13.4.1 即時會議

開始即時會議的步驟：

1. 開啟桌面版的 zoom 應用程式，使用 control + tab 直到進入「首頁」分頁
2. 使用 tab 鍵找到「關閉視訊並開始會議」按鈕，然後按 enter。這會帶你進入會議視窗。目前，你是唯一的參與者。
3. 要邀請其他人，使用 tab 鍵找到「會議資訊」按鈕並按 enter。
4. 使用 tab 鍵找到「複製連結」按鈕並按 enter。
5. 準備一封電子郵件給受邀者，將連結貼到郵件內文中，然後寄出。

當受邀者點選連結後，就會進入會議。會議結束後，該連結就會失效。

13.4.2 預定會議

由於 zoom 持續更新，排定會議的步驟經常會有變動。大部分的變動對你來說影響不大。不過，從 2022 年底開始，設定會議日期、時間和時長的方式經常反覆變動。這些動作是在一組下拉式方塊中完成的，因為無法直接輸入數值，所以這些下拉式方塊的運作並不正確。請記住，這個過程可能會不太穩定，而且可能會有所變動。需要使用 tab 鍵瀏覽的元素相當多，我只會提到真正重要的部分。

截至 2024 年 1 月，排定會議的步驟如下：

1. 從桌面開啟 zoom 應用程式，使用 control + tab 切換到會議分頁。
2. 使用 tab 鍵移至「排程會議」按鈕，並按下 enter 鍵。
3. 你會先停在「排程會議」。你可以使用下方向鍵移至其他兩個選項：從 outlook 排程和從 google 行事曆排程。我們會使用第一個選項：排程會議。在這個選項上按下 enter 鍵。
4. 你會進入一個編輯區，裡面已預先填入「主題 [你的帳號名稱] zoom 會議」。直接輸入你的會議標題覆蓋這段文字。
5. 使用 tab 鍵移至開始日期下拉式方塊，裡面已預先填入今天的日期。要更改日期，按下空白鍵開啟日期選擇器。使用右方向鍵一天一天往後移動，或使用下方向鍵往後一週。在你的選擇上按下空白鍵。
6. 使用 tab 鍵移至開始時間下拉式方塊，裡面已預先填入目前時間的 30 分鐘後。輸入你想要的開始時間，記得要加上冒號和，例如 1:30。
7. 使用 tab 鍵移至結束時間下拉式方塊，裡面已預先填入你剛才輸入的開始時間的 30 分鐘後。以相同方式填入結束時間。
8. 下一個 tab 是週期性會議核取方塊，預設是未勾選。保持未勾選，下面會說明一個簡單的排程方式。
9. 下一個 tab 是時區。這會自動根據你電腦的時鐘設定。
10. 使用 tab 鍵移至等候室核取方塊。專業版帳號預設是未勾選，但免費帳號可能會勾選。除非你有明確需要等候室且熟悉管理等候室，否則請取消勾選這個核取方塊。
11. 使用 tab 鍵移至行事曆選擇鈕，一開始會停在 outlook 行事曆。如果你不想在 outlook 或 google 行事曆環境中排程會議，可以使用上或下方向鍵移至其他行事曆選擇鈕來選擇。這是我的偏好。第一次這樣做之後，後續排程會議時通常會保持這個選擇。
12. 使用 tab 鍵移至進階會議選項下拉式方塊。通常你不會更改這些設定，但可以按下空白鍵展開。你可以使用 tab 鍵瀏覽各種核取方塊，包括：允許參與者隨時加入、參與者加入時靜音、自動在本機電腦錄製會議，以及核准或封鎖特定國家/地區使用者的加入。
13. 使用 tab 鍵移至儲存按鈕並按下 enter 鍵。

當你啟用儲存按鈕後，導讀軟體通常會提示會議已排定，並且你可以使用幾次 tab 鍵來複製邀請內容到剪貼簿。現在你已經可以邀請參與者加入會議了。你可以立即進行，或是稍後再處理。

長期以來，在這個時候要正確取得焦點一直都不太穩定。按幾次 tab 鍵可能只會得到沉默，或是正常運作。如果你按 tab 鍵後只聽到沉默，可以按幾次 escape 鍵，或是按 alt + f4，這可能會也可能不會關閉 zoom 桌面應用程式。無論如何，你最終都會取得正確的焦點，這樣就可以執行以下操作：

1. 使用 tab 鍵多次移動到「複製會議邀請資訊」按鈕，然後按 enter 鍵將這些資訊複製到剪貼簿。
2. 開啟 outlook 或其他你使用的電子郵件應用程式並準備一封郵件，在「收件者」欄位輸入參與者的電子郵件地址，並在「主旨」欄位輸入有意義的文字。
3. 在郵件內文欄位，按 control + v 貼上會議資訊。這些資訊包括：寄出邀請的人員或帳戶持有人名稱、開始時間、主題、網址、會議 id 和會議密碼。如果你使用專業版帳戶，也會列出一系列電話號碼，供那些想透過電話加入會議的人使用。
4. 將郵件寄送給你的受邀者。

如果你想在會議日期更接近時才發送邀請，步驟如下：

1. 從桌面開啟 zoom 應用程式。
2. 使用 control + tab 切換到會議分頁。
3. 使用 tab 鍵移至會議主題清單，使用下方向鍵移至會議，然後使用 enter 或空白鍵選取。
4. 重複上述步驟 1 到 4，準備並傳送電子郵件給受邀者。

你也可以將排程和邀請流程與 outlook 和 google 行事曆整合。這些主題不會在這裡討論。

你也可以刪除或編輯你已排定的會議。要執行這些操作，請使用上述步驟選取會議。使用 tab 鍵移至「刪除」或「編輯」按鈕，然後按下 enter 鍵。如果要刪除，使用 tab 鍵瀏覽並確認刪除的步驟。對於已排定特定時間的會議，我通常不會特地去刪除，而是讓它在預定當天的午夜自動過期。不過，對於不再需要的週期性會議，我會花時間將它刪除。

若要編輯已排程的會議，請在對話方塊中使用 tab 鍵瀏覽各個欄位，以變更主題、日期、時間和/或持續時間。完成後，使用 tab 鍵移至儲存按鈕，並按下 enter 鍵以保存你的變更。

zoom 會議連結如果設定特定日期和時間，其有效期限為何？該連結從建立時就可以使用，直到預定當天的午夜為止。舉例來說，如果現在是 5 月 10 日下午 1:00，而我安排了一場 5 月 15 日下午 3:00 的會議，我可以從現在開始一直到 5 月 15 日午夜之前，隨時使用這個連結，而且在這段期間內可以使用的次數不受限制。

這讓我想到排定週期性會議的主題。我發現勾選上述的週期性會議核取方塊並執行相關步驟，對導讀軟體使用者來說過於複雜。幸運的是，有一個簡單得多的方法。由於與開始日期相關的連結在指定日期的午夜之前都是有效的，我只需將開始日期設定為計畫週期的最後一天，或是之後的幾天。為了提醒受邀者和我自己這樣的設定，我會在會議標題中加入這些資訊。例如，我可能會將開始日期設定為 2024 年 12 月 1 日，並將會議標題設為：「acme 董事會會議（每月第一個星期一上午 10 點開始，連結有效期限至 2024 年 11 月）」。

我知道 zoom 連結最長的有效期限是 365 天，所以為了安全起見，我不會安排超過這個期限的定期會議。我會在舊的會議過期後，重新安排會議並再次邀請參與者。

13.4.3 主持會議

由免費帳號使用者主持的會議有 40 分鐘的時間限制。時間到了會議就會突然結束。雖然會議連結仍然有效，但主持人必須重新啟動會議，所有參與者也都需要重新加入。除非你確定即將舉行的會議會很短，否則你會想要使用專業版帳號來排程和主持會議。如果你是會議參與者，時間限制是由主持人的帳號類型決定，而不是你自己的帳號類型。

作為參與者，你可以透過主持人寄給你的電子郵件中的連結加入會議。當你是主持人時，你可以透過電腦上的 zoom 應用程式，在「會議」分頁或「首頁」分頁中開始會議。以下是在「會議」分頁中開始你主持的會議的步驟：

1. 從桌面開啟 zoom 應用程式。
2. 使用 control + tab 切換到會議分頁。
3. 使用 tab 鍵移至會議主題清單（在「排程會議」按鈕之後再按一次 tab），然後使用下方向鍵找到你要開始的會議。如果清單中有多個會議，你必須使用 enter 或空白鍵選取它。
4. 使用 tab 鍵移至「開始」按鈕並按 enter。

這會開啟 zoom 會議視窗。你現在已經在會議中了。希望參與者很快就會出現。

從「首頁」索引標籤中主持會議的步驟如下：

1. 從桌面開啟 zoom 應用程式。
2. 使用 control + tab 切換到首頁分頁。
3. 使用 tab 鍵移至加入按鈕。
4. 你會進入一個清單方塊，可以使用下方向鍵瀏覽已排程的會議。你會聽到會議主題和會議 id。
5. 在想要開始的會議上按 enter。
6. 使用 tab 鍵移至編輯區，如果名稱尚未填入，你可以在此輸入你的名稱。
7. 使用 tab 鍵移至「不要連接音訊」核取方塊，確認它沒有被勾選。
8. 使用 tab 鍵移至「關閉我的視訊」，依需求勾選或取消勾選。
9. 使用 tab 鍵移至加入按鈕並按 enter。
10. 你應該會聽到「正在連線」。如果一切順利，你現在已經開始會議了。

身為主持人，你有許多選項可以管理個別參與者以及整個群組。使用 alt + u 開啟的參與者面板，對於主持會議來說非常重要。在這裡，你可以查看參與者狀態，也可以管理個別或所有參與者。

當你瀏覽參與者清單時，你會聽到會議中的參與者人數。不過，我發現參與者人數的朗讀並不一致。有時候你會聽到，有時候則不會。這種情況可能發生在參與者人數因為有人加入會議而快速變動時。使用下方向鍵瀏覽清單，可以聽到每位參與者的名稱或電話號碼，以及他們的狀態。參與者狀態項目包括靜音/取消靜音、視訊開啟/關閉、主持人或共同主持人、舉手、螢幕分享，以及本機錄製或雲端錄製。

會議參與者在此清單中依下列順序顯示：

1. 你可以在清單中的任何位置使用 home 鍵，快速回到清單頂端查看自己的狀態。
2. 主持人和共同主持人。
3. 未靜音的參與者（依字母順序排列）。
4. 已靜音的參與者（依字母順序排列）。
5. 沒有名稱的電話號碼。

當參與者舉手時，他們會直接被移動到主持人下方的清單順序中。一旦他們放下手，就會回到清單中原本的位置。

要管理個別參與者，首先在參與者清單中使用下方向鍵找到該參與者。如果該參與者舉手了，使用 tab 鍵一次移至放下舉手按鈕，然後按 enter 鍵讓他放下舉手。如果該參與者沒有舉手，第一次按 tab 鍵會移至靜音/取消靜音該參與者的選項。

再次使用 tab 鍵移至 (參與者名稱) 按鈕的更多選項下拉式方塊。使用 enter 或空白鍵展開下拉式方塊。使用下方向鍵瀏覽選項。我沒有列出所有選項，但以下是最重要的幾個：

• 聊天：使用 enter 開啟編輯區，輸入聊天文字，再使用 enter 傳送訊息給這個人。
• 設為主持人：將主持人權限轉移給其他人。使用 enter 一次，再使用 enter 確認。
• 設為共同主持人：步驟與設為主持人相同。僅限專業版帳號使用。
• 重新命名：使用 enter，輸入新名稱，再使用 enter。這通常用於為電話撥入的參與者設定一個可辨識的名稱。如果你是主持人，使用組織的專業版帳號主持會議時，也可能需要重新命名自己。例如，我的 carroll center 專業版帳號名稱是「ccbzoom7」，我會重新命名自己讓參與者知道我是誰。
• 允許錄製本機檔案：參與者必須徵求主持人許可才能錄製。這是主持人進行此設定的地方。
• 移至等候室：暫時將參與者移出會議，之後可以回到這裡將他們帶回會議中。
• 移除：希望你永遠不會遇到擾亂和濫用的「zoom 炸彈客」。但如果遇到了，這就是將他們踢出會議的地方。他們無法使用相同的使用者名稱重新加入會議。
• 檢舉：你可以向 zoom 檢舉濫用的參與者，讓公司封鎖或取消他們的帳號。

繼續按 tab 鍵到「管理所有參與者」分割按鈕的下拉式方塊，然後使用 enter 或空白鍵展開。使用下方向鍵瀏覽各個選項，這些選項會根據目前的狀態顯示已勾選或未勾選。使用空白鍵來啟用或停用這些選項，包括：

• 要求所有人取消靜音。
• 參與者加入時設為靜音。這可以避免發言者受到干擾的音訊。
• 允許參與者自行取消靜音。主持人可以停用此功能，以防止不知道自己已取消靜音的人造成意外干擾。
• 允許參與者重新命名。
• 有人加入或離開時播放音效：主持人可能會覺得這個提示音造成干擾，特別是在會議進行中。我通常會在會議開始幾分鐘後關閉此功能。
• 啟用等候室：主持人通常會在會議開始前幾分鐘讓人們待在等候室，以確認音訊和視訊是否正常運作。
• 鎖定會議：你可以關閉會議不讓新人加入。例如，為了培養準時的紀律，老師可能會要求所有學生在預定開始時間後的十分鐘內進入會議。任何人在這段時間之後嘗試加入都會被阻擋。

作為主持人，你也可以使用 alt + m 將所有參與者靜音。

13.4.4 錄製會議

使用免費帳號時，你可以錄製會議，並將錄製檔下載到電腦。這稱為「本機錄製」。使用專業版帳號時，除了本機錄製外，你還可以將錄製檔上傳到雲端。我將把討論範圍限制在本機錄製的部分。

在錄製時，會同時產生音訊和視訊檔案。主持人和共同主持人都可以進行錄製。參與者必須取得權限才能錄製。關於主持人如何授權，請參考前一節的說明。

錄製很簡單，你只需要知道兩個按鍵命令：

• alt + r：開始和結束本機錄音。
• alt + p：暫停和繼續錄音。

zoom 會通知參與者會議正在錄製中，以及錄製結束的時間。想要解除靜音並發言的參與者，需要使用 tab 鍵移動到「知道了」按鈕並按下 enter 鍵，以確認他們知道會議正在錄製中。

你可以前往參與者窗格查看是誰在進行錄製。

錄製內容只有在會議結束後才能使用。如果你啟動了錄製，當你離開會議時，系統會通知你會議正在進行轉檔。在轉檔過程中，你的導讀軟體會朗讀進度百分比。這可能需要很長時間。對於較長的會議（一小時或更久），音訊和視訊檔案會相當大。你的 wi-fi 速度和螢幕分享的數量也都是影響因素。根據我的經驗，檔案轉檔有時候可能需要長達 30 分鐘。不過，在這段期間你可以同時使用電腦做其他事情。只要確保讓你的電腦保持開機，直到轉檔完成即可。

預設情況下，錄製檔案會儲存在你的文件資料夾中名為「zoom」的資料夾裡。如果你已登入 onedrive，預設的下載資料夾會出現在你 onedrive 資料夾的文件子資料夾中。如果你不確定它的位置，請依照以下步驟尋找：

1. 從桌面開啟 zoom 應用程式。
2. 使用 control + tab 切換到首頁分頁。
3. 使用 tab 鍵數次移至設定按鈕（就在帳號下拉式方塊按鈕之後），然後按 enter。
4. 使用 tab 鍵一次移至類別清單。
5. 使用下方向鍵移至錄製，然後按 enter。
6. 使用 tab 鍵一次聽取檔案路徑。它會說類似：「本機錄製，將我的錄製內容儲存於：c:\users\你的使用者帳戶名稱\documents\zoom」。
7. 在 zoom 資料夾中，錄製內容會儲存在每個會議的子資料夾中。子資料夾名稱由以下組成：會議的時間戳記（日期和時間）、主持人設定的會議名稱，以及會議 id 號碼。每個會議子資料夾中會包含以下檔案：

• 一個 m4a 格式的音訊檔，檔名以「audio」開頭，後面接著一串數字。
• chat.txt：如果會議期間有任何聊天內容，這個純文字檔會包含所有聊天記錄。
• playback.m3u：用於播放會議所有個別 mp4 檔案的播放清單檔案。你很少會用到這個檔案。
• 一個 mp4 格式的影片檔，檔名以「video」開頭，後面接著一串數字。

如上所述，對於較長的會議，這些檔案會很大，特別是影片檔。當我想要和其他人分享這些檔案時，我會先重新命名，然後透過 dropbox 分享，但不會授予編輯權限（請參考第 11.1.2.1 章）。

即使使用專業版帳號，我還是比較喜歡在本機儲存錄製內容。對於使用專業版帳號儲存在線上的錄製內容，主持人會收到一封包含可下載錄製內容網頁連結的電子郵件。不過，你的電子郵件用戶端可能沒有載入那個電子郵件地址。例如，我工作帳號的電子郵件是 ccbzoom7@carroll.org。我不想為了這個目的而把這個帳號加入到我的 outlook 中，所以我只進行本機錄製。

13.5 只能在線上變更的重要設定

如上所述，並非所有設定都能在桌面版的 zoom 應用程式中更改。完整的設定只能在網路上更改，其中有些設定對你來說可能很重要。你可以透過以下連結並使用你的 zoom 電子郵件和密碼登入來瀏覽你的線上設定：

登入 - zoom

你可以透過 pc 桌面應用程式依照以下步驟前往相同的登入頁面：

1. 從桌面開啟 zoom 應用程式，並使用 control + tab 切換到首頁分頁。
2. 使用 tab 鍵數次移動到帶有你帳號名稱的下拉式按鈕，使用下方向鍵移動到「我的個人檔案」，然後按 enter。
3. 登入你的 zoom 帳號。

要瀏覽你的帳號設定，請使用尋找命令（jaws 使用 control + f，或 nvda 和 narrator 使用 control + insert + f），輸入「settings」，然後按 enter。你會進入設定選單。按 enter。只能在線上啟用和停用的最重要設定包括聊天、螢幕分享，以及參與者加入和離開會議時聽到的某些音效。使用 h 鍵多次瀏覽這些標題（有些是層級 3 的標題，其他是層級 4）。每個設定下方都有簡短的說明，以及用來啟用和停用的切換按鈕。

13.5.1 聊天

你可以在這裡允許會議和線上研討會的參與者傳送聊天訊息（請注意，如果你停用此功能，以下兩個選項將不會出現）。

• 私人聊天：允許會議參與者傳送直接訊息給其他參與者，並允許網路研討會主講者傳送直接訊息給其他主講者。
• 自動儲存聊天：自動儲存所有會議中的聊天內容，讓主持人不需要在會議開始後手動儲存聊天文字。

13.5.2 畫面分享

你可以在這裡允許主持人和參與者在會議期間分享他們的畫面或內容。如果停用此功能，參與者必須先被切換為主持人或共同主持人身分，才能分享他們的畫面。

13.5.3 音效通知

當有人進入或離開會議時，有兩種聲音通知：一種是透過電腦或智慧型手機的 zoom 帳號進入時的提示音，另一種是透過市話撥入的人進出時的語音通知。這兩種聲音都可能造成干擾。市話撥入者的語音通知特別容易分散注意力，在大型會議中更是令人難以忍受。在會議期間，可以透過其他參與者的下拉式方塊關閉提示音。市話撥入的語音通知只能在線上設定中關閉。若要調整線上聲音設定：

1. 瀏覽到第 4 層標題：「有人加入或離開時的音效通知」。
2. 使用下方向鍵一次到切換按鈕。如果你不按下它，就不會發出音效通知。
3. 如果你開啟切換按鈕，使用下方向鍵到「播放音效給」，然後使用空白鍵選擇以下兩個選擇鈕之一：
   1. 所有人：主持人和所有會議參與者都能聽到提示音。請注意，無論主持人和參與者使用什麼音訊裝置，都會聽到提示音和電話錄音。
   2. 主持人和共同主持人：只有會議主持人或共同主持人能聽到提示音。
4. 繼續使用下方向鍵到第 4 層標題「有人透過電話加入時」。在這底下，我強烈建議你取消勾選「要求錄製他們的聲音作為通知」核取方塊。這在會議期間可能會造成極大的干擾。
5. 如果你做了任何修改，也要按下這個核取方塊下方的儲存按鈕來更新你的設定。

以下是其他你可能想要設為預設值的設定，不過也可以在桌面應用程式的設定中變更：

• 參與者視訊：開始會議時開啟參與者視訊。參與者可以在會議期間變更此設定。
• 允許參與者在主持人之前加入：允許參與者在主持人到達前加入會議
• 參與者加入會議時全部靜音：參與者加入會議時自動靜音。主持人可以控制參與者是否能自行解除靜音。
• 電子郵件通知：當參與者在主持人之前加入會議時

13.6 其他注意事項

13.6.1 產生 ai 摘要

zoom 在 2023 年為專業版帳戶使用者推出了會議書面摘要功能。這些摘要會在會議結束後寄送給主持人，內容包含簡短的會議摘要、詳細的備註，以及所做決定的清單。同時也會記錄每個人說了什麼。

至少目前為止，這些摘要包含許多不準確的內容，絕不應該被視為最終定論。這些摘要也不是用來取代逐字稿的。不過，它們仍然可以作為製作會議記錄和回憶討論內容的有用輔助工具。

只有主持人可以啟動 ai 摘要功能。步驟如下：

1. 在會議控制項或 zoom 會議視窗中，使用 tab 鍵數次移至「更多會議控制項」按鈕選單，然後按 enter。
2. 使用下方向鍵移至「開始摘要」並按 enter。你會聽到「已開啟 ai companion 會議摘要」，這是有誤導性的，因為它尚未被啟用。
3. 按一下 tab 鍵會聽到以下功能說明：「會議摘要使用 ai 技術，可能包含第三方模型。zoom 不會使用任何音訊、視訊、聊天、螢幕分享、附件或其他通訊類內容（如投票結果、白板和回應）來訓練 zoom 或第三方的 ai 模型。我們會在會議結束後將會議摘要傳送給受邀者（根據此會議的設定）。收到會議摘要的任何人都可以儲存並與應用程式和其他人分享。帳戶擁有者可以存取會議摘要。ai 產生的內容可能不準確或有誤導性。請務必檢查其準確性。」
4. 使用 tab 鍵移至「知道了」按鈕並按 enter 以真正開始摘要。
5. 會議結束後幾分鐘，前往與 zoom 帳戶關聯的電子郵件信箱，你應該能找到包含會議摘要的郵件。請注意，如果這是一場很長的會議，可能需要 15 到 20 分鐘才能收到郵件。

在會議期間的任何時候，你都可以回到相同的位置來停止摘要。停止後，你會聽到「會議摘要已關閉」。

13.6.2 在 outlook 中追蹤你的 zoom 會議

如果你收到許多 zoom 會議邀請，要追蹤這些邀請可能會很困難。你可能曾經有過這種令人不安的經驗：在會議開始前一兩分鐘，匆忙地翻找收件匣中的 zoom 邀請。在 outlook 中，你可以做幾件事來避免這種不愉快的情況。你可以建立一個名為「zoom 會議」的自訂資料夾，並將所有會議通知訊息移到那裡，或者更好的做法是，將它們放入你的行事曆中。如果你熟悉使用 outlook 行事曆，建議將它們轉移到那裡，因為你會在會議開始前 15 分鐘收到通知。如果你只是將訊息放在自訂資料夾中，你就需要想辦法記住會議何時開始。

若要新增自訂資料夾並複製或移動訊息到該處，請參閱第 4.4.1 章。

outlook 行事曆在第 4.8 章有詳細說明。這裡不會重複逐步操作說明。相反地，這裡的討論僅限於當你已經將會議連結儲存在 outlook 行事曆時，如何瀏覽這些連結來加入會議。

如果 zoom 會議通知是以行事曆邀請的形式寄給你，你只需要在收件匣中將焦點移到該郵件上，使用快顯鍵，使用下方向鍵移到接受，然後按 enter 鍵，就能將邀請加入你的行事曆中。

會議主辦人常常會把 zoom 連結的網址放在行事曆會議對話方塊的地點欄位中。這些網址並不是可點選的連結。若要取得這些網址：

1. 在你的 outlook 行事曆資料夾中瀏覽到會議（記得要使用 tab 鍵而不是下方向鍵），然後按 enter。
2. 使用 tab 或 shift + tab 移至位置編輯下拉式方塊。
3. 按 home 鍵確保你在編輯下拉式方塊的開頭，按 control + a 選取網址，然後按 control + c 複製到剪貼簿。
4. 開啟你的瀏覽器。假設你會進入新分頁，按 control + v 貼上網址，然後按 enter 加入會議。

如果會議召集人將連結放在邀請郵件的內文中，你可以直接在行事曆資料夾的會議對話方塊中的文字方塊裡啟用這個網址。網址會在你的預設網頁瀏覽器中開啟。

如果你收到 zoom 邀請，但不是以行事曆邀請的形式發送，你就需要手動複製並貼上網址到你的行事曆資料夾中。使用第 4.8.2 章節的步驟新增約會。你可以將網址貼到「位置」編輯下拉式方塊，或是貼到這個對話方塊的編輯區中。當要加入會議時，按照上述步驟瀏覽網址即可。

13.6.3 視覺考量，包含協助你對準攝影機的工具

對於明眼人來說，zoom 主要是一個視覺媒介。盲人（包括我自己）有時會忘記這一點。請記住以下幾點：

• 新增個人圖片到你的個人檔案。每個人都必須要有一張個人照片。你可以從「設定」選單中進行設定。
• 在大多數參與者都是明眼人的會議中，視訊通常會開啟。你可以使用下方向鍵瀏覽參與者清單來確認，你會發現大多數人都開啟了視訊。
• 在開啟自己的視訊之前，請確保房間的背景不凌亂，且攝影機範圍內沒有任何尷尬的物品。至少從腰部以上要穿著得體。你也可以選擇使用虛擬背景。這些可以在 zoom 桌面應用程式的設定中新增。
• 對於晚上的會議，記得要開啟房間的燈光。
• 確保你知道電腦內建攝影機的位置。對大多數筆記型電腦來說，它位於螢幕上方的中央位置，但不要想當然。同時也要確保攝影機角度正確，可以拍攝到你的臉。

有一些工具可以幫助你將臉部對準相機鏡頭的中心位置。

first，vispero 在 jaws 2024 中推出了一個很棒的功能，叫做 face in view。你可以用它在遠端會議時檢查自己的視訊畫面。這個功能可以快速啟用且容易使用，因此解決了你是否正確對準攝影機的困擾。

要開啟 face in view，使用分層按鍵命令 insert + 空白鍵，接著按 f 再按 o。使用相同的按鍵組合可以關閉它。在你進入會議之前，或是在會議中但關閉視訊時可以這麼做。當視訊開啟時這個功能無法使用，因為它需要存取攝影機來進行定位。

你會聽到的資訊包括：

• 你的位置在中間
• 亮度正常
• 你需要向右移動
• 你需要向左移動
• 將頭轉向左邊
• 你指向中間
• 未偵測到臉部
• 你需要向下移動或將相機向後傾斜
• 你需要向上移動或將相機向前傾斜

當人臉檢視功能已經啟用時，你可以使用 insert + 空白鍵 + f + l 來檢查光線或亮度。系統會告訴你亮度是正常還是偏低。

另外，當開啟臉部檢視時，使用 insert + 空白鍵然後按 d 可以取得詳細資訊，包括你的臉部偏離中心的百分比。你可能會聽到類似這樣的提示：「位置：水平 50% 且垂直 20%。你需要向下移動或將相機往後移。」

你也可以啟用 jaws 的 picture smart 功能來取得相機所看到內容的描述。在開啟 face in view 的情況下，使用 insert + 空白鍵，然後按 p。你會聽到相機所看到的前景和背景物件的描述。不過我發現這個功能啟動速度較慢，而且有時不太穩定。按 escape 鍵可以退出 picture smart（face in view 仍會保持啟用）。

如果你有多個攝影機可用，可以使用 insert + 空白鍵然後按 c，接著使用上方向鍵和下方向鍵來選擇不同的攝影機。

最後，如同上述，再次使用 insert + 空白鍵 + f o 可以關閉臉部檢視。

第二，你可以下載一個名為「can you see me」的免費應用程式，網址為：

can you see me：有時候直接問機器人比較簡單！

這個程式非常容易使用。只要開啟程式，試著將你的臉對準電腦攝影機的中心位置，然後使用 enter 鍵。你會聽到你的臉相對於攝影機左、右、上、下的位置。「位於上方且在中間」是一個不錯的結果。如果光線不足，程式也會提示你。當你對結果滿意時，可以使用 escape 鍵離開程式。

13.6.4 參加 zoom 研討會

如同本章前面所提到的，免費帳號和專業版帳號是兩種最常見的 zoom 帳號類型。對於參加這些帳號類型主持的會議的參與者來說，使用者介面大致相同。不過，如果你加入 zoom 研討會會議，你會注意到一些重要的差異。

在 zoom 研討會中，與會者分為兩類：講者和參與者。在研討會開始前，主持人會分別發送不同的連結給這兩類群組的人。如果主持人將你歸類為參與者，在主持人要求你發言之前，你將無法自行解除靜音。你也無法瀏覽參與者清單。講者可以隨時自行切換靜音和解除靜音。他們也可以瀏覽講者和參與者的清單。

iphone app 的介面對參與者來說也不太一樣。「更多」按鈕不會出現，而「舉手」按鈕則是在會議的主畫面上。

13.6.5 iphone 的縮放功能

許多人偏好使用智慧型手機而不是電腦來參加會議。不過，你最好避免使用 iphone 來主持會議。有經驗的主持人建議不要這麼做，因為使用這個介面來管理參與者會很困難。

從 app store 下載 zoom app，並使用你的電子郵件地址和密碼登入。加入會議的方式：

1. 在 iphone 的電子郵件應用程式中，對主持人寄來的連結點兩下。
2. 你可能會先進入一個畫面，提示「要聽到其他人的聲音，請加入音訊」。點兩下 wi-fi 或行動數據按鈕來加入會議。
3. 如果會議正在錄製中，你會收到通知。點兩下「知道了」按鈕，這樣你就能在會議中取消靜音。

在參與會議時，iphone app 有一個容易使用的介面。從螢幕頂端開始，iphone 會議畫面最重要的元素如下：

• 目前發言者的視訊或頭像。頭像是參與者的圖形化呈現，例如他們的個人資料照片。當目前發言的參與者（或主持人）關閉視訊時，就會顯示頭像。
• 離開按鈕：點兩下以離開會議。
• 靜音/取消靜音按鈕：點兩下以開啟/關閉麥克風。不發言時請保持關閉。另外請注意，如果你取消靜音且手持手機移動，其他參與者可能會聽到這些聲音而造成干擾。
• 開始/停止視訊按鈕：點兩下以開啟和關閉視訊。
• 參與者按鈕：點兩下以開啟參與者畫面。向右或向左撥動以查看誰在會議中及其目前狀態（靜音/取消靜音、舉手等）。點兩下左上角的關閉按鈕以返回主要會議畫面。
• 更多按鈕：點兩下以查看其他選項，如聊天和舉手。[4]

13.7 成功進行 zoom 會議的秘訣

自從疫情開始以來，我們學到了許多關於如何進行 zoom 會議的經驗。以下是對於參與者和主持人來說最重要的幾點。

身為會議參與者，請記住在第 13.1 章所列出的按鍵。其中最重要的是使用 alt + a 來開啟/關閉麥克風、alt + u 來瀏覽參與者清單，以及 alt + y 來舉手和放下手。為了避免需要多次使用 alt + tab 回到目前的會議視窗，你可以調整設定，將 alt + a 和 alt + u 設為全域快速鍵。為了進一步減少使用 alt + tab 的次數，你可以使用 shift + control + alt 快速回到目前的會議視窗。

培養一個健康的疑慮意識，時常在參與者清單中確認你是否處於靜音狀態。當你不說話或是近期不需要發言時，請保持靜音。

為了避免在你打字或收到通知時，其他人聽到你的導讀軟體聲音，請使用耳機。如果你沒有靜音，有時候其他人會聽到你的導讀軟體，有時候則不會。這種情況會有所不同。但是如果你戴著耳機，除非你正在分享電腦音訊，否則其他人永遠不會聽到你的導讀軟體聲音。

另外關於耳機，為了確保良好的音訊品質，請使用具有優質麥克風的耳機組。你可以詢問那些音訊品質特別好的會議參與者，請他們推薦適合的硬體設備。

這裡有個小技巧，可能我不該提起。我喜歡開啟自動音量調整功能，特別是在冗長且有時無聊的會議中。當討論的主題讓我提不起興趣時，我會將自己靜音，然後整理收件匣或處理其他雜務。自動音量調整功能讓我可以用全音量聽到導讀軟體的聲音，同時 zoom 的發言者聲音會暫時降低到背景。雖然自動音量調整功能在 iphone 上也可以使用，但在電腦上用這種方式進行多工會更容易。

sighted 的人喜歡在 zoom 會議中聊天。許多視障者無法忍受這種情況，因為導讀軟體不斷朗讀內容會讓他們抓狂。雖然大部分的聊天內容都只是閒聊，沒什麼意義，但有些內容確實傳達了有用的資訊。相關網頁的網址經常會被張貼出來。我也參加過一些會議，主持人很好地將聊天室的評論和問題整合到整體討論中。

在會議期間定期檢查聊天清單。使用儲存聊天命令或 jaws 語音歷史記錄 (參見第 13.5.1 章) 來保存你想要保留的聊天內容。當聊天提示音變得太過分散注意力時，jaws 的 alt + windows + s 快速鍵也是個好幫手，可以用來停用提示和讓聊天保持靜音。

在主持較大型的會議時，如果需要處理參與者舉手和管理聊天室等事務，建議指派一位不同於 zoom 主持人的人員來負責會議引導工作。如果會議主席或引導者同時也要負責主持 zoom 會議，他很快就會因為同時處理這些任務而應接不暇。

另外，對於大型會議，特別是時間較長的會議，建議增加共同主持人。有時候，同時要監控舉手、聊天室，以及確保與會者靜音等多重任務會過於繁重。將這些工作分配出去，可以讓會議進行得更順暢，也能減輕壓力。

如果你是主持人，請提早十到十五分鐘開始任何重要會議，以確認沒有音訊、視訊或連線問題。同樣地，如果你打算擔任簡報者，也要提早到場。

在會議開始時，告知參與者「參與規則」。提醒他們在不發言時要將麥克風靜音，以減少不必要的噪音。讓他們知道是否可以直接開口發言，或者你是否希望他們舉手或在聊天室中提出問題和發表意見。在會議進行過程中，定期提醒參與者在不發言時保持靜音。

在腦中準備一份關於會議參與規則的腳本，包含使用各種裝置時如何靜音/取消靜音和舉手的操作方式。這樣的腳本可以是：「在 pc 上要靜音和取消靜音，使用 alt + a，在室內電話上使用星號鍵 + 6，在 iphone 上點兩下靜音/取消靜音按鈕，在 mac 上使用 command + shift + a。要舉手的話，在 pc 上使用 alt + y，在室內電話上使用星號鍵 + 9，在 iphone 上點兩下更多按鈕然後向右滑動到舉手按鈕，在 mac 上使用 command + shift + y。」在會議期間要定期提醒參與者這些按鍵操作。

如果你和組織內的其他成員共用 pro 帳號，在排定會議時請務必輸入預計的會議時間。這樣可以避免排程衝突。如果你曾經遇過這種排程衝突的情況要加入會議，你可能已經見識過當時的混亂場面。這類衝突可能會同時破壞兩場會議，還會讓人們彼此生氣。如果要排定週期性會議，請在主題編輯區輸入會議的日期和時間（例如：「每週一上午 9:00 到 10:00 的員工會議」）。

如果你使用組織擁有的專業版帳號，你的會議名稱會是組織指定的名稱。例如，我的 carroll center 專業版帳號使用者名稱是「ccbzoom7」。在這種情況下，記得在會議開始時重新命名，讓每個人都知道你是誰。[5]

在會議開始前，請考慮停用聊天功能，特別是在參與者主要為盲人和視障者的會議中。盲人通常認為聊天是一種令人分心的干擾。然而，如前所述，明眼人往往很喜歡聊天功能，而且如果妥善管理，某些聊天訊息可以讓會議更加豐富。請記住，聊天功能只能在線上版本中停用，在桌面版應用程式中無法進行此設定。

如果你預計要在會議中分享螢幕，請先關閉所有敏感和不相關的視窗。考慮為你在公開演說中計畫要開啟的檔案或網頁建立桌面捷徑。這樣不但能展現你有條理的一面，也能減少公開演說過程中出現問題的可能性。

最後，考慮是否要啟用安全相關的功能，例如等候室、允許在主持人加入前進入會議，以及在所有人都到齊後鎖定會議。等候室功能讓你能更好地控制誰可以進入會議，但也會增加主持工作的負擔。鎖定會議可以防止額外的、可能未受邀的訪客加入。不過，任何遲到的受邀者將無法進入會議。此外，如果參與者因為 wi-fi 暫時斷線而被迫離開，他們將無法重新進入已鎖定的會議。

13.8 參與和建立 microsoft teams 會議

microsoft teams 是一個通訊平台，將聊天、會議、視訊通話、檔案共用等功能整合在單一應用程式中。你可能有一天會被邀請參加 microsoft teams 會議。任何使用電腦的人都可以參加 teams 會議。不過，排程和主持會議只能由擁有 microsoft 365 帳戶的使用者進行。teams 帳戶有多種類型，包括免費版、家用版、商務版和企業版帳戶。你可以使用的功能範圍會依帳戶類型而有所不同。

我只會介紹使用免費帳號參加和排程會議的部分。這裡所說的「免費帳號」是指 microsoft 365 家用版帳號，也就是個人版只需支付 $69 或家用版只需支付 $99 的帳號。免費帳號的重要會議限制包括：

• 超過兩人的會議時間限制為 60 分鐘（一對一會議限制為 30 小時）。
• 會議無法錄製
• 會議無法透過 outlook 行事曆排程。

我也要提醒你，如果你想透過 google 搜尋來尋求協助，我發現這樣做可能會令人感到挫折且產生誤導。一般人似乎都假設大家使用的是付費帳號，因此有些建議的操作方式在免費帳號上並不適用。話雖如此，不論你使用的是什麼類型的帳號，參加 teams 會議都不會有問題，但在排程和主持會議時，確實會有一些功能限制。

13.8.1 參與會議

以下是參與會議最重要的 teams 快速鍵：

• control + shift + m：靜音/取消靜音
• control + shift + o：開啟/關閉視訊
• control + shift + k：舉手/放下手
• control + shift + l：顯示舉手參與者清單
• control + shift + e：分享內容（與 zoom 的螢幕分享相同）
• control + shift + h 或 alt + f4：離開會議

當你進入會議時，你會進入會議控制工具列，在這裡你可以找到幾乎所有需要的功能。使用左方向鍵瀏覽各個項目，如果該功能有快速鍵，也會一併說明。以下是依照瀏覽順序列出的項目，也就是從右到左：

• 「分享內容」(control shift e) 按鈕：使用 enter 開啟對話方塊。你會先停在「包含電腦音效」核取方塊。使用空白鍵分享導讀軟體音效和其他音訊。使用 shift + tab 一次到作用中視窗清單，使用空白鍵展開，然後使用下方向鍵選擇你要分享的視窗。清單中的第一個是目前會議的名稱。在你的選擇上使用 enter。要結束畫面分享，在會議控制工具列上的停止畫面分享按鈕上使用空白鍵。
• 「靜音」(control shift m) 按鈕：切換音訊開關。
• 「關閉相機」(control shift o) 按鈕：切換視訊開關。
• 「更多」按鈕選單、更多動作：使用空白鍵展開。選項中包含裝置（變更麥克風和相機）和其他一些選項。付費帳戶可在此找到會議錄製功能。
• 「變更檢視」按鈕選單：對導讀軟體使用者來說沒有太多重要的內容。
• 「反應」按鈕有快顯對話方塊：使用表情符號回應訊息。
• 「舉手」按鈕，舉手（切換舉手和放下）。
• 「參與者」按鈕，顯示參與者：使用 tab 到出席者樹狀檢視，使用下方向鍵瀏覽參與者並查看他們的狀態（音訊、視訊等）。主持人可以開啟快顯選單來靜音個別參與者和其他一些選項。
• 「聊天」按鈕，顯示對話：會議控制工具列上的最後一個項目。使用 home 可以快速到達。在聊天按鈕上使用 enter，這會讓你進入編輯區。輸入你的聊天內容，然後使用 enter 傳送。要瀏覽會議聊天，使用 shift + tab 到聊天清單，然後使用上下方向鍵瀏覽。聊天內容按時間順序列出，第一則會議聊天文字在清單頂端，包含作者和聊天時間。與 zoom 不同，你可以使用標準的 windows 按鍵來選取和複製個別聊天到剪貼簿，然後貼到文字編輯器中。

請注意，如果參與者分享他的螢幕，這會開啟一個標題為「shared content meeting now microsoft teams」的新視窗。要返回會議控制工具列，請使用 alt + tab，其標題為「當前會議 microsoft teams」。

13.8.2 新增會議

會議分為兩種類型：即時會議和預約會議。

13.8.2.1 即時會議

這些可以很快就設定好。步驟如下：

1. 開啟 teams 並使用 control + 4 前往行事曆分頁（如果沒有反應，使用 insert + z 開啟快速鍵）。
2. 使用 tab 鍵移至「立即開會」按鈕並按下 enter 鍵（使用 shift + tab 會更快）。
3. 這會開啟一個對話方塊，你會先停在會議名稱編輯區。依需求編輯。
4. 使用 tab 鍵移至「取得要分享的連結」按鈕並按下 enter 鍵。
5. 準備一封電子郵件給與會者，將連結貼到郵件內容中，然後傳送。
6. 回到對話方塊，使用 tab 鍵移至「開始會議」按鈕並按下 enter 鍵以進入即時會議。

13.8.2.2 預定的會議

排定會議的情況越來越普遍。排定會議的步驟如下：

1. 在 teams 中，使用 control + 4 前往行事曆分頁。
2. 使用 tab 鍵移至「新增會議」按鈕並按下 enter 鍵（快速鍵：shift + alt + n）。
3. 輸入會議標題。
4. 使用 tab 鍵移至開始日期欄位，並以 mm/dd/yy 格式輸入日期。
5. 使用 tab 鍵移至開始時間欄位並輸入時間（你也可以使用上或下方向鍵以 30 分鐘為單位調整）。
6. 使用 tab 鍵移至重複選項，如果是週期性會議就勾選，否則保持未勾選。
7. 使用 tab 鍵移至「儲存」按鈕並按下 enter 鍵。
8. 系統會提示你如何分享。選項包括複製連結和透過 google 行事曆。選擇分享連結選項。
9. 準備一封電子郵件給受邀者，並將連結貼到郵件內文。請注意系統只會產生連結，所以要在郵件內文中加入會議細節（日期和時間）。
10. 將郵件傳送給受邀者。

我建議不要選擇 google 日曆選項，因為這樣容易讓受邀者感到困惑。它會產生一個 google meet 連結，這和 ms teams 會議連結是不同的。受邀者可能會搞不清楚該使用哪個連結來加入會議。

13.8.3 瀏覽行事曆尋找已排定的會議

在你排定會議後，你需要知道如何找到會議，這樣才能在時間到時加入你自己的會議。步驟如下：

1. 使用 jaws 的 insert + z 或 nvda 的 insert + 空白鍵來切換瀏覽模式，然後使用 control + 4 開啟行事曆。
2. 使用右方向鍵和左方向鍵在日期間前後移動。
3. 使用 tab 或 shift + tab 選擇會議。
4. 使用快顯鍵並使用下方向鍵瀏覽選項：
   1. 編輯
   2. 開啟會議聊天
   3. 線上加入：用來加入你主持的會議
   4. 複製連結
   5. 分享
   6. 刪除

很可惜，使用免費帳號時，你無法管理自己主持的會議，像是靜音或是放下舉手等功能。和 zoom 類似，任何想要認真主持會議的人，都應該透過工作場所或學校取得付費帳號的使用權限。

最後，你可以在 iphone 上瀏覽 teams 會議。以下是來自 vision ireland 關於這個主題的資訊文章連結：

使用 旁白在 iphone 和 ipad 上瀏覽 teams

註釋：

1. 在這個快顯功能表中也有切換帳戶的選項。不過，我發現登出選項的運作效果比較好。
2. 這應該標示為「設定」，但這是 zoom 程式設計師的一個長期存在的錯字。
3. 截至 2023 年 4 月初，自動更新功能在我使用的兩台電腦上都無法運作。我仍然需要手動進行更新。希望這個問題能在未來的更新中得到解決。
4. 從視覺上來看，靜音按鈕到更多按鈕會水平排列在螢幕底部。
5. 你也可以透過 zoom 網頁版入口網站永久變更你的帳號使用者名稱。